Quản lý "hạn" bán có quan trọng? Phần mềm nào đáp ứng tốt yêu cầu đó?

Trong kinh doanh, có rất nhiều mặt hàng tưởng chừng như không cần phải quan tâm tới thời hạn nhưng thực chất của công việc kinh doanh thì việc quản lý hàng hóa theo thời hạn lại hết sức quan trọng ví như một bộ quần áo tưởng chừng không cần quan tâm tới thời hạn nhưng thực chất lại có thời hạn. Thời hạn ở đây không phải là thời hạn bảo quản hay thời hạn sử dụng mà nó là thời hạn nhu cầu mùa vụ, một chiếc áo mùa hè không thể bán được vào mùa đông và ngược lại. 

Khi mà thời hạn nhu cầu mùa vụ rất quan trọng với ngành thời trang, thì với một ngành nghề có tính biến động rất nhanh, một mặt hàng chỉ cần mua xong ra khỏi cửa hàng là mất giá như lĩnh vực công nghệ thông tin, yếu tố nhu cầu mùa vụ có còn được áp dụng? Gần như là không vì công nghệ biến đổi hàng ngày, vòng đời của sản phẩm có khi chỉ trong vòng 2 tháng. Vậy thì ở góc độ của một nhà kinh doanh, sản phẩm này cần quản lý ở dạng thời hạn nào? Đó là vòng đời sản phẩm. 

Có nhiều hàng hóa đặc biệt là hàng hóa thuộc ngành công nghệ như máy tính, ô tô, xe máy, … sau khi bán hàng cho khách hàng xong, người bán hàng có cần quan tâm tới thời hạn? Có vì nó rất quan trọng. Nó được đánh giá là quan trọng bởi nó là tiêu chí để người bán hàng có bán được nhiều hàng nữa hay không, đó là thời hạn bảo hành. Một chiếc máy tính có thể bảo hành 12 tháng, hãng khác có thể bảo hành 36 tùy vào chính sách của từng hãng. 

Một số hàng hóa mà người chủ kinh doanh có thể quan tâm ít hơn về mùa vụ, vòng đời sản phẩm nhưng nó lại có tác động trực tiếp tới sức khỏe con người, bài toàn này bắt buộc các nhà sản xuất, kinh doanh phải quan tâm tới thời hạn sử dụng. Một chiếc bánh sản xuất ra có khi hạn sử dụng chỉ tính bằng mấy ngày, cũng có khí kéo dài nhiều tháng nhưng việc quản lý hạn sử dụng là vô cùng quan trọng. 

Việc quản lý thời hạn của hàng hóa được thể hiện ở rất nhiều góc độ, nhiều cách hiểu khác nhau, ở đây tôi lấy một ví dụ về những cuốn sách, tập truyện? Các bạn nghĩ rằng nó có thời hạn không? Chúng ta thử xem một bộ truyện có nhiều tập, vậy mỗi tập truyện có được coi là một thời hạn? Thời hạn ở đây không phải tính về thời gian mà là về thời hạn nội dung của một tập truyện. Như vậy, người làm kinh doanh cũng vẫn cần quản lý về thời hạn trên để đánh giá về số lượng tồn của từng tập. Đối với các cuốn sách, người quản lý cần quan tâm tới tái bản lần thứ mấy, năm xuất bản là bao nhiêu, đây cũng được coi là thời hạn cần quản lý. 

Đối với mỗi thời hạn như trên khi kinh doanh, chúng ta thường áp dụng các phương pháp tính giá vốn như thế nào là hợp lý nhất? 

Khi hàng hóa có tính thời vụ, việc áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho như nào là phụ thuộc vào cách quản trị của người chủ. Việc quản lý tính giá vốn không ảnh hưởng nhiều tới việc hàng bán theo mùa vụ có chạy hay không. Chỉ có một điều quan trọng là phần mềm cần quản lý được số lượng tồn chính xác của hàng hóa theo mùa vụ để người chủ kịp thời có chính sách xả hàng tồn kho, quay vòng vốn. 

Những hàng hóa có vòng đời sản phẩm ngắn, việc áp dụng pháp pháp tính giá vốn bình quân gia quyền, hay nhập trước xuất trước hay đích danh hay nhập sau xuất trước cũng đều được, dùng phương pháp nào là do người quản lý. Cách lựa chọn phương pháp nào cũng còn phụ thuộc vào hàng hóa kinh doanh khác nữa, làm sao để phù hợp với việc tính lãi lỗ trong kỳ kinh doanh. 

Phương pháp tính giá vốn không ảnh hưởng về chất lượng đối với những hàng hóa có thời hạn bảo hành, chỉ có tính ảnh hưởng rất lớn đối với những mặt hàng, sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe của con người. Mặt hàng bánh kẹo đặc biệt có thời hạn sử dụng ngắn thì việc lựa chọn phương pháp tính giá vốn lại rất quan trọng, không thể áp dụng bình quân gia quyền. Vì khi áp dụng bình quân gia quyền thì sẽ có rất nhiều hàng quá hạn sử dụng ngày một nhiều trong kho. Đối với những mặt hàng như thuốc chữa bệnh cũng vậy, cần quan tâm tới thời hạn sử dụng. Như vậy nhưng phương pháp tính giá vốn nào được coi là hợp lý nhất? Ở đây, chúng ta có thể thấy đó là phương pháp hàng hết hạn trước thì xuất trước, hoặc phương pháp nhập trước xuất trước sẽ được coi là phù hợp nhất. Cửa hàng cũng có thể áp dụng các phương pháp còn lại nhưng cần phải kiểm tra báo cáo hạn sử dụng một cách liên tục, tránh tình trạng để hàng tồn kho. 

Một bài toán đặt ra ở đây nữa về việc lựa phương pháp tính giá vốn, khi lấy hàng cho khách, người bán hàng có xem trước trong phần mềm xem mình cần lấy hàng hóa có hạn sử dụng được tính tới ngày nào hay vào tủ để lấy ngay và kiểm tra còn hạn là được. Đây là quy trình bán hàng. Vậy việc lựa chọn phương pháp tính giá vốn có còn thích hợp nữa không? Chưa hẳn đã còn thích hợp. Điều quan trọng ở đây là chủ cửa hàng cần phải có những giai đoạn kiểm kê lại hàng hóa để đánh giá lại sự chênh lệch giữa số lượng tồn của hàng trên thực tế với số lượng tồn trong sổ sách theo thời hạn sử dụng. 

Với các cách hiểu về thời hạn, phương pháp chọn giá vốn ở trên, trong phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8, chúng ta sẽ chọn những chức năng nào để xử lý? 

Phần mềm có chức năng  quản lý về hạn sử dụng là một vấn đề nhưng vấn đề khác là làm sao để có thể nhập nhanh như một mặt hàng mua về có một lô có cùng hạn sử dụng sẽ xử lý thế nào? Một lô có nhiều mức hạn sử dụng nhập ra sao? Hoặc sự biến động, phát sinh của các thời hạn sẽ được xử lý như thế nào?

Phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 có một chức năng “mục tin bổ sung” rất quan trọng để chúng ta có thể thiết lập quản lý hàng hóa theo mùa vụ, năm xuất, bản, thời hạn bảo hành. Đây có thể coi là một chức năng quan trọng, linh động để chúng ta có thể xử lý những vấn đề biến động về thời hạn. Sau đó, sẽ có những báo cáo mới được xây dựng trợ giúp cho công việc quản lý. 

Ngoài ra, đối với những hàng hóa có hạn sử dụng phần mềm có chức năng dạng hàng hóa để định nghĩa lựa chọn cho lô hàng có cùng hạn sử dụng và hạn sử dụng có thể tính tới một ngày hoặc một giờ trong ngày nào đó. Hàng hóa có hạn sử dụng có khi cũng cần quản lý theo serial nữa, vì vậy chương trình đã được xây dựng sẵn chức năng này.

Riêng đối với các phương pháp tính giá vốn đã được đề cập ở trên, hiện tại trong phần mềm quản lý bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 chưa phục vụ cho công việc này nhưng có các giải pháp khác như 1C:KẾ TOÁN 8, 1C:QUẢN LÝ THƯƠNG MẠI được tích hợp để giải quyết bài toán giá vốn trên. 

Bài toán quản lý thời hạn của hàng hóa ở một góc độ nào đó là rất phức tạp, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cũng chỉ trợ giúp được phần nào. Như những vấn đề khác, điều quan trọng nhất vẫn nằm ở quy trình và con người vận hành công việc bán hàng đó.

Hoàng Ánh