Khi
đưa ra yêu cầu quản lý đối với bất cứ lĩnh vực hoạt động kinh doanh nói chung
và từng ngành hàng nói riêng, trong đó điện máy là một ngành hàng khá đặc thù
đối với nghiệp vụ quản lý. Vậy với một ngành hàng đặc thù như điện máy thì phần
mềm quản lý cần phải đảm bảo những yếu tố nào? Chúng ta cũng làm rõ hai vấn đề:
một là phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu chung của một hệ thống quản lý
bán hàng tiên tiến, hai là đáp ứng được các yêu cầu quản lý đặc thù của ngành
bán lẻ.
Thứ nhất, hệ thống cần đáp ứng các bài
toán quản lý chung sau:
1. Tự động hóa điểm bán lẻ
Với yêu cầu này đòi hỏi hệ thống phần mềm cần đáp ứng được đầy
đủ toàn bộ chức năng và nghiệp vụ thực hiện tại điểm bán hàng, trong đó bao gồm
các nghiệp vụ sau:
Quản lý hàng hóa nhập xuất, điều chuyển (kho bãi): Đối với các nghiệp vụ mua hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ từ khi
đặt hàng nhà cung cấp cho đến khi nhận hóa đơn và nhập hàng vào kho thực tế.
Đối với các nghiệp vụ quản lý kho: quản lý hàng hóa tập trung và
phi tập trung (tại trung tâm phân phối hoặc tại các kho hàng của cửa hàng),
điều chuyển hàng hoá giữa các địa điểm, đóng bộ sản phẩm, gỡ bộ sản phẩm.
Quản lý tiền mặt :Quản lý tiền mặt thu về từ bán lẻ hàng
hóa, các nghiệp vụ nhập tiền, rút tiền tại đầu ca hoặc cuối ca thu ngân.
Quản lý, thiết lập các chương trinh chiết khấu: Việc bán hàng khuyến
mại trong hệ thống được thực hiện một cách linh động theo các yêu cầu của người
quản lý các chương trình Marketing. Có rất nhiều cách thức tính khuyến mại
(chiết khấu, quà tặng, phát hành Voucher,…) cho khách hàng, hỗ trợ kết hợp
nhiều hình thức chiết khấu khác nhau.
Quản lý thẻ khách hàng thân thiết: Phần mềm cần có sẵn
các cơ chế và công cụ để quản lý việc chăm sóc khách hàng. Việc chăm sóc khách
hàng có thể được hiểu là chú trọng việc giao tiếp với khách hàng, thiết lập các
ưu đãi cá nhân sau khi phân loại khách hàng như phân loại: Vàng, bạc, đồng…
Thực hiện các nghiệp vụ bán lẻ tại quầy thu ngân: Phần mềm cần có giao
diện riêng cho quầy thu ngân, đảm bảo bán hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ tại quầy như: thực hiện bán mới, thực hiện hoãn
phiếu đang bán hàng, hủy phiếu bán hàng, nhận hàng bán bị trả lại, tự động thực
hiện tính toán các chính sách chiết khấu, giảm giá đã được thiết lập từ trước,
ghi nhận thông tin khách hàng và phát hành thẻ thành viên,…
Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: Phần mềm cần hỗ trợ
nhiều hình thức thanh toán như: tiền mặt, tiền gửi, phiếu quà tặng, tín dụng
(trả sau) và kết hợp nhiều hình thức thanh toán linh động.
Quản lý thời gian làm việc của nhân viên: Phần mềm cần lập
kế hoạch và ghi nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong cửa hàng,
cũng như theo dõi doanh thu bán hàng của nhân viên. Điều này cho phép kiểm soát
nhân viên và áp dụng hệ thống quản lý để tạo động lực cho nhân viên bán hàng.
Hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo là một trong những tiêu chí
quan trọng khi lựa chọn phần mềm, đối với một phần mềm hệ thống báo cáo cần đảm
bảo đầy đủ cho các phân hệ mua hàng, bán hàng, bán lẻ hàng. Ngoài ra cần đảm
bảo khả năng tùy chỉnh, Customize khi có yêu cầu mở rộng, và có các cơ chế kết
xuất ra các định dạng như: Excel, PDF, Text, XML,…
2. Quản lý hệ thống theo mô hình chuỗi
Với mô hình hoạt động theo hệ thống chuỗi, hệ thống phần mềm cần
đảm bảo các tính năng hoạt động sau:
Đồng bộ hóa dữ liệu từ các điểm bán lẻ (từ các cửa hàng) với văn
phòng trung tâm: Phần mềm cần phải đảm bảo tính năng đồng bộ dữ liệu từ các
điểm bán hàng về văn phòng trung tâm và ngược lại theo các phương án, đồng bộ
định kỳ, online dữ liệu hoặc kết hợp cả hai phương án trên.
Quản lý theo nhiều pháp nhân trong chuỗi: Phần mềm cần hỗ trợ
quản lý nhiều pháp nhân (Công ty độc lập trong hệ thống chuỗi) điều này cho
phép Doanh nghiệp hoạt động mỗi cửa hàng, trung tâm thương mại hoạt động như là
một pháp nhân độc lập và hạch toán độc lập trong mô hình chuỗi.
Quản lý chính sách giá bán linh hoạt: một cách tập
trung (từ văn phòng trung tâm) hoặc phi tập trung (riêng biệt tại từng cửa hàng
). Điều này đòi hỏi phần mềm có cơ chế thiết lập giá từ văn phòng trung tâm rồi
đồng bộ đến các điểm bán hàng hoặc ngược lại các cửa hàng, trung tâm thương mại
có cơ chế riêng để thiết lập hệ thống giá cho đơn vị mình.
Quản lý các chương trình khuyến mại một cách tập trung và phi
tập trung: chương trình khuyến mại được lập tập trung tại Văn phòng trung
tâm sau đó chuyển tới các cửa hàng. Chương trình khuyến mại có thể được áp dụng
chung cho toàn bộ hệ thống cửa hàng hoặc áp dụng riêng cho từng cửa hàng.Hoặc
chương trình khuyến mại được lập riêng lẻ tại từng cửa hàng, cách này thường
hay áp dụng cho chuỗi cửa hàng bán lẻ chia sẻ doanh thu.
Quản lý thẻ khách hàng thân thiết và tích điểm trong toàn bộ hệ
thống: Cho
phép khách hàng có thẻ áp dụng các chương trình chiết khấu theo doanh số trên
toàn bộ hệ thống chuỗi cửa hàng. Cho phép khách hàng đổi thẻ ở bất kỳ điểm bán
lẻ nào mà vẫn giữ nguyên doanh số tích lũy đã mua hàng trước đó.
3. Tích hợp hệ thống phần mềm quản lý
Đối với mô hình quản lý theo chuỗi thì việc đồng bộ và tích hợp
với các giải pháp quản lý và đặc biệt là giải pháp về kế toán tài chính nhằm
lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế. Việc tích hợp với giải pháp kế toán tài
chính để đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành đồng bộ và không phải thực hiện nhập
lại số liệu lần 2 tránh tình trạng mất nhiều thời gian cho công tác nhập liệu ở
bộ phận kế toán và giảm thiểu khả năng sai sót.
4. Mở rộng quy mô, quy trình
Khi lựa chọn một hệ thống quản lý theo chuỗi thì cần phải đảm
bảo hệ thống phần mềm đó phải có khả năng mở rộng sau này. Điều này có ý nghĩa
quan trọng trong việc lựa chọn giải pháp cho hệ thống chuỗi. Cần thiết các đơn
vị khi lựa chọn hệ thống cần làm rõ khả năng mở rộng quy mô khi phát triển
trong hệ thống của mình như khả năng chịu tải, khả năng mở rộng khi có số lượng
lớn user truy cập, khả năng mở rộng các điểm bán lẻ, khả năng tích hợp của giải
pháp và khả năng phát triển của sản phẩm sau này.
Thứ hai, cần thiết đáp ứng các yêu cầu quản lý đặc thù của ngành
điện máy:
1. Quản lý thông tin về sản phẩm theo đặc thù của
ngành điện máy: Phần mềm quản lý cần thiết phải theo dõi được các thông
tin sau: Cây danh mục hàng hóa: đối với hàng điện máy, việc thiết lập cây
danh mục, phân nhóm theo thương hiệu, nhà cung cấp là hết sức quan trọng trong
việc theo dõi và thiết lập hệ thống quản lý sau này, quản lý thông tin về
Serial number, quản lý các thông tin khác của sản phẩm như: cấu hình máy tính,
màu sắc, kích thước, đặc tính kỹ thuật,...
2. Quản lý đơn hàng giao sau: phần mềm cần đáp ứng
với đặc thù ngành điện máy thực hiện nghiệp vụ giao hàng sau theo đơn hàng của
khách khi mặt hàng bán được giao hàng tới nhà cho khách hàng.
3. Quản lý lắp đặt và bảo hành bảo trì sản phẩm:
phần mềm cần theo dõi được các nghiệp vụ lắp đặt, bảo hành bảo trì cho sản phẩm
điện máy.
4. Quản lý hoa hồng cho nhân viên tư vấn
bán hàng, nhân viên lắp đặt, nhân viên giao hàng,...
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét