Hiện nay, ngày càng có nhiều quan tâm từ phía các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp trong việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và lưu trữ điện tử. Do có sự liên kết chặt chẽ với các thủ tục điều hành, công tác quản lý văn bản và việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho phép không chỉ xây dựng cơ chế quản lý mà còn để xây dựng quan hệ với các tổ chức khác, trong đó bao gồm các cơ quan nhà nước. Vòng đời của mọi tài liệu, đặc biệt là trong công ty cỡ vừa và lớn, không được phép mất giá trị khi các công việc liên quan đã được hoàn thành và lãnh đạo đã nhận được báo cáo về các công việc đó. Nhiều tài liệu trong số đó có giá trị nhất định đối với công ty, người lao động và cho cả xã hội nói chung. Chính vì vậy, sau khi đã hoàn thành công việc luân chuyển văn bản hiện thời, các tài liệu cần phải được chuyển vào lưu trữ cơ quan, nơi mà nó sẽ được cất giữ cho đến hết thời hạn bảo quản hay mất giá trị.
Nhu cầu về việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã trở nên cấp thiết cùng với sự ra đời của các hệ thống quản lý văn bản điện tử. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP được Chính phủ ban hành có hiệu lực từ ngày 1/3/2013 có quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
Trong những năm gần đây, trong nhiều công ty, đặc biệt là trong các công ty CNTT, khái niệm về "hệ thống lưu trữ" đang đã bị lẫn lộn. Nhiều khi, cụm từ này được hiểu như là hệ thống thông tin dưới dạng kho chứa tài liệu, hoặc như là các chương trình nén riêng biệt để đảm bảo việc đóng gói các tập tin với kích cỡ nhỏ hơn. Trên phương diện quản lý văn bản, lưu trữ là một bộ phận riêng biệt, có chức năng bảo quản các hồ sơ đã hoàn thành theo đúng như các quy tắc làm việc của lưu trữ cơ quan. Như vậy, hệ thống lưu trữ điện tử cần phải đáp ứng theo các yêu cầu của các văn bản pháp quy, và có mục đích cũng giống như của lưu trữ cơ quan, đó là bảo quản các hồ sơ đã hoàn thành.
Cần lưu ý rằng, các thủ tục lưu trữ hồ sơ mà chúng ta sẽ xem xét dưới đây có nhiều điểm khác biệt so với các thủ tục lưu trữ truyền thống. Tất cả các hệ thống lưu trữ hiện đại có thể được chia thành hai nhóm:
- nhóm thứ nhất bao gồm các hệ thống là phần kế tiếp của hệ thống quản lý văn bản điện tử, dùng để nhận văn bản và hợp nhất vào thành các bộ hồ sơ;
- nhóm thứ hai là các hệ thống riêng biệt so với hệ thống quản lý văn bản và hoàn toàn không cần có sự hiện diện của hệ thống quản lý văn bản. Các hệ thống thuộc nhóm này dùng để xây dựng các phông lưu trữ bằng cách số hóa tài liệu, hoặc bằng cách nhập thông tin vào các thẻ văn bản (phiếu tin) mà không cần phải nhập toàn bộ nội dung tài liệu;
Các phương diện kỹ thuật của hệ thống lưu trữ
Nhìn chung, hệ thống lưu trữ điện tử hiện đại có thể được hình dung như là một mô hình ba hoặc bốn lớp, trong đó có thực thi kiến trúc hướng dịch vụ (SOA – Service-oriented Architecture). Phần lớn các giải pháp có mô hình truyền thống với các lớp như sau:
Lớp dưới cùng của mô hình này là nền tảng - hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS), cung cấp khả năng truy cập và quản lý dữ liệu. DBMS thường chia làm 2 loại:
- Hệ thống bảng dữ liệu quan hệ, trong đó bao gồm các sản phẩm của Microsoft, Oracle, IBM (MS SQL Server, Oracle DB, IBM DB2)… và một số sản phẩm mã nguồn mở như: PostgreSQL Server, MySQL, Firebird;
- Hệ thống bảng dữ liệu không quan hệ hoặc phân nhánh, với đại diện điển hình là Lotus Domino của hãng công nghệ IBM;
Các DBMS nêu trên đều được sử dụng để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử. Các giải pháp thường được gắn liền với DBMS của một nhà cung cấp. DBMS dạng quan hệ thường mang tính đa năng, trong khi đó, Lotus Domino có nhiều đặc điểm chuyên ngành để làm việc với các tài liệu. Kết quả là các sản phẩm dựa trên hệ thống như vậy đã phát triển nhiều chức năng hơn. Tuy nhiên, tính chuyên ngành các DBMS dạng bảng quan hệ trong thời gian gần đây được bổ sung thêm bằng các nền tảng công nghệ trung gian, ví dụ như: MS Sharepoint hay 1C:Enterprise.
Lớp cơ chế dịch vụ hệ thống bao gồm các thành phần dịch vụ để đảm bảo các chức năng chính và các tính năng phụ trợ. Trong các hệ thống lưu trữ, các cấu phần dịch vụ có thể là:
- cấu phần mã hóa, bao gồm các thủ tục mã hóa và làm việc với một chữ ký điện tử;
- cấu phần chuyển đổi văn bản giấy sang dạng điện tử, dùng để đảm bảo khả năng xây dựng phông lưu trữ mà không cần có hệ thống quản lý văn bản kèm theo. Trong trường hợp này, cấu phần chuyển đổi có bao gồm cơ chế quét ảnh và nhận dạng hình ảnh;
- còn có các cơ chế dịch vụ với chức năng hỗ trợ cấu trúc người sử dụng hệ thống và quản lý quyền truy cập;
- số lượng và mục đích các dịch vụ hệ thống được xác định bởi các sản phẩm triển khai khác nhau, và khác nhau trong các công ty khác nhau, phụ thuộc vào các tính năng có sẵn trong hệ thống.
Lớp tiếp theo của hệ thống lưu trữ là mô-đun chương trình, dùng để đảm nhiệm các chức năng cơ bản. Mô-đun này chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục lưu trữ, đồng thời đảm bảo tương tác với tất cả các thành phần khác của hệ thống.
Lớp trên cùng của mô hình là giao diện người sử dụng. Một hệ thống lưu trữ có thể đảm bảo thiết lập nhiều loại giao diện cho những người sử dụng khác nhau (nhân viên lưu trữ và nhân viên văn thư có các nhiệm vụ riêng biệt nền có thể có giao diện khác nhau). Có thể có một số dạng giao diện sau:
- Thick-client (Client dày): mô-đun chương trình được cài đặt trên máy tính của người dùng cuối. Thông thường Thick-client có thể đảm bảo tất cả các chức năng của hệ thống, trong khi đó, các dạng giao diện khác chỉ cung cấp một số chức năng rút gọn, tùy thuộc vào chức năng mong muốn. Như vậy, chỗ làm việc của một nhân viên lưu trữ thường được cài đặt dưới dạng các tính năng của Thick-client;
- Thin-client (Client mỏng): mô-đun chương trình trên máy trạm, được thực thi trên cơ sở công nghệ WEB và cho phép một số lượng lớn người sử dụng kết nối với hệ thống lưu trữ với chức năng hạn chế. Bởi vì Thin-client làm việc trên môi trường trình duyệt Web nên chi phí triển khai cũng như các như yêu cầu tài nguyên về hệ thống tại nơi làm việc là tối thiểu;
- Mobile-client (Client di động): mô-đun máy trạm với các tính năng giản lược, được phát triển theo dạng Thick-client hoặc Thin-client, nhưng để làm việc với các thiết bị di động: Windows Mobile, iOS, Android.
Phương pháp và thủ tục lưu trữ
Như đã nói ở trên, công tác lưu trữ bao gồm các thủ tục có nhiều khác biệt so với các thủ tục quản lý văn bản nói chung. Bất kỳ hệ thống lưu trữ điện tử nào về mặt chức năng đều tiến hành mô phỏng các thủ tục như vậy và tuân thủ hoàn toàn các yêu cầu trong các văn bản pháp quy. Có thể hình dung thủ tục lưu trữ hồ sơ theo các bước sau:
- chuẩn bị hồ sơ để giao nộp;
- xác định giá trị tài liệu;
- giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
- lấy ra hồ sơ để tiêu hủy;
- lấy ra hồ sơ để cấp dùng tạm thời;
- cấp dùng hồ sơ tạm thời và kiểm soát việc hoàn trả;
- lập các giấy chứng nhận lưu trữ và báo cáo thống kê.
Chúng ta cùng xem xét các thủ tục một cách chi tiết, đồng thời làm nổi bật các chức năng bắt buộc phải có trong hệ thống lưu trữ điện tử.
Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp. Thông thường, thủ tục này được thực hiện bởi nhân viên văn thư hoặc nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ thuộc bộ phận trong tổ chức. Bởi vì danh mục hồ sơ của bộ phận đã gồm có tên gọi và ký hiệu của tất cả các hồ sơ hiện hành nên nhân viên văn thư cần phải chuẩn bị các hồ sơ này để giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong điều kiện không có hệ thống quản lý văn bản điện tử, nhân viên văn thư chuyển các quyển hồ sơ vào một thư mục đặc biệt, soạn mục lục văn bản, đánh số các tờ hồ sơ, lập chứng từ kết thúc và kết quả thu được là hồ sơ đã sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ. Trong điều kiện làm việc với hệ thống quản lý văn bản điện tử, nhân viên văn thư trước tiên cần lập hồ sơ trong hệ thống điện tử. Việc này được thực hiện bằng cách chỉ ra hồ sơ liên quan trong các văn bản. Sau khi lập hồ sơ, hệ thống thường cho phép in ra toàn bộ các giấy tờ cần thiết để lập và giao nộp hồ sơ, đồng thời cho phép đối chiếu và kiểm soát xem các văn bản trong hệ thống có tương ứng với các tài liệu thực tế trong các thư mục hay không. Sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ, nhân viên văn thư lập ra “Mục lục hồ sơ nộp lưu”, trong đó ghi lại thông tin về tất cả hồ sơ đã giao nộp từ bộ phận vào lưu trữ trong năm nay hiện tại.
Xác định giá trị tài liệu. Trong tổ chức thường có danh sách mẫu của dạng các văn bản lập ra trong tổ chức và thời hạn bảo quản, tuy nhiên, danh sách này không thể bao trùm hết các loại văn bản do tính đa dạng của nó. Để xác định tính cần thiết phải bảo bảo tài liệu và thời hạn sử dụng, công ty cần phải lập ra hội đồng xác định giá trị tài liệu, trong đó bao gồm nhân viên văn thư trong bộ phận, nhân viên lưu trữ và các chuyên gia theo chuyên ngành. Việc phê duyệt các tài liệu của hội đồng thẩm định thường do người đứng đầu của tổ chức thực hiện. Trong các hệ thống lưu trữ điện tử hiện nay, hầu như vẫn chưa có tính năng quản lý công việc của hội đồng xác định giá trị tài liệu một cách toàn diện, tuy nhiên, tính năng này sẽ xuất hiện trong tương lai gần đây. Hơn nữa, công việc này có thể được tự động hóa bằng bất kỳ hệ thống thông tin nào mà trong đó có chức năng làm việc với các cơ quan tập thể hoặc lập kế hoạch và tiến hành cuộc họp. Cần lưu ý rằng, nếu trong quá trình hoạt động của tổ chức, các tài liệu phát sinh liên tục thay đổi, và điều này xảy ra thường xuyên, ví dụ, các công việc của đơn vị mang tính chất dự án, thì hội đồng thẩm định cần phải thường xuyên nhóm họp, phân tích phông tài liệu và xác định giá trị các tài liệu trong đó. Trong trường hợp này, hội đồng nên được hoạt động trên cơ sở thường xuyên, các cuộc họp cần được tổ chức định kỳ và có khả năng huy động các chuyên gia theo các lĩnh vực tùy thuộc vào vấn đề có liên quan.
Trong mọi trường hợp, để đảm bảo tính hợp pháp cho các quyết định của hội đồng thẩm định trên cơ sở hoạt động thường xuyên, cần có quyết định thành lập cùng với các văn bản tổ chức điều hành, quy định quyền hạn, định kỳ các cuộc họp và các điểm đáng lưu ý cho phép hội đồng thực hiện các chức năng của mình theo đúng quy định. Hội động thẩm định có thể đưa ra quyết định, ví dụ lấy ra các văn bản để tiêu hủy mà không giao nộp vào lưu trữ cơ quan, cũng như các văn bản không có giá trị đối với công ty, nhân viên, xã hội và nhà nước.
Hội đồng có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự ở giai đoạn lấy ra hồ sơ để tiêu hủy sau khi hết hạn bảo quản trong lưu trữ. Với phương pháp tương tự như trong trường hợp này, hội đồng có thể xác nhận tính hợp lý của việc tiêu hủy hoặc gia hạn thời hạn bảo quản hồ sơ, cũng như các một số tài liệu riêng biệt trong đó bằng cách lập mới hồ sơ.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Việc tiếp nhận các đơn vị bảo quản hoặc hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện bởi nhân viên lưu trữ hoặc một nhóm chuyên viên quản lý phông tài liệu của tổ chức mà có trách nhiệm thực hiện việc này. Khi sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử, công việc của nhân viên lưu trữ sẽ được giảm bớt đi nhiều, bởi vì luôn kịp thời có được những thông báo từ hệ thống về mức độ sẵn sàng của bộ phận để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, có khả năng kịp thời đánh giá trước khối lượng công việc và giảm bớt gánh nặng trong việc đối chiếu các tài liệu giao nộp thực tế với các tài liệu lưu trữ điện tử nhận được từ hệ thống quản lý văn bản điện tử. Trong trường hợp có sự khác biệt trong lưu trữ khi kiểm tra, nhân viên lưu trữ có quyền trả lại đơn vị bảo quản cho nhân viên văn thư nhằm mục đích xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh. Cũng có thể có tình huống liên quan đến việc hoàn trả tài liệu, nhưng mục lục hồ sơ nộp lưu được chia thành hai phần: một phần được tiếp nhận vào bảo quản lưu trữ, còn phần khác cùng hồ sơ được hoàn trả cho bộ phận. Trường hợp này là khá hiếm do cần phải tách đôi mục lục hồ sơ. Nhưng có tình huống khác phổ biến hơn, đó là khi giao nộp, bộ phận văn phòng tạm dừng việc giao nộp hồ sơ cho đến khi loại bỏ các vấn đề phát sinh.
Sau khi giao nộp hồ sơ, nhân viên lưu trữ hoàn tất thủ tục tiếp nhận, sắp xếp các hồ sơ vào nơi cất giữ, sau đó nhập các thông tin về vị trí cất giữ hồ sơ vào hệ thống bằng cách điền sơ đồ cất giữ. Trong trường hợp cần tìm kiếm các tài liệu và hồ sơ sau này trong hệ thống lưu trữ, sơ đồ cất giữ sẽ trợ giúp làm giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ gốc trong kho chứa.
Trong thời đại của chúng ta, không có nhiều công ty có đủ khả năng cho phép mình một không gian lưu trữ riêng, đồng thời duy trì một chuyên gia mà có thể đảm bảo tuân thủ đúng các thủ tục lưu trữ. Để trợ giúp trong trường hợp này, có thể trông cậy vào các công ty có hoạt động chuyên môn về lưu trữ bảo quản tài liệu. Rõ ràng là việc lấy ra hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ bên ngoài thường được thực hiện bởi nhân viên lưu trữ hoặc văn thư, còn việc phê duyệt biên bản giao nộp được thực hiện bởi chính hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hơn nữa, mặc dù đã giao nộp các bản gốc hồ sơ, các thẻ văn bản và hình ảnh quét vẫn được lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử và có thể được cung cấp cho người sử dụng vào bất cứ lúc nào khi có các quyền truy cập thích hợp.
Lấy ra hồ sơ để tiêu hủy. Khi hết thời hạn bảo quản hồ sơ lưu trữ, hệ thống lưu trữ điện tử có thể gửi thông báo cho nhân viên lưu trữ về danh sách hồ sơ cần được lấy ra để tiêu hủy. Thông thường, hệ thống cho phép tự động tạo ra danh sách hồ sơ này. Tiếp theo, nếu hội đồng thẩm định, như chúng ta xem xét trước đây, công nhận rằng hồ sơ đã bị mất giá trị thì cần phải lấy ra từ lưu trữ và tiêu hủy, đồng thời lập ra biên bản tương ứng.
Khai thác hồ sơ. Một tính năng cần xem xét tiếp theo là cung cấp hồ sơ (và/hoặc tài liệu nhất định) theo yêu cầu. Yêu cầu cung cấp trong lưu trữ truyền thống cũng như lưu trữ điện tử có thể được lập bởi nhân viên với quyền hạn tương ứng, còn nếu như không có quyền hạn như vậy thì cần phải được chấp thuận của lãnh đạo tổ chức. Trong trường hợp sử dụng hệ thống lưu trữ, trước tiên nhân viên tìm kiếm các tài liệu lưu trữ và khi tìm thấy tài liệu hoặc hồ sơ, chương trình sẽ tự động lập ra yêu cầu. Sau khi nhận được sự đồng ý đối với yêu cầu, nhân viên lưu trữ xác định cách cung cấp tài liệu: dưới dạng điện tử, trong phòng đọc hoặc cho mượn. Khi cung cấp tài liệu lưu trữ dưới dạng điện tử cho người sử dụng tạm thời, người sử dụng hệ thống lưu trữ được mở quyền truy cập đến thẻ tài liệu và các tập tin được yêu cầu để có thể xem nội dung trong đó. Nếu cung cấp tài liệu lưu trữ để sử dụng trong phòng đọc sách, người sử dụng tự mình đến kho lưu trữ và làm việc với các tài liệu đến cuối ngày và không được quyền đem ra khỏi phòng đọc. Khi giao hồ sơ cho mượn, hệ thống ghi nhận sự kiện này và trợ giúp cho nhân viên lưu trữ in ra thẻ thay thế hồ sơ, sau đó đặt thẻ này vào vị trí sơ đồ của hồ sơ trong trong thời gian lấy hồ sơ ra khỏi kho lưu trữ. Ngoài ra, hệ thống thông báo cho người sử dụng và nhân viên lưu trữ về thời hạn hoàn trả và khả năng kiểm soát thời hạn này.
Báo cáo thống kê. Công việc lưu trữ cũng gắn liền với việc lập ra một số lượng lớn các báo cáo thống kê, và việc này chiếm một tỷ lệ thời gian làm việc không nhỏ của nhân viên lưu trữ. Tất nhiên, hệ thống lưu trữ sẽ làm giảm đáng kể thời gian để chuẩn bị dữ liệu, bởi vì trong cấu trúc cơ sở dữ liệu có lưu các thông tin không chỉ về các tài liệu, hồ sơ và nội dung trong đó, mà còn về những người sử dụng và những thông tin liên quan đến việc sử dụng tạm thời các tài liệu và hồ sơ lưu trữ.
Phát triển hệ thống lưu trữ điện tử
Hệ thống lưu trữ điện tử được phát triển theo mô hình cũng tương tự như các loại hệ thống thông tin khác của tổ chức. Trong số các hướng phát triển chính, cần để ý đến việc áp dụng mô hình SaaS (Software As a Service) - cung cấp phần mềm như là dịch vụ. Trong trường hợp này, các nhà cung cấp giải pháp (nhà cung cấp ngoài) đảm nhiệm tất cả các công việc ở tất cả các lớp của hệ thống, trong khi đó, các khách hàng thực hiện việc truy cập đến hệ thống thông qua Internet bằng Thin-client đa chức năng. Trong sự phát triển mô hình này, có thể hình dung thêm về một mô hình kết hợp, trong đó các tài liệu giấy được gửi đến trung tâm lưu trữ, và nhà cung cấp dịch vụ thực hiện số hóa và đưa vào hệ thống lưu trữ để khách hàng có thể truy cập vào theo mô hình SaaS. Trong khi đó, nhà cung cấp thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác liên quan đến đóng gói và bảo quản tài liệu, cũng như khai thác hệ thống lưu trữ.
Trong sự phát triển về mặt phương pháp lưu trữ, cần lưu ý đến tính hai mặt của tài liệu lưu trữ, bởi vì chúng tồn tại trong 2 hình thức: dưới dạng bản gốc bằng giấy và dưới dạng bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Rõ ràng, các quy trình quản lý tài liệu cũng cần phải khác nhau, ví dụ, hội đồng xác định giá trị tài liệu có thể ra đưa ra quyết định tiêu hủy tài liệu gốc, nhưng lưu lại các phiên bản điện tử theo một thời hạn nhất định trong cơ sở dữ liệu.
Ứng dụng giải pháp 1C:Quản lý văn bản (ECM) để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử
Để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử, có thể áp dụng giải pháp phần mềm 1C:Quản lý văn bản (ECM) do hãng 1C (Liên bang Nga) phát triển. Đây là giải pháp được xây dựng trên nền tảng công nghệ 1C:DOANH NGHIỆP, có cấu trúc hệ thống có sự khác biệt so với mô hình 4 lớp truyền thống như đã nêu ở trên. Những cải tiến này giúp cho hệ thống 1C có nhiều đặc điểm nổi trội và linh hoạt hơn trong việc triển khai thực tế.
Hệ thống có các tính năng cần thiết triển khai hệ thống lưu trữ điện tử, trong đó có đầy đủ các nghiệp vụ để tiến hành quản lý hồ sơ:
- lập danh mục hồ sơ;
- lập hồ sơ (quyển) để lưu văn bản;
- chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ, đồng thời in ra giấy: bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, thẻ thay thế hồ sơ;
- giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, in ra giấy mục lục hồ sơ nộp giao;
- lấy ra hồ sơ để tiêu hủy, in ra biên bản tiêu hủy hồ sơ.
- lưu tài liệu một cách tập trung và an toàn;
- truy cập tức thời tới tài liệu và có tính đến yếu tố quyền người sử dụng;
- xem và soạn thảo văn bản;
- làm việc với văn bản có kiểu bất kỳ: tài liệu văn phòng, văn bản thuần, hình ảnh, tệp hình và tiếng, tài liệu của hệ thống thiết kế, lưu trữ...;
- tìm kiếm toàn văn theo nội dung tài liệu;
- kết nhập tự động văn bản từ hộp thư điện tử và máy quét ảnh;
- nhận dạng hình ảnh đã quét và lưu vào hệ thống theo định dạng đã định.
Quản lý danh mục hồ sơ
Phù hợp với quy chế quản lý văn bản hoặc với hướng dẫn quản lý hồ sơ của tổ chức, trong chương trình có thể tùy chỉnh danh mục hồ sơ mà sau này được dùng để tạo các hồ sơ mới (quyển) và để đưa các văn bản đã thực hiện đưa vào đó. Mỗi hồ sơ (quyển) tượng trưng cho các cặp giấy để đưa vào đó tài liệu dưới dạng giấy truyền thống. Mỗi hồ sơ (quyển) đều có thẻ thông tin, trên đó có thể chỉ ra mã hiệu, thể loại, thời hạn bảo quản, danh sách các điều khoản, dấu của hội đồng xác định giá trị tài liệu. Danh mục hồ sơ được duyệt bởi lãnh đạo của tổ chức và được quản lý bởi người chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu. Danh mục hồ sơ năm nay có thể được tự động chuyển sang năm sau.
In và quét ảnh
Danh mục hồ sơ có thể được đưa ra in theo dạng thông thường. Văn bản giấy in ra được xác thực bởi chữ ký giám đốc và con dấu doanh nghiệp.
Ngoài ra chương trình cho phép in ra các bản in mà cần để hỗ trợ quản lý hồ sơ giấy, ví dụ: bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, thẻ thay thế hồ sơ.
Khi in nhiều mẫu in, có thể đưa ra tên gọi doanh nghiệp và họ tên người chịu trách nhiệm, ví dụ: giám đốc doanh nghiệp, người phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài liệu…
Mọi văn bản giấy đều có thể được quét ảnh và kết nhập vào cơ sở thông tin từ máy quét ảnh kiểu bất kỳ có hỗ trợ chuẩn TWAIN. Sau khi kết thúc quá trình quét ảnh, chương trình sẽ tự động tạo bản sao văn bản (tệp) điện tử. Dựa trên tệp này, có thể tạo văn bản nội bộ để đưa vào hồ sơ.
Quét ảnh đồng loạt để nhanh chóng xây dựng kho chứa điện tử
Công nghệ quét ảnh cho phép tăng nhanh tốc độ nhập dữ liệu từ văn bản giấy vào cơ sở dữ liệu. Nó có thể được sử dụng để ghi nhận gói văn bản đến rất lớn hoặc dùng để "số hóa" các hợp đồng, tài liệu thiết kế và đưa vào hệ thống 1C:Quản lý văn bản (ECM).
Điểm cốt lõi của việc kết nhập văn bản một cách đồng loạt từ máy quét là tự động nhận biết mã vạch mà đã được dán trước đó lên văn bản cần quét. Bằng cách tương tác tự động với máy quét, hệ thống nhận biết mã vạch và xác định xem hình ảnh vừa quét thuộc thẻ văn bản nào, đồng thời hợp nhất từng hình ảnh vừa quét riêng biệt vào một tệp theo định dạng PDF hay TIFF.
Quá trình quét ảnh đồng loạt được thực hiện theo một số bước. Ban đầu, trong hệ thống sẽ thực hiện ghi nhận thẻ văn bản. Sau đó, trên các văn bản cần quét sẽ dán mã vạch (dán hoặc in đè lên trên đầu văn bản), và tiếp theo sẽ là quét các văn bản vừa được chuẩn bị. Các hình ảnh vừa được nhận dạng sẽ được tự động đính vào thẻ văn bản, tương ứng với mã vạch đã được tìm thấy và nhận biết.
Nhật ký chuyển giao
Đối với mỗi tài liệu trong hệ thống đều có thẻ văn bản. Từ thẻ văn bản, có thể truy cập nhật ký chuyển giao. Nhật ký này có các ghi chép về việc chuyển giao bản gốc hoặc bản sao của văn bản cho nhân viên và việc hoàn trả các văn bản đã nhận.
Có thể lập và in báo cáo bằng dữ liệu của nhật ký chuyển giao về các văn bản đang ở chỗ nhân viên.
Ngoài tính năng lưu trữ điện tử, giải pháp 1C:Quản lý văn bản (ECM) còn có thể ứng dụng trong việc quản lý các quy trình xử lý văn bản, giao việc và kiểm soát việc thực hiện, quản lý dự án, quản lý cuộc họp, quản lý hợp đồng, quản lý công việc tiếp dân, ghi nhận và thống kê thời gian làm việc của nhân viên...
Tác giả: TS. Trần Thắng (Công ty 1VS), ThS. Đinh Nam Vinh (Bộ Khoa học và Công nghệ).
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét