MÔ TẢ KHÁI QUÁT KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG PHẦN MỀM 1C:KẾ TOÁN 8

Công nợ luôn là vấn đề một phần hành có thể nói là "khó nhằn" với người làm kế toán, với những doanh nghiệp nhỏ, phát sinh hóa đơn chứng từ hạch toán không nhiều thì việc theo dõi công nợ có lẽ dễ dàng hơn. Nhưng với những doanh nghiệp phát sinh nhiều đơn hàng (bao gồm cả đơn đặt hàng để mua, đơn hàng  của khách để bán) thì quản lý công nợ có phần phức tạp hơn rất nhiều.

Mỗi công ty có cách tổ chức kế toán theo dõi công nợ khác nhau và công việc của một kế toán công nợ thường làm đó là :

-     Quản lý khoản ứng trước (ứng trước cho nhà cung cấp, khoản ứng trước từ khách hàng)

-     Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp, phải thu khách hàng

-     Quản lý công nợ theo đơn hàng và thời hạn thanh toán

-     Quản lý công nợ theo từng hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp, hóa đơn bán ra của đơn vị

-     Đối trừ, bù trừ công nợ

-     Lập biên bản đối chiếu công nợ

-     Theo dõi nợ trong hạn, quá hạn, theo thời gian

-     …

Để thanh toán được một khoản tiền, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu cùng lúc nhiều loại chứng từ với nhau, không đơn giản chỉ là chi tiền thanh toán là xong.

Ví dụ: để thanh toán một khoản tiền hàng cho nhà cung cấp A, kế toán căn cứ vào đơn hàng đã đặt, hóa đơn giao hàng (hoặc phiếu xuất kho) của nhà cung cấp, biên bản kiểm đếm hàng thực nhập, điều khoản thanh toán theo hợp đồng ký kết…Nếu thỏa mãn và hợp lý thì tiến hành thanh toán tiền hàng theo hợp đồng đã ký. 

CÔNG CỤ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG NỢ

Nhiều người thường dùng công cụ phổ biến là Excel, tuy nhiên bạn nên nhớ rằng trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm có thể mang lại hiệu quả hơn Excel, trong đó tôi đưa ra tính năng của phần mềm 1C:KẾ  TOÁN 8 mà tôi đang sử dụng. Trong bài viết này tôi giới thiệu tính năng rất hay của phần mềm đó là "tự động đối trừ các khoản ứng trước"

Phần mềm này có thiết lập hệ thống tài khoản theo cơ cấu: tài khoản công nợ và tài khoản ứng trước. Ví dụ, tài khoản 131– phải thu khách hàng được phân tách thành phải thu khách hàng và ứng trước từ khách hàng. Việc phân tách này giúp cho kế toán theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu và ứng trước riêng biệt.

Bên cạnh đó trong chương trình còn có khái niệm "Hợp đồng". do đó, khi phát sinh nghiệp vụ hạch toán với đối tác chương trình có chỉ ra hợp đồng để quản lý.

Ví dụ : Ngày 15/5/2013 có phát sinh ứng trước cho công ty A, theo hợp đồng số HD/01 một khoản tiền hàng là 10 triệu. Tuy nhiên, khi mua hàng DN lại ký với công ty A thêm hợp đồng số HD/02 để mua hàng mới, giá trị 15 triệu. Điều này giúp cho kế toán có thể theo dõi công nợ với công ty A như sau :

-     Khoản công nợ ứng trước : DN vẫn còn ứng trước cho công ty A : 10 triệu

-     Khoản phải trả công ty A (do mua hàng): 15 triệu

Nếu DN trả tiền hàng 15 triệu theo hợp đồng HD/02 thì khoản phải trả công ty A sẽ hết công nợ (bằng 0). Nhưng nếu doanh nghiệp khi mua hàng không ký thêm hợp đồng HD/02 mà dùng HD/01 để hạch toán thì chương trình 1C:KẾ TOÁN 8 sẽ tự động đối trừ khoản ứng trước với số tiền hàng ( đối trừ 10 triệu). Lúc này công nợ phải trả công ty A sẽ chỉ còn 5 triệu.

HÌNH THỨC ĐỐI TRỪ

Trong chương trình có 3 chế độ khi hạch toán với đối tác

o   Tự động đối trừ: chương trình sẽ tự động đối trừ khoản ứng trước với số tiền hàng trên cơ sở toàn bộ các chứng từ đã ứng trước (ứng trước bằng phiếu chi, bằng giấy báo nợ…)

o   Theo chứng từ: chương trình sẽ hỏi chứng từ cụ thể ứng trước là chứng từ gì? Lúc này bạn cần chỉ rõ chứng từ ứng trước

o   Không tính: Chương trình sẽ không tự động đối trừ khoản công nợ với ứng trước

Trong các chứng từ hạch toán với nhà cung cấp, với khách hàng chương trình đều chỉ ra các hình thức vậy.

Ngoài ra, để quản lý công nợ trong chương trình đưa ra nhiều chứng từ hạch toán khác:

o   Biên bản đối chiếu công nợ

o   Điều chỉnh công nợ: trong đó có ghi nhận và hạch toán “đối trừ”, “chuyển nợ” và “giảm nợ”

o   Các giao dịch thủ công để hạch toán công nợ

MỘT SỐ BÁO CÁO ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG NỢ

o   Bàn làm việc theo dõi, thanh toán công nợ

o   Báo cáo tổng hợp công nợ

o   Báo cáo chi tiết không nợ

o   Phân tích tài khoản: phân tích tài khoản phải thu, phải trả

o   Báo cáo công nợ quá hạn

o   Thông báo nhắc nợ

o   Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu, phải trả

o   Và nhiều báo cáo khác

Ngô Tiến