1C:KẾ TOÁN 8: Từ 1 báo cáo thành nhiều báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng

Một trong những điểm mạnh và khiến các giải pháp trên nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP trở nên khác biệt so với các sản phẩm khác đó là hệ thống báo cáo. Và giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8 cũng không nằm ngoài số đó. 

 
 So với các sản phẩm khác, các báo cáo chỉ đơn thuần dừng lại ở tùy chỉnh lọc hoặc các cách trình bày đơn giản cho trước thì báo cáo trong 1C:KẾ TOÁN 8 không dừng lại ở đó. 99% báo cáo trong phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 cho phép xem theo thời gian tùy ý (người sử dụng tự đặt thời gian đầu và cuối xem báo cáo, không bị gò bó theo: ngày, tuần, tháng, quý, năm...) và có thể truy ngược theo số liệu về chứng từ gốc. 

+ Đối với hệ thống báo cáo, sổ sách theo chế độ kế toán. Các báo cáo không bị gò bó chỉ đơn thuần là mở, xem và in. Mà còn có các tùy chỉnh lọc riêng cho mỗi loại: có thể lọc theo tài khoản (đối với các báo cáo tổng hợp), lọc theo đối tác (đối với các báo cáo có liên quan đến tài khoản công nợ), lọc theo chi tiết đối tượng (đối với các báo cáo về TSCĐ, CCDC, Hàng hóa, Nguyên vật liệu...)... cùng với đó là việc gom nhóm các chứng từ có cùng tính chất (cùng ngày tháng, cùng loại chứng từ, cùng tài khoản... (tùy theo báo cáo) hoặc in thêm diễn giải hoặc bớt đi không in diễn giải... 

 Như vậy chỉ tính riêng với hệ thống báo cáo theo chuẩn quy định của bộ tài chính, 1C:KẾ TOÁN 8 đã mang lại nhiều tùy chọn và tiện ích trong cách xem và in báo cáo. 

+ Đối với hệ thống báo cáo quản trị được tích hợp thêm. 1C:KẾ TOÁN 8 cho thấy rõ khả năng quản trị trong kế toán doanh nghiệp của mình. Với cách trình bày trực quan của các báo cáo quản trị cho trước (khi chưa sử dụng tùy chỉnh của báo cáo) bất cứ ai (cả những người không làm kế toán) đều có thể xem và hiểu được báo cáo về cái gì. Điều này rất tốt cho cả kế toán lẫn người quản trị, người làm kế toán không phải làm riêng báo cáo cho người quản trị, còn người quản trị thì có thể xem báo cáo bất kỳ thời điểm nào. Hệ thống báo cáo quản trị được tích hợp thêm trong 1C:KẾ TOÁN 8 bao gồm khoảng 20 báo cáo. Một con số ấn tượng. Chưa dừng lại ở đó đó là khả năng tùy chỉnh trong mỗi báo cáo:

 Báo cáo biến động hàng tồn kho: 

Trên hình các bạn có thể thấy, có 2 phần tùy chỉnh dành riêng cho báo cáo này. Với các tùy chỉnh ngay phía ngoài, cho phép người dùng xem theo nhiều cách trình bày khác nhau - điều này rất tốt cho người làm thủ kho. Với các tùy chỉnh phía trong là đi vào chi tiết dựa vào việc lọc xem chi tiết 1 mặt hàng hoặc 1 nhóm các mặt hàng và quản lý liên quan đến tài khoản kế toán. 
hay như báo cáo bán hàng

1C:KẾ TOÁN 8 đã cho trước rất nhiều cách trình bày dễ hiểu và nắm bắt theo yêu cầu thực tế của người dùng như: Mặt hàng - Giá, Mặt hàng - Khách hàng, Khách hàng - Mặt hàng... hay cách trình bày có giá vốn, ngoài ra là các chế độ lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Mặt hàng, Kho bãi, Khách hàng... Điều này sẽ rất hữu dụng khi người sử dụng chương trình tỏ ra nghi ngờ đối với một đối tượng nào đó có sự sai sót về số liệu. Đối tượng này dễ dàng được lấy ra, truy ngược lại chứng từ gốc để xem và so sánh số liệu đã nhập với chứng từ gốc thực tế. 

 Trên đây chỉ là 2 báo cáo trong hơn số 20 báo cáo quản trị có trong chương trình. Và chỉ tính riêng 2 báo cáo này với chế độ tùy chỉnh trong khả năng cho phép thì số lượng cách trình bày cho mỗi báo cáo đã lên đến cả chục cách khác nhau. Khi đem con số này nhân với tổng số báo cáo quản trị có sẵn trong chương trình. Số lượng báo cáo đã lên rất nhiều, gần như thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của người dùng. Vậy nên ngoài lý do chọn 1C:KẾ TOÁN 8 cho phần thuế, người dùng có thêm một lý do nữa để chọn 1C:KẾ TOÁN 8 cho phần quản trị doanh nghiệp của mình. 

Đỗ Thành

Kế toán bán hàng: Làm việc với các đại lý theo nhiều hình thức

Phân nhóm đối tác đại lý theo cây thư mục, phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 có danh mục đối tác (nhà cung cấp, khách hàng, đại lý,…) được thiết kế khoa học theo dạng hình cây, trong đó phân cấp không giới hạn số lượng, đó là lý do để doanh nghiệp có thể phân nhóm các đại lý theo các tiêu chí khác nhau như nhóm cấp I theo địa lý, nhóm cấp II theo quy mô,… Giống như “Nhóm đại lý Hà Nội” là cấp I, trong nhóm lại có nhóm “Đại lý cấp I”, “Đại lý cấp II” rồi đến các phần tử đại lý. Khi thực hiện phân cấp như vậy, sẽ dễ dàng cho doanh nghiệp khi thực hiện lập báo cáo, tìm kiếm đại lý,…

Khi nói về đại lý, chúng ta sẽ hình dung ra các đại lý đó trực thuộc doanh nghiệp hay các đại lý đó là của đơn vị khác hợp tác kinh doanh. Đối với các đại lý trực thuộc doanh nghiệp có một cách xử lý rất hay là tại từng đại lý đó doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 để thực hiện công việc quản lý bán lẻ và tích hợp với phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8. Riêng đại lý trực thuộc đơn vị khác, sẽ được tôi phân tích chi tiết hơn trong bài viết này.

Khi thực hiện phân tích về hạch toán với các đại lý và để có một cái nhìn đầy đủ hơn, chúng ta sẽ phân tích doanh nghiệp là đơn vị đem hàng gửi bán tại các đại lý hoặc doanh nghiệp là đại lý nhận hàng bán từ các doanh nghiệp khác. Khi có một cái nhìn toàn cảnh như vậy, chúng ta sẽ thấy được điểm mạnh, sự hoàn thiện của phần mềm. Vấn đề toàn cảnh sẽ được phân tích trong những bài sau, còn trong nội dung chính của bài này, tôi sẽ thực hiện phân tích doanh nghiệp là người đem hàng gửi bán tại các đại lý.

Chương trình có đầy đủ các tính năng để kế toán có thể thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ hạch toán với đại lý nhận bán hàng ký gửi. Quy trình tuần tự căn bản mà chúng ta có thể xem theo các nghiệp vụ phát sinh trong thực tế như dưới đây

Trên thực tế, để đi đến một hợp đồng hợp tác kinh doanh, giữa đại lý và doanh nghiệp luôn thỏa thuận về chính sách hợp đồng đại lý với khoản tiền đặt ký quỹ và mức phần trăm được hưởng khi bán hàng. Mức phần trăm mà đại lý được hưởng có thể tính trên doanh số mà đại lý bán được hoặc tính trên phần chênh giữa giá ký gửi và giá mà đại lý bán ra hoặc không tính đến. Tất cả các tình huống trên phần mềm đều đáp ứng khi thực hiện lập hợp đồng với đại lý, trong đó các mục thông tin quan trọng cần phải lựa chọn chính xác đó là “Dạng hợp đồng” chọn “Với người nhận bán hộ (đại lý)”,  “Tính hoa hồng” chọn “Phần trăm theo số tiên bán hàng” hoặc “Phần trăm theo chênh lệch giữa số tiền bán và nhập” hoặc “Không tính đến” và nhập mục “Phần trăm”. Với các trường hợp như trên, bài viết sẽ xoay quanh trường hợp tính hoa hồng theo “Phần trăm theo số tiền bán hàng”.

Bắt đầu quy trình, doanh nghiệp nhận tiền đặt ký quỹ của đại lý sẽ thực hiện bút toán Nợ TK 111, 112/Có TK 33862, 344 bằng việc thêm một Phiếu thu với nhóm thu khác.

Doanh nghiệp xuất kho hàng gửi đại lý bán, lúc này chỉ ghi nhận số lượng hàng gửi bán tăng lên chứ chưa ghi nhận giá vốn vì thực tế hàng chưa được bán. Giá trị hạch toán bút toán này là giá xuất kho hàng hóa. Kế toán sử dụng chức năng “Giao hàng và cung cấp dịch vụ” và lựa chọn hợp đồng có dạng “Với người nhận bán hộ (đại lý)” như đã mô tả ở trên, khi đó phần mềm sẽ hạch toán Nợ TK 157/Có TK 155, 1563 với giá trị xuất kho và kế toán điền giá cung cấp cho đại lý làm cơ sở tính hoa hồng về sau này.

Khi đại lý bán được hàng, thông báo cho doanh nghiệp trong trường hợp này doanh nghiệp bắt đầu hạch toán giá vốn và doanh thu, các khoản thuế, công nợ phải thu đại lý phát sinh. Bút toán ghi nhận giá vốn Nợ TK 632/Có TK 157 đồng thời ghi nhận bút toán doanh thu bán hàng và số tiền phải thu/đã thu của đại lý Nợ TK 111, 112, 1311 (đại lý)/Có TK 511, 33311. Ghi nhận hoa hồng phải trả cho đại lý bằng bút toán Nợ TK 641/Có TK 1331, 111, 112, 3311 (đại lý). Đến đây, nghiệp vụ ở một góc độ nào đó bắt đầu có những phức tạp nhất định, kế toán chỉ cần chọn đúng các mục thông tin và chứng từ gửi bán “Cung cấp hàng hóa và dịch vụ” và chọn đúng hợp đồng “Với người nhận bán hộ (đại lý)” khi thực hiện chứng từ “Bảng kê hàng hóa của người nhận bán hộ”

Chi tiền thanh toán hoa hồng đại lý, để quyết định chính xác khoản tiền chi cho đại lý hay không, kế toán cần phải xem xét lại về trường hợp hạch toán trước đó trên chứng từ “Bảng kê hàng hóa của người nhận bán hộ” xem lúc đó thực hiện thu tiền toàn bộ về sau đó mới thực hiện chi tiền phần trăm hoa hồng đại lý hay lúc đó thực hiện bù trừ công nợ giữa khoản phải thu đại lý với khoản phải trả tiền hoa hồng đại lý.

Trong trường doanh nghiệp thực hiện thu toàn bộ tiền về sau đó mới thực hiện chi trả tiền hoa hồng cho đại lý sẽ thực hiện các bút toán “Thu tiền đại lý nộp ghi Nợ TK 111, 112/Có TK 1311” và “Chi tiền trả hoa hồng cho đại lý ghi Nợ TK 3311/Có TK 111, 112”. Theo suy luận logic của tôi kế toán sẽ mở “Bảng kê hàng hóa của người nhận bán hộ”, sau đó sử dụng nút “Lập trên cơ sở” để tạo một “Phiêu thu” toàn bộ tiền nộp từ đại lý về, khi thực hiện chi trả tiền đại lý vẫn mở nút “Lập trên cơ sở” đó tạo một “Phiếu chi” chương trình sẽ thực hiện lấy về số tiền hoa hồng cần trả cho đại lý. Như vậy là xong một thương vụ về hàng bán ký gửi.

Trên chứng từ “Bảng kê hàng hóa của người nhận bán hộ”, có sẵn nút tích đại lý giữa lại tiền hoa hồng theo như đã thỏa thuận và chỉ thanh toán khoản tiền công nợ chênh còn lại (đối trừ công nợ phải thu đại lý và công nợ phải trả đại lý tiền hoa hồng) hoặc không thực hiện đối trừ phần công nợ đó mà thu về toàn bộ số tiền bán hàng từ đại lý, sau đó thực hiện thanh toán tiền hoa hồng trả lại lý. Cả hai phương án trên đều làm được trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8.

Phần mềm kế toán 1C:KẾTOÁN 8 hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các phương án tính hoa hồng theo phần trăm doanh số bán hàng, theo phần chênh lệch giữa giá giao cho đại lý và giá đại lý tự bán hoặc không tính phần trăm hoa hồng.

Ở trên chúng ta đang phân tích về một trường hợp thuận lợi nhất, hàng hóa được gửi bán đều được đại lý bán hết nhưng thực tế cũng có thể phát sinh trường hợp đại lý trả lại hàng không bán được, đó là điều hoàn toàn bình thường và kế toán hạch toán Nợ TK 155, 1563/Có TK 157. Trong phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8, kế toán sử dụng chức năng “Nhận hàng bán bị trả lại” lựa chọn chính xác đối tác đại lý và hợp đồng với đại lý thì chương trình sẽ nhập hàng về kho theo đúng bút toán được liệt kê ở trên.

Khi thực hiện phân tích quy trình như trên, chúng ta sẽ thấy phần mềm đã có đầy đủ các chức năng để kế toán có thể thực hiện các nghiệp vụ hạch toán hàng gửi bán tại các đại lý một cách rất đơn giản bằng các chức năng tự động tính toán hoa hồng đại lý, phân biệt rõ ràng hàng bán thông thường và hàng bán ký gửi, kiểm soát công nợ đại lý một cách chặt chẽ bằng báo cáo công nợ phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ phải thu, phải trả, hay biên bản đối chiếu công nợ.

Hoàng Ánh

Quản lý bán hàng theo cân trên phần mềm được thực hiện như thế nào?

Thực tế, tùy loại hàng hóa mà được người bán hàng bán theo nhiều đơn vị phù hợp như vừa bán theo hộp lớn, vừa bán theo đơn vị chiếc là thành phần của hộp, cái, thanh, bộ,… ngoài ra hàng hóa còn có thể bán theo cân ở nhiều dạng như cân đóng gói, cân riêng lẻ theo từng lần mua hàng của khách sau đó thu ngân nhập vào phần mềm, tích hợp cân điện tử để ghi nhận trọng lượng vào trong phần mềm. 

Quản lý hàng bán theo cân được đóng thành gói, bao, túi khi đó hàng hóa được đóng gói sẵn thành các gói, bao, túi và được gắn mác giá, mã vạch như các hàng hóa khác. Khi khách hàng chọn mua chỉ cần lấy máy quét mã vạch chọn hàng và bán hàng bình thường. 

Quản lý hàng hóa theo cân trực tiếp khi bán, tức hàng hóa sẽ được đựng trong bao lớn và được lưu kho theo đơn vị kg, một bao lớn đó có thể bán thành rất nhiều lần theo nhu cầu của khách hàng. Khách hàng sẽ xác định nhu cầu mua và lựa chọn một lượng hàng hóa nhất định đem ra cân trên cân bình thường, người bán hàng sẽ chọn hàng hóa đó bằng bảng mã vạch hoặc bằng cách tìm kiếm nhanh, sau đó điền số lượng theo kg của hàng hóa và tính tiền theo đơn giá đã đặt. 

Phần mềm bán hàng1C:BÁN LẺ 8, có thể có thêm một điểm khác nữa mà các phần mềm khác chưa làm được đó là có sẵn chức năng tích hợp với cân điện tử để thực hiện bán hàng theo cân bằng cách sử dụng nhãn hiệu. 

Quản lý hàng hóa tích hợp cân điện tử, khác với hai trường hợp trên đối với những hàng hóa được bán theo cân và trọng lượng được lấy từ cân điện tử đã tích hợp thì hàng hóa đó được khai báo thông tin như bình thường, được tích vào nút “theo cân” trong form khai báo hàng hóa. 

Ví dụ về một số trường hợp thiết lập bán theo cân tại các cửa hàng:

- Bán theo cân đã được đóng gói trước, ghi rõ định lượng, đơn giá và nhân viên thu ngân thực hiện bán giống như các hàng hóa khác.

- Bán theo cân riêng lẻ không tích hợp với phần mềm, khi đó tùy vào lượng nhu cầu mà khách hàng mua, sau đó sẽ được cân bên ngoài và nhập số lượng vào trong phần mềm. Trường hợp này thường phát sinh chênh lệch giữa phần mềm và thực tế. 

- Bán theo cân tích hợp với cân điện tử, khi đó cân sẽ tự sinh ra một mã vạch và tích hợp với phần mềm để đọc mã vạch đó. Khi tích hợp mã vạch sẽ tự động được in ra và sau đó được đọc để lựa chọn ra hàng hóa trong phần mềm. Đây là cách hiện đại và ít phần mềm làm được, nếu làm được thường được xác định trước các mã cân có thể tích hợp. 

Chương trình bán hàng theo cân thông qua các tham số cần thiết đã được thiết lập. Danh mục hàng hóa sẽ được kết xuất từ chương trình ra và sau đó kết nhập vào cân điện tử 

Trong phần mềm có tính năng bán hàng theo cân bằng cách sử dụng nhãn hiệu. Quy trình bán hàng theo cân có các giai đoạn sau: 

1. Tùy chỉnh tham số cần thiết để lập nhãn hiệu hàng bán theo cân 

2. Kết nhập dữ liệu ra cân điện tử đã được kết nối ở chế độ Off-line. In nhãn hiệu 

3. Lập chứng từ bán hàng theo cân. 

Có kết xuất thông tin về hàng hóa ra cân điện tử bằng cách in nhãn hiệu (bộ nhãn hiệu). Khi cân hàng hóa thì cân điện tử sẽ in nhãn hiệu cùng với mã vạch. Khi bán hàng theo cân bằng máy quét mã vạch, thông tin từ nhãn hiệu hàng bán theo cân được đọc và in ra bằng máy in của cân điện tử. Hàng hóa được đồng nhất theo mã hàng bán theo cân, bằng mã vạch nhãn hiệu, phần mềm tự động chọn trọng lượng hàng hóa.

Hoàng Ánh

Phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm cần có những yêu cầu gì?

Một số yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm: 

Quản lý danh mục

• Quản lý và khai báo cáo danh mục dùng chung cho toàn hệ thống.
• Danh mục đối tác: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên.
• Danh mục kho hàng
• Danh mục tài khoản ngân hàng
• Danh mục đơn vị tiền tệ
• Hình thức thu, chi
• Kỳ hạn thanh toán
• Đơn vị tiền tệ 

Quản lý khách hàng

• Lưu trữ thông tin khách hàng để dễ dàng chăm sóc, các thôg tin gồm họ tên, điện thoại, email, website, ...
• Cho phép thiết lập mức giá ưu đãi riêng cho từng nhóm khách hàng, từng khách hàng. 

Quản lý hàng hóa

• Chương trình thiết kế linh động cho phép người dùng tự định nghĩa, phân loại hàng hóa theo từng nhóm hàng hoặc theo từng chủng loại sách.
• Quản lý thông tin chi tiết sách như tác giả, nhà xuất bán, năm xuất bản, nhà cung cấp. Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa theo các thuộc tính trên.
• Hỗ trợ in mã vạch đển dán lên sản phẩm. Có thể sử dụng nhiều chuẩn mã vạch như: EAN-13, EAN-8, ...
• Hỗ trợ chức năng cập nhật giá bán nhanh cho hàng hóa. 

Quản lý bán hàng

Quản lý báo giá

• Hỗ trợ tạo nhanh báo giá cho khách hàng. In ấn báo giá để gửi cho khách hàng.
• Có thể chuyển nhanh từ báo giá thành đơn đặt hàng hoặc phiếu xuất hàng bán. 

Quản lý đơn đặt hàng

• Hỗ trợ tao nhanh đơn đặt hàng & in ấn đơn đặt hàng cho khách hàng.
• Phân quyền nhân viên duyệt đơn đặt hàng trước khi xuất.
• Có thể chuyển nhanh đơn đặt hàng thành phiếu xuất hàng bán hoặc sao chép thành đơn hàng tương tự. 

Quản lý bán hàng

• Màn hình bán hàng trực quan, dễ sử dụng, kết hợp phím tắt giúp nhân viên bán hàng thao tác tạo phiếu và in Bill nhanh chóng.
• Hỗ trợ bán hàng bằng mã vạch (Barcode).
• Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa ngay trên màn hình bán hàng.
• Xem nhanh hàng tồn kho
• Tự động tính chiết khấu - khuyến mãi cho khách hàng
• Nhận diện khách hàng và tự động áp dụng mức giá ưu đãi cho từng khách hàng.
• Cho phép thanh toán bằng nhiều đơn vị tiền tệ.
• Cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức thanh toán: Visa, Master, Voucher, thẻ khách hàng, ...
• Cho phép lưu tạm phiếu để tạo phiếu bán hàng cho khách hàng khác. 

Quản lý trả hàng

• Cho phép nhập hàng khách trả lại.
• Quản lý tiền trả lại cho khách. 

Quản lý hàng ký gửi

• Cho phép ghi nhận hàng ký gửi tại các đại lý, nhà sách khác.
• Cho phép ghi nhận hàng ký gửi đã bán cho đại lý, nhà sách, thống kê số lượng sách còn đang ký gửi.
• Ghi nhận số lượng sách ký gửi đã thu hồi lại. 

Thiết lập chương trình khuyến mãi

• Hỗ trợ thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi một cách dễ dàng, linh động.
• Cho phép thiết lập khuyến mãi theo mặt hàng như: mua sách tặng sách, mua sách được giảm giá, mua sách được tặng kèm mặt hàng khác, …
• Cho phép thiết lập khuyến mãi theo từng đơn hàng như: mua phiếu đạt trị giá thì được giảm giá hoặc được tặng hàng kèm theo.
• Sau khi thiết lập, hệ thống tự động kiểm tra hàng khách mua, nếu đạt các tiêu chí trên thì tự động được áp dụng các hình thức giảm giá, khuyến mãi tặng hàng tương ứng. 

Quản lý công nợ khách hàng

• Cho phép bán hàng bằng các hình thức thanh toán như tiền mặt hoặc công nợ hoặc thanh toán trước một phần.
• Theo dõi kỳ hạn thanh toán trên từng phiếu xuất, báo cáo các khoản nợ vượt quá kỳ hạn thanh toán.
• Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, báo cáo chi tiết công nợ theo khách hàng. Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu.
• Theo dõi tiền đặt cọc của khách hàng, quản lý việc cấn trừ tiền đặt cọc & trả lại tiền đặt cọc cho khách. 

Quản ly kho

• Quản lý nhiều kho hàng
• Thống kê số lượng sách tồn theo kho.
• Cảnh báo tồn kho nhỏ nhất, tồn kho lớn nhất
• Quản lý các loại nhập, xuất khác (nhập hàng luân chuyển, xuất hủy hàng, xuất hàng tặng, ...)
• Quản lý chuyển kho (chuyển hàng từ kho đến kho)
• Quản lý kiểm kho
• Kết nối với thiết bị kiểm kho. Cho phép kiểm kho bằng mã vạch
• Cho phép nhập kết quả kiểm kho từ file Excel
• Điều chỉnh kho 

Quản lý mua hàng

• Quản lý đặt hàng mua từ nhà cung cấp
• Quản lý nhập mua hàng từ nhà cung cấp
• Quản lý chi trả tiền mua hàng
• Quản lý trả hàng nhà cung cấp
• Quản lý tiền cọc, công nợ nhà cung cấp 

Quản lý thu - chi - quỹ tiền

• Quản lý thu, chi công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp.
• Quản lý các khoản thu chi khác như: chi tiền lương nhân viên, chi tiền tạm ứng, chi văn phòng phẩm,...
• Quản lý các tài khoản ngân hàng, luân chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, giữa tài khoản ngân hàng và tiền mặt.
• Báo cáo quỹ tiền trong ngày
• Báo cáo chi tiết các khoản thu
• Báo cáo chi tiết các khoản chi
• Báo cáo chi tiết các tài khoản ngân hàng 

Hệ thống báo cáo

• Báo cáo bán hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình bán hàng như báo cáo doanh thu bán hàng trong ngày, báo cáo chi tiết tiền bán hàng, báo cáo tổng hợp tiền bán hàng, báo cáo chi tiết hàng bán, báo cáo tổng hợp hàng bán,…
• Báo cáo kho hàng: gồm các báo cáo liên quan đến kho hàng như báo cáo hàng tồn, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hàng nhập trả, báo cáo hàng xuất trả,…
• Báo cáo mua hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình mua hàng như chi tiết tiền mua hàng, chi tiết công nợ phải trả, tổng hợp công nợ phải trả, đối chiếu công nợ nhà cung cấp,…
• Báo cáo thu chi - quỹ tiền: gồm các báo cáo liên quan đến quỹ tiền mặt như báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo các khoản thu, chi,…
• Báo cáo nhân viên kinh doanh: gồm các báo cáo về kết quả kinh doanh theo từng nhân viên như nhật ký bán hàng, chi tiết bán hàng theo nhân viên, thống kê tiền bán hàng theo nhân viên,… 

Nguyễn Học

Những yêu cầu đối với phần mềm quản lý quán café

Nhìn ở góc độ tổng thể thì phần mềm quản lý quán cafe cũng giống như một phần mềm bán lẻ thông thường vì cùng quản lý mặt hàng một cách đa dạng, có thể quản lý khách hàng thân thiết, có thể không quản lý khách hàng thân thiết ... nhân viên thu ngân đều có thể làm theo ca, toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán cũng đều là những nghiệp vụ bán lẻ,... Tuy nhiên, khi chúng ta phân tích chi tiết hơn thì sẽ thấy sự khác nhau rõ rệt ở một số công đoạn quản lý. Để rõ hơn, bài viết này tôi sẽ phân tích theo quy trình bán hàng thực tế của quán cafe để thấy rõ hơn về vấn đề này. Các bạn có thể xem bài phân tích này theo tiêu đề tiến trình quản lý bán hàng tại quán cafe và những yêu cầu cần phải đáp ứng của một phần mềm quản lý quán cafe. Tiến trình được phân tích chia theo ba giai đoạn trước bán hàng, trong bán hàng và sau bán hàng.

Tiến trình trước bán hàng (1), hay có thể hiểu là tiến trình chuẩn bị bán hàng, đối với những nhà hàng có yêu cầu phần mềm cần phải xử lý tự động nhiều nghiệp vụ thì tiến trình chuẩn bị bán hàng lại hết sức quan trọng vì chỉ cần sai một chút là có thể ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống.

Vai trò hay trách nhiệm thực hiện tiến trình trước bán hàng thường thuộc về những người có vai trò quyết định hoặc những người tuân thủ tuyệt đối quy định được đặt ra, trong các cửa hàng chúng ta có thể thấy đó là những người chủ cửa hàng, người quản lý cửa hàng và các vị trị phụ trợ khác.

Nhiệm vụ thực hiện trong giai đoạn này thường là lập danh mục mặt hàng, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, đặt giá (thiết lập) đơn giá mặt hàng, thiết lập các chương trình giảm giá, chiết khấu, thực hiện mua hàng nhập kho, điều chuyển hàng từ kho trung tâm đến các cửa hàng,....

YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM Ở TIẾN TRÌNH TRƯỚC BÁN HÀNG

Quản lý thông tin hàng hóa, món ăn

Ngoài những yêu cầu chung đối với bất kỳ một hàng hóa nào ví dụ như: tên gọi, mã hàng, mã nhà cung cấp, thuế suất GTGT, đơn vị tính, đơn vị đóng gói, mã vạch,… thông tin về hàng hóa, món ăn trong nhà hàng cần được quản lý theo một số các tiêu chí đặc thù sau:

Quản lý các thông tin đặc thù của món ăn

-       Trình bày danh sách hàng hóa dưới dạng hình cây trong đó có thể gom nhóm theo nhiều tiêu chi khác nhau ví dụ như: đồ uống có ga, món ăn chế biến, món khai vị, món ăn nhanh, món ăn theo dịp lễ, món ăn theo mùa, món ăn cho bà bầu, món ăn cho bé,…

-       Quản lý theo dõi được thời vụ của món ăn như dịp lễ, theo mùa và cho phép thiết lập các chính ách giảm giá, trợ giá khi mùa vụ đến.

-       Quản lý các thông tin chi tiết về hàng hóa, trong trường hợp cần thiết có thể mở thêm các thuộc tính bổ sung cho hàng hóa và lập ra các báo cáo để theo dõi.

-       Trong một số trường hợp mặt hàng cần theo dõi chi tiết theo các thuộc tính bổ sung như ly cafe Trung nguyên số 5, số 6,... số 8,... hoặc  thêm các thuộc tính bổ sung khác để quản lý các mặt hàng nhưng không làm tăng số lượng mã mặt hàng trong danh mục mặt hàng. Khi thiết lập như vậy thì sẽ quản lý số lượng tồn kho của mặt hàng theo các đặc tính như chai bia to, chai bia nhỏ, ... doanh thu của từng loại cốc cafe,...

-       Một số mặt hàng cần được quản lý theo đơn vị quy đổi như khi mua nước uống Cocacola về thường mua theo két nhưng khi bán lại bán lẻ theo từng chai.

-       Cho phép tìm kiếm, lựa chọn hàng hóa nhanh theo nhóm mặt hàng giúp nhân viên thu ngân nhanh chóng tạo ra phiếu bán hàng cho khách.

-       Tích hợp cân điện tử để ghi nhận trong lượng đối với các hàng hóa cần phải bán theo nhu cầu mua theo cân của khách hàng.

-       Món ăn được chế biến tại thời điểm khách hàng đặt hàng như một nồi lẩu theo yêu cầu của khách hàng thì chương trình cần ghi giảm ngay được các nguyên liệu để nấu món lẩu đó theo một định mức được lập từ khâu chuẩn bị bán hàng.

-       Quản lý hạn sử dụng của mặt hàng đồ uống, bánh,…

Quản lý chương trình Marketing (chiết khấu, khuyến mại) và quan hệ khách hàng (CRM):

-       Phát hành thẻ khách hàng thân thiết và có cơ chế nâng hạng thẻ, giảm hạng thẻ.

-       Phát hành phiếu quà tặng (gift voucher, gift certificate) theo số lượng phát ra, số lượng thu về được sử dụng, số lượng tặng,…

-       Ghi nhận các thông tin chi tiết về khách hàng như: họ tên, điện thoại, e-mail, ngày sinh, địa chỉ, sở thích, giới tính,…

-       Có các chức năng như gửi e-mail, sms cho khách hàng khi phát sinh sự kiện như chương trình khuyến mại, ngày sinh nhất, có món mới,…

-       Cho phép thiết lập nhiều chương trình khuyến mại linh hoạt như giảm giá, bán theo giá ưu đãi, tặng quà, chúc mừng sinh nhật, giờ vàng, dịp lễ, … và kết hợp nhiều chương trình khuyến mại đồng thời.

Quản lý đặt giá bán

-       Cho phép thiết lập giá bán linh hoạt, có thể theo dõi được lịch sử thay đổi giá, kết nhập được bảng giá từ excel, tự động tính giá từ giá mua theo công thức đặt sẵn,…

-       Giá bán theo blog như số lượng dưới 5 theo giá bán lẻ thông thường, mua số lượng trên 5 theo đơn giá bán lẻ thông thường trừ đi một số tiền nhất định.

-       Bảng giá bán hàng được thay đổi một cách dễ dàng như hôm nay bán theo bảng giá mới nhưng ngày mai lại bán theo bảng giá đã lập từ trước đây.

-       Thiết lập và áp dùng đồng thời nhiều mức giá cho một mã mặt hàng, món ăn như vẫn là nồi lẩu ếch nhưng đặt mức giá nồi lẩu cho 2 người và nồi lẩu cho 4 người. Hoặc cùng là mã mặt hàng ly café nhưng lại phân biệt ly số 5, 6,7, 8 mỗi số có một mức giá khác nhau.

Sử dụng được ngay trên thiết bị cảm ứng

Màn hình bán hàng cần được thiết lập để nhân viên bán hàng có thể lập order của khách trên thiết bị cảm ứng.

Tiến trình trong bán hàng (2), thường được xây dựng theo quy trình đặc biệt ở các cửa hàng cafe có quy mô lớn, chú trọng chăm sóc khách hàng, đây được coi là giai đoạn triển khai cho quá trình chuẩn bị. Ở giai đoạn này thường hay xảy ra các yêu cầu, khúc mắc của khách hàng mà cần phải giải quyết nhanh để ghi điểm trước khách hàng.

Vai trò hay trách nhiệm thực hiện tiền trình trong bán hàng thường thuộc về các nhân viên chạy bàn, nhân viên thu ngân và người quản lý, giám sát tại cửa hàng. Mỗi vị trí được xác định trước các công việc cụ thể mà trong đó nhân viên chạy bàn sẽ là người tiếp xúc với khách hàng đầu tiên và nhiều nhất.

Nhiệm vụ thực hiện trong giai đoạn này được đánh giá rất quan trọng bởi khâu chuẩn bị rất tốt nhưng giai đoạn này lại không thực hiện tốt thì cũng coi như gặp thất bại.

YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM Ở TIẾN TRÌNH TRONG BÁN HÀNG

Quản lý nghiệp vụ nhà hàng

-       Giao diện bán hàng đơn giản, thuận tiện, hỗ trợ thực hiện bán hàng nhanh chóng.

-       Có nghiệp vụ đầy đủ cho quầy thu ngân (nhập tiền đầu ca, rút tiền cuối ca, bán lẻ hàng hóa, nhận hàng bán bị trả lại, thanh toán bằng nhiều hình thức, hoãn phiếu thanh toán, tiếp tục thanh toán, hủy séc thanh toán, ghi nhận thông tin khách hàng mới, đổi thẻ cho khách hàng,…).

-       Cho phép lựa chọn chiết khấu tự động cho các chương trình hoặc chiết khấu thủ công khi thực hiện bán hàng.

-       Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng:

o   Số lần mua

o   Giá trị mua

o   Những mặt hàng hay mua

-       Cho phép nhận đơn hàng online hoặc qua điện thoại, thực hiện giao hàng tận nhà rồi thu tiền sau, hoặc thanh toán một phần trước và thu tiền sau khi giao hàng, hoặc thu tiền rồi giao hàng sau.

-       Ghi nhận hàng đổi hàng, trả lại hàng của khách hàng trong phiên bán hàng hoặc sau phiên bán hàng chi tiết theo từng phiếu mua hàng của khách hàng.

-       Chi phép lập hóa đơn GTGT theo phiếu tính tiền hoặc gom theo các mặt hàng đã bán trong ngày.

-       Hỗ trợ thực hiện nhanh các nghiệp vụ bàn như chọn bàn, đổi bàn, gộp bàn, tách bán và có thể quản lý các vị trí bàn ảo nhưng trong một bàn có 2 khách hàng nhưng không liên quan tới nhau, khi thực hiện thanh toán cần thanh toán theo 2 phiếu tính tiền riêng biệt.

-       Dễ dàng phân biệt, tính toán được số lượng hàng gọi, số lượng hàng thừa từ đó đưa ra số lượng dùng thực tế để tính tiền cho khách hàng.

-       Quản lý bàn đặt của khách hàng trong ngày như trong một dịp lễ, khách hàng thường đặt bàn trước và có thể theo giờ.

-       Phân biệt mặt hàng mới gọi và mặt hàng gọi thêm như khi khách hàng dùng 2 món A, B nhưng lại có nhu cầu dùng thêm một món C, sau đó lại có nhu cầu dùng thêm món A, khi thực hiện In bếp phần mềm cần phân biệt được các tình huống trên.

Phân biệt món ăn In xuống bếp và mặt hàng In trên bar tức là chỉ in món ăn dưới bếp và chỉ in mặt hàng đồ uống trên quầy bar.

Tiến trình  sau bán hàng (3) được hiểu đó là giai đoạn sau khi đóng ca làm việc của nhân viên thu ngân, sau một kỳ bán hàng theo ngày, tháng, năm hoặc một khoảng thời gian nào đó. Đây là gia đoạn đánh giá, nhận định về kết quả kinh doanh của cửa hàng.

Vai trò hay trách nhiệm thực hiện tiến trình sau bán hàng thường thuộc về các vị trí quản lý cửa hàng, nhân viên kho bãi, nhân viên thu ngân, thủ quỹ cửa hàng và khi đánh giá sẽ tác động đến các vị trí khác nữa như nhân viên chạy bàn, nhân viên marketing cửa hàng,....

Nhiệm vụ thực hiện, tại giai đoạn này, thường xảy ra các công việc thống kê, phân tích số lượng hàng tồn kho, kiểm kê kho bãi, doanh thu bán hàng, hiệu quả của chương trình giảm giá, phân tích sở thích của khách hàng,...

Các báo cáo

Ngoài các báo cáo chung như báo cáo doanh thu bán hàng, lãi gộp, hàng tồn kho, … thì cần có các báo cáo đặc thù dành riêng cho nhà hàng như:

-       Báo cáo hàng tồn kho theo hạn sử dụng, đặc điểm của hàng hóa.

-       Báo cáo hàng bán hàng theo nhân viên bán hàng, thời gian.

-       Báo cáo đánh giá các chương trình giảm giá, khuyến mại.

-       Báo cáo thống kê theo kỳ là giờ, ngày, tuần, tháng hoặc theo một khoảng thời gian bất kỳ nào đó.

-       Báo cáo và quy trình kiểm kê kho bãi tự động.

Hoàng Ánh