Chứng từ kế toán là phương tiện để chứng minh cho nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, là căn cứ để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý, là cơ sở để ghi sổ
kế toán, là để quy trách nhiệm cho những cá nhân, tổ chức lập chứng từ kế toán.
Thời kỳ trước đây hầu như không có cái gọi là chứng từ kế toán,
các hoạt động diễn ra được ghi nhận bằng thông tin trao đổi (miệng, hoặc những
mảnh giấy). Tuy nhiên, với sự phát triển xã hội kéo theo các nghiệp vụ diễn ra
hàng ngày về sự biến động doanh thu, chi phí, cơ cấu vốn, các khoản vay, lãi
phải trả …và yêu cầu về mặt quản lý mới xuất hiện cái gọi là “chứng từ kế toán”
và “sổ sách kế toán”. Hai cái này khác nhau nhé, cái sổ sách được lập trên cơ
sở của chứng từ kế toán.
Có rất nhiều cách phân loại chứng từ kế toán khác nhau như theo
thời điểm lập, theo nơi lập, theo nội dung kinh tế…Tôi phân loại theo nơi lập
chứng từ cho đơn giản và dễ hiểu.
Chứng từ nội bộ: do đơn vị lập ra để quản lý và kiểm soát. Ghi
chép toàn bộ nghiệp vụ diễn ra tại đơn vị.
Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, bảng
chấm công, bảng tính lương …
Chứng từ bên ngoài: do đơn vị bên ngoài lập và cũng phản ánh
nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp. Ví dụ: giấy báo nợ, giấy báo có, hóa đơn
GTGT…
Nội dung trong chứng từ phải thể hiện đầy đủ những yêu cầu mà Bộ
Tài chính quy định ví dụ như là tên gọi, nội dung, số tiền …những yếu tố đó là
gì? Các bạn có thể tìm hiểu thêm sau còn trong bài viết này tôi đề cập tới việc
“ứng dụng nguyên tắc chứng từ trong phần mềm kế toán”.
Bên trên chúng ta đã thấy được vai trò quan trọng của việc lập
chứng từ vậy chúng ta lập và lưu trữ chứng từ như thế nào? Có hai hình thức,
một là chúng là lập chứng từ sau đó ghi nhận và phản ánh vào phần mềm, để
chương trình tự động lập ra sổ sách và báo cáo cần thiết. Hai là, lập trực tiếp
từ hệ thống phần mềm sau đó in ra để lưu trữ. Ở các nước phát triển như Nhật,
Mỹ…họ không lập ra một số chứng từ để lưu trữ, mà việc này lưu trữ ngay trên hệ
thống phần mềm. Ví dụ: tại Nhật, hoạt động bán hàng hóa cho đơn vị A tới đơn vị
B thì có hóa đơn bán hàng, nhưng sẽ không cần lập và in ra hóa đơn GTGT như
Việt Nam hiện nay đang dùng. Tất cả đều qua giao dịch là “chứng từ điện tử” để
ghi nhận và quản lý.
Để hiểu rõ hơn về chứng từ kế toán và phân loại chứng từ kế toán
các bạn có thể tìm đọc qua bài viết theo link dưới đây:
Nói tới phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 thì nguyên tắc trên được ứng dụng
có thể nói là tuyệt vời, bởi vì toàn bộ nghiệp vụ phát sinh đều được lập từ
chứng từ, sau đó là in ra, lưu trữ. số liệu sổ sách báo cáo lập ra thì khỏi
phải nói.
Lấy ví dụ đơn giản: hoạt động nhập hàng từ nhà cung cấp thì gồm
có việc nhập hàng và ghi nhận hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, ngày trên hóa đơn GTGT
có thể khác với ngày mà chúng ta nhập kho, rõ ràng là chúng ta phải có 02 chứng
từ để ghi nhận nghiệp vụ này. Một chứng từ ghi nhận theo đúng nội dung hóa đơn
GTGT mà nhà cung cấp viết cho chúng ta và một chứng từ ghi nhận số hàng về kho
và thời điểm này có thể nói là hàng đã được nhập kho.
Trong 1C:KẾ TOÁN giải quyết rất đơn giản. tạo ra một chứng từ
“Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ”, chứng từ này có thể đảm bảo việc hàng đã ghi
tăng vào kho. Kế thừa từ thông này có thể ghi nhận hóa đơn GTGT mà nhà cung cấp
viết cho chúng ta, không hề phải lập lại tên hàng, số lượng, đơn giá…Tất cả chỉ
nhập liệu có 01 lần duy nhất. Tiếp theo đó, nếu cần thanh toán thì có thể lập
ra Phiếu chi, Ủy nhiệm chi…Cuối cùng là in ra và lưu trữ. Số liệu trên sổ sách
kế toán cũng đã được cập nhật.
Chúng ta cứ tưởng việc lập, in và lưu trữ, lên sổ sách báo cáo
rất lâu và khó khăn tuy nhiên điều này hoàn toàn đơn giản và thuận tiện. 1C:KẾ TOÁN đã làm rất tốt nhiệm vụ này.
Còn một điều rất hay của hệ thống đó là khả năng truy ngược từ
báo cáo ra chứng từ gốc, có nghĩa là khi xem sổ cái của tài khoản 156 có thể
nhấp trực tiếp vào dữ liệu để truy suất ra chứng từ gốc đã lập. Đây là một
trong những tính năng ưu Việt của chương trình.
(Chuyên gia tư vấn 1VS)
