Hệ thống thông tin hiện nay đã trở thành một công cụ cần thiết cho doanh nghiệp bán lẻ thành công. Cùng với việc sử dụng có hiệu quả, các hệ thống như vậy cho phép các doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường.
Sự phát triển năng động của thương mại bán lẻ dẫn đến sự cạnh tranh gia tăng giữa các doanh nghiệp bán lẻ. Điều này sẽ buộc các doanh nghiệp cần phải nâng cao hiệu quả hoạt động của mình, trong đó phần lớn phụ thuộc vào khả năng của phần mềm để xử lý khối lượng thông tin lớn. Các yêu cầu về tốc độ tăng trưởng của các doanh nghiệp thương mại là điều kiện kích thích cho việc xuất hiện nhiều phần mềm chuyên ngành với nhiều khả năng mở rộng.
Mặt khác, các công ty phần mềm thường xuyên cung cấp cho các doanh nghiệp thương mại các sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn, đảm bảo hiệu quả quản lý cho nhiều quy trình kinh doanh bán lẻ.
Hôm nay, các doanh nghiệp thương mại sử dụng nhiều giải pháp chuyên ngành như 1C, SAP, Axapta, Navision, Oracle và những giải pháp khác.
Tương tác giữa các chương trình tại văn phòng trung tâm và chương trình bán lẻ
Một trong những vấn đề lớn cần được giải quyết khi việc xây dựng một hệ thống thông tin tích hợp trong bán lẻ là tương tác và trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm quản lý tại văn phòng trung tâm với các chương trình phục vụ giao dịch tại các điểm bán lẻ, trong đó bao gồm các chương trình POS (quầy thu ngân). Giữa hai phần của hệ thống thông tin có luân chuyển các luồng thông tin quan trọng. Các luồng thông tin từ các cửa hàng là thông tin bán hàng tại quầy thu ngân. Từ văn phòng trung tâm đến các cửa hàng có chuyển các thông tin về danh điểm hàng hóa, giá bán và điều kiện bán hàng khác.
Trong hệ thống tại văn phòng có tập trung các tính năng quản lý tập trung về danh điểm hàng hóa, chính sách giá đối với toàn bộ hệ thống, thông tin về các chương trình khuyến mại, giảm giá và các quy trình nghiệp vụ khác điển hình trong các chuỗi bán lẻ lớn. Phần thứ hai của hệ thống thông tin dùng cho các điểm bán lẻ (POS) được dùng để tự động hóa các quy trình đặt hàng và tiếp nhận hàng hóa, kiểm kê và các quy trình phi tập trung khác.
Thực tế cho thấy, việc trao đổi thông tin giữa các chương trình tại văn phòng và phần mềm bán lẻ cho phép giảm bớt các chi phí vận hành ở mức độ các cửa hàng riêng biệt cũng như trong toàn bộ doanh nghiệp.
Chiến lược thích ứng các quy trình kinh doanh và hệ thống thông tin
Các câu hỏi cơ bản được đặt ra cho doanh nghiệp trong quá trình cải thiện hoặc triển khai hệ thống thông tin mới thường là quyết định lựa chọn 1 trong 2 phương án: một là xem mức độ thích ứng hệ thống thông tin theo quy trình quản lý đã tối ưu trong doanh nghiệp, và hai là ngược lại, nghĩa là xem xét mức độ cần tối ưu hóa lại quy trình để thích ứng với các tính năng của hệ thống thông tin đang triển khai. Không giống như các chuỗi bán lẻ phương Tây, chẳng hạn như Achan và Metro AG, trong đó các hệ thống thông tin chủ yếu được sử dụng và hoàn thiện cùng với các quy trình kinh doanh của công ty, vấn đề lựa chọn phương án trở nên cực kỳ quan trọng cho các doanh nghiệp bán lẻ của Việt Nam.
Tái cấu trúc và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ thường liên quan trực tiếp đến các cơ chế tương tác giữa các nhân viên và các bộ phận trong doanh nghiệp, vì vậy, trong giai đoạn đầu triển khai hệ thống thông tin mới, điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc của người lao động. Ngoài ra, chi phí của hoàn thiện hệ thống thông tin mà được tích hợp với các quy trình nghiệp vụ của công ty trong tương lai lại phụ thuộc trực tiếp vào các quyết định đưa ra ở giai đoạn triển khai.
Nếu doanh nghiệp tự mình sau này nâng cấp hệ thống thông tin thì sẽ rất tốn kém để duy trì bộ phận CNTT khá đồ sộ trong doanh nghiệp, và chỉ có một số ít các chuỗi bán lẻ lớn mới có đủ khả năng làm điều này. Đối với các nhà bán lẻ vừa và nhỏ, họ thường sử dụng các sản phẩm phần mềm đóng gói và thường xuyên được cập nhật bởi nhà sản xuất. Như vậy, nếu như đối với các nhà bán lẻ lớn thì hệ thống thông tin riêng biệt đặc thù là một trong những lợi thế cạnh tranh chủ đạo thì đối với các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ, lợi thế cạnh tranh chỉ có thể là các quy trình nghiệp vụ được dựa trên các giải pháp thông tin chuẩn.
Các tính năng chính của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin hiện đại cho phép trong thời gian khá ngắn có thể xác định được xu hướng quan trọng trong việc phát triển của công ty nói chung và để đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận nói riêng. Bằng cách thu thập, xử lý và phân tích thông tin gần như trong thời gian thực, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh hoạt động và có tính đến các thay đổi trong môi trường bên ngoài sớm hơn so với đối thủ cạnh.
Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống thông tin hiện đại, bao gồm:
- lập kế hoạch các chỉ tiêu hoạt động chính của các cửa hàng bán lẻ, chẳng hạn như doanh thu, lợi nhuận, số lượng và giá trị trung bình của từng hóa đơn;
- phân tích hiệu quả trong việc sử dụng không gian bán lẻ, năng suất nhân viên...;
- đánh giá kết quả so với kế hoạch. Điều này đòi hỏi cần phải nâng cao yêu cầu đối với tính kịp thời thu thập và xử lý thông tin.
Một lưu ý đặc biệt trong tự động hóa các doanh nghiệp là các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán. Thường xuyên có các thay đổi trong các quy định về thuế và biểu mẫu báo cáo, do vậy yêu cầu cần có đối với hệ thống thông tin là phải có độ mềm dẻo cần thiết với khả năng thích ứng với các thay đổi.
Cần lưu ý rằng, việc kiểm soát nội bộ tất cả các dòng tài chính của doanh nghiệp lớn hoặc vừa mà không có hệ thống công nghệ xử lý thông tin hiện đại thì đều rất khó khăn.
Một vấn đề quan trọng của việc ứng dụng hệ thống thông tin là tương tác với các hệ thống thông tin của các doanh nghiệp khác khác trong việc thực hiện hạch toán thanh toán với nhau.
Việc tự động hóa phân tích cấu trúc và biến động của một hóa đơn trung bình cho phép nâng cao hiệu quả các chương trình khuyến mại đang chạy trong chuỗi cửa hàng.
Hệ thống thông tin là một công cụ cho phép kịp thời đưa ra và đánh giá hiệu quả của các quyết định quản lý chiến lược cũng như các dự án đơn lẻ trong khuôn khổ phát triển kinh doanh bán lẻ. Hệ thống có thể được xem như là người bảo lãnh để đảm bảo cho việc chi tiêu hiệu quả từ các nguồn vốn đi vay.
Phân nhóm hàng hóa và quản lý danh mục sản phẩm
Các đặc điểm chính của hệ thống thông tin chuyên dùng cho bán lẻ là cần phải đảm bảo cho công việc với danh mục mặt hàng lớn và thường xuyên cần cập nhật (từ 2000 cho mô hình chuỗi giảm giá, cho đến 40.000 của siêu thị hàng tiêu dùng). Việc hợp nhất các sản phẩm riêng biệt mà sự tương đồng về thuộc tính, truyền thống tiêu dùng và các tham số khác cho phép phát hiện ra những quy luật chung cho tất cả các nhóm hàng, và từ đó có thể đưa ra các quyết định quản lý ở mức độ thể loại (phân nhóm) hàng hóa.
Một lợi thế cạnh tranh quan trọng của hệ thống thông tin là cơ chế hữu hiệu để gom nhóm hàng hóa, hoặc tạo ra bảng phân loại hàng hóa. Đối với người mua, một số mặt hàng có thể coi là cùng loại với nhau và có thể được gom nhóm vào cùng một nhóm, và nếu biết cách khai thác cách quản lý hiệu quả các thể loại hàng hóa thì có thể đáp ứng nhu cầu tối đa của khách hàng. Hệ thống thông tin hiện đại cho phép quản lý danh điểm hàng hóa lớn mà được gom nhóm vào thành 3-5 cấp.
Như vậy, có thêm khả năng phân tích mức độ lợi nhuận của nhóm và phân nhóm hàng hóa, hiệu quả sử dụng diện tích mặt bằng gian hàng, tổng hợp dữ liệu về các biến động của từng thế loại hàng hóa và xây dựng quy trình quản lý danh điểm hàng hóa phù hợp hơn.
Để quyết định xem có nên đưa một mặt hàng vào danh điểm hiện tại, hoặc loại bỏ ra khỏi danh điểm, có thể thực hiện so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của họ và diện tích không gian bán lẻ trong các nhóm hàng “có vấn đề”. Để xác định các nhóm hàng hóa "có vấn đề", cần tích hợp các dữ liệu bên ngoài hệ thống về sở thích của người tiêu dùng, các biến động và tiềm năng của các thể loại hàng hóa.
Trên cơ sở dữ liệu, hệ thống tự động tính toán danh điểm hàng hóa tối ưu dựa trên lợi nhuận bán hàng, các dao động nhu cầu theo mùa vụ, sự nhạy cảm của giá và chính sách giá của đối thủ cạnh tranh. Hệ thống tạo ra và chuyển danh mục hàng hóa và giá bán thống nhất, cũng như các chương trình Marketing đến các cửa hàng.
Hệ thống an ninh trợ giúp cho kinh doanh
Việc tích hợp các yếu tố của hệ thống an ninh với các quy trình nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp bán lẻ có thể đem đến nhiều hiệu quả đồng bộ.
Ví dụ, việc phân tích khung hình của Video giám sát các khách hàng trong gian hàng có thể được sử dụng như một công cụ để xác định hành vi của người mua khi mua các loại hàng hóa nhất định, còn việc phân tích Video ghi lại công việc của nhân viên trong cửa hàng có thể nâng cao hiệu quả làm việc của họ.
Việc phân tích mua sắm không bình thường cho phép xác định những điểm yếu trong hệ thống an ninh. Dấu hiệu của mua sắm không bình thường có thể là, ví dụ, mua hàng số lượng rất lớn theo một mặt hàng, mua hàng với số lượng lớn với thời gian siêu ngắn tại một quầy thu ngân, hoặc mua hàng với số lượng lớn kèm theo một thẻ khách hàng thân thiết chỉ trong một ngày. Để phân tích, cần có các dữ liệu từ các hệ thống POS của cửa hàng.
Chi phí và hiệu quả của các hệ thống thông tin
Tất nhiên, hệ thống thông tin càng hoàn hảo bao nhiêu thì chi phí triển khai và hỗ trợ sẽ lớn bấy nhiêu. Trong hầu hết các trường hợp, trước khi triển khai một hệ thống thông tin tích hợp hoặc mô-đun riêng, cần so sánh chi phí với giá trị lợi ích và lợi thế cạnh tranh thu được. Lúc này, kết quả triển khai có thể nhìn nhận theo các tiêu chí như giảm bớt chi phí vận hành, gia tăng thu nhập do việc tăng vòng quay và/hoặc mức độ hấp dẫn của doanh nghiệp bán lẻ.
Theo http://www.1vs.vn/tintuc/14457_chia-se-kinh-nghiem-trien-khai-he-thong-ban-le.html
