Những yêu cầu cho phần mềm quản lý cửa hàng điện máy

Các siêu thị điện máy hiện nay ngày càng phát triển về quy mô, mặt hàng đa dạng và phong phú. Chính vì vậy công tác quản lý hết sức kho khăn: tình trạng hàng tồn kho, doanh số bán hàng, tình trạng bảo hành, thông tin khách hàng... Để đơn giản việc quản lý cần một phần mềm bán hàng đáp ứng tốt giải quyết các vấn đề khó khăn, phần mềm có đầy đủ tính năng:

Quản lý khách hàng

• Lưu trữ thông tin khách hàng: Họ tên, điện thoại, email, website,...;
• Tích điểm cho khách hàng: Tự động tích điểm cho khách hàng khi khách đến mua hàng, cho phép người dùng tự thiết lập hệ số quy đổi điểm;
• Cho phép thiết lập mức giá ưu đãi riêng cho từng nhóm khách hàng, từng khách hàng;
• Quản lý thẻ khách hàng: Tạo và cấp thẻ cho khách hàng;
• Tự động nâng cấp loại thẻ khi khách hàng mua hàng đạt đủ điểm.

Quản lý hàng hóa

• Chương trình thiết kế linh động cho phép người dùng tự định nghĩa, phân loại hàng hóa theo từng nhóm hàng hoặc theo từng chủng loại, màu sắc,...;
• Quản lý hàng hóa theo Serial Number, IMEI;
• Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính;
• Hỗ trợ in mã vạch sản phẩm. Có thể sử dụng nhiều chuẩn mã vạch như: EAN-13, EAN-8,... ;
• Hỗ trợ chức năng cập nhật giá nhanh cho hàng hóa.

Quản lý bảo hành

• Tiếp nhận thông tin bảo hành của khách hàng;
• Kiểm tra máy, ghi nhận tình trạng lỗi của sản phẩm;
• Thay thế phụ tùng linh kiện máy nếu sửa được, lập lịch hẹn trả sản phẩm;
• Bàn giao sản phẩm cho khách hàng khi thay thế xong;
• Liên hệ khách hàng trả máy theo lịch hẹn.

Quản ly kho

• Quản lý nhiều kho hàng;
• Thống kê số lượng hàng tồn theo kho;
• Thống kê hàng tồn theo Serial, IMEI;
• Thống kê hàng tồn theo nhà cung cấp;
• Quản lý các loại nhập, xuất khác (nhập hàng luân chuyển, xuất hủy hàng, xuất hàng tặng,...);
• Quản lý chuyển kho (chuyển hàng từ kho đến kho);
• Quản lý kiểm kho;
• Kết nối với thiết bị kiểm kho, cho phép kiểm kho bằng mã vạch;
• Cho phép nhập kết quả kiểm kho từ file excel.

Quản lý mua hàng

• Quản lý đặt hàng mua từ nhà cung cấp;
• Quản lý nhập mua hàng từ nhà cung cấp;
• Quản lý chi trả tiền mua hàng;
• Quản lý trả hàng nhà cung cấp;
• Quản lý  công nợ nhà cung cấp.

Quản lý bán hàng theo ca

• Quản lý chi tiền đầu ca, thu tiền bán hàng cuối ca;
• Báo cáo tổng kết bán hàng cuối ca theo nhân viên.

Quản lý quầy bán hàng

• Cho phép khai báo danh sách quầy bán hàng;
• Phân quyền nhân viên thu ngân tại mỗi quầy.

Xuất bán hàng

• Màn hình bán hàng trực quan, dễ sử dụng, kết hợp phím tắt giúp nhân viên bán hàng thao tác nhanh chóng;
• Hỗ trợ bán hàng bằng mã vạch (Barcode);
• Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa ngay trên màn hình bán hàng;
• Xem nhanh hàng tồn kho;
• Tự động tính chiết khấu - khuyến mãi cho khách hàng 
• Cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức thanh toán: Visa, Master, Voucher, thẻ khách hàng, ... 
• Cho phép lưu tạm phiếu để tạo phiếu bán hàng cho khách hàng khác

Bán hàng giao sau

• Cho phép giao sau một phần hoặc toàn bộ đơn hàng
• Theo dõi nhân viên giao hàng, ghi nhận thời gian giao hàng, số tiền cần thu sau giao hàng. 
• Hỗ trợ nhân viên kho soạn hàng cần giao cho khách.  
• Cập nhật trạng thái hoàn thành cho các đơn hàng đã giao. 
• Báo cáo thống kê hàng chưa giao 
• Báo cáo chi tiết giao hàng theo nhân viên 
• Báo cáo tổng hợp giao hàng theo nhân viên

Hệ thống báo cáo

• Báo cáo bán hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình bán hàng như báo cáo doanh thu bán hàng trong ngày, báo cáo chi tiết tiền bán hàng, báo cáo tổng hợp tiền bán hàng, báo cáo chi tiết hàng bán, báo cáo tổng hợp hàng bán,…;
• Báo cáo kho hàng: gồm các báo cáo liên quan đến kho hàng như báo cáo hàng tồn, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hàng nhập trả, báo cáo hàng xuất trả,…;
• Báo cáo mua hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình mua hàng như chi tiết tiền mua hàng, chi tiết công nợ phải trả, tổng hợp công nợ phải trả, đối chiếu công nợ nhà cung cấp,…;
• Báo cáo thu chi - quỹ tiền: gồm các báo cáo liên quan đến quỹ tiền mặt như báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo các khoản thu, chi,…;
• Báo cáo nhân viên kinh doanh: gồm các báo cáo về kết quả kinh doanh theo từng nhân viên như nhật ký bán hàng, chi tiết bán hàng theo nhân viên, thống kê tiền bán hàng theo nhân viên,…

Nguyễn Học

1C:BÁN LẺ 8 - Phân quyền đến từng nghiệp vụ và bản ghi theo từng cửa hàng

Phần mềm 1C:BÁN LẺ 8, được thiết phân biệt rõ ràng màn hình của người quản lý và màn hình bán lẻ. Mỗi màn hình được thiết kế theo những đặc thù nghiệp vụ riêng của từng vị trí công việc. Công việc của người quản lý sẽ liên quan tới việc thiết lập hệ thống, thiết lập giá, thiết lập các chương trình giảm giá, nhập hàng mua và thực hiện bán buôn. Màn hình bán lẻ được thiết kế quy trình bán lẻ dành cho nhân viên thu ngân.

Do đặc thù công việc của từng vị trí, cộng với để quản lý quy trình chặt chẽ việc thực hiện phân quyền là hết sức cần thiết. Công việc phân quyền được linh động theo cách quản trị của từng người quản lý cửa hàng, chuỗi cửa hàng.

Đối với nhân viên thu ngân, chỉ được phân quyền chọn hàng bán, ghi số lượng hàng bán, tính toán các chương trình giảm giá và ghi nhận các nghiệp vụ bán lẻ. Cách phân quyền cũng có thể thay đổi theo cách quản trị của người quản lý như có thể cho phép nhân viên thu ngân khai báo tên khách hàng mới, sửa giá bán,... hoặc cuối phiên cho phép nhân viên thu ngân tự đóng phiên thu ngân của mình thay vì quản lý sẽ là người làm công việc này.

Trên màn hình quản lý, tùy vào vai trò của người quản lý mà có thể phân quyền theo nhiều cách khác nhau. Vai trò phân quyền được tính theo từng cửa hàng, trên từng bản ghi, theo đó các vai trò sẽ được phép thêm, xem, sửa, xóa các chứng từ trong cùng một cửa hàng. Như vậy, sẽ dễ dàng trong việc quản lý phân quyền theo chuỗi cửa hàng.

Trong một cửa hàng, cũng có thể phân quyền theo vai trò của từng vị trí làm việc, như vai trò của người quản trị cửa hàng và người giám sát bán hàng là khác nhau. Người quản trị cửa hàng có thể xem toàn bộ dữ liệu nhưng người giám sát bán hàng chỉ cần xem báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ để kiểm soát phần bán hàng và kiểm soát về tỷ giá (nếu đơn vị được phép đặt bảng giá theo ngoại tệ). Như vậy, công tác phân quyền là hết sức linh động, dễ dàng phân quyền cho ngay cả hai người làm việc với hai vị trí giống nhau nhưng vì một lí do nào đó mà việc phân quyền cho hai vị trí đó cần phải khác nhau thì đều có thể làm được.

Công việc phân quyền rất đơn giản, chỉ cần mở chứng từ bổ sung quyền cho người sử dụng, sau đó tích chuột vào từng ô để có thể phân quyền cho từng vị trí làm việc. Công việc phân quyền có thể thay đổi bất kỳ lúc nào để phù hợp với từng vị trí, trong từng giai đoạn làm việc của từng vị trí làm việc.

Trong một số nghiệp vụ đặc thù thì có thể phân quyền cho một người quản lý để có thể cấm bán hàng trong một khoảng thời gian nào đó, hoặc cấm các vị trí làm việc không được phép thay đổi pass word đăng nhập.

Hoàng Ánh

Phần mềm quản lý bán hàng nào phù hợp áp dụng quản lý cho dạng chuỗi?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý siêu thị, nhưng để quản lý một hệ thống chuỗi gồm nhiều siêu thị khác nhau. Một hệ thống phần mềm quản lý siêu thị cần có một mô hình như sau: "Siêu thị trung tâm" và nhiều "Siêu thị thành viên". 

Hệ thống kết nối dữ liệu thông qua mang Internet

• Mỗi siêu thị là một hệ thống phần mềm riêng biệt, hoạt động độc lập (Cho dù có mạng Internet hoặc không).
• Bao gồm: Máy chủ trung tâm và nhiều máy tính bán hàng hoạt động liên tục. 
• Máy chủ tại mỗi siêu thị (là máy chủ cục bộ), các máy tính cá nhân

Hoạt động trong mỗi siêu thị

• Cách thức hoạt động trong mỗi siêu thị, tương ứng với một hệ thống siêu thị tiêu chuẩn.
• Mỗi tác nghiệp sẽ được tự động đồng bộ về Siêu thị trung tâm (thông qua hệ thống DataTransfer). 
• Đảm bảo công việc kinh doanh thông suốt, không phụ thuộc vào tình trạng mạng Internet của nhà cung cấp dịch vụ.

Phần mềm quản lý siêu thị

1. Giới thiệu sơ bộ về siêu thị trong cách nhìn của IT:

• Về hàng hóa: Ngoại trừ các siêu thị chuyên doanh như: Siêu thị điện máy, siêu thị nội thất, ..., hầu hết các siêu thị bán lẻ đều kinh doanh đa ngành sản phẩm: Thực phẩm (Ngũ cốc, Trà, rượu, ...) & Phi thực phẩm (Điện máy, điện tử, thời trang, ...) Với số lượng đầu hàng và diện tích bán hàng lớn. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý siêu thị là cần thiết.
• Về thiết bị: Để hỗ trợ công việc kinh doanh, các thiết bị cần có tại các siêu thị trong lĩnh vực IT bao gồm: Đầu đọc mã vạch (Scan barcode), tem nhãn in (Label), máy in hóa đơn bán lẻ (Bill), Cân điện tử, Một máy chủ và nhiều máy thu ngân, máy tính để bàn, các máy in văn phòng A4, máy chấm công, thẻ từ, chip từ, ...

2. Chức năng của phần mềm quản lý siêu thị

2.1. Quản lý danh mục

• Tất các các sản phẩm được định danh bằng mã, một đầu hàng được theo dõi xuyên suốt bằng một mã quản lý nội bộ (đánh số từ 1 đến hết).Tùy theo cách thức quản lý, mà một mã nội bộ sẽ ghi nhận một mã vạch từ nhà sản xuất hoặc nhiều (Nhiều loại bimbim khác màu sắc, cùng giá => Gộp vào một mã quản lý).
• Hệ thống cung cấp các chức năng: Phân nhóm, kiểu, nơi trưng bày, lưu trữ ... sẽ giúp phân việc quản lý theo từng nhân viên trong Siêu thị. 
• Các tính chất (kiểu) hàng hóa được hỗ trợ trong siêu thị: Hàng đơn lẻ, Gói bộ (giỏ quà), Sản phẩm lắp ráp.

2.2. Quản lý mua hàng

• Quản lý quy trình mua hàng: Phiếu yêu cầu nhập hàng (Từ các trưởng quầy, nhân viên quầy) -> Tổng hợp đơn nhập mua (Phân tích từ nhiều phiếu yêu cầu) -> Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp.
• Hỗ trợ 02 phương thức nhập hàng: Nhập kinh doanh (nợ tiền) và nhập ký gửi (nợ hàng). 
• Phiếu nhập mua hàng: Từ đơn đặt mua hàng (Hoặc tự lập). 
• In tem nhãn sản phẩm nhập kho. 
• Thanh toán công nợ theo đơn, hoặc theo lũy kế nợ. 
• Theo dõi hàng hóa mua vào, báo cáo mua hàng, công nợ phải trả. 
• Theo dõi xuất trả nhà cung cấp

2.3. Quản lý kho hàng

• Quản lý hàng hóa luân chuyển nội bộ: Từ kho -> Siêu thị và ngược lại, từ các kho và siêu thị tại địa điểm này tới các địa điểm khác (Trong cùng hệ thống).
• Xây dựng vị trí đặt hàng, vị trí bày biện hàng hóa để bán, giao cho nhân viên quản lý. Hỗ trợ công tác khóa bán hàng, kiểm kê, thống kê doanh số theo nhân viên đứng vị trí. 
• Luân chuyển hàng hóa giữa các siêu thị thành viên, giữa kho, quầy với xe lưu động, giảm ùn tắc hàng. 
• Đặt mức dự trữ tồn (Tối thiểu, tối đa).  
• Theo dõi số lượng hàng thửa thiếu, sử lý hàng thừa thiếu theo nguyên tắc chuẩn của kinh doanh hàng hóa. 

2.4. Quản lý bán hàng

• Hỗ trợ bán lẻ tự động (bán theo giá, chiết khấu, khuyến mại đã được người quản lý xây dựng sẵn, có sử dụng thiết bị quét mã vạch).
• Hỗ trợ bán lẻ tủy chỉnh, chiết khấu, khuyến mại, giá được thay đổi ngay trong khi bán. 
• Cho phép tạm dừng đơn hàng để khách hàng vào cửa hàng chọn thêm hàng hóa, thanh toán tiếp cho khách tiếp theo, sau đó quay lại thanh toán cho khách tạm hoãn, đảm bảo tính liên tục của thu ngân. 
• Hỗ trợ bán buôn tự động (Theo giá bán buôn), bán buôn tùy chỉnh. 
• Thống kê doanh số theo nhiều tiêu chí (Thời gian, nhân viên, vị trí, ...). Tự tính giá vốn hàng bán theo nhiều phương pháp (Bình quân tháng, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, ...). Đưa ra báo cáo kết quản kinh doanh chính xác, nhanh chóng. 
• Xuất ký gửi cho đại lý, kiểm kê và thu tiền theo lượng hàng mà đại lý bán được.

2.5. Kế toán bán hàng

• Xây dựng giá bán theo từng Siêu thị, kho quầy, chế độ bán lẻ, bán buôn.
• Theo dõi công nợ phải trả, phải thu từ khách hàng. 
• Quản lý tiền lẻ, rút tiền, tất toán với thu ngân (thu tiền bán hàng). 
• Quản lý số lượng và giá trị tồn theo từng vị trí. 
• Quản lý giá trị hàng hóa và các tài sản khác trong doanh nghiệp. 
• Thống kê, báo báo, làm kế toán kho, kế toán bán hàng, kế toán thuế.

2.6. Báo cáo quản trị

• Hỗ trợ tất cả các mẫu báo cáo chuẩn của nhà nước.
• Tùy biến theo nhiều tiêu trí lọc, cho kết quả nhanh chóng theo từng phần hành. 
• Kết xuất ra nhiều định dạng: Exell, Word, ...

Với những yêu cầu trên thì phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 và 1C:KẾ TOÁN 8 được tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống ERP bán hàng hoàn chỉnh. Vừa quản lý được công việc quản lý bán hàng và kế toán bán hàng đáp ứng nhu cầu quản trị và hệ thống sổ sách báo cáo pháp quy đối với cơ quan thuế.

Ví dụ như hệ thống chuối siêu thị Star Mark đã áp dụng với 2 siêu thị lớn:

• Star Mark Hà Nam
• Star Mark Yên Bái
• Và một văn phòng trung tâm tại Hà Nội.

Ngô Tiến

Trên thị trường phần mềm quản lý bán hàng nào tiện dụng nhất cho người sử dụng?

Phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ 8" có thể được áp dụng cho các loại hình kinh doanh

• Siêu thị, chuỗi siêu thị;
• Siêu thị mini, chuỗi siêu thị mini;
• Siêu thị điện máy, chuỗi siêu thị điện máy;
• Siêu thị điện thoại di động, chuỗi siêu thị điện thoại di động;
• Siêu thị hàng tiêu dùng, chuỗi siêu thị hàng tiêu dùng;
• Siêu thị thực phẩm, chuỗi siêu thị thực phẩm;
• Cửa hàng Sách, chuỗi cửa hàng Sách;
• Cửa hàng thời trang, chuỗi của hàng thời trang;
• Cửa hàng văn phòng phẩm, chuỗi cửa hàng văn phòng phẩm.

Điểm nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ 8"

• Quản lý thẻ thành viên khách hàng và các chương trình khuyến mãi: giảm giá, tích lũy điểm,…;
• Quản lý các nhiều loại chính sách khuyến mãi trên mặt hàng;
• Quản lý thanh toán tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ VIP, thanh toán bằng điểm tích lũy,...;
• Hỗ trợ lãnh đạo có thể điều hành công việc từ xa qua internet;
• Phân tích doanh số bán hàng theo từng ngày, từng giờ;
• Phân tích doanh số, lợi nhuận theo thời gian, mặt hàng, khu vực, nhân viên;
• Hoạt động được với tất cả các thiết bị phần cứng (Máy in, máy quét barcode, máy in mã vạch, thẻ,...) thông dụng đã có trên thị trường;
• Hỗ trợ bán hàng bằng màn hình cảm ứng;
• Hỗ trợ in hóa đơn VAT (GTGT);
• Quản lý giá bán theo chung cho toàn hệ thống hay theo từng nhóm khách hàng.

Một số tính năng chính của phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ "

• Chức năng quản lý kho hàng;
• In mã vạch;
• Quản lý bán hàng;
• Phân hệ quản lý báo cáo;
• Phân hệ quản lý nhân viên;
• Tính năng quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng;
• Tính năng quản lý các chương trình khuyến mại;
• Tích hợp các công cụ marketing: gửi tin nhắn sms, gửi email và phát hành, quản lý thẻ VIP;
• Đặc biệt, phần mềm bán hàng siêu thị có khả năng quản lý online và offline, ngoài việc quản lý một siêu thị, với phần mềm bán hàng siêu thị, quý khách hàng hoàn toàn dễ dàng quản lý chuỗi siêu thị nằm rải rác trên toàn quốc mà không cần phải mất thời gian đi lại, kể cả lúc bạn đi du lịch với gia đình vẫn hoàn toàn có thể quản lý công việc kinh doanh của mình thông qua phần mềm 1C:BÁN LẺ 8.

Tính bảo mật của phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ 8"

• Phần mềm hỗ trợ phân quyền người dùng theo nhóm chức năng;
• Phần mềm đảm bảo chỉ nhưng người có quyền mới thực hiện được các chức năng tương ứng trong hệ thống.

Tính tiện ích của phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ 8"

• Phần mềm hỗ trợ xuất dữ liệu ra excel, csv, PDF…;
• Phần mềm hỗ trợ các thao tác xử lý số liệu nhanh chóng;
• Kết hợp với các thiết bị ngoại vi như: máy kiểm kho, cân điện tử, màn hình khách hàng,…

Môi trường làm việc của phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ 8"

• Phần mềm chạy trên môi trường windows có giao diện đồ họa đẹp mắt;
• Ngôn ngữ giao tiếp bằng tiếng Việt dễ sử dụng;
• Phần mềm quản lý siêu thị 1C:BÁN LẺ 8 có thể sử dụng riêng rẽ (máy đơn - quầy bán hàng và thu tiền), nhiều người dùng (chạy trên mạng nội bộ - nhiều quầy bán hàng và thu tiền), nhiều điểm (chạy qua internet) hoặc độc lập chỉ trao đổi dữ liệu khi có các phát sinh;
• Đối với hệ thống chuỗi siêu thị Phần mềm tự động chuyển số liệu về trung tâm qua đường internet.

Các phân hệ khác của phần mềm quản lý bán hàng "1C:BÁN LẺ 8"

• Phần mềm quản lý chuỗi siêu thị thông qua internet: giải pháp online, giải pháp kết hợp online và offline;
• Quản lý từ xa qua internet;
• Quản lý thẻ prepaid (thẻ trả trước);
• Gửi tin nhắn (sms) cho khách hàng;
• Gửi email cho khách hàng;
• Quản lý bảo hành, sửa chữa;
• In thẻ thành viên (chỉ sử dụng cho thẻ từ) hoặc sử dụng mã vạch.

Tăng Phượng

1C:BÁN LẺ 8 - Quản lý công nợ nhà cung cấp

Ngay từ ban đầu, phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 được thiết kế dành cho doanh nghiệp có nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng, siêu thị là chủ yếu. Từ định hướng ban đầu đó, giải pháp được tập trung các chức năng chủ yếu dành cho nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng, siêu thị. Khi đó người quản lý có thể điều hành chuỗi cửa hàng của mình tại văn phòng trung tâm mà đảm bảo được các yếu tố chính xác đến từng cửa hàng trong chuỗi. Tại văn phòng trung tâm, người quản lý thực hiện phân quyền cho từng người dùng, thiết lập các chương trình giảm giá, marketing, điều chuyển hàng hóa, … và đặc biệt là nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp. Khi mua hàng từ nhà cung cấp thường phát sinh công nợ, vậy phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 có quản lý được không? Và quản lý tới góc độ nào?

Đối với doanh nghiệp thương mại, việc quản lý công nợ là hết sức quan trọng đặc biệt là doanh nghiệp phân phối. Trong chuỗi giải pháp 1C, công nợ được quản lý ở mức hoàn thiện nhất về các tình huống xảy ra thì phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 tích hợp với phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 và phần mềm được coi như ERP cho ngành thương mại 1C:Quản lý thương mại. Vậy khi ứng dụng độc lập, phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 quản lý công nợ nhà cung cấp tới đâu?

Quản lý tổng hợp công nợ phải trả và phải nhận từ nhà cung cấp trên một báo cáo: công việc quản lý công nợ phải trả, công nợ phải nhận hàng từ nhà cung cấp theo từng ngày sẽ giúp người quản lý hình dung rõ hơn về bức tranh công nợ phải trả và phải nhận từ nhà cung cấp. Báo cáo quản lý công nợ chi tiết theo từng chứng từ đơn đặt hàng nhà cung cấp, đơn nhập mua hàng từ nhà cung cấp và đồng thời có các tiện ích phân biệt các khoản công nợ theo màu sắc để người quản lý có thể phân biệt được ngay các khoản công nợ khi xem báo cáo. Các màu sắc được phân biệt để người quản lý thấy được khoản thanh toán dự tính, thanh toán quá hạn và khoản phải nhận từ nhà cung cấp mà chưa lập chứng từ nhập hàng về kho.

Quản lý công nợ về giá trị hàng cần nhập từ nhà cung cấp: trong phần mềm có báo cáo “mức độ thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp” mô tả sự chênh lệch về số lượng và giá trị nhập về kho so với đơn đặt hàng nhà cung cấp. Báo cáo đưa ra số lượng chênh lệch và tự động tính phần trăm chênh lệch để người quản lý có thể thấy được ngay mức độ chênh lệch.

Ví dụ, đơn đặt hàng nhà cung cấp gồm 100 hộp sửa Ông thọ nhưng thực thế nhà cung cấp mới giao 60 hộp. Như vậy phần mềm sẽ tự động tính số hộp đã nhận là 60 và số hộp còn lại là 40 hộp, phần trăm chênh lệch là 40%.

Quản lý chi tiết số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp: Phần mềm1C:BÁN LẺ 8 có báo cáo “bảng kê thanh toán cho nhà cung cấp” thực hiện gom toàn bộ các chứng từ đã được thanh toán toàn bộ hoặc thanh toán một phần cho nhà cung cấp. Báo cáo được thiết kế thành ba cột chứng từ, cột số tiền tiếp nhận (số tiền nợ nhà cung cấp) và cột tổng thanh toán. Mỗi chứng từ mua hàng được tổng hợp thanh toán tương ứng với các phiếu chi. Từ đó người quản lý có cơ sở để so sánh về số tiền phải trả của từng chứng từ mua hàng. Ngoài các cột được thiết lập sẵn, người quản lý có thể thêm các cột thông tin khác phục vụ cho nhu cầu quản lý của mình như cột hình thức thanh toán, …

Trong phầnmềm 1C:BÁN LẺ 8, các thông tin về công nợ được thiết ở chứng từ đặt hàng, mua hàng rất đầy đủ gồm ngày thanh toán, số lần thanh toán, hình thức thanh toán, ngày nhận hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng đặt, số lượng nhập, … sẽ tạo thuận lợi cho việc xây dựng thêm các báo cáo liên quan tới công nợ khác theo yêu cầu của người quản lý. Giải pháp hoàn thiện nhất về quản lý công nợ khi phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 tích hợp với phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 và phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp thương mại 1C:Quản lý thương mại.

Hoàng Ánh

Tiện ích khi in mã vạch từ phần mềm quản lý bán hàng?

Từ thực tế, chúng ta thấy mã vạch giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi thanh toán cho khách hàng hoặc trong việc sắp xếp hàng hóa. Cho đến nay, việc ứng dụng mã vạch vào quản lý ngày một nhiều từ việc quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý thư viện,… và thậm chí là quản lý văn bản. Như vậy, phần mềm quản lý bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 giúp người quản lý, người bán hàng và những vị trí liên quan làm được những gì?

Quản lý mã vạch trong phần mềm 1C:BÁN LẺ 8:

- Nhiều mặt hàng có chung một mã vạch
- Mã vạch là duy nhất cho từng mặt hàng hoặc từng mã mặt hàng

Các tiện ích khi in mã vạch trong phần mềm 1C:BÁN LẺ 8:

• Tự tạo và căn chỉnh khuôn mẫu nhãn hàng theo yêu cầu của chủ cửa hàng: nhãn hàng có thể gồm mã vạch, tên mặt hàng, đơn giá.
• In mã vạch cho toàn bộ các mặt hàng có mã vạch.
• In mã vạch theo nhóm mặt hàng
• In mã vạch theo cửa hàng
• In mã vạch theo số lượng hàng tồn kho
• Tự tạo mã vạch cho các mặt hàng trong nhóm
• Tự tạo mã vạch cho một số mặt hàng nhất định
• Quản lý hầu hết các dạng mã vạch theo tiêu chuẩn quốc tế: EAN 8, EAN 13, EAN 128, CODE 39, CODE 128.

Mã vạch được sinh ra ở đâu?

• Tận dụng mã vạch sẵn có của hàng hóa được mua từ nhà cung cấp để nhập vào phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 và ứng dụng cho các công việc sau này.
• Phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 có chức năng tự sinh mã vạch cho những mặt hàng mới không có mã vạch.

Làm thế nào để có mã vạch gán cho từng mặt hàng

• Tận dụng mã vạch sẵn có của mặt hàng khi mua hàng từ nhà cung cấp: người quản lý chỉ cần quét để nhập mã vạch của mặt hàng, phần mềm tự động chọn định dạng mã vạch: EAN 8, EAN 13, EAN 128, CODE 39, CODE 128 cho mặt hàng.
• Phần mềm tự sinh ra mã vạch và sau đó sử dụng máy in mã vạch để in trực tiếp từ phần mềm.

Xử lý tính huống bán hàng dùng mã vạch

• Khi hàng hóa còn tem mã vạch: chỉ cần cài đặt máy quét mã vạch cho phần mềm, khi bán hàng nhân viên bán hàng chỉ cần dùng máy quét để quét mã vạch là hàng hóa xuất hiện mà không cần thêm bất kỳ một thao tác nào. Công việc hết sức nhanh chóng nếu khách hàng mua một mặt hàng với số lượng lớn hơn một chiếc thì chỉ cần quét theo số lần theo số lượng mua của khách hàng.
• Khi hàng hóa bị mất tem mã vạch: sử dụng chức năng tìm kiếm theo mã vạch hoặc tìm kiếm theo mã hàng hoặc tìm kiếm theo ký tự bất kỳ hoặc tìm kiếm theo mã hiệu của mặt hàng.

Tiện ích của mã vạch:

• Chọn mặt hàng bán nhanh chóng khi tính tiền cho khách hàng.
• Kiểm kê nhanh chóng bằng cách tích hợp với thiết bị kiểm kê
• Quản lý thẻ khách hàng theo mã vạch. Thẻ khách hàng có thể ở dạng thẻ từ được quản lý mã vạch.

Hoàng Ánh

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng bán sim, thẻ?

Các cửa hàng bán sim, thẻ điện thoại được hình thành rất nhiều từ những năm 2009 trở lại đây. Có thể nói thu nhập của người dân ngày càng tăng lên vì thế mỗi người hầu hết đều sở hữu cho mình từ 1 đến 2 chiếc điện thoại. Nhu cầu liên lạc là rất lớn, kéo theo đó là chi phí để nạp tiền vào tài khoản (mua thẻ hoặc mua sim) cũng tăng lên đáng kể.

Nói về việc phát hành sim thì có những đợt các nhà mạng như Viettel, Mobiphone, Vinaphone…phát hành rất lớn số lượng sim, sau này tổng kết lại những sim như vậy được đặt cho cái tên là “Sim rác”. Nhưng chủ đề của chúng ta hôm nay không phải là “Sim rác”, mà là yêu cầu quản lý sim, thẻ tại cửa hàng như thế nào?

Các yêu cầu chính trong việc quản lý tại cửa hàng sim, thẻ là:

• Quản lý về mặt số seri của sim, thẻ
• Quản lý theo từng mệnh giá  
• Quản lý doanh số bán hàng 
• Quản lý số lượng sim, thẻ bán được để hưởng chiết khấu 
• Quản lý tiền mặt thực tế thu được 
• Cơ chế quản lý tập trung khi có chuỗi cửa hàng bán sim thẻ

Trong phần đầu tiên của bài viết tuần này, tôi đề cập tới yếu tố “quản lý số seri của sim thẻ”

Hãy hình dung, chúng ta có các mệnh giá sim, thẻ khác nhau. Có loại 200K, 100K, 50K, 20K, 10K…Do đó, chúng ta nên phân chia thành những mặt hàng tương đương với những mệnh giá này.

Chúng ta lại có hai khái niệm sim và thẻ, do đó chúng ta nên phân biệt nhóm sim và nhóm thẻ riêng biệt để dễ dàng quản lý.

Cơ chế quản lý sẽ là phân nhóm sim và thẻ theo dạng hình cây, bên trong nhóm chính là những mặt hàng

Việc bố trí này sẽ giúp cho người sử dụng quản lý được thông tin sim, thẻ một cách khoa học

Trong chương trình có khái niệm seri, đây là danh mục đơn trị, tức là không thể trùng được số seri của sim, thẻ này với sim, thẻ khác.

Khi đó, tại quy trình nhập hàng và xuất bán, chương trình sẽ hỏi và cần chỉ ra seri, điều này có ảnh hưởng rất lớn việc báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu khi bán Sim, thẻ

Nếu không có khái niệm seri, tôi thấy một số phần mềm sử dụng Mã hàng để quản lý. Điều này cũng được, khi nhập hàng sẽ tạo ra những mã hàng mới và mã hàng cũng là đơn trị. Tuy nhiên, khi áp dụng khai báo mã hàng thì mỗi đợt nhập chúng ta sẽ phải khai sinh ra rất nhiều mã hàng khác nhau. Bỗng nhiên danh mục Sim, thẻ, mệnh giá chỉ có một mà bây giờ phải khai báo nhiều mã hàng khác nhau. Do đó, khái niệm seri để quản lý dành cho cửa hàng Sim, thẻ tôi thấy rất phù hợp và hữu ích.

Việc cuối cùng là báo cáo quản lý theo dõi seri để biết được lượng hàng tồn và chính xác là seri nào. 

Ngô Tiến

Quản lý tiền mặt tại quầy thu ngân trên phần mềm quản lý bán hàng

Chúng ta đã vào những siêu thị hoặc cửa hàng có sử dụng phần mềm bán hàng quét mã vạch, chúng ta thấy công việc của thu ngân là quét, quét và quét mã, chương trình tự động tính số tiền và in ra phiếu tính tiền, đây thông thường là tiền mặt, thu ngay, trong một vài trường hợp có thể thanh toán bằng thẻ hoặc tín dụng ngân hàng. Một câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để quản lý tiền mặt tại quầy thu ngân? Liệu có hiện tượng rút tiền của công ty không?...Chúng ta cùng mổ xẻ chủ đề này theo hướng vai trò công việc của thu ngân và việc ứng dụng công việc bằng phần mềm 1C:BÁN LẺ 8, phần mềm mà rất nhiều các siêu thị, cửa hàng đang áp dụng.

Trước tiên có thể khẳng định rằng, hiện tại thu ngân có nhiệm vụ chủ yếu là bán hàng và giao dịch về tiền với khách mua.

Đầu ca, thu ngân sẽ nhận được khoản tiền lẻ với mệnh giá khác nhau (200K, 100K, 50K, 20K, 10K, 5K…). Chương trình có sử dụng màn hình “Nhập tiền” để ghi nhận khoản tiền đầu ca

Trong quá trình bán hàng, doanh thu được ghi nhận tương ứng với số tiền thu về. Chương trình luôn đảm bảo doanh thu = tiền mặt + thẻ + phiếu quà tặng + tìn dụng ngân hàng.

Có một điểm cực kỳ hay đó là chương trình 1C:BÁN LẺ 8 kiểm soát rất chặt việc thu thiếu tiền. Ví dụ doanh thu bán được là 1.000.000 đồng, thu ngân nhập 999.999 đồng thì chương trình sẽ không cho phép thanh toán. Do đó, người quản lý luôn yên tâm rằng tiền chỉ có đủ và thừa chứ không cho phép thiếu.

Trong quá trình bán hàng có thể phát sinh hàng bán bị trả lại, nếu trả lại từ quầy thu ngân thì chính thu ngân sẽ làm chứng từ nhận hàng bán bị trả lại và lúc này tiền cũng sẽ bị giảm trừ tương ứng.

Cuối ca, có hoạt động đóng quầy, lúc này chương trình tính toán doanh thu bán lẻ trong ngày đồng thời lập ra chứng từ rút tiền để số tiền về 0, bắt đầu cho ca (ngày) tiếp theo.

Công việc của thu ngân là đem số tiền thực tế thu được nộp lại cho siêu thị (người giữ tiền), người giữ tiền có thể là kế toán siêu thị, trưởng thu ngân hoặc chính là kế toán của công ty. Vị trí này do doanh nghiệp phân công. Còn chức năng của phần mềm là đưa ra báo cáo so sánh doanh thu bán lẻ trong ngày và tiền mặt thu về.

Căn cứ theo báo cáo, sẽ thấy sự chênh lệch giữa tiền thực tế thu được và tiền theo phần mềm ghi nhận. Nếu bằng hoặc thừa thì kế toán có thể hạch toán vào doanh thu, thu nhập khác. Nếu thiếu, đây mới là vấn đề, lúc này cần tìm nguyên nhân và xử lý. Nhưng người quản lý yên tâm rằng chương trình có báo cáo thống kê theo từng phiếu tính tiền, nếu đã phát sinh và in ra phiếu tính tiền thì nó sẽ lưu trữ trong hệ thống, không thể nào mất đi được.

                                                                                                                                                Ngô Tiến

Những yêu cầu cho phần mềm quản lý cửa hàng điện máy

Siêu thị điện máy chuyên cung cấp các sản phẩm điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, điện thoại, các sản phẩm kỹ thuật số, thiết bị văn phòng… quy mô lớn nên yêu cầu quản lý hệ thống siêu thị điện máy rất phức tạp. Với những khó khăn trong công tác quản lý của mình, nhà quản lý rất cần có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý chuyên dụng. Trước tình hình phát triển công nghệ thông tin hiện nay rất nhiều phần mềm được phát triển bởi các công ty lớn nhỏ khác nhau, vì thế khách hàng rất khó khăn trong việc lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý của mình. Trước khi quyết đinh lựa chọn một phần mềm quản lý cho siêu thị nhà quản lý cần có sự tìm hiểu kỹ càng. Và điều quan trọng nhất cần biết rõ các yêu cầu đối với phần mềm để có sự lựa chọn đúng nhất.

Sau đây là một số yêu cầu đối với phần mềm quản lý siêu thị điện máy mà nhà quản trị cần biết.

Quản lý thông tin khách hàng

• Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, điện thoại, email, website, ...
• Cho phép thiết lập mức giá ưu đãi riêng cho từng nhóm khách hàng, từng khách hàng.
• Cho phép phát hành nhiều loại thẻ khách hàng thân thiết. Có thể tự động thiết lập các chính sách ưu đãi giảm giá theo từng loại thẻ.
• Cho phép thiết lập tích điểm cho khách hàng và người dùng tự thiết lập hệ số quy đổi điểm Chương trình tự động tích điểm cho khách hàng khi khách đến mua hàng. Tự động nâng cấp loại thẻ khi khách hàng mua hàng đạt đủ điểm.

Quản lý thông tin hàng hóa

• Theo dõi thông tin hàng hóa chi tiết: Tên gọi, mã hiệu, đơn vị tính, nước xuất xứ…
• Quản lý hàng hóa theo Seri, mã vạch...
• Cho phép theo dõi hàng hóa với nhiều đơn vị tính, hệ số quy đổi từ đơn vị tính này sang đơn vị tính khác do người sử dụng kiểm soát.
• Cho phép kết nối với cân điện tử.Tự động tính giá thành thực phẩm sau khi cân. Hỗ trợ chức năng đọc mã vạch từ cân điện tử.
• Cho phép thiết kế khuôn in mã vạch và hỗ trợ in mã vạch sản phẩm.
• Tính năng thiết lập chính sách giá linh động, cho phép người dùng thiết lập theo mong muốn.

Quản lý bán hàng

• Giao diện bán hàng đơn giản, dễ sử dụng, kết hợp phím tắt giúp nhân viên bán hàng thao tác nhanh chóng.
• Hỗ trợ bán hàng bằng mã vạch và cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa ngay trên màn hình bán hàng
• Cho phép xem hình ảnh hàng hóa ngay tại màn hình bán hàng.
• Cho phép xem hàng tồn kho ngay khi lập hóa đơn bán hàng.
• Tự động tính chiết khấu - khuyến mãi cho khách hàng, cho phép thiết lập chiết khấu ngay tại thời điểm bán hàng.
• Cho phép thanh toán bằng nhiều đơn vị tiền tệ, nhiều hình thức thanh toán: Visa, Master, Voucher, thẻ khách hàng, ...
• Cho phép hoãn hóa đơn bán hàng khi khách hàng chưa thanh toán ngay.
• Quản lý chi tiền đầu ca, thu tiền bán hàng cuối ca
• Báo cáo tổng kết bán hàng cuối ca theo nhân viên .

Quản lý kho

• Cho phép theo dõi theo nhiều kho hàng
• Cảnh báo tồn kho nhỏ nhất, tồn kho lớn nhất
• Cho phép điều chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác.
• Hỗ trợ kiêm kê hàng hóa trong kho, Kết nối với thiết bị kiểm kho. Cho phép kiểm kho bằng mã vạch. Tự động điều chỉnh kho theo biên bản kiêm kê.
• Cho phép nhập kết quả kiểm kho từ file Excel

Quản lý thu - chi - quỹ tiền

• Quản lý thu, chi công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp.
• Quản lý các khoản thu chi khác như: chi tiền lương nhân viên, chi tiền tạm ứng, chi văn phòng phẩm, ...
• Quản lý các tài khoản ngân hàng. Luân chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, giữa tài khoản ngân hàng và tiền mặt.
• Báo cáo quỹ tiền trong ngày
• Báo cáo chi tiết các khoản thu
• Báo cáo chi tiết các khoản chi
• Báo cáo chi tiết các tài khoản ngân hàng

Hệ thống báo cáo

• Báo cáo bán hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình bán hàng như báo cáo doanh thu bán hàng trong ngày, báo cáo chi tiết tiền bán hàng, báo cáo tổng hợp tiền bán hàng, báo cáo chi tiết hàng bán, báo cáo tổng hợp hàng bán, Báo cáo lãi gộp…
• Báo cáo kho hàng: gồm các báo cáo liên quan đến kho hàng như báo cáo hàng tồn, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hàng nhập trả, báo cáo hàng xuất trả, …
• Báo cáo mua hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình mua hàng như chi tiết tiền mua hàng, chi tiết công nợ phải trả, tổng hợp công nợ phải trả, đối chiếu công nợ nhà cung cấp, …
• Báo cáo thu chi - quỹ tiền: gồm các báo cáo liên quan đến quỹ tiền mặt như báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo các khoản thu, chi, …
• Báo cáo nhân viên kinh doanh: gồm các báo cáo về kết quả kinh doanh theo từng nhân viên như nhật ký bán hàng, chi tiết bán hàng theo nhân viên, thống kê tiền bán hàng theo nhân viên

Quản trị hệ thống

• Quản lý danh sách nhóm người dùng
• Quản lý danh sách người dùng
• Phân quyền sử dụng theo người dùng
• Phân quyền theo nghiệp vụ
• Phân quyền theo chức năng: thêm, sửa, xóa, xem

• Đổi mật khẩu
• Sao lưu dự phòng
• Phục hồi dữ liệu
• Theo dõi nhật ký sự kiện: cho phép theo dõi, kiểm soát nhật ký sử dụng chương trình của tất cả người dùng.
• Thiết lập thông tin hệ thống: cho phép thiết lập các thông tin riêng của doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại, email, website và chèn logo doanh nghiệp.

Khả năng mở rộng

• Luôn sẵn sàng nâng cấp lên phiên bản cao hơn để đáp ứng yêu cầu quản lý, mở rộng về quy mô kinh doanh dạng chuỗi siêu thị.
• Sẵn sàng tích hợp Module quản lý từ xa giúp nhà quản lý theo dõi tình hình kinh doanh của Siêu thị mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet.
• Sẵn sàng tích hợp với hệ thống website để xử lý các đơn hàng Online (Giao hàng cho khách đặt Online trên website)
• Sẵn sàng thiết lập tự động hệ thống gửi email, tin nhắn, thông báo tự động tới khách hàng. 

                                                                                                                               Hoài Phương

Lợi thế của phần mềm bán hàng chạy theo mô hình dịch vụ đám mây?

Định nghĩa chung về điện toán đám mây
 
Điện toán đám mây (cloud computing) là việc sử dụng các tài nguyên công nghệ (phần cứng và phần mềm) được cung cấp như một dịch vụ trên mạng (thường là Internet). Tên gọi này đến từ việc sử dụng một biểu tượng hình đám mây như là một hình tượng cho cơ sở hạ tầng phức tạp nó chứa trong sơ đồ hệ thống. Điện toán đám mây ủy thác dịch vụ từ xa với dữ liệu, phần mềm và tính toán của người dùng.

Có rất nhiều loại điện toán đám mây công cộng (public cloud computing)

•    Infrastructure as a service (IaaS) - Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ
•    Platform as a service (PaaS) - Nền tảng như một dịch vụ
•    Software as a service (SaaS) – Phần mềm như một dịch vụ
•    Network as a service (NaaS) – Mạng lưới như một dịch vụ
•    Storage as a service (STaaS) – Lưu trữ như một dịch vụ
•    Security as a service (SECaaS) – Bảo mật như một dịch vụ
•    Data as a service (DaaS) – Dữ liệu như một dịch vụ
•    Desktop as a service (DaaS - see above) – Desktop như một dịch vụ
•    Database as a service (DBaaS) – Cơ sở dữ liệu như một dịch vụ
•    Test environment as a service (TEaaS) – Môi trường kiểm tra như một dịch vụ
•    API as a service (APIaaS) – Giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interface) như một dịch vụ
•    Backend as a service (BaaS) Back-end (phần dành cho người quản trị) như một dịch vụ
•    Integrated development environment as a service (IDEaaS) – Môi trường phát triển tích hợp như một dịch vụ
•    Integration platform as a service (IPaaS), see Cloud-based integration – Nền tảng tích hợp như một dịch vụ

Đối với phần mềm

Trong mô hình SaaS, nhà cung cấp dịch vụ đám mây cài đặt và vận hành phần mềm ứng dụng bên trong đám mây và những người sử dụng điện toán đám mây truy cập các phần mềm từ các khách hàng của dịch vụ đám mây. Những người sử dụng điện toán đám mây không quản lý cơ sở hạ tầng đám mây và nền tảng mà trên đó các ứng dụng đang chạy. Điều này giúp loại bỏ việc cài đặt và chạy các ứng dụng trên máy tính của người dùng, đơn giản hóa việc bảo trì và hỗ trợ. Điều làm cho một ứng dụng điện toán đám mây khác biệt đối với các ứng dụng khác là khả năng mở rộng của nó. Điều này có thể đạt được bằng các tác vụ nhân bản (cloning) lên nhiều máy ảo để đáp ứng nhu cầu công việc thay đổi. Các load balancer phân phối công việc trên các thiết lập của máy ảo. Quá trình này hoàn toàn vô hình với người dùng, họ chỉ nhìn thấy một điểm truy cập duy nhất. Để chứa một số lượng lớn người dùng, các ứng dụng đám mây có thể được multitenant, có nghĩa là, bất kỳ máy chủ nào cũng đều phục vụ nhiều hơn một tổ chức sử dụng. Việc tham chiếu tới các loại phần mềm ứng dụng đám mây đặc biệt đã trở nên phổ biến với một quy tắc đặt tên: desktop như một quá trình dịch vụ, quá trình kinh doanh như một dịch vụ, môi trường kiểm tra như một dịch vụ, giao tiếp như một dịch vụ.

Mô hình định giá cho các ứng dụng SaaS thường là một khoản phí cố định hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng, qua đó giá có khả năng thay đổi rộng và điều chỉnh nếu người dùng thêm vào hoặc gỡ bỏ bất cứ điểm nào.

Những ưu điểm khi áp dụng điện toán đám mây đối với phần mềm bán hàng 

•    Nhà cung cấp phần mềm hoàn toàn cung cấp được cho khách hàng những dịch vụ nhanh chóng và giá thành rẻ dựa trên nền tảng cơ sở hạ tầng tập trung (đám mây).
•    Chi phí đầu tư ban đầu về cơ sở hạ tầng, máy móc và nguồn nhân lực của người sử dụng mô hình dịch vụ đám mây được giảm đến mức thấp nhất.
•    Không còn phụ thuộc vào thiết bị và vị trí địa lý, cho phép  nhà quản lý, người dùng truy cập và sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt web ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào mà họ sử dụng (chẳng hạn là PC hoặc là điện thoại di động…).
•    Phần mềm được chỉnh sửa, cải thiện ngay lập tức trên hệ thống server dữ liệu mà không phải trải qua quá trình cập nhật cho nhiều địa điểm.
•    Dịch vụ điện toán đám mây có thể được quản trị bởi chính nhà cung cấp nên giảm thiểu được những sai sót, chi phí nâng cấp phần mềm, hạ tầng.
•    Khi người dùng thực hiện quá trình nhập liệu thì dữ liệu cập nhật vào hệ thống được ghi nhận theo thời gian thực.
•    Đối với doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng sẽ giảm thiểu chi phí khi thực hiện mở rộng thêm các cửa hàng mới.
•    Nhà cung cấp luôn có các gói dịch vụ để doanh nghiệp có thể lựa chọn gói phù hợp với khả năng hiện tại và mục tiêu của mình nhất.
•    Các nhà cung cấp có thương hiệu sẽ cung cấp cho khách hàng hệ thống phần mềm có chức năng luôn đảm bảo tính đầy đủ, ưu việt nhất và tính bảo mật được thực hiện như đã cam kết với khách hàng.

                                                                                                                                                  Hồ Hòa

Đơn giản hóa quy trình thống nhất hợp đồng bằng hệ thống quản lý văn bản điện tử

Tổ chức công việc liên quan đến hợp đồng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty. Quá trình này không chỉ bao gồm việc phê duyệt và ký kết hợp đồng, mà còn là sửa đổi, kiểm soát việc tuân thủ các điều kiện và theo dõi của tất cả các văn bản liên quan. Có thể làm các quá trình này nhanh hơn và minh bạch hơn bằng cách áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử (DMS – Document Management System).

Việc tạo, thống nhất và thực hiện hợp đồng trong một công ty lớn là một quá trình mất nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi cần có sự kết hợp các hoạt động của nhiều nhân viên từ các phòng ban khác nhau. Để đơn giản hóa và tối ưu hóa các quá trình này, có thể, ví dụ, bằng sự trợ giúp của hệ thống quản lý văn bản điện tử hiện đại. Khi thiết lập đúng, hệ thống sẽ giúp cho quá trình thống nhất hợp đồng trở nên đơn giản và rõ ràng ngay cả đối với người sử dụng bình thường nhờ có các công cụ kỹ thuật để thuận tiện làm việc với văn bản. 

Xây dựng dự thảo hợp đồng

 

Ở giai đoạn này, người quản lý (người khởi tạo) hợp đồng tiến hành điền thông tin vào thẻ hợp đồng (hoặc phụ lục bổ sung cho hợp đồng), gắn kèm các tập tin dự thảo hợp đồng của mình và khởi tạo quy trình thống nhất. Nhiệm vụ của hệ thống DMS là cung cấp giao diện làm việc thuận tiện cùng với các trường dữ liệu cần và đủ để xác định lộ trình thống nhất hợp đồng và tìm kiếm sau này. Nếu có thể, các trường dữ liệu này nên được chọn ra từ các danh mục tương ứng. Thông tin trong các danh mục này có thể nhập trực tiếp vào DMS hoặc kết nhập vào từ hệ thống thông tin khác. 

Đối với các dạng văn bản thường dùng, hệ thống có thể lưu một bộ mẫu để sao cho có thể sử dụng ngay khi tạo hợp đồng mới và chỉ sửa một phần nhất định trên văn bản. Tiếp theo, các mẫu chuẩn này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong lộ trình thống nhất hợp đồng bằng cách bỏ qua các bước hoặc bộ phận không cần thiết. Trong một số trường hợp, có thể tùy chỉnh các thẻ hợp đồng như là một công cụ xây dựng nội dung văn bản. Người khởi tạo lựa chọn kiểu hợp đồng và các tham số điều kiện cần thiết, sau đó, hệ thống sẽ tự động tạo ra nội dung hợp đồng theo đúng khuôn mẫu và các giá trị đã chọn. 

Ở giai đoạn này, cần chú trọng đến danh mục đối tác của công ty. Thường thì DMS là hệ thống đầu tiên trong công ty nhập các thông tin đối tác, bởi vậy hệ thống cần có danh mục đối tác và lưu trữ các thông tin giấy tờ hiện thời của họ để có thể xác thực mức độ tin cậy về các thông tin này. 

Trong nhiều trường hợp, khi tạo ra một thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng hiện có, hệ thống DMS cần có các chức năng như lưu tham chiếu đến hợp đồng chính, cách đánh số thứ tự của thỏa thuận bổ sung, thay đổi các tham số nhất định mà liên quan đến thỏa thuận đã ký (thời hạn, số tiền), giảm hạn mức số tiền của hợp đồng… 

Thống nhất văn bản

 

Một chức năng quan trọng của hệ thống DMS ở giai đoạn này là tự động tính toán lộ trình thống nhất văn bản. Người sử dụng không cần phải liên tục theo dõi những thay đổi trong quy trình thống nhất hợp đồng. Hệ thống sẽ tự động chọn ra đúng thành phần và thứ tự phù hợp giữa các bộ phận hoặc giữa các nhân viên theo như quy định hiện hành trong công ty. Hệ thống DMS thực hiện điều này bằng cách tùy chỉnh "ma trận xác thực ý kiến thống nhất". Đây là một danh mục đặc biệt được dùng để lộ trình hóa việc thống nhất hợp đồng dựa trên các dấu hiệu hợp đồng (loại hợp đồng, giá trị hợp đồng, kiểu đối tác). 

Khi thống nhất văn bản giấy hoặc thống nhất "thủ công" theo E-mail, thông thường, thủ tục xem xét hợp đồng và thu thập thông tin được thực hiện theo trình tự nối tiếp. Khi thống nhất hợp đồng như vậy, thời hạn xem xét văn bản được tính bẳng tổng thời hạn xem xét của tất cả những người tham gia thống nhất. Hệ thống DMS có thể trợ giúp để giảm bớt thời hạn bằng cách tổ chức quy trình thống nhất song song, hoặc kết hợp giữa song song và nối tiếp. Sau khi tạo văn bản tại bộ phận khởi xướng, văn bản có thể được gửi đi đồng thời cho các bộ phận để thống nhất. Khoảng trách nhiệm của các bộ phận khác nhau thường không giao thoa với nhau và tất cả những người tham gia thống nhất đều xem xét hợp đồng một cách đồng thời. Như vậy, tổng thời hạn thu thập ý kiến được giảm xuống bằng thời gian thống nhất tại nút có thời lượng dài nhất.

Hơn nữa, trong sơ đồ song song, mỗi người tham gia thống nhất chỉ nhìn thấy phiên bản tài liệu Microsoft (hoặc Open Office) của mình. Anh ta có thể sửa đổi mà không làm ảnh hưởng đến những thành viên khác trong quá trình này. Sau khi hoàn thành việc thống nhất song song, nếu tài liệu đã có các ý kiến thì hệ thống DMS cho phép xem tất cả các phiên bản riêng biệt và phiên bản hợp nhất, nghĩa là bao gồm các thông tin của tất cả các sửa đổi trong một tài liệu chung. Lúc này, những thay đổi của người tham gia thống nhất sẽ được đánh dấu bằng các màu sắc khác nhau. 

Một phương án làm việc chung khác với văn bản trong hệ thống DMS là cho phép sửa đổi trực tiếp trong văn bản chung. Người sử dụng sẽ nhìn thấy ngay những thay đổi trong hợp đồng của các đồng nghiệp. Tuy nhiên, trong cách làm này, tại một thời điểm thì chỉ có thể có một thành viên có thể sửa đổi văn bản.

Trong tất cả các phương án sửa đổi này đều cho phép tạo ra các ghi chú nằm ngoài văn bản: bằng cách ghi thêm các khối nội dung vào một nơi riêng, hoặc trong một tệp kèm theo văn bản. Hệ thống DMS có thể xác định khuôn dạng các ý kiến, ví dụ, liên quan đến từng điều kiện trong hợp đồng. 

Để sao cho thành viên có thể thấy rõ là những ý kiến cá nhân được ghi nhận trong phiên bản cuối cùng của văn bản, trong hệ thống có tính năng so sánh các phiên bản của văn bản. Như vậy, có thể thấy rõ các khác biệt giữa phiên bản được đề xuất bởi thành viên này trong quá trình thống nhất ý kiến với phiên bản cuối cùng. 

Chúng ta cũng nên đề cập đến các thủ tục thống nhất hợp đồng trong nội bộ phòng ban. Có thể xem xét ba phương án chính. Đầu tiên – văn bản được gửi cho người điều phối (phụ trách bộ phận), và người này chuyển công việc cho nhân viên chuyên trách về vấn đề này hoặc cho nhân viên đang còn rảnh rỗi thời gian. Phương án thứ hai – chuyển văn bản cho tất cả các nhân viên trong bộ phận. Nhân viên đầu tiên mà rảnh thời gian sẽ nhận lấy văn bản để xem, và những thành viên còn lại sẽ được tự động xóa bỏ khỏi danh sách. Phương án thứ ba – hệ thống DMS, dựa trên các quy tắc đã thiết lập sẵn, sẽ tự động xác định xem ai là người nhận tài liệu để giải quyết (theo nguyên tắc cân bằng công việc trong nội bộ phòng, hoặc theo dấu hiệu khu vực hoặc bất kỳ quy định khác). 

Nếu trước đây tất cả các hợp đồng đã được gửi đi thống nhất cho một nhân viên cụ thể thì trong hệ thống DMS có thể có tính năng gửi tất cả các văn bản tương tự cho nhân viên này để xem xét và thống nhất. Trong trường hợp không có người chịu trách nhiệm tại chỗ làm việc (nghỉ phép, công tác, ốm đau) thì hệ thống DMS có cơ chế gửi cho người thay thế tạm thời. 

Trong quá trình thống nhất, các thành viên có thể có khả năng đặt câu hỏi cho người khởi tạo văn bản hoặc các cho các thành viên khác, cũng như có thể đề nghị những nhân viên khác trong công ty cho thêm ý kiến về các tài liệu. 

Nếu trong quá trình thống nhất mà có thêm các ý kiến nhận xét thì văn bản sẽ được hoàn trả lại để sửa đổi. Thông thường, việc này sẽ do người khởi tạo văn bản thực hiện. Trong một số trường hợp, chức năng này có thể được giao cho nhân viên thuộc bộ phận pháp chế. Ở giai đoạn này, hệ thống DMS có thể trợ giúp người sử dụng bằng cách in ra bảng ý kiến thống nhất, trong đó có tất cả các ý kiến nhận xét của các thành viên. Trong quá trình hoàn thiện tài liệu, hệ thống cũng cần có tính năng đặt câu hỏi trực tiếp giữa người khởi tạo và người nhận xét. Điều này giúp cho làm rõ ý kiến nhận xét bổ sung mà không cần thông qua vòng lặp thống nhất một lần nữa. 

Sau khi hoàn thiện hợp đồng theo như các ý kiến nhận xét, đồng thời đã thống nhất với đối tác (việc này thường diễn ra bên ngoài hệ thống DMS), phiên bản mới của văn bản được gửi đi cho các thành viên trong hệ thống để thống nhất theo vòng lặp tiếp theo. 

Có những tình huống, khi mà hợp đồng chạy nhiều vòng để lấy ý kiến thống nhất, nhưng vì lý do nào đó mà không thể lấy được ý kiến đồng thuận của tất cả các tất cả các thành viên trong đó. Trong trường hợp này, sau vòng lặp không thành công, hệ thống DMS có sẵn tính năng gửi hợp đồng đi phê duyệt và có kèm theo các ghi chú nhận xét, để sao cho lãnh đạo có thể đưa ra quyết định hợp lý. 

Phê duyệt và ký kết hợp đồng

 

Khi dự thảo hợp đồng được thống nhất (hoặc được gửi đi phê duyệt vào có kèm theo danh sách các ý kiến nhận xét), văn bản được xem xét và phê duyệt bởi một hoặc nhiều lãnh đạo. Thông thường, thủ tục này được thực hiện tuần tự. Ở giai đoạn này, vai trò quan trọng của hệ thống DMS là lập ra danh sách các ý kiến thống nhất trước đó. Và thường thì người quản lý không để ý đến toàn bộ lịch sử các ý kiến, mà thường chỉ xem các thông tin ở vòng thống nhất cuối cùng, khi mà trong đó có đầy đủ chứng thực của những người phụ trách các bộ phận (phòng ban). 

Sau khi có được phê duyệt của lãnh đạo, cần có thủ tục ký và đóng dấu của công ty. Trong phương án truyền thống của hệ thống DMS, nhiệm vụ lấy chữ ký được giao cho bộ phận hành chính, văn thư hoặc trợ lý. Văn thư cần in bản cuối của hợp đồng, chuyển đi lấy chữ ký của lãnh đạo, đồng thời đánh dấu trong hệ thống DMS là đã ký (hoặc không ký) hợp đồng. Trước khi ký, hệ thống DMS gán số cho hợp đồng.

Ngay trước khi ký văn bản, dựa trên cơ sở phiên bản đã chính thức phê duyệt, hệ thống DMS có thể tạo ra tệp theo định dạng mà không cho phép sửa đổi (ví dụ, theo định dạng PDF), có thể chèn thêm các biểu tượng trên mặt chữ hoặc ở đầu trang hoặc cuối trang (ví dụ biểu tượng của công ty). Phương pháp này giúp giảm nguy cơ giả mạo hoặc sửa đổi tài liệu trái phép, cũng như để cho người ký có thể cảm thấy an tâm, rằng đã ký phiên bản cuối cùng của tài liệu. 

Ở giai đoạn ký kết hợp đồng, trong hệ thống DMS cũng nên có chức năng kiểm tra thẩm quyền của người ký (kiểm tra giấy ủy quyền còn hiệu lực của người ký). Có vẻ như ở giai đoạn thống nhất hợp đồng này, hệ thống DMS nội bộ khó có thể làm được. Tuy nhiên, ở đây cũng có một số tính năng hữu ích nên có trong trong hệ thống DMS. 

Thứ nhất, hệ thống DMS nhắc cho người có trách nhiệm (thông thường là người khởi tạo hợp đồng) về việc cần thiết phải nhận được bản hợp đồng đã ký từ phía đối tác. Khi làm việc với một số lượng lớn các hợp đồng do mình khởi tạo, điều này có thể trở thành một vấn đề thực sự. 

Thứ hai, thường xuyên xuất hiện nhu cầu như sau: cần đảm bảo rằng đối tác đã ký đúng các tài liệu đã gửi, chứ không bị tráo đổi các trang hoặc có thêm các thay đổi trong đó. Để so sánh như vậy, có thể thiết lập hệ thống DMS tích hợp với chương trình nhận dạng hình ảnh. Thủ tục này sẽ yêu cầu nhân viên tiến hành quét tài liệu và đảm bảo tính xác thực của hợp đồng đã ký. Hệ thống tự động nhận dạng ảnh quét và so sánh với văn bản gốc (không so sánh định dạng) và chỉ ra các khác biệt. 

Và cuối cùng, có thể nhắc đến về các hệ thống khai báo thuế, khai báo hải quan trực tuyến và hóa đơn điện tử. Đây là các hệ thống mới được phát triển trong thời gian gần đây ở Việt Nam và đang dần được phổ biển trong hoạt động của các doanh nghiệp. Việc tích hợp với hệ thống này cho phép trao đổi văn bản điện tử với các cơ quan chức năng và các đối tác khác mà không cần có phiên bản giấy. Trong trường hợp này, các văn bản có thể được ký và gửi đi cho các đối tác bằng một nút bấm. Tiếp theo, hệ thống DMS sẽ tự động theo dõi các phản hồi từ phía đối tác. 

Hợp đồng sau ký được ký bởi các bên sẽ được chuyển đi đăng ký. Đây là bước kiểm tra cuối cùng về tất cả các thuộc tính trên thẻ hợp đồng và ghi nhận trạng thái "Đã đăng ký". Ở giai đoạn này, cũng có thể bao gồm việc quét các tài liệu và sắp xếp vào hệ thống DMS (nếu như trước đây chưa thực hiện việc quét ảnh và kiểm tra tính gốc của văn bản). 

Khi sắp xếp hợp đồng để bảo quản, trong hệ thống DMS có lưu lại thống tin về nơi cất giữ. Khi trong công ty có một khối lượng lớn các tài liệu thì trong giai đoạn này nên gán mã vạch (Barcode) cho tài liệu để sau này hệ thống có thể tức thời nhận dạng bản giấy và chọn đúng văn bản cần tìm. 

Các ưu việt khác của hệ thống DMS

 

Bằng các cơ chế tích hợp, hệ thống DMS có thể tạo ra hợp đồng trong chương trình kế toán, điền các thuộc tính cần thiết và lưu tham chiếu đến thẻ hợp đồng trong hệ thống DMS, và như vậy có thể xem bản quét ảnh của hợp đồng ngay từ chương trình kế toán. Trong hệ thống DMS cũng có thể tiến hành việc kiểm soát thanh toán theo hợp đồng bằng cách tải các dữ liệu về từ chương trình kế toán và lưu tất cả các chứng từ kế toán gốc liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. 

Khi tự động hóa quy trình thống nhất hợp đồng, bên cạnh những tiện ích rõ rệt như làm việc chung với văn bản, hệ thống DMS còn làm cho quy trình trở nên rõ ràng và minh bạch hơn cho nhân viên và người quản lý. Từ hệ thống DMS, luôn có thể xác định xem văn bản thường hay "mắc kẹt" ở giai đoạn nào, ai là người thường xuyên vi phạm thời hạn thống nhất văn bản, và từ đó có thể đưa ra các biện pháp thích hợp. 

Cơ chế nhắc việc trong hệ thống DMS luôn thường xuyên gửi đi các thông báo cho các thành viên trong quy trình về các nhiệm vụ của họ, về việc vi phạm thời hạn và các sự kiện quan trọng khác bằng E-mail hoặc tin nhắn SMS. Bằng các chức năng hệ thống tìm kiếm, người dùng có thể tìm được để xem các tài liệu theo bất kỳ thuộc tính hoặc bộ thuộc tính của văn bản, cũng như theo nội dung của văn bản. Ngoài ra, hệ thống DMS còn có sẵn khả năng làm việc với nhiều dạng thiết bị di động: bằng giao diện Thin-client, Web-client, hộp thư E-mail, hoặc bằng các ứng dụng chuyên dụng trên các hệ điều hành dành cho các thiết bị di động khác nhau.

Với các công cụ báo cáo, hệ thống DMS cho phép theo đánh giá mức độ bận rộn và năng suất làm việc của nhân viên trong các bộ phận. Trên cơ sở các chỉ tiêu đó, có thể xây dựng kế hoạch thúc đẩy động lực làm tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Các thông tin thống kê trong hệ thống DMS cho phép xác định và loại bỏ những điểm nghẽn trong việc tổ chức quy trình thống nhất hợp đồng. 

Như vậy, để xây dựng một giải pháp tự động hóa hoạt động hợp đồng, hệ thống DMS cần phải có khả năng linh động trong việc: tùy chỉnh giao diện, lô-gic nghiệp vụ của từng máy trạm cá nhân, các thẻ hợp đồng và danh mục, hoặc cung cấp các khả năng phát triển và sửa đổi chương trình hoặc các cấu phần chuyên dụng. Ngoài ra, cũng cần phải có khả năng thiết lập mô hình theo vai trò để kiểm soát truy cập đến từng phần dữ liệu như thẻ văn bản, các thuộc tính văn bản, các thư mục hoặc các tệp tin. Bên cạnh đó, cần phải có phân hệ quản lý và tùy chỉnh quy trình nghiệp vụ đủ mạnh và mềm dẻo để thiết lập lộ trình các văn bản, cũng như cần có hệ thống tìm kiếm: theo thuộc tính văn bản và theo nội dung văn bản trong các tệp đính kèm.

Ngoài ra, hệ thống DMS cần có: cơ chế xây dựng báo cáo kiểm tra đơn giản, cũng như các báo cáo thống kê phức tạp; tính năng sẵn có (hoặc một tập hợp các thư viện) để làm việc với các văn bản theo định dạng MS Word, Open Office: so sánh, hợp nhất, bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả; nhiều tính năng khác để kết nối với hệ thống ngoài và giao diện lập trình mở (API). Cũng nên có khả năng tùy chỉnh truy cập đến một văn bản trong hệ thống theo đường dẫn liên kết từ bên ngoài (nếu có quyền truy cập tương ứng) và khả năng làm việc với các các thiết bị di động, và tốt nhất là ở chế độ ngoại tuyến (Offline). 

Tính năng chương trình 1C:Quản lý văn bản (ECM)