Thứ Tư, 10 tháng 12, 2014

Giao diện tự động khởi tạo REST của giải pháp ứng dụng 1C:DOANH NGHIỆP

Thực hiện trong phiên bản 8.3.5.1068.

Thông thường, bạn đăng tải giao diện REST trên Web-server và sau đó các hệ thống ngoài có thể truy cập tới ứng dụng của bạn thông qua truy vấn HTTP. Hiện giờ, nền tảng có thể tự động tạo ra giao diện REST cho tất cả các giải pháp ứng dụng.

Giao diện REST cho phép đọc dữ liệu 1C:DOANH NGHIỆP, thay đổi, tạo các đối tượng dữ liệu mới và xóa bỏ những đối tượng đang có.


Bạn có thể sử dụng giao diện REST để:
  • Tích hợp các giải pháp ứng dụng với các trang web và cửa hàng trực tuyến;
  • Thực hiện các chức năng bổ sung của giải pháp ứng dụng bằng các công cụ ngoài mà không cần thay đổi cấu hình;
  • Kết nhập dữ liệu vào giải pháp ứng dụng và kết xuất dữ liệu;
  • Tích hợp giải pháp ứng dụng với hệ thống tập đoàn, thậm chí không cần phải lập trình thêm.
Các thao tác phổ biến được thực hiện thông qua giao diện REST là:
  • Nhận danh sách chứng từ, danh mục, bản ghi của biểu ghi thông tin… có thể sử dụng bộ lọc;
  • Nhận dữ liệu phần tử danh mục, chứng từ (theo tham chiếu), dữ liệu bản ghi của biểu ghi thông tin độc lập (theo khóa), dữ liệu tập hợp bản ghi của biểu ghi trực thuộc (theo người đăng ký);
  • Chỉnh sửa dữ liệu của một phần tử danh mục, chứng từ và các đối tượng tham chiếu khác;
  • Tạo mới phần tử danh mục, chứng từ, tập hợp bản ghi;
  • Kết chuyển một chứng từ, khởi động quy trình nghiệp vụ.
Nền tảng sử dụng giao thức OData phiên bản 3.0 làm giao thức truy cập. Đây là một giao thức web mở dùng để truy vấn và cập nhật dữ liệu. Giao thức này cho phép thao tác với dữ liệu bằng cách sử dụng các truy vấn lệnh HTTP. Có thể nhận được phản hồi trong các định dạng khác nhau, nhưng hiện tại chúng tôi chỉ hỗ trợ làm việc với các dữ liệu dưới định dạng Antom/XML.

Trong nền tảng này, chúng tôi đã thực hiện phần Sever của dịch vụ REST. Nghĩa là giải pháp ứng dụng có thể tự động cung cấp chức năng qua dịch vụ REST. Để tương tác với dịch vụ REST bên ngoài từ 1C:DOANH NGHIỆP (để tổ chức phần Client), có thể sử dụng các công cụ làm việc với HTTP có sẵn trong nền tảng: các đối tượng HTTPConnection, HTTPRequest và HTTPResponse.

Tuy nhiên chúng ta thấy nhiệm vụ chính của giao diện REST là để tích hợp với công cụ ngoài. Và ở đây, không phát sinh vấn đề nào cả, vì Client OData thực tế đã được sử dụng cho tất cả các nền tảng lớn:
  • Di động: iOS, Windows Phone, Android;
  • Server/ máy để bàn: .NET, Java, PHP, Objective-C, Ruby, JavaScript;
  • Hỗ trợ cho các hệ thống quản trị nội dung (CMS): Drupal, Joomla.
Sử dụng giao diện chuẩn của giải pháp ứng dụng OData rất đơn giản:
  • Trong cấu hình, bạn đăng tải giao diện REST – hộp kiểm "Đăng tải giao diện chuẩn Odata";
  • Sau đó, các đối tượng của giải pháp ứng dụng trở nên khả dụng qua giao diện này;
  • Các phương pháp xác thực OData Client hoàn toàn trùng với các phương pháp thực hiện qua Web-service;
  • Odata Client có thể truy vấn qua HTTP văn bản Metadata, mô tả các đối tượng có sẵn của giải pháp ứng dụng;
  • Odata Client thực hiện thao tác tạo mới, đọc, chỉnh sửa và xóa dữ liệu của giải pháp ứng dụng.
Trong giao diện REST có sẵn tất cả các các đối tượng chính của cấu hình: danh mục, chứng từ, hằng, liệt kê, sơ đồ trao đổi, biểu ghi tích lũy, biểu ghi tính toán, biểu ghi kế toán và biểu ghi thông tin, bảng ảo của biểu ghi thông tin định kỳ, biểu ghi kế toán và biểu ghi tích lũy, sơ đồ trao đổi, hệ thống dạng đặc tính và hệ thống dạng tính toán, các quy trình nghiệp vụ, nhiệm vụ và nhật ký chứng từ.

Hiện tại chưa có sẵn các báo cáo, bộ xử lý, lệnh, các tiêu chí lọc, nhiệm vụ thường kỳ, nguồn dữ liệu ngoài và người sử dụng.

Trong giao diện REST có sẵn các mục tin của đối tượng cấu hình, có thể tạo, đọc, tùy chỉnh, xóa dữ liệu và các phương thức của ngôn ngữ hệ thống. Ví dụ:
  • Đối với chứng từ - Post() và Unpost();
  • Đối với nhiệm vụ - ExecuteTask();
  • Đối với quy trình nghiệp vụ - Start();
  • Đối với biểu ghi thông tin - SliceLast() và SliceFirst();
  • Đối với biểu ghi tích lũy và biểu ghi kế toán - Balance(), Turnovers() và BalanceAndTurnovers();
  • Đối với biểu ghi tính toán - ScheduleData(), ActualActionPeriod(), <TênTínhlại>() và Cơsở<Tên của bản ghi tính toán cơ sở>().
Việc đọc dữ liệu được thực hiện bởi truy vấn GET. Ví dụ, đọc danh sách các danh mục Goods (từ đây về sau chỉ gọi ngắn gọn tên của truy vấn):

GET /OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Catalog_Goods
 Ví dụ, đọc dữ liệu từ một phần tử danh mục Goods theo GUID:

GET /OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Catalog_Goods(guid'7f4b5034-0331-11e3-b914-5404a6a68c42')
Tạo một phần tử dữ liệu mới được thực hiện bởi truy vấn POST. Giá trị của tham chiếu được GUID truyền vào bằng không. Khi tạo và thay đổi các đối tượng, giá trị của các thuộc tính được truyền vào nội dung truy cấn với định dạng XML (ở đây nội dung truy vấn được nhập đầy đủ):

POST  /OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Catalog_Goods HTTP/1.1
Content-Type: application/atom+xml
DataServiceVersion: 3.0;NetFx
MaxDataServiceVersion: 3.0;NetFx
Accept: application/atom+xml,application/xml
Accept-Charset: UTF-8
User-Agent: 1C-Enterprise
Host: test-host:8090
Content-Length: 1610
<?xml  version="1.0" encoding="utf-8"?>
<entry  xmlns=http://www.w3.org/2005/Atom
        xmlns:d=http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices
        xmlns:m=http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/metadata
        xmlns:georss=http://www.georss.org/georss
        xmlns:gml=http://www.opengis.net/gml>
   <category term="EnterpriseV8.CatalogGoods"  scheme=http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/scheme />
   <id />
   <title />
   <updated>2013-08-12T11:48:25Z</updated>
   <author>
      <name />
   </author>
   <content type="application/xml">
      <m:properties>
         <d:Code>157</d:Code>
         <d:DeletionMark>false</d:DeletionMark>
         <d:Description>Áo mayô xanh</d:Description>
         <d:IsFolder>false</d:IsFolder>
         <d:Parent_Key m:null="true" />
         <d:Ref_Key m:type="Edm.Guid">00000000-0000-0000-0000-000000000000</d:Ref_Key>
         <d:Marking m:null="true" />
         <d:Supplier_Key>F400322D-7AE8-4803-A7BE-0D80E525E8C2</d:Supplier_Key>
      </m:properties>
   </content>
</entry>
Truy vấn PATCH thực hiện sửa đổi dữ liệu hiện có. Ví dụ, thay đổi dữ liệu của một phần tử danh mục Goods theo GUID'y:

PATCH /OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Catalog_Goods(guid'7f4b5034-0331-11e3-b914-5404a6a68c42')
Để xóa dữ liệu, sử dụng truy vấn DELETE (sau này, việc đánh dấu xóa sẽ được thực hiện trong các thao tác OData riêng biệt):

DELETE/OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Catalog_Goods(guid'7f4b5034-0331-11e3-b914-5404a6a68c42')
Các phương pháp của đối tượng ngôn ngữ hệ thống được thực hiện bởi truy vấn POST. Ví dụ, kết chuyển chứng từ:

POST/OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Document_Invoice(guid'17ed2041-0345-11e3-b914-5404a6a68c42')/Post()

Trong trường hợp bị lỗi, 1C:DOANH NGHIỆP phản hồi với trạng thái HTTP 4XX hoặc 5XX. Trạng thái 4XX chỉ ra lỗi là do thao tác sai của Client, trạng thái 5XX chỉ ra lỗi trên Server. Trong trường hợp trạng thái 4XX, 1C:DOANH NGHIỆP sẽ cố gắng hỗ trợ Client hiểu được nguyên nhân của lỗi và có thể gửi mã lỗi nội bộ bổ sung và thông báo.

Khi đọc và ghi dữ liệu thông qua giao diện REST, nền tảng thực hiện kiểm tra thông thường về quyền sử dụng và gọi ra hàm xử lý sự kiện, ngoại trừ kiểm tra việc điền.

Khi làm việc thông qua giao diện REST có hỗ trợ phong tỏa tự do dữ liệu. Khi truy vấn dữ liệu (của một đối tượng hoặc danh sách), cùng với dữ liệu, nền tảng trả về giá trị của (các) trường PhiênbảnDữliệu. Trong các truy vấn PUT, PATCH và DELETE tiếp theo với cùng dữ liệu này, có thể truyền cho 1C:DOANH NGHIỆP phiên bản của dữ liệu đã đọc. Nếu tại thời điểm này, phiên bản dữ liệu trong cơ sở thông tin không bị thay đổi thì thao tác truy vấn được thực hiện.

Khi nhận danh sách dữ liệu, có thể sử dụng điều kiện chuẩn để lọc truy vấn ODATA. Ví dụ, để nhận các hàng hóa có đơn giá thấp hơn hoặc bằng 3,5 hoặc lớn hơn 200:

GET /OData_Tests_Infobase/odata/standard.odata/Catalog_Goods?$filter=Price le 3.5 or Price gt 200
Nhờ sự linh hoạt và đa nền tảng, chúng tôi thiết lập giao diện tự động khởi tạo REST như là công cụ chính để tích hợp với các hệ thống ngoài. Vì vậy, chúng tôi dự kiến sẽ dừng phát triển và hỗ trợ Web mở rộng.


Thứ Năm, 27 tháng 11, 2014

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý bán hàng ứng dụng trong hệ thống kinh doanh thủy hải sản?

Hệ thống kinh doanh thủy hải sản về mặt quy mô không khác so với mô hình siêu thị, cửa hàng, chuỗi cửa hàng... Vị trí các điểm bán hàng nằm ở nhiều địa điểm khác nhau, yêu cầu của quản trị là ở tại một điểm văn phòng trung tâm có thể điều hành được chuỗi cửa hàng, lập được các báo cáo bán hàng, kho bãi, tiền mặt và các báo cáo kinh doanh khác.

Quy cách của hàng hóa thuộc hệ thống kinh doanh thủy hải sản cũng không có gì khác so với hệ thống kinh doanh lương thực, thực phẩm. Hàng hóa được bán theo kg, theo hộp đóng sẵn và tùy vào chất lượng của từng mặt hàng mà đơn giá được thiết lập ở mức khác nhau. Hàng hóa có hạn sử dụng mặc dù được hút chân không để làm giảm mức độ hư hỏng của hải sản.

Toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng tại các điểm bán hàng cũng không có gì quá đặc biệt, các nghiệp vụ bán hàng chủ yếu là bán lẻ và một số nghiệp vụ bán buôn. Chính sách bán hàng cũng sẽ được thiết lập và áp dụng đúng như các ngành nghề kinh doanh khác. Do vậy, đối với hệ thống kinh doanh thủy hải sản, phần mềm quản lý cần phải đáp ứng một số yêu cầu cụ thể sau đây.

Ảnh minh họa

Về quản lý hàng hóa
Cập nhật đầy đủ tên, mã hàng, mã vạch của thùng, nhà sản xuất, hình ảnh đính kèm, phân loại được cá loại 1 và cá loại 2 mà không cần phải thêm bất kỳ một mã hàng mới nào, chỉ cần một mã hàng có thể phân biệt được hai loại cá trên.

Hàng hóa thủy sản có thể quản lý theo kg và từ đơn vị kg có thể quy đổi ra đơn vị thùng hoặc ngược lại. Sự linh động này sẽ giúp người bán hàng không gặp phải khó khăn khi thực hiện mua theo đơn vị thùng nhưng lại bán lẻ theo đơn vị kg. Hàng hóa cũng có thể được đóng gói theo đơn vị nhỏ để bán ngay cho khách hàng.

Về quản lý khách hàng thân thiết
Quản lý tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của khách hàng thân thiết, mỗi khách hàng thân thiết sẽ có một thẻ ưu đãi được phân theo các hạng.

Về các chương trình giảm giá, marketing
Chương trình marketing được thiết lập và tự động tính toán khi phát sinh, trong một chương trình có thể chạy song song nhiều chương trình marketing, giảm giá như chiết khấu cho khách hàng có đơn hàng trên 2 triệu, kết hợp với chiết khấu theo ngày sinh của khách hàng, kết hợp với chiết khấu riêng cho một mã hàng nào đó. Khi thỏa mãn một trong ba điều kiện trên, phần mềm tự động tính chiết khấu hoặc khi thỏa mãn cả ba điều kiện trên có thể tính theo chương trình có mức chiết khấu lớn nhất, cũng có thể tính cộng gộp cả 3 chương trình lại để chiết khấu cho khách hàng.

Công thức lập chiết khấu cần phải đa dạng, linh động để người quản lý có thể lập được hàng nghìn các chương trình marketing, giảm giá khác nhau. Tương ứng là các báo cáo đầu ra có thể đánh giá về hiệu quả của các chương trình giảm giá và tổng hợp kết quả của các chương trình marketing.

Về tích hợp với cân điện tử
Với hàng hóa được bán theo đơn vị kg thì việc tích hợp cân điện tử là cần thiết, rất càn thiết. Cân điện tử được tích hợp theo 2 dạng tích hợp trực tiếp với phần mềm để lấy số lượng của mặt hàng hoặc tích hợp gián tiếp thông qua mã vạch, khi đó cân điện tử sẻ tự động sinh ra một tem mã vạch và sau đó quét vào phần mềm, chương trình tự động nhận diện được mã hàng hóa, số kg, đơn giá của món hàng khách mua.

Về quản lý công nợ
Công nợ của khách hàng, công nợ với nhà cung cấp được quản lý chi tiết theo số phát sinh, giới hạn giá trị công nợ và giới hạn thời gian công nợ. Khi cập nhật giao dịch, phần mềm cần đưa ra được số nợ hiện tại của khách, số nợ mới sau khi giao dịch. Nếu có phát sinh quá hạn công nợ về giá trị hoặc về thời gian cần có tín hiệu báo cho người bán hàng biết để có thể tự ra quyết định có bán hàng tiếp hay không.

Về quản lý thanh toán
Chương trình phân biệt thu tiền công nợ hay thu tiền từ bán hàng, thu tiền ứng trước của khách hàng. Mỗi giao dịch thu tiền cần in ra một mẫu chứng từ khác nhau theo yêu cầu của người làm quản lý.

Khi thực hiện các giao dịch thanh toán, phần mềm cần thông báo đối tác đang còn nợ bao nhiêu tiền và số tiền mà khách hàng muốn giao dịch đợt này là bao nhiêu.

Về quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho được quản lý theo đơn vị tính nhỏ nhất nhưng vẫn có khả năng quy đổi theo nhiều đơn vị khác nhau khi thực hiện các giao dịch mua, bán và điều chuyển, xuất, nhập kho.

Có quy trình kiểm kho rõ ràng, khi hàng hóa nhiều sẵn sàng hỗ trợ quy trình kiểm kho từng phần theo nhóm hàng hoặc theo mặt hàng.

Đối với một số mặt hàng có thể thực hiện các giao dịch chuyển tồn hàng hóa khi cần thiết, ví dụ các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, khi gần hết hạn sử dụng có thể thực hiện chuyển tồn sang loại hàng hóa chất lượng thấp nhằm bán giải phóng kho hàng.

Về đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán hàng
Do là một chuỗi cửa hàng nên việc đồng bộ dữ liệu giữa các cửa hàng là không thể thiếu. Việc đồng bộ có thể thực hiện theo hai cách online bằng việc sử dụng dữ liệu tập trung tại máy chủ trên Văn phòng trung tâm hoặc sử dụng offline nhưng có cơ chế đồng bộ dữ liệu được lưu tại từng điểm bán hàng.

Về phân quyền sử dụng
Từng người sử dụng chương trình luôn có một vài trò nhất định, khi đó phần mềm cần có tính năng phân quyền theo từng vai trò như người quản trị có toàn quyền về chức năng chương trình, người quản lý chỉ xem các báo cáo bán hàng tại điểm mình quản lý và nhân viên thu ngân chỉ thực hiện thao tác bán hàng trên quầy thu ngân, chỉ cần làm sao phục vụ để khách hàng hài lòng.

Về ứng dụng tại các điểm bán hàng có tốc độ Internet chậm
Đối với những điểm bán hàng có Internet hoạt động với tốc độ chậm thì chương trình không những đáp ứng sử dụng trên môi tường Internet chậm mà còn có phương án thay thế chạy offline chờ khi có đường truyền Internet thì có thể đồng bộ dữ liệu về Văn phòng trung tâm.

Về tính cơ động khi bán hàng
Một phần mềm có khả năng tùy chỉnh màn hình bán hàng theo nhu cầu của người sử dụng, người bán hàng có thể tự tùy chỉnh được giao diện phần mềm chạy trên thiết bị cảm ứng máy POS hay máy tính. Giao diện thay đổi chỉ bằng một cách click chuột lựa chọn.

Phần mềm có thể ứng dụng tại một cửa hàng hoặc cũng có thể ứng dụng bình thường khi thực hiện bán hàng di động trên các phương tiện vận tải (ô tô, trên tàu,…). Các nghiệp vụ nhập bán hàng, in ấn chứng từ, tích hợp cân, truyền dữ liệu về Văn phòng trung tâm một cách bình thường trong quá trình bán hàng.

Về tích hợp mã vạch
Khi người bán hàng có nhu cầu sử dụng mã vạch thì phần mềm hỗ trợ tới mức tối ưu nhất, chỉ cần quét đúng mã vạch lập tức mặt hàng xuất hiện trên chứng từ thu tiền.

Phần mềm có khả năng nhận dạng mã vạch của mặt hàng và mã vạch của thẻ thông tin khách hàng, chỉ cần đưa vào thiết bị quét mã vạch và phần mềm sẽ tự động nhân dạng.

Báo cáo quản trị
Chương trình luôn sẵn sàng các tính năng để có thể lập ra các báo cáo bán hàng, báo cáo lãi gộp, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ theo tuổi nợ, báo cáo mua hàng,… và các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của người chủ doanh nghiệp. Các báo cáo đều có khả năng lập theo nhiều tiêu chi khác nhau, mỗi tiêu chí cho người quản trị thấy được một chiều về hoạt động của cửa hàng.

Nội dung phân tích ở trên dựa vào kinh nghiệm phân tích, triển khai cho các chuỗi cửa hàng thủy sản, tôi tin chắc khi phần mềm đáp ứng được các yêu cầu như trên sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi cho người bán hàng, người quản lý và người quản trị doanh nghiệp.

Hoàng Ánh




Thứ Năm, 20 tháng 11, 2014

Yêu cầu phần mềm kế toán dành cho đơn vị sản xuất và kinh doanh vật tư, thiết bị giáo dục

Trong chương mục seri bài viết dành cho các công ty sản xuất, người đọc thấy được rất nhiều cách viết, ở nhiều góc độ khác nhau từ một bài viết tổng thể về nghiệp vụ, viết về lợi ích hoặc liệt kê những công việc cần làm,… trong bài viết này, tôi sẽ đề cập tới một yếu tốt rất chi tiết về các tính năng cần thiết của phần hành sản xuất các thiết bị giáo dục trong phần mềm kế toán (không cần đề cập tới từ vật tư ở trên vì nó không ảnh hưởng gì tới quy trình sản xuất thiết bị giáo dục).

Vd các thiết bị giáo dục (ảnh minh họa)

Quản lý vật tư, nguyên liệu, thành phẩm
- Danh mục được quản lý theo nhóm, số lượng nhóm và phân cấp nhóm không bị giới hạn;

Hình 1: Danh mục nhóm mặt hàng

- Lập được báo cáo nhập xuất tồn theo nhóm mặt hàng, mặt hàng;
- Mặc định tài khoản kho bãi 152 cho nhóm nguyên liệu và tài khoản 155 cho nhóm thành phẩm và mặc định luôn cho tài khoản của các nhóm con thuộc nhóm nguyên liệu và thành phẩm;

Hình 2: Danh mục mặt hàng trong nhóm

Quản lý danh mục chi phí
- Quản lý theo nhóm được phân thành nhiều cấp, không giới hạn số lượng cấp;
- Quản lý chi tiết các khoản mục chi phí mà không phải chi tiết tài khoản kế toán;
- Mục chi phí được cập nhật theo tài khoản phát sinh của từng nghiệp vụ;

Hình 3: Danh mục chi phí

Tiêu thức phân bổ chi phí chung
- Theo khối lượng xuất xưởng tức khối lượng thành phẩm nhập vào;
- Theo giá thành dự tính tức theo kinh nghiệm kế toán có thể nhập mức giá thành dự tính riêng, sau đó cuối kỳ sẽ thực hiện tính toán lại theo đúng giá thành thực tế phát sinh;
- Theo chi phí trực tiếp, chi phí trực tiếp có thể gồm chi phí nguyên liệu + chi phí nhân công + chi phí mua ngoài + chi phí khấu hao + các khoản chi phí khác được tập hợp trực tiếp cho thành phẩm, lô hàng, đơn hàng, hợp đồng, dự án đó;
- Theo chi phí nguyên vật liệu, lúc đó phần mềm định nghĩa riêng chi phí nguyên vật liệu sau đó sẽ lấy đó làm phép so sánh đưa ra tỷ lệ phân bổ;
- Trong phần mềm có thể cần và còn nhiều tiêu thức phân bổ khác như theo doanh thu, theo chi phí nhân công… nhưng với đơn vị sản xuất thiết bị giáo dục cần các tiêu thức ở trên vì nó phù hợp với thực tế phát sinh.

Các hình thức sản xuất
- Sản xuất theo định mức: mỗi thành phẩm, bán thành phẩm được lập một hoặc nhiều bảng định mức nguyên vật liệu, các định mức được lập chi tiết cho từng công đoạn và bảng kê định mức từng công đoạn là cơ sở để tính toán nhu cầu vật tư cho từng công đoạn, đơn hàng của khách. 
- Sản xuất theo công đoạn: mỗi công đoạn là một mã sản phẩm và chương trình hỗ trợ quản lý tình hình nhập xuất tồn của từng mã sản phẩm trong công đoạn sản xuất. 
- Sản xuất theo đơn hàng/ hợp đồng/ lô hàng: mỗi lô hàng, hợp đồng, đơn hàng của khách đều được tính toán để quản lý theo tiến độ bàn giao và tính đơn giá thành theo đơn hàng, hợp đồng, lô hàng. Cuối kỳ có thể lập ra báo cáo lãi gộp theo đơn hàng, lô hàng, hợp đồng. 

Tính toán nhu cầu vật tư
- Tính toán để tránh dư thừa các bộ phận của thiết bị, chỉ sản xuất những bộ phận thiết bị còn thiếu; 
- Tính toán nhu cầu về nguyên liệu để thực hiện mua từ nhà cung cấp; 
- Tính toán nhu cầu theo từng đơn hàng của khách tránh thiếu hụt vật tư và dư thừa những thành phần cấu thành nên thiết bị giáo dục. Ví dụ, chiếc bàn học sinh có nhiều thành phần chân bàn, mặt hàng, bộ thang,… khi sản xuất riêng lẻ từng thành phần để tránh một bộ phận quá thừa và các bộ phận khác lại thiếu thì việc tính toán nhu cầu vật tư là hết sức cần thiết; 

Thực hiện sản xuất
- Nguyên liệu được xuất riêng cho từng đơn hàng, lô hàng, hợp đồng, dự án và sau đó tổng hợp vào tài khoản nguyên vật liệu dở dang 154; 
- Xuất vật tư theo nhiều cách, xuất ồ ạt sau đó kiểm soát thành phẩm hoặc xuất theo định mức hoặc xuất ồ ạt và làm báo cáo so sánh với định mức; 
- Tập hợp các chi phí mua ngoài hoặc chi phí nội bộ doanh nghiệp khác theo từng đơn hàng, lô hàng, dự án, hợp đồng, sản phẩm để tập hợp vào tài khoản dở dang 154; 
- Tập hợp chi phí chung khác từ mua ngoài, nhân công, khấu hao tài, phân bổ CCDC và các chi phí khác được tính làm chi phí chung một cách đầy đủ và có thể phân bổ theo nhiều tiêu thức khác nhau phụ thuộc vào đặc thù của từng loại chi phí. 
- Nhập thành phẩm theo từng đơn hàng, lô hàng, hợp đồng, dự án để làm cơ sở phân bổ chi phí chung trong tháng.

Tổng hợp các báo cáo quản trị sản xuất
- Bảng giá thành sản phẩm, tổng hợp theo từng khoản mục chi phí và sau đó tính tổng thành đơn giá sản phẩm; 
- Báo cáo nhập xuất tồn tính chính xác giá vốn thành phẩm từ nhiều đợt sản xuất theo đúng phương pháp đã được khai báo. Tùy doanh nghiệp có thể áp dụng bình quân cuối kỳ, bình quân sau mỗi lần nhập xuất hoặc nhập trước xuất trước. 
- Báo cáo tính lãi gộp được tính theo từng sản phẩm, tính theo từng lô hàng, đơn hàng, dự án và cho từng khách hàng. 
- Các báo cáo quản trị sản xuất khác theo nhu cầu của công ty sản xuất thiết bị giáo dục. Vì cùng một mảng sản xuất nhưng mỗi lãnh đạo sẽ có một cách quản lý riêng; 
- Các báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Đọc bài viết trên, bạn sẽ thấy được một góc độ khác trong cách tiếp cận các bài toán sản xuất, khi tiếp cận một phần mềm cá nhân tôi biết mỗi kế toán có một cách nhìn, một cách tiếp cận khác nhau. Tôi và các cán bộ tư vấn của 1VS sẽ cố gắng đa dạng hóa góc nhìn phần mềm để kế toán, lãnh đạo doanh nghiệp có được cái nhìn phù hợp nhất theo trải nghiệm của mình.

Hoàng Ánh

Thứ Tư, 12 tháng 11, 2014

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cho đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê bát đĩa sạch và khử trùng bát đĩa?

Xã hội ngày càng hiện đại, cuộc sống ngày một no đủ, kèm theo sự thay đổi về cách sống, cách làm việc của con người thì sự phân công lao động ngày một rõ rệt, nó rõ tới mức bơm xe, rửa xe và rửa bát cũng là một cái nghề. Nhiều người đánh giá nghề này cao giá, nghề kia rẻ mạt,… thật ra như vậy không đúng chút nào vì tất cả nằm ở chỗ một người trưởng thành biết cách chọn nghề cho mình mới đúng đắn. Không có nghề nào cao giá, nghề nào rẻ mạt, chỉ có những giá trị khác biệt mà mỗi con người tích cực tạo ra cho xã hội mà thôi. Những giá trị này hỗ trợ những giá trị khác để tạo ra một xã hội ngày một hoàn hảo hơn và điều cuối cùng là mỗi người dù làm nghề gì cũng cần sống tốt với nhau và có ích cho xã hội. Mới nghe tới việc cho thuê bát đĩa và khử trùng bát đĩa, tưởng rằng nó đơn giản nhưng thực ra đây là nghề khá sang vì khách hàng chỉ thuê bát đĩa khi tổ chức tiệc lớn (đám cưới, tiệc gia đình,…) và đặc biệt ở thành phố ai cũng bận rộn thì việc ngồi rửa bát với họ là một khoảng thời gian rất lãng phí,… có lẽ mà từ đó dịch vụ cho thuê bát đĩa sạch và khử trùng bát ra đời. Khi kinh doanh, ông chủ nào cũng muốn có lãi, vậy để có lãi tức là không được phép lãng phí, phải biết tạo ra sự thuận tiện cho khách hàng,…, từ đó CNTT (phần mềm...) được ứng dụng vào để giải quyết các vấn đề. Để phần mềm áp dụng được cho đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê bát đĩa sạch và khử trùng thì phần mềm đó cần linh hoạt, dễ sử dụng theo cách chi tiết như ở dưới đây.

Ảnh minh họa

Yếu tố quản trị dành cho chủ cửa hàng thuận tiện, chủ cửa hàng có thể lựa chọn dùng phần mềm theo mô hình trong mạng nội bộ (mạng LAN), theo cơ chế online để có thể đi bất kỳ đâu có Internet cũng truy nhập được, online áp dụng cho chuỗi cửa hàng cho thuê và khử trùng bát đĩa hay có thể ứng dụng theo phương án đồng bộ dữ liệu phân tán để tránh sự phụ thuộc vào Internet.

Quản lý phân nhóm bát đĩa, dịch vụ khử trùng bát đĩa theo nhiều cấp, số lượng cấp không giới hạn và các thành phần trong từng nhóm có thể thay đổi được ở bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu của người sử dụng. Các thông tin quản lý bát đĩa gồm mã bát, tên bát, loại bát, đơn vị sản xuất.

Bát đĩa có thể được thiết lập thành bộ (gọi là định mức của bộ bát đĩa), bộ bát đĩa có thể thay đổi hoặc tạo ra sự lựa chọn đa dạng cho khách hàng lựa chọn. Bộ bát đĩa có thể theo mâm, có thể theo lô số lượng, có thể theo nhóm 5 mâm.

Thông tin tên, địa chỉ, số điện thoại, người liên lạc của khách hàng đễ giúp đơn vị có thể in ấn hóa đơn tự động từ phần mềm. Chăm sóc khách hàng nhà hàng, khách hàng một cách chu đáo hơn vì đây là những khách hàng có tần suất thuê bát đĩa cao.

Thiết lập chính sách giá linh hoạt, theo từng loại bát, cách thiết lập này giúp cho người thuê có thể lựa chọn loại bát nào mà mình thích hoặc loại bát nào phù hợp với túi tiền của mình, theo mâm, sẽ giúp khách hàng lựa chọn theo số lượng mâm tổ chức tiệc, theo bộ cho từng người ăn (đũa, bát, chén, đĩa, thìa),…

Giao dịch cho thuê bát, khi giao dịch cho thuê bát được tạo ra thì phần mềm lập tức ghi nhận ai là người thuê bát đĩa, đại diện của khách hàng là ai, mỗi loại bát cho thuê tương ứng với một dịch vụ kèm một mức giá, khi chọn dịch vụ bát cho thuê tức là kèm theo một loại bát tương ứng với số lượng cho thuê, đơn giá và thành tiền, sau đó phần mềm tự động chuyển kho bát đĩa từ kho chứa sang kho cho thuê để kiểm soát số lượng bát đĩa đã cho thuê và số lượng sẵn sàng còn để cho thuê.

Giao dịch khử trùng bát đĩa, cũng rất đơn giản ghi nhận dịch vụ cung cấp cho khách hàng tương ứng với loại bát nhận khử trùng, phần mềm tạo sẵn một kho nhận bát từ khách hàng để kiểm soát số lượng bát nhận từ khách hàng theo từng hóa đơn là bao nhiêu. Báo cáo chốt được số lượng nhập xuất tồn theo từng đơn nhận khử trùng bát vì có thể có đơn hàng chưa trả hết bát đĩa.

Xử lý giao dịch nhận đền bù bát đĩa bị vỡ, bị mất của khách, số lượng bát đĩa bị vỡ, bị mất cũng tương đương đó là số lượng mà khách hàng chấp nhận mua theo mức giá đền bù.

Ghi nhận giao dịch tiền mặt, tiền gửi theo các giao dịch nhận tiền đặt cọc, nhận tiền thanh toán công nợ, nhận tiền đền bù bát đĩa vị vỡ, bị mất của khách hàng. Tiền mặt được ghi nhận theo từng nhân viên thu ngân và khách hàng thực hiện giao dịch. Một phiếu thu tiền có thể được lập từ nhiều phiếu giao bát đĩa cho thuê trong tháng.

Quản lý công nợ phải thu của khách hàng, theo cách có thể đối trừ công nợ ứng trước với công nợ phải thu theo từng đơn hàng, quản lý tuổi nợ phải thu và tuổi nợ quá hạn, hạn mức công nợ dành cho từng đối tượng khách hàng.

Bất kỳ một phần mềm nào, khi dữ liệu đầu vào đã được lập theo các chứng từ thì cần phải có các báo cáo dành cho người quản lý, các báo cáo này có thể là báo cáo bán hàng, báo cáo bán hàng theo nhân viên, báo cáo tổng hợp công nợ, báo cáo chi tiết công nợ, báo cáo công nợ theo tuổi nợ, báo cáo công nợ theo tuổi nợ quá hạn, báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo tiền gửi, báo cáo nhập xuất tồn bát đĩa theo nhiều kho, theo nhóm bát đĩa, theo từng khách hàng thuê,… và nhiều báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của người quản lý. Những tiêu chí trên sẽ giúp người chủ cửa hàng có được nhiều sự lựa chọn khi ứng dụng phần mềm, nó không chỉ thuận tiện cho chính người chủ cửa hàng mà khi ứng dụng nó còn thuận tiện cho chính khách hàng thuê bát đĩa và khử trùng bát đĩa. Thật may mắn, hệ thống phần mềm 1C đã đáp ứng được các yêu cầu trên để hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý. Số điện thoại 04 3514 8550 đã có ngày kêu liên hồi vì nhu cầu tư vấn giải pháp phần mềm của doanh nghiệp.


Hoàng Ánh

Chủ Nhật, 9 tháng 11, 2014

Nên dùng dịch vụ phần mềm kế toán online hay sử dụng phần mềm truyền thống (offline)?

Trong bối cảnh công nghệ hiện nay, không quá lạ lẫm khi nghe nói về việc đặt dữ liệu của bạn chạy online hay "đám mây". Mọi người đều làm vậy, từ những dữ liệu cá nhân cho đến các giao dịch trong kinh doanh. Nói một cách đơn giản, điện toán đám mây là việc chạy các chương trình và lưu trữ chúng cũng như dữ liệu tạo ra trên internet thay vì các trên máy tính và lưu trữ trong ổ cứng.

Đối với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô, việc hoạt động và chạy các ứng dụng dựa trên nền điện toán đám mây đang trở nên phổ biến bởi nhiều lý do, đặc biệt là bởi vì nó tiết kiệm chi phí, vận hành nhanh chóng và dễ dàng, sẵn sàng mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Tuy nhiên, nó còn mang lại nhiều lợi ích khác cho các doanh nghiệp đang tìm cách thay đổi cách thức kinh doanh. Dưới đây là 6 lý do hàng đầu để bạn xem xét việc sử dụng phần mềm kế toán online (đám mây) cho doanh nghiệp của mình thay thế cho phần mềm offline đang sử dụng.



1. Điện toán đám mây thật đơn giản

Một trong những rào cản lớn về CNTT mà bạn phải đối mặt trong doanh nghiệp của bạn đó là việc tập trung hoặc nâng cấp công nghệ trong khi hoạt động. Điều này thường dẫn đến việc phải đặt mua và cài đặt phần cứng, phần mềm để mọi máy tính trong công ty của bạn có thể tương thích với nhau. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, điều này là khoản đầu tư lớn và thường khá tốn kém.
Tuy nhiên, khi bạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây, tất cả các ứng dụng, tất cả các dữ liệu sẵn sàng cho các nhân viên dùng đều lưu trữ trên đám mây. Điều này có nghĩa là đội ngũ IT không cần phải mất nhiều thời gian nâng cấp phần cứng, cài đặt các phần mềm mới và cấu hình lại các thiết bị. Không ai phải mất thời gian để tìm kiếm dữ liệu bị mất hoặc chuyển nó cho người khác trong cùng bộ phận. Điện toán đám mây cung cấp cho mọi người một nền tảng công nghệ như nhau. Nó còn cho phép bạn đồng thời nâng cấp các ứng dụng và chương trình, giúp mọi người trong công ty luôn hoạt động cùng trên một nền tảng đồng nhất.

2. Điện toán nền tảng internet dễ dàng tiếp cận

Một khi bạn đưa công nghệ điện toán đám mây vào doanh nghiệp của bạn, mọi nhân viên sẽ được tiếp cận với các thông tin họ cần để phục vụ cho công việc của họ. Và họ có thể làm việc hầu như tại mọi nơi, chỉ cần có mạng internet. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không phải ngồi lỳ một chỗ với các máy tính để bàn. Bạn có thể truy cập dữ liệu và ứng dụng ở bất kỳ đâu, cho dù đó là trong văn phòng của bạn, tại một nhà hàng sang trọng, trong khách sạn hoặc tại sân bay. Bạn có thể sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh để làm việc. Có thể tiếp cận từ xa thông qua internet là một trong những lý do hàng đầu khiến nhiều doanh nghiệp chuyển sang điện toán đám mây.

3. Điện toán đám mây cung cấp sự bảo mật tuyệt vời cho các tập tin quan trọng

Trước kia, bạn có thể lưu trữ các tập tin quan trọng trên máy tính xách tay. Vậy điều gì sẽ xảy ra khi bạn bị mất máy tính? Các tập tin liên quan tới kế toán của công ty sẽ bị mất và chúng sẽ rơi vào tay người khác. Với điện toán đám mây, tất cả sữ liệu kế toán của bạn được lưu trữ bằng kỹ thuật số trong hạ tầng điện toán đám mây, vì thế sẽ không còn chuyện dữ liệu bị mất hoặc phần cứng bị lỗi nữa. Khi sử dụng điện toán đám mây bạn cũng sẽ có quyền truy cập để phục hồi dữ liệu và sao lưu chúng để tránh cho bạn khỏi bị mất thông tin quan trọng. Thêm vào đó, có rất nhiều nhà cung cấp thứ ba cung cấp các dịch vụ lưu trữ đám mây với cơ chế mã hóa để bao vệ quyền riêng tư cho các dữ liệu của bạn.

4. Sử dụng điện toán đám mây là sử dụng chi phí một cách hiệu quả

Nếu sử dụng phần mềm offline việc bảo dưỡng và nâng cấp máy tính để bàn, máy tính xách tay cũng như các phần mềm liên quan cho toàn bộ công ty là một chi phí rất khó duyệt chi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Bạn sẽ thấy mình phải chi trả cho các chi phí bản quyền phần mềm, rồi lại tiếp tục trả tiền cho việc mua mới, nâng cấp phần cứng và cả chi phí nhân công hỗ trợ để giúp cho mọi thứ vận hành. Với mô hình tương tự khi sử dụng điện toán đám mây sẽ có chi phí rất thấp, với một vài nghiên cứu mới đây cho thấy bạn có thể tiết kiệm được 30% hoặc nhiều hơn. Sự lựa chọn để chuyển sang điện toán đám mây sẽ giúp tiết kiệm được cho doanh nghiệp của bạn một số tiền đáng kể.

5. Điện toán đám mây mang đến sự gia tăng tính linh hoạt cho các doanh nghiệp

Bằng cách sử dụng điện toán đám mây có thể giúp doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô. Thử nghĩ rằng đột nhiên bạn có một khách hàng mới đòi hỏi bạn phải có thêm nhiều nhân lực hơn mới đáp ứng nổi. Bạn có thể sẽ cần một số thiết bị mới hoặc nâng cấp thiết bị hiện có để hỗ trợ việc kinh doanh. Điện toán đám mây sẽ cho phép bạn nhanh chóng có tăng cấu hình, tăng dung lượng lưu trữ cũng như có thêm sự hỗ trợ từ các nhân viên IT mà không cần quan tâm đến việc họ đang ở đâu. Trong một thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh, việc không có khả năng đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng có thể đưa bạn đến thất bại. Đây là một lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp của bạn.

6. Điện toán đám mây cho phép gia tăng sự hợp tác và sát nhập kinh doanh

Khi bạn tiếp tục mở rộng quy mô doanh nghiệp, bạn có thể thấy mình cần phải cộng tác nhiều hơn với những người làm việc tự do. Công cụ điện toán đám mây giúp việc chia sẻ dữ liệu và ứng dụng cho những người làm việc tự do hoặc các đồng nghiệp hết sức dễ dàng. Tương tự, bạn có thể thấy công ty của mình có thể liên quan tới việc sát nhập hoặc mua lại. Việc sử dụng điện toán đám mây giúp cho hệ thống và nhân viên sát nhập hoạt động một cách liền mạch với chi phí thấp hơn.
Những sự thay đổi với tốc độ chóng mặt trong công nghệ hiện nay khiến bạn phải đánh giá lại tất những lợi ích mà điện toán đám mây mang lại cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Một cách đơn giản, điện toán đám mây cung cấp một giải pháp tiết kiệm chi phí và thời gian, tăng khả năng tiếp cận đủ để bạn nghiêm túc xem xét công nghệ mới này để hỗ trợ cho những nhu cầu CNTT của mình. Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn đều sẽ gặt hái được thành quả của hiện tượng điện toán đám mây.

Với 6 lý do trên thì bạn cũng có cách nhìn khác về phần mềm chạy online hay điện toán đám mây. Vậy cũng có thể nói rằng phần mềm chạy online có những lợi ích rất tốt mà còn thuận tiện hơn so với phần mềm offline.

Thân Thao

Thứ Tư, 5 tháng 11, 2014

Yêu cầu phần mềm kế toán cho cửa hàng kinh doanh các mặt hàng đồng giá?

Để đưa ra yêu cầu của một phần mềm bán hàng quản lý cửa hàng đồng giá, trước tiên ta cần làm rõ về mô hình kinh doanh đồng giá. Chúng ta hiểu cửa hàng hoặc siêu thị kinh doanh các mặt hàng đồng giá có nghĩa là chỉ có một giá dành cho tất cả các mặt hàng hoặc một giá áp dụng cho một nhóm mặt hàng nào đó và trong cửa hàng sẽ có nhiều mức đồng giá áp dụng cho nhiều nhóm mặt hàng. Từ thực tế của cửa hàng đồng giá cho thấy các mô hình cửa hàng đồng giá có những đặc điểm riêng biệt là mặt hàng được phân loại theo nhóm giá và việc thiết lập giá trong cửa hàng không phức tạp như siêu thị thông thường khác.

Chương trình có sự tham gia của ông Nguyễn Văn Chỉnh - Hội viên hội tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), Chủ tịch HĐQT, kiêm TGĐ Công ty cổ phần Đào tạo và Đại lý thuế APEC. 
(Ông đã có kinh nghiệm gần 15 năm trong các lĩnh vực kiểm toán, tư vấn kế toán và thuế với chứng chỉ kiểm toán nội bộ CIA). Xem chi tiết chương trình tại đây 

Như vậy, khi ứng dụng phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 tại cửa hàng đồng giá, người quản lý vẫn sử dụng các chức năng của một cửa hàng, siêu thị bình thường (như quản lý danh mục mặt hàng, chương trình giảm giá chiết khấu, thông tin khách hàng,…), và chú ý đến việc thiết lập nhóm giá cho các mặt hàng đồng giá. 

Đối với cửa hàng một giá, người quản trị thiết lập bảng giá cho tất cả các mặt hàng theo một giá duy nhất và khi bán hàng sẽ bán theo một giá duy nhất đó. Để lập bảng một giá nhanh chóng, có thể sử dụng bảng kết nhập từ excel cho toàn bộ các mặt hàng, khi đó người quản trị chỉ cần điền bảng giá trên bảng excel sau đó đổ toàn bộ giá vào phần mềm.

Đối với cửa hàng đồng giá ở dạng có nhiều nhóm giá khác nhau, các nhóm giá này được đặt cho từng nhóm mặt hàng. Ví dụ, cửa hàng có 3 nhóm giá gồm nhóm mặt hàng đồng giá 3.000 VND, nhóm mặt hàng đồng giá 5.000 VND, nhóm mặt hàng đồng giá 10.000 VND. Trong trường hợp này, 1VS sẽ làm bộ xử lý đổ giá theo từng nhóm mặt hàng sẽ rất nhanh chóng cho người dùng.

Để người quản trị lập được mức giá tốt nhất cho khách hàng, phần mềm cần có một công cụ tính lãi dự tính dựa vào giá vốn tồn kho và giá bán dự tính sẽ xác lập. Công cụ này có thể tính theo chiều ngược lại, tức là để bán được mức đồng giá 10.000 VND thì giá đầu vào bình quân cần thấp ở mức bao nhiêu, đây là cơ sở để người quản lý đưa ra quyết định ký kết hợp đồng với nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nào đó.

Ành minh họa

Để quản lý các hoạt động như một cửa hàng, siêu thị thông thường khác, phần mềm vẫn cần hỗ trợ quản lý chi chiết các thông tin hoạt động khác nhằm hỗ trợ người quản lý có thể thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng tốt nhất. Một số điểm quan trọng cần chú ý sẽ được liệt kê ở dưới đây.

Thứ nhất, quản lý thông tin hàng hóa đa dạng, thông tin cụ thể như: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, bảng kê đóng bộ sản phẩm, hình ảnh, đơn vị quy đổi,…

Thứ hai, quản lý các chương trình khuyến mại, giảm giá cho khách hàng. Tại sao đã một giá rồi mà lại phải quản lý giảm giá? Vì có thời điểm gọi là xả hàng tồn kho thì bắt buộc vẫn phải giảm giá, giảm giá có thể giảm cùng một số tiền cho toàn bộ mặt hàng trong nhóm giá. Hạ giá xong rồi rất khó tăng giá, bắt buộc phải chiết khấu để giải quyết hàng tồn kho sau đó lại bán hàng ở mức giá cũ.

Thứ ba, quản lý thông tin khách hàng - đây là cách cửa hàng quản lý các khách hàng thân thiết, khách hàng trung thành. Khi đó, khách hàng thân thiết sẽ được giảm giá khi mua hoặc được tặng thêm một món quà nào đó hoặc được gửi tin nhắn/email thông báo về chính sách chiết khấu, giảm giá đặc biệt. Mỗi khách hàng sẽ có một thẻ và sau đó quản lý theo hạng hoặc theo doanh thu mua hàng hoặc theo một tiêu chí nào đó mà người quản lý đặt.

Thứ tư, màn hình bán hàng đơn giản có thể tìm kiếm mặt hàng, kiểm tra thông tin khách hàng, thông tin tích điểm, tích điểm, kiểm tra tồn kho, báo giá ngay cho khách hàng, tính chiết khấu cho khách hàng một cách nhanh chóng.

Thứ năm, yếu tố quản trị cần đáp ứng linh động để cửa hàng có thể lựa chọn sử dụng online, offline hoặc kết hợp các hai phương án trên theo bất cứ lúc nào có nhu cầu.

Ngoài ra, có thể kể đến các yếu tố khác như: lập báo cáo lãi gộp, phân tích nhu cầu hàng hóa, quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, báo cáo bán hàng,… như một cửa hàng, siêu thị bình thường khác.

Hoàng Ánh

Thứ Sáu, 31 tháng 10, 2014

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng cầm đồ?

Trước khi đi vào tìm hiểu những yêu cầu phần mềm quản lý về cửa hàng cầm đồ, chúng ta thử xem các vấn đề liên quan đến hoạt động cầm đồ.


Xem chi tiết chương trình tại đây


(Chương trình với sự tham gia của ông Nguyễn Văn Chỉnh - Hội viên hội tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ Công ty cổ phần Đào tạo và Đại lý thuế APEC. Ông đã có kinh nghiệm gần 15 năm trong các lĩnh vực kiểm toán, tư vấn kế toán và thuế với chứng chỉ kiểm toán nội bộ (CIA).       
                                         
Tiệm cầm đồ hay cửa hiệu cầm đồ là loại hình kinh doanh dịch vụ cho vay vốn thông qua việc cung cấp các khoản vay bảo đảm cho khách hàng trên cơ sở cầm cố, theo đó khách hàng sẽ nhận được một khoản tiền vay, bù lại họ phải cầm cược lại các tài sản của họ được được sử dụng làm tài sản cầm cố hoặc sử dụng các loại giấy tờ có giá để thế chấp. Những loại hình cửa hàng này thường do một cá nhân (ông/bà chủ tiệm) đứng ra tổ chức. 

Lãi suất khi cầm đồ thường do các bên thỏa thuận nhưng thông thường là do tiệm cầm đồ ấn định vì thông thường những người cầm đồ thường khó khăn về kinh tế (như thiếu tiền, cần vay nóng) hoặc mong muốn tiêu thụ tài sản (thường là tài sản phi pháp) và lãi suất thường cao hơn lãi suất của ngân hàng ấn định, thậm chí là lãi suất cắt cổ theo kiểu lãi xuất chợ đen . Sau thời hạn ấn định sẵn mà khách hàng không đến chuộc đồ thì xem như đồ cầm cố thuộc về chủ tiệm. 

Ảnh minh họa

Đối tượng cầm đồ: ngoài những tài sản cá nhân phong phú, đa dạng, các tiệp cầm đồ sẵn sàng nhận thế chấp các giấy tờ nhà, bên cạnh đó các tiệm cầm đồ còn có rất nhiều là đồ kí gửi của giới sinh viên, từ đồ dùng của sinh viên như điện thoại, máy vi tính, máy nghe nhạc, xe máy… đến chứng minh nhân dân, thẻ sinh viên, bằng tốt nghiệp đại học...

Một số yêu cầu của cửa hàng cầm đồ 
  • Nắm được số lượng khách hàng đang có, số lượng và món đồ khách hàng cầm, giá trị cầm.
  • Theo dõi được quá trình hoạt động của tiệm mình cho dù bạn ở bất cứ nơi đâu miễn là bạn có một máy tính nối internet.
  • Theo dõi được quá trình cầm đồ của khách hàng và quy trình đóng lãi xuất của khách hàng.
  • Nắm được tổng số món hàng bạn đang cầm, tổng giá trị cầm.
  • In biên lai cầm đồ theo mã cầm đồ, giúp quản lý nhanh chóng, không phải tốn nhiều công sức ghi chép và tìm kiếm
  • Nắm được số lượng hàng mà khách hàng đã bỏ, quản lý giá của món hàng đó để bán lại.
  • Quản lý được thời gian cầm đồ của một lượng khách cầm.
  • Hoạt động thu chi của cửa hàng 
Với nhưng yêu cầu quản lý khắt khe như vậy thì đòi hỏi một phần mềm phải linh động, cho phép quản lý chi tiết đầy đủ các tính năng từ việc khai báo thông tin đến đưa ra các báo cáo thống kê.

1. Quản lý khách hàng
  • Quản lý thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số CMND, điện thoại.
  • Quản lý thông tin giao dịch các lần giao dịch của từng khách hàng: 
    • Mặt hàng cầm đồ. 
    • Khung lãi suất cần đồ. 
    • Thời gian cầm.
    • Ngày bắt đầu.
2. Quản lý các mặt hàng cầm đồ
  • Quản lý các khung lãi suất cầm đồ: đa dạng và phong phú: theo ngày, tuần, tháng, quý năm, % ngày, % tuần, % tháng... 
3. Tạo biên nhận cầm đồ, trả đồ
  • Tạo biên nhận cầm đồ và in theo mẫu.
  • Tạo hợp đồng cầm xe máy theo mẫu. 
  • Hỗ trợ nhiều hình thức tính lãi suất như theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo khung lãi suất. 
  • Hỗ trợ tính thử tiền lãi lúc tạo biên nhận cầm đồ. 
  • Quy đổi ngoại tệ (nếu cần). 
  • Quản lý các biên nhận được tạo, các biên nhận được thanh lý trong ngày. 
  • Giảm tiền lãi khi khách hàng trả đồ. 
  • Quản lý định nghĩa lãi cho từng sản phẩm, định nghĩa số ngày có thể cầm cho từng mặt hàng. 
4. Quản lý mua bán đổ từ bên ngoài
  • Mua bán các loại mặt hàng ( điện thoại, xe máy, vàng...).
  • Báo cáo doanh thu bán đồ.
  • Thông báo lỗ, lãi khi bán lại.
5. Quản lý tiền trả dần, tiền lãi, tiền vay thêm
6. Thanh lý đồ
  • Nhập thông tin thanh lý đồ. 
  • Tự động thông báo lời, lỗ bao nhiêu khi thanh lý. 
7. Quản lý tiền mặt
  • Quản lý tổng hợp tiền mặt vào, ra trong ngày. 
  • Đã chi cho việc cầm đồ bao nhiêu.
  • Đã thu được bao nhiêu tiền lãi khi trả đồ. 
  • Đã thu được bao nhiêu tiền gốc khi trả đồ. 
  • Đã thu được bao nhiêu tiền khi thanh lý đồ. 
  • Đã lỗ bao nhiêu khi thanh lý đồ quá hạn. 
8. Quản lý in ấn giấy biên nhận
  • Cầm đồ, Thanh lý (bán hàng), mua hàng theo quy định hiện hành.
9. Báo cáo
  • Quản lý hệ thống báo cáo chính xác nhanh, báo cáo theo thời gian tùy ý của người dùng: ngày, tuần, tháng, năm... 
  • Tự động báo cáo các biên nhận cầm đồ đã tới hạn trả, quá hạn trả.
  • Báo cáo công nợ thanh lý đồ. 
  • Báo cáo doanh thu thanh lý đồ (lời bao nhiêu, lỗ bao nhiêu) theo ngày tháng, quý, năm, theo chủng loại hàng hóa( xe máy, điện thoại, giấy tờ, vàng...). 
  • Báo cáo doanh thu cầm đồ theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm. 
  • Báo cáo doanh thu cầm đồ theo mặt hàng (xe máy, điện thoại, giấy tờ...). 
  • Báo cáo công nợ. 
  • Báo cáo chi phí mua đồ bên ngoài theo ngày, tháng, quý, năm. 
  • Báo cáo doanh thu bán đồ theo ngày, tháng, năm. 
  • Báo cáo nhanh trong ngày (các biên nhận được tạo trong ngày, các biên nhận đã trả đồ trong ngày, các biên nhận đã chuyển qua chờ thanh lý trong ngày, các biên nhận đã thanh lý trong ngày).

Thứ Ba, 28 tháng 10, 2014

Những yếu tố thuận tiện cho người sử dụng khi sử dụng dịch vụ điện toán đám mây

Khi lựa chọn giải pháp phần mềm, nhà cung cấp bao giờ cũng tính đến yếu tố phù hợp và hiệu quả của giải pháp. Vậy tại sao khi lựa chọn phần mềm lại tính tới yếu tố hiệu quả? Hiệu quả ở đây là hiệu quả của công việc khi ứng dụng giải pháp phần mềm, và hiệu quả không thể tính toán khi lựa chọn mà phải trải qua quá trình ứng dụng  mới có thể đánh giá. Vì vậy, trong bài viết này tôi xin đề cập  đến một số yếu tố tạo nên sự thuận tiện cho khách hàng khi lựa chọn sử dụng phần mềm điện toán đám mây.


Ảnh minh họa

Thứ nhất, phương án phòng ngừa khi mạng Internet bị ngắt quãng, trong thời kỳ công nghệ đang rất bùng nổ nhưng những sự cố bất ngờ cũng thường xảy đến từ hạ tầng mạng làm cho người dùng không thể giao dịch qua Internet được. Yếu tố này, cũng ảnh hưởng tới việc sử dụng phần mềm điện toán đám mây của người sử dụng. Lúc này, phần mềm cần có ngay một phương án thay thế chạy offline tránh gián đoạn công việc của người sử dụng.

Thứ hai, khả năng để người dùng tự chủ sao lưu dữ liệu mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm điện toán đám mây. Với người dùng, dữ liệu luôn rất quan trọng, nó là sự sống còn của doanh nghiệp nếu dịch vụ đám mây bắt người dùng phải đặt cược 100% dữ liệu vào nhà cung cấp e rằng họ sẽ không yên tâm. Phần mềm cần có cơ chế để người quản trị có thể tự sao lưu dữ liệu đều lưu vào đâu đó khi cần thiết, việc sao lưu cần thực hiện nhanh chóng và vào bất kỳ thời điểm nào mà khách hàng cần.

Thứ ba, chạy phần mềm trên môi trường Internet có tốc độ chậm, khi Internet đột nhiên rơi vào trạng thái chậm (ví dụ Việt Nam có những thời điểm bị đứt cáp dẫn tới tốc độ đường truyền Internet rất chậm) phần mềm cần có giao diện nhẹ để đảm bảo người dùng vẫn có thể sử dụng được phần mềm, tuy không được nhanh như bình thường nhưng hạn chế được sự ảnh hưởng tới công việc.

Thứ tư, người dùng có thể thuê dịch vụ đám mây theo định kỳ có nhu cầu, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ, để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp chỉ cần thuê đám mây 3 tháng đầu năm để làm báo cáo tài chính kết hợp với khả năng tự chủ sao lưu dữ liệu thì chờ tới kỳ thuê mới, người sử dụng lại cập nhật lại dữ liệu để giải quyết công việc báo cáo tài chính của năm.

Thứ năm, có khả năng hạch toán được cho nhiều công ty và phần mềm có đầy đủ phần hành để hạch toán cho các loại hình hoạt động thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây dựng. Yếu tố này được đáp ứng thì sẽ rất thuận tiện cho doanh nghiệp hoặc cá nhân làm dịch vụ sổ sách kế toán, sẽ giúp người dùng tiết kiệm được tối đa khoản chi phí phát sinh.

Thứ sáu, đảm bảo bảo mật tuyệt đối về cơ sở dữ liệu của người dùng, khi đó nhà cung cấp dịch vụ không được quyền can thiệp vào nội dung nghiệp vụ của người dùng. Công việc quản trị, phân quyền sẽ do người dùng có quyền được thực hiện thao tác, nhà cung cấp chỉ được phép can thiệp khi có sự cho phép của người có quyền. Như vậy, tạo được sự an tâm của người dùng khi thuê dịch vụ đám mây.

Thứ bảy, tính linh hoạt của phần mềm cao sẽ giúp nhà cung cấp tùy chỉnh phần mềm và tích hợp phần mềm với các phần mềm chuyên dụng khác một cách đơn giản. Nhu cầu tích hợp có thể là tích hợp trên một giải pháp khác được xây dựng trên cùng một nền tảng với giải pháp đang sử dụng, hoặc tích hợp với một giải pháp chuyên dụng khác, hoặc tích hợp với website để thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Ở trên, ta thấy được các yếu tố cần thiết tạo làm cho người dùng thấy được sự thuận tiện của phần mềm, đáp ứng được các yếu tố trên là cả một quá trình nghiên cứu, tính toán của nhà cung cấp. Ở nước Nga, người sử dụng có thể tìm đến giải pháp "1C:Fresh" để thỏa mãn các yêu cầu trên và nhận thấy được sự thuận tiện đó, Công ty 1VS đã đưa hệ thống phần mềm điện toán đám mây "1C:Fresh" về triển khai ở Việt Nam. Tất cả khách hàng có nhu cầu đều có thể liên hệ theo số điện thoại (04) 3514 8550 để được bộ phận tư vấn giải đáp các thắc mắc, yêu cầu và cách làm hợp đồng thuê dịch vụ phần mềm điện toán đám mây hết sức thuận tiện.

Hoàng Ánh


Chủ Nhật, 26 tháng 10, 2014

Phần mềm quản lý quán Karaoke cần những yêu cầu gì?

Khi cuộc sống ngày một đầy đủ thì các dịch vụ giải trí ngày một nhiều, ở Việt Nam có thể kể đến các dịch vụ giải trí karaoke, nhà hàng, spa, thẩm mỹ viễn, khách sạn,… rất nhiều các dịch vụ khác. Từ một số dịch vụ trên ta thấy các dịch vụ này, ở góc độ quản lý có gì đó khá chung đó là quản lý (karaoke quản lý phòng hát, nhà hàng quản lý phòng ăn, spa quản lý ghế nằm), hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, có thể là khách hàng thân thiết. Khi công việc quản lý trở lên phức tạp và các công cụ mong muốn sự chính xác, cơ động trong quản lý thì ứng dụng phần mềm là yếu tố cần thiết. Để biết được, phần mềm quản lý phòng hát karaoke cần những yêu cầu gì, chúng ta cùng phân tích.

Ảnh minh họa

Quản lý hàng hóa: Hàng hóa và dịch vụ trong việc kinh doanh dịch vụ karaoke không có gì phức tạp nên chỉ cần một phần mềm quản lý được mã hàng, tên mã hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết: Quản lý khách hàng thân thiết theo thẻ, trên mỗi thẻ khách hàng có thể quản lý chủ thẻ hoặc không. Không quản lý chủ thẻ sẽ cơ động hơn khi khách hàng cho nhau mượn thẻ để tới sử dụng dịch vụ. Nếu quản lý chủ thẻ sẽ dễ dàng thông báo các chương trình giảm giá đến đích danh chủ thẻ, trường hợp không quản lý chủ thẻ có thể phải gửi thông tin tới toàn bộ danh sách khách hàng mà quán hát đã lưu trữ.

Quản lý mua hàng: Mỗi nhà cung cấp được quản lý một danh mục mặt hàng cung cấp, lập riêng một bảng giá, hàng hóa mua có thể phải đặt hàng hàng và nhận giao hàng theo nhiều đợt. Tính toán chênh lệch giữa đặt hàng và nhập hàng vào kho.

Quản lý các chương trình giảm giá: Chương trình giảm giá cần xử lý các tình huống đa dạng như giảm giá theo hạng thẻ, theo chủ thẻ, theo giờ, theo kỳ lễ, hàng tặng hàng (ví dụ vào hát từ 10h sáng tới 12h trưa được giảm giá 50.000/giờ và tặng 2 két bia Heniken).

Lập bảng giá: Bảng giá dịch vụ, hàng hóa của quán karaoke, bảng giá được thiết lập theo kỳ và dễ dàng thay đổi khi cần thiết. Chương trình ghi lại nhật ký giá của hàng hóa để có thể làm căn cứ phân tích giá trong quá trình kinh doanh. Đơn giá dịch vụ hát có thể tính theo mức giờ hát và phân loại theo từng hạng phòng (có thể phân loại phòng VIP, phòng bình dân).
Quản lý thiết bị phòng hát: Toàn bộ thiết bị phòng hát được quản lý ở dạng công cụ dụng cụ hoặc tài sản cố định, có thể lập ra các báo cáo để tính khấu hao cho tài sản.

Quản trị chương trình: Chương trình chạy theo hai dạng online và offline nhằm tiện cho người quản lý có thể kiểm soát được ở bất kỳ đâu có Internet. Các thao tác được phân quyền chi tiết để có thể quản lý được ai là người nhập đơn hàng, giao hàng và nhận lại hàng từ khách, …quản lý ca làm việc của thu ngân và người chịu trách nhiệm quản lý ca đó.

Quản lý phòng hát: chức năng tích hợp với phần mềm karaoke để tính thời gian khách hàng bắt đầu hát cho tới khi tắt máy karaoke. Khi tích hợp như vậy sẽ quản lý được sự chênh lệch giữa giờ thực tế tính tiền với giờ mà khách hàng vào, tránh được gian nận từ những nhân viên không trong sáng. Phân biệt đồ dùng ăn uống mang vào cho khách, khách hàng lại và đồ khách dùng, khách phải đền (có thể hỏng micro, gẫy bàn,…).

Quản lý lịch đặt phòng: Cũng giống như nhà hàng, cần có lịch đặt bàn và khách sạn cần có lịch đặt phòng thì quán karaoke cũng cần một lịch đặt phòng, đặt biệt trong dịp nghỉ lễ, lịch đặt phòng sẽ giúp quán karaoke tối ưu phòng khi đông khách. Khi có lịch đặt phòng cộng với kinh nghiệm kinh doanh, người chủ dễ dàng ra quyết định từ chối đặt phòng hay không.

Quản lý phòng đang bận: Ghi nhận thời gian vào, các hàng hóa khách hàng sử dụng, khi giao hàng hóa có thể phân biệt hàng hóa gọi mới hoặc gọi thêm, nhân viên phục vụ phòng.

Quản lý trả phòng: Tổng hợp thanh toán nhanh chóng, tự động tính toán số lượng hàng khách dùng dựa trên số lượng hàng dư.

Nghiệp vụ phòng: Thông báo tính trạng phòng trống, phòng đang bận và ngày giờ phòng đặt, từ đó nhân viên lễ tân dễ dàng thông báo cho khách hàng còn phòng hay không. Trong phần nghiệp vụ phòng cũng có thể cơ động lập lịch dọn phòng cho khách nếu quán có nhiều phòng hát.

Quản lý nhân viên: Lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền theo từng nhân viên, trong đó có ghi nhận doanh thu giảm giá và các loại hình thanh toán.

Quản lý thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi (thanh toán qua thẻ ngân hàng), thẻ voucher khuyến mại theo nhóm khách hàng.

Giao diện bán hàng: Xây dựng theo dạng sơ đồ phòng, các nút chọn hàng hóa cần phải to để có thể dùng màn hình cảm ứng vì giao dịch phòng karaoke có thể được thực hiện vào buổi tối, tiếng ồn lớn gây nhiễu cho những giao tiếp giữa các nhân viên.

Lập báo cáo: Báo cáo bán hàng theo nhân viên, báo cáo bán hàng theo phòng, báo cáo tiền mặt theo phiên thu ngân, báo cáo bán hàng theo mặt hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo đánh giá cáo chương trình giảm giá,… và rất nhiều các báo cáo quản trị khác.

Hoàng Ánh

Thứ Năm, 23 tháng 10, 2014

Yêu cầu quản lý đối với chuỗi cửa hàng lẩu băng chuyền

Kinh doanh dịch vụ lẩu băng chuyền cũng là một dạng dịch vụ nhà hàng nhưng ở đây, cách bán hàng sẽ khác so với các nhà hàng thông thường khác. Khách hàng vào không cần phải quản lý theo bàn và thực hiện thu tiền trước chứ, khách hàng được dùng nhiều món mà chỉ cần phải trả tiền một lần. Nhìn tổng thể chúng ta thấy, cách quản lý về hàng hóa và khách hàng tương tự nhau chỉ khác nhau ở các nghiệp vụ bán hàng. Sau bài viết này, chúng ta sẽ thấy được sự khác biệt trong cách quản lý kinh doanh nhà hàng lẩu bằng chuyên và kinh doanh nhà hàng thông thường.


Ảnh minh họa

Quản lý hàng hóa: Hàng hóa cũng không cần quản lý quá đặc biệt, chỉ cần quản lý mã hàng, tên hàng, hàng hóa của nhà cung cấp và hạn sử dụng của hàng hóa, nhãn hiệu hàng hóa. Dịch vụ lẩu băng chuyền có thể lập bảng kê định mức để có thể xuất vật tư một cách tự động khi bán hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết: Quản lý thẻ thông tin khách hàng thân thiết, các thông tin quản lý gồm số điện thoại, email, tên chủ thẻ, địa chỉ, hạng thẻ.

Quản lý các chương trình giảm giá: Giảm giá theo nhóm khách hàng, theo giờ, theo ngày lễ, theo dịp sinh nhật khách hàng, theo món mới của nhà hàng, bán hàng kèm hàng, giảm giá theo mặt hàng, giảm giá theo giá trị hóa đơn.

Quản lý nhân viên: Quản lý nghiệp vụ từ khi nhân viên thu ngân nhận tiền lẻ trả lại khách hàng, cho tới khi kết thúc phiên bán hàng và ghi nhận doanh thu bán hàng theo các hình thức thanh toán, các hình thức thanh toán được liệt kê riêng lẻ trong đó phân biệt doanh thu giảm giá cho khách hàng,…

Quản lý kho: Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa, hạn sử dụng của từng mặt hàng, phân tích mức độ quay vòng của từng nguyên liệu và mặt hàng, hàng hóa có thể quản lý theo đơn vị lẻ và đơn vị đóng gói.

Màn hình bán hàng: Màn hình bán hàng cần được thiết kế theo dạng hình ảnh, nhập nhanh, xem ngay dược tồn kho hàng hóa và giá, chạy được trên màn hình POS để tránh phải dùng chuột máy tính.

Quản lý bán hàng: Bán thẻ voucher cho khách hàng, thanh toán thẻ voucher, thanh toán thẻ tín dụng, thanh toán trả sau. Thanh toán trả sau, được thực hiện đối với khách hàng đặt hàng online hoặc đặt hàng qua điện thoại, email, sau khi đặt cọc tiền đến một thời gian nhất định nào đó mới tới thanh toán để mua voucher. Bán coupon cho nhóm khách hàng và thực hiện thanh toán theo coupon vừa bán ra.

Quản lý vị trí khách hàng: Khi khách hàng vào dùng, có thể mua thêm đồ, khi đó nhà hàng có thể quản lý theo cách khi khách hàng mua thêm thì trả tiền ngay vậy không cần quản lý vị trí nhưng có cách khác là khách hàng gọi đồ sau đó sẽ thanh toán sau, cách này kích thích khách hàng dùng đồ nhiều hơn, do hàng hóa đã bày ra trước mặt thì có thể ăn ngay sau đó mới nghĩ tới tiền. Nếu quản lý theo vị trí, mỗi khách hàng vào ngồi được phát một thẻ vị trí, sau khi ra khỏi nhà hàng có thể trả lại thẻ mà không cần phải thanh toán gì thêm.

Quản lý mua hàng: Mỗi nhà cung cấp được quản lý một danh mục mặt hàng cung cấp, lập riêng một bảng giá, hàng hóa mua có thể phải đặt hàng hàng và nhận giao hàng theo nhiều đợt. Tính toán chênh lệch giữa đặt hàng và nhập hàng vào kho.

Quản lý công nợ: Quản lý chi tiết công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp theo kỳ. Trong đó, có thể lập báo cáo theo hạn mức công nợ, tuổi nợ.

Lập các báo cáo quản trị nhà hàng: báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo doanh thu theo mặt hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hạn sử dụng của hàng hóa, báo cáo mua hàng, báo cáo đánh giá các chương trình marketing.

Bài viết dựa trên khả năng xử lý của phần mềm "1C:BÁN LẺ 8". Từ nội dung bài viết chúng ta thấy được sự đa năng của phần mềm "1C:BÁN LẺ 8" khi mà doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng kinh doanh theo các mô hình khác nhau mà khi đó tư vấn của công ty 1VS hoàn toàn có thể tư vấn để ứng dụng vào quản lý kinh doanh hiệu quả.

Thứ Sáu, 26 tháng 9, 2014

Phân biệt 4 trường hợp: Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

Đối với những bạn kế toán mới vào nghề hay những bạn sinh viên mới ra trường thường hay bị nhầm lẫn giữa các loại chiết khấu. Dưới đây sẽ là cách để các bạn phân biệt các loại chiết khấu một cách dễ dàng, nhanh chóng. 




Chúc các bạn thành công!

Thứ Sáu, 19 tháng 9, 2014

10 điểm khác biệt của dịch vụ cho thuê phần mềm kế toán và quản lý qua Intertnet với đám mây "1C:Fresh"

1C:Fresh là dịch vụ cho thuê phần mềm thuộc hệ thống 1C:DOANH NGHIỆP 8 qua Internet theo mô hình SaaS. Dịch vụ phát triển bởi Hãng 1C (Liên bang Nga). Hãng được thành lập vào năm 1991 và là công ty phần mềm hàng đầu của Nga với dòng sản phẩm chính là hệ thống các chương trình "1C:DOANH NGHIỆP 8", dùng để tự động hóa công tác kế toán và quản lý cho các tổ chức, doanh nghiệp trong các lĩnh vực hoạt động với quy mô và hình thức sở hữu khác nhau. Hệ thống giải pháp 1C được Việt hóa và phát hành tại Việt Nam bởi công ty 1VS từ năm 2006.


Dịch vụ "1C:Fresh" được áp dụng trước hết là cho các công ty nhỏ và vừa mà chỉ cần một vài chỗ làm việc (ví dụ, 2-3 hoặc 10-15). Trong thời điểm hiện tại, dịch vụ này cho cho phép làm việc với các chương trình thuộc hệ thống "1C:DOANH NGHIỆP 8" để tiến hành kế toán doanh nghiệp và kế toán thuế qua Internet. Tất cả các ứng dụng trong chế độ dịch vụ được xây dựng trên nền tảng công nghệ duy nhất là "1C:DOANH NGHIỆP 8" với giao diện đồng nhất và cho phép tùy chỉnh trao đổi dữ liệu với nhau.
Dưới đây là 10 điểm khác biệt của dịch vụ cho thuê phần mềm kế toán và quản lý "1C:Fresh" so với các nhà cung cấp dịch vụ cùng loại khác hiện có tại Việt Nam 
1. Khách hàng tự quản lý dữ liệu  và người dùng mà không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp  
Mỗi khách hàng được cấp một thuê bao, và được trao toàn quyển để quản lý thuê bao đó. Người quản lý thuê bao có quyền tạo mới ứng dụng (cơ sở dữ liệu - CSDL) để hạch toán cho từng công ty. Số lượng CSDL phụ thuộc gói dịch vụ mà khách hàng mua. Chủ thuê bao tự mình tạo mới và phân quyền cho những người người sử dụng trong từng CSDL. Công nghệ 1C:Fresh không cho phép nhà cung cấp dịch vụ được truy cập đến các ứng dụng của khách hàng. 
Như vậy, khách hàng có thể tin tưởng rằng, dữ liệu của họ được quản lý bởi chính họ, và ở mức độ nào đó, làm tăng tính bảo mật dữ liệu và cũng là điểm khác biệt đầu tiên so với các giải pháp đám mây cùng loại khác của Việt Nam.

2. Vừa có thể chạy "trên mây", vừa có thể chạy "dưới đất"
Giải pháp được cất giữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ ("trên mây") và được khách hàng khai thác qua Internet. Tuy nhiên, khi đi công tác, đi nghỉ, bạn vẫn có thể xử lý công việc với phần mềm tạm thời khi không có kết nối Internet. Mặt khác, trong trường hợp cần thiết, khách hàng có thể tự chuyển đổi dữ liệu từ đám mây xuống máy cục bộ để làm việc theo như mô hình truyền thống trước đây (làm việc ở "mặt đất") và ngược lại. Khả năng vừa chạy "trên mây", vừa chạy "dưới đất" làm tăng mức độ cơ động của khách hàng khi làm việc mọi lúc mọi nơi với dịch vụ 1C:Fresh. 
3. Người dùng tự quản lý, chịu trách nhiệm về tài khoản và dữ liệu mà không phụ thuộc vào người quản trị 
Khách hàng với tư cách là chủ thuê bao có thể tạo ra nhiều người sử dụng khác nhau thông qua cổng website 1C:Fresh. Và khi đã được cấp quyền, chỉ người sử dụng mới có thể thay đổi mật khẩu với email đã đăng ký để kết nối với dịch vụ đám mây 1C. Vì vậy trong trường hợp có sự cố về thông tin, dữ liệu từ tài khoản của người sử dụng, thì chỉ có thể do người sử dụng, hoặc sự bất cẩn của mình mà vô tình làm lộ mật khẩu.
4. Dịch vụ bảo trì nhanh hơn, chất lượng hơn với cơ chế Multitenancy 
Đám mây 1C sử dụng cơ chế chia tách dữ liệu Multitenancy. Đây là cơ chế sẵn có trong các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu lớn (DBMS) và cho phép nhà cung cấp dịch vụ chỉ cần quản lý 01 cơ sở dữ liệu duy nhất để dùng chung các khách hàng của mình. Mỗi khách hàng được cung cấp một vùng dữ liệu và chỉ khách hàng đó mới có thể truy cập vào vùng dữ liệu này.  Như vậy, nhà cung cấp giảm được nhân lực và thời gian để bảo trì dịch vụ trên đám mây, và như vậy, làm tăng chất lượng phục vụ và đảm bảo tính ổn định của dịch vụ cho khách hàng. 
Ví dụ: khi có sự thay đổi quy định về kế toán và thuế, giải pháp cần được cập nhật. Đối với một số giải pháp đám mây khác, nhà cung cấp phải mất nhiều công sức để nâng cấp dữ liệu cho từng khách hàng. Còn đối với công nghệ 1C:Fresh, nhà cung cấp chỉ cần thực hiện cập nhật một lần cho giải pháp chính, còn các CSDL của hàng trăm, hàng nghìn khách hàng sẽ được tự động cập nhật theo phiên bản mới.
5. Làm việc trên các trình duyệt Web thông dụng và ổn định ngay cả với đường truyền Internet chậm 
Một số giải pháp đám mây chỉ cho phép chạy trên một số trình duyệt nhất định, ví dụ như trên MS Internet Explorer. Đám mây 1C:Fresh cho phép các ứng dụng chạy trên tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay như: Firefox, Google Chrome, MS Internet Explorer, Safari.   
Bên cạnh việc chạy ứng dụng trên trình duyệt Web, 1C cho phép triển khai ứng dụng theo một phương án khác, đó là cài đặt chương trình Client vào máy tính của người dùng cuối (Thin-client). Ứng dụng Thin-client và Web-client có giao diện giống hệt nhau. Phương án Thin-client làm tăng tính hiệu quả khai thác giải pháp đám mây, tăng mức độ ổn định, và hơn nữa cho phép khai thác ứng dụng trên đường truyền Internet chậm. 

6. Khách hàng có thể tự sao lưu dữ liệu và tạm ngừng sử dụng dịch vụ đám mây để tiết kiệm chi phí
Ngoài việc sao lưu tự động do nhà cung cấp thực hiện, bạn cũng có thể tự mình sao lưu dữ liệu vào thư mục trên máy tính cục bộ. Trong trường hợp cần phục hồi lại thì người sử dụng có thể tự mình chuyển dữ liệu đã sao lưu lên lại đám mây. Điều này tạo sự chủ động cho chủ thuê bao, khi công việc kế toán không nhiều, để tích kiệm chi phí, bạn có thể dồn công việc vào tháng cuối cùng của quý để hạch toán với phần mềm trên mây. Và lúc đó bạn chỉ cần phải thanh toán cho 01 tháng/quý.
7. Không cần cài thêm bất kỳ một chương trình nào trên máy tính
Người sử dụng không cần cài thêm bất kỳ một chương trình hay cấu phần nào vào máy tính khi bắt đầu sử dụng dịch vụ, chỉ cần có trình duyệt Web và máy tính kết nối với Internet là có thể ngay lập tức sử dụng dịch vụ đám mây 1C:Fresh. 
8. Có khả năng tùy chỉnh theo  yêu cầu khách hàng 
Đám mây 1C cho phép tùy chỉnh riêng theo yêu cầu của từng khác hàng về mẫu in (ví dụ: hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho), hay báo cáo riêng hay công cụ xử lý dữ liệu. Những tùy chỉnh này không làm thay đổi cấu trúc phần mềm. Điều này giúp ứng dụng của khách hàng vẫn được bảo trì theo mô hình cập nhật chung và không bị tăng chi phí bảo trì, mặt khác vẫn đáp ứng được những đặc thù riêng của công ty.
9. Một chi phí có quyền làm kế toán cho nhiều công ty 
Với mỗi khách hàng, 1C:Fresh cho phép chủ thuê bao tự tạo nhiều dữ liệu phần mềm để hạch toán cho các công ty khác nhau mà không phải mất thêm phí. Điều này thật sự có ý nghĩa khi bạn hay công ty của bạn cung cấp dịch vụ kế toán.  
10. Có sẵn khả năng trao đổi dữ liệu linh hoạt với phần mềm khác 
Trong công ty của bạn đang sử dụng nhiều phần mềm quản lý khác nhau. Khi đầu tư thêm, 1C:Fresh đã có sẵn khả năng trao đổi dữ liệu với nhiều phương pháp khác nhau để đảm bảo đồng bộ dữ liệu với giải pháp hiện có của bạn. Có thể trao đổi dữ liệu giữa các giải pháp 1C trên mây, giữa trên mây và ứng dụng khác ở "mặt đất", và với cả Website.
Một số giao diện của "1C:KẾ TOÁN 8" chạy trên mây với các trình duyệt khác nhau: