Phần mềm nào quản lý hóa đơn theo nhiều tình huống?

Hóa đơn GTGT là hóa đơn tài chính, một trong những chứng từ để ghi nhận việc chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ đơn vị, tổ chức này cho đơn vị, tổ chức, cá nhân khác. Nhà nước có văn bản quy định rất rõ về hóa đơn tài chính này (các bạn có thể tham khảo luật thuế GTGT, thông tư 06 về thuế GTGT ban hành trong năm 2012).

Hóa đơn được sử dụng phổ biến trong một số trường hợp như sau:

-     -     Bán hàng hóa, dịch vụ có kèm theo xuất hóa đơn. Lúc này bên bán là đơn vị xuất hóa đơn và có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế GTGT, người mua thời điểm hiện tại nhận hóa đơn và là người nộp tiền tạm thời cho khoản thuế GTGT này. Dĩ nhiên người sử dụng cuối cùng mới là người nộp số thuế nhưng thời điểm hiện tại thì doanh nghiệp mua hàng là “tạm nộp thuế”.

-      -    Xuất hàng từ đơn vị tổng cho đơn vị thành viên: Ngoài việc sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn GTGT cho số hàng vận chuyển. Đây là căn cứ để chứng minh hàng hóa đi trên đường, là cơ sở để làm việc với quản lý thị trường.

-       -   Xuất hóa đơn cho hàng ký gửi: là việc mà đơn vị nhận ký gửi tạm thời xuất hóa đơn bán hàng cho khách, bởi vì ngay lúc này người đặt ký gửi không có ở đó, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào số hàng bán được thì người đặt ký gửi mới xuất hóa đơn cho số hàng đó.

-      -   Xuất hóa đơn cung cấp dịch vụ hoàn thành: như việc xuất hóa đơn về việc tư vấn, thiết kế, cung cấp dịch vụ…

-         -   Và nhiều trường hợp khác

-           

Như vậy, dù có xuất hóa đơn dưới hình thức nào đi chăng nữa thì chúng ta cũng sẽ có 2 đối tượng được đề cập. Một là người xuất hóa đơn. Hai là người nhận hóa đơn.

Đối với người nhận hóa đơn thì cần quản lý thông tin

Theo quy định hóa đơn được kê khai trong vòng 6 tháng, vậy thì tôi cần biết được hóa đơn mà đơn vị cung cấp cho tôi vào tháng nào? Tôi có thể kê khai hóa đơn đó vào tháng sau không?

Trong quá trình nhập liệu rất có thể tôi bỏ sót hóa đơn và chưa kê khai, do đó tôi cần quản lý hóa đơn nào đã lập? hóa đơn nào chưa lập?

Trong quá trình hoạt động, có thể tôi sẽ ứng tiền cho cá nhân để đi mua vật tư, vậy thì khi cá nhân đó về thanh toán. Song song với việc hoàn ứng tôi cũng phải ghi nhận và quản lý hóa đơn này? Tổng số thuế GTGT đầu vào trong kỳ (là khoảng thời gian) mà tôi xem báo cáo là bao nhiêu? 

Về mặt tồn kho và công nợ tôi có thể quản lý hàng hóa bằng tiêu chí theo hóa đơn, khi đó xem báo cáo công nợ với nhà cung cấp A tôi hoàn toàn có thể biết được công nợ này phát sinh từ những đơn hàng nào? Hóa đơn nào? Và chi tiết số tiền là bao nhiêu?. Việc thanh toán cũng theo đơn hàng nào? Hóa đơn nào? số tiền là bao nhiêu?

Nếu đơn vị có hoạt động chịu thuế và không chịu thuế thì phải tách biệt được hóa đơn nào dùng cho hoạt động chịu thuế, hóa đơn nào dùng cho hoạt động không chịu thuế và hóa đơn nào là dùng chung? Trong một số trường hợp muốn cập nhật và quản lý việc nhập giá mua có thuế hoặc giá chưa bao gồm thuế thì cũng phải quản lý được

Đối với người xuất hóa đơn (đơn vị bán hàng và cung cấp dịch vụ)

Quản lý được mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và dải số hóa đơn mà đơn vị đang phát hành, có thể là tự in, đặt in hoặc dùng hóa đơn điện tử. Khi tôi thay đổi mẫu, ký hiệu hoặc thông tin trên hóa đơn thì tôi phải quản lý và biết được đã thay đổi những gì?

Dải số hóa đơn phải liên tục và thống nhất. Đặc biệt nếu đơn vị có nhiều địa điểm và phải phân chia dải số hóa đơn thì cũng phải quản lý được hóa đơn tại mỗi địa điểm sử dụng như thế nào?

Theo đúng pháp luật thì hóa đơn xuất trong tháng nào thì phải được kê khai trong tháng đó để không phát sinh tình trạng “quên, bỏ sót” việc khai và nộp thuế GTGT.

-          Theo dõi tổng số thuế GTGT đầu ra trong tháng, số còn phải nộp (nếu có)

Trong các yêu cầu bên trên tôi liệt kê ra thì toàn bộ đã được ứng dụng và giải quyết trên phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8. Các đơn vị khi sử dụng giải pháp kế toán này đều đánh giá rất tốt, tốt không chỉ về phân hệ quản lý hóa đơn và thuế mà cả về các phân hệ khác. Một điểm đặc biệt cũng cần phải trình bày đó là chương trình có khả năng tích hợp với phần mềm HTKK của Tổng cục thuế, điều này giúp cho các đơn vị tiết kiệm thời gian và công sức khi chỉ cần khai báo chứng từ một lần duy nhất, chương trình sẽ tự động tích hợp với HTKK

 Ngô Tiến