Giao diện phần mềm kế toán nào thuận tiện nhất cho người sử dụng?

Bản thân các nghiệp vụ kế toán đã ẩn chứa những phức tạp, có nhiều thông tin cần phải xử lý, các thông tin này đảm bảo đáp ứng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, tiêu chuẩn về Thuế và các yêu cầu quản trị của người lãnh đạo, tiếp đến là thói quen của từng kế toán. Để xử lý triệt để được các vấn đề trên bắt buộc phần mềm kế toán phải chứa đựng được đầy đủ các mục thông tin đầu vào của báo cáo, dẫn đến chương trình có nhiều tính năng và rất dễ gây nhiễu loạn nếu không có một cách sắp xếp khoa học. Tôi đồng ý 1C:KẾ TOÁN 8, có một cái gì đó phức tạp nhưng ở đó là cả một sự sắp xếp có tính khoa học. Người sử dụng chỉ cần loại bỏ thói quen cũ đặc biệt những người đã sử dụng các phần mềm được thiết kế tưởng chừng như rất dễ sử dụng nhưng lại rất lỏng lẻo, thiếu chuyên sâu. Để làm quen với giao diện 1C:KẾ TOÁN 8, người sử dụng chỉ phải bỏ 3 buổi là có thể thao tác thuần thục.

Toàn bộ nằm gọn trên một màn hình máy tính

    Các nút nghiệp vụ được phân nhóm theo phần hành và mức độ sử dụng, trên thẻ của từng phần hành luôn được trình bày ra các chứng từ được đánh giá thường xuyên sử dụng đến. Những nút có mức độ sử dụng không nhiều cũng đều được sắp xếp để sao cho có thể nhìn thấy ngay trên màn hình như máy tính con. Cách trình bày này sẽ tận dụng tối đa các vị trí trên màn hình máy tính. 

   Toàn bộ các phần hành được thiết kế nằm trên một màn hình máy tính, người sử dụng chỉ cần bật chương trình phần mềm và sau đó toàn bộ các phần hành được trình bày trên màn hình. 

Thanh menu được trình bày theo từng phần hành

    Thanh menu được thiết kế theo từng phần hành, trong mỗi phần hành là các chứng từ được sử dụng cho một nhóm nghiệp vụ kế toán phát sinh.  Các phần hành tương tác với nhau tạo thành một hệ thống hoạt động thống nhất. 

     Các phần hành được sắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải và được đặt tên theo tên của giao dịch kế toán tạo điều kiện cho kế toán có thể nhận biết ngay được các phần hành khi nhìn trên toàn bộ màn hình máy tính. 

Các thẻ của từng phần hành

    Các thẻ được thiết kế theo từng phần hành, trên mỗi thẻ được trình bày các chứng từ thường xuyên phát sinh, các danh mục  và báo cáo liên quan tới phần hành tạo sự gọn gàng, thuận tiện trong cách trình bày trên màn hình. 

    Các chứng từ được thiết kế theo quy trình phát sinh của nghiệp vụ, công việc của kế toán là chọn chứng từ phát sinh theo giai đoạn. 

Các tính năng được gom nhóm vào các phần hành kế toán một cách rõ ràng

     Một trong những đặc điểm nổi bật của chương trình là hỗ trợ hạch toán tự động đến hơn 80% các nghiệp vụ phát sinh. Do vậy, công việc của kế toán không phải là nghiệp vụ này được hạch toán như nào mà là xem xét chính xác tính chất của nghiệp vụ phát sinh, sau đó chọn đúng chứng từ, nhóm mục hạch toán trong các phần hành là xong. 

     Toàn bộ các nhóm được thiết kế rõ ràng, đặt tên theo tính chất của nghiệp vụ phát sinh nên kế toán dễ dàng nhận biết được chính xác mục cần chọn để làm việc. 

     Kế toán không cần phải nghĩ nghiệp vụ này hạch toán ra sao mà chỉ cần xác định chính xác nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, chọn chứng từ ứng dụng và sau đó chọn các thông tin liên quan như đối tác, hàng hóa, hợp đồng, kho bãi, số lượng, đơn giá, rất đơn giản phần còn lại chương trình sẽ tự động làm việc. 

Gom nhóm một cách thống nhất cả trong menu và trong bảng chức năng

     Trong bảng chức năng và thanh menu luôn đảm bảo sự thống nhất về các gom nhóm các nghiệp vụ, sự xuất hiện một nhóm nào đó trong thanh menu và trong bản chức năng đều đảm bảo tính giống nhau y hệt. Cách này giúp người sử dụng có thể lựa chọn các chứng từ ở đâu cũng được, tùy vào thói quen nên rất thuận tiện. 

    Bảng chức năng được xem như một bản rút gọn các chứng từ thường xuyên phát sinh nhất của các phần hành trên thanh menu. Trong bảng chức năng, tương ứng với các chứng từ là các danh mục và báo cáo của phần hành đó. 

Tùy chỉnh giao diện theo cách của người sử dụng

    Chương trình được thiết kế để người sử dụng tùy vào vai trò của mình là người quản trị (IT) hay kế toán hay người in hóa đơn mà phân quyền theo vai trò đó. Khi lựa chọn giao diện cho các vai trò trên chương trình rút ngắn các phần hành lại, chỉ để những phần hành cần thiết liên quan tới vai trò sử dụng đó. Đây là một tiện lợi để người sử dụng tránh phải nhìn những thông tin không cần thiết. 

   Khả năng ẩn một số thanh của từng phần hành không cần thiết hoặc có thể ẩn toàn bộ các thanh đó đi mà không cần quan tâm tới sự tồn tại của nó nữa. Người sử dụng chỉ cần sử dụng thanh menu để làm việc. Tuy nhiên, việc làm này là hãn hữu và được sử dụng trong trường hợp phần quyền theo từng phần hành, vai trò làm việc. 

Đối với mỗi phần hành kế toán đều có nhật ký chứng từ riêng biệt

    Trong từng phần hành kế toán, chương trình được thiết kế nhật ký chứng từ riêng biệt, liệt kê toàn bộ các chứng từ phát sinh trong từng phần hành đó. Cách này sẽ giúp kế toán kiểm soát, tìm kiếm các chứng từ phát sinh để đánh giá và kiểm tra số liệu. 

    Trong mục nhật ký chứng từ của từng phần hành, kế toán có thể sửa, xóa các chứng từ đã được lập và thêm mới một chứng từ phát sinh liên quan tới phần hành đó. Chứng từ được thêm đó có thể thuộc về phần hành khác nhưng liên quan tới nhật ký chứng từ của phần hành đang làm việc. 

Nhập giao dịch theo tài khoản phát sinh

    Lọc chứng từ theo tài khoản phát sinh sẽ giúp kế toán, đặc biệt những người làm dịch vụ, khi đó không cần nhớ chứng từ được đặt ở đâu, trong phân hệ nào mà chỉ cần chọn tài khoản phát sinh nợ/có là chương trình lọc ra các chứng từ phát sinh thường xuyên liên quan tới tài khoản hạch toán đó. 

     Chương trình lọc và đưa ra chứng từ cụ thể hơn nếu kế toán nhập tài khoản nợ/có kèm theo tài khoản đối ứng. Kết hợp với nút “sử dụng gần đây nhất” để đưa ra chứng từ mà kế toán thường xuyên sử dụng nhất. 

    Đây là một trong những cách trình bày dành cho những kế toán chỉ muốn dùng phần mềm trong một màn hình, tránh được phải nhớ xem chứng từ đó nằm trong phân hệ nào. 

Đối với mỗi chứng từ đều có các tiện ích hỗ trợ

    Lập trên cơ sở: trợ giúp kế toán copy nội dung thông tin cần thiết để lập một chứng từ tiếp theo của quy trình. Ví dụ, sau khi lập xong chứng từ Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ, kế toán nhấp chuột vào nút lập trên cơ sở để tạo phiếu chi thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Đây là một tiện ích hỗ trợ kế toán kiểm soát chặt chẽ chứng từ theo quy trình. 

    Ẩn/hiện các tài khoản kế toán: do chương trình hỗ trợ hạch toán tự động lên đến hơn 80% các nghiệp vụ phát sinh nên việc hiện tài khoản hạch toán đôi khi không cần thiết, gây khó chịu cho những người thích sự ngắn gọn. Tiện ích này sẽ hỗ trợ kế toán ẩn tài khoản đó đi hoặc hiện nó ra khi cần thiết. 

    Xem bút toán hạch toán Nợ/Có: chương trình hỗ trợ hạch toán tự động hơn 80% các nghiệp vụ phát sinh do vậy kế toán chỉ cần chọn đúng mục phát sinh và lựa chọn các thông tin liên quan. Trong trường hợp cần thiết kiểm tra bút toán của chứng từ đó, kế toán chỉ cần nhấp chuột vào nút nợ/có là toàn bộ các bút toán hạch toán hiện ra. 

    Lưu chứng từ theo nhiều dạng file khác nhau: trong quá trình làm việc, chứng từ kế toán vì một lý do nào đó cần chuyển sang một dạng file khác để xem hoặc để kết nhập vào một dữ liệu khác thì tiện ích này sẽ giúp kế toán làm việc đó. 

    Kiểm tra các chứng từ trực thuộc theo quy trình: khi sử dụng tiện ích lập trên cơ sở, kế toán chỉ cần nhấp chuột vào nút kiểm tra chứng từ trực thuộc để xem chứng từ phát sinh này liên quan tới những chứng từ phát sinh nào. Cũng chỉ cần nhấp đúp chuột vào từng dòng để xem nội dung của từng chứng từ phát sinh đó. 

   Tạo mới chứng từ bằng cách sao chép chứng từ cũ: Tiện ích này sẽ giúp kế toán tạo ra các chứng từ giống nhau mà không mất nhiều thời gian, đặc biệt các đơn vị cung cấp các dịch vụ giống nhau cho nhiều khách hàng thì đây cũng là một tiện ích có giá trị. 

    Và một số tiện ích hỗ trợ khác 

Danh mục được phân nhóm giống như một folder trong hệ điều hành window

     Danh mục được thiết kế có giao diện rất giồng các folder trong window, cách này giúp người dùng có cảm giác thân thiện. Nhóm được phân cấp không giới hạn. 

    Các thành phần trong nhóm có thể được  luân chuyển tùy vào từng thời điểm, đây là một tiện ích mà không phải phần mềm nào cũng làm được đặc biệt là các phần mềm ở Việt Nam. 

Chương trình được thiết kế các nội dung hỗ trợ người sử dụng

     Lời khuyên dành cho người sử dụng: cửa sổ lời khuyên mô tả ngắn gọn về cách sử dụng chứng từ đang mở. Cách này sẽ giúp người dùng hiểu nhanh hơn về cách sử dụng chứng từ đang mở. 

     Nhắc nhở khi người dùng mắc lỗi nhập chứng từ: nhắc nhở người sử dụng khi thực hiện thiếu hoặc sai một thao tác nào đó, điều đặc biệt là nhắc nhở rất cụ thể, có khi chỏ hẳn chuột vào mục nhập thiết hoặc sai đó. 

   Một số bảng hướng dẫn quy trình nghiệp vụ: đây cũng là một phần tiện ích trong chuỗi hướng dẫn người sử dụng chương trình. 

Một số ngôn ngữ “không bình thường”

     Đây có lẽ là một trong những rào cản đầu tiên của người mới bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 mà không có sự hướng dẫn trực tiếp. Với một số ngôn ngữ “không bình thường” trong phần mềm làm cho kế toán nhiều mục không biết chọn chứng từ nào cho phù hợp. 

     Ví dụ, chứng từ “Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ” bình thường đọc cụm từ “không bình thường” này kế toán sẽ không biết được trong đó có thể xử lý được các dạng giao dịch mua hàng thông thường về nhập kho, mua thiết bị là TSCĐ, CCDC đem về kho, nhận gia công hay mua về phục vụ xây dựng cơ bản. 

     Vậy tại sao chứng từ trên không có tên là “Hóa đơn mua hàng”? Nếu đặt tên như vậy thì sẽ không chính xác vì trong đó còn xử lý các nghiệp vụ về TSCĐ, CCDC, … và nhận gia công.  Nếu tách riêng ra để đặt là “hóa đơn mua hàng” thì tính gom nhóm lại bị mất đi làm cho người dùng sẽ phải nhìn một giao diện rất nhiều các mục chứng từ, trong khi đó lại có thể gom lại cho gọn. 

     Tương tự như vậy đối với các chứng từ có ngôn ngữ “không bình thường” như giao hàng và cung cấp dịch vụ, nhóm sản phẩm, …

Khi nhìn vào phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8, ai mới nhìn cũng sẽ thấy ngay sự phức tạp nhưng trong đó ẩn chứa tính sắp xếp khoa học và dễ dàng tiếp cận. Cái mà chúng ta thường mắc phải là luôn nói biết rồi, phải theo cách của tôi mới đúng và chúng ta không chịu gỡ bỏ cái tôi của mình. Khi cái tôi và thói quen cũ vẫn hằn trong đầu, người đó luôn thấy phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 rất khó sử dụng. 

       Ở góc độ còn lại, 1VS cũng nên có các chương trình hỗ trợ người sử dụng một cách đa dạng hơn ngoài cách hướng dẫn sử dụng trực tiếp, có thể có các video giải thích tại sao lại đặt tên như vậy, … hoặc có bảng danh mục giải nghĩa về các cụm từ, diễn giải sơ bộ chức năng để người sử dụng nắm rõ, nhanh hơn.

Hoàng Ánh