Ngày nay khoa học kỹ thuật ngày càng ứng dụng rộng ở nhiều ngành khác nhau đáp ứng nhu cầu của con nguời quản lý một khối luợng công việc lớn đồng thời làm giảm không gian lưu trữ.Trước kia công việc này duợc làm thủ công nhưng ngày nay máy móc đã thay thể con nguời trong việc quản lý, lưu trữ, tính toán…Nó làm tăng đô chính xác, độ tin cậy cao rất hiệu quả.Có nhiều cửa hàng doanh nghiệp dùng phân mềm để quản lý đồng thời việc sử dụng tin học đã tiết kiệm nhiều thời gian, công sức con người.
Trong tất cả các ứng dụng của ngành công nghệ thông tin, ứng dụng xâydựng phần mềm phục vụ công việc là một trong những vấn dề mà các nhà lập trình viên luôn quan tâm hàng dầu. Hệ thống quản lý cửa hàng văn phòng phẩm cũng là một trong những ứng dụng mà con nguời quan tâm nhiều. Nó giúp cho chủ cửa hàng có thể quản lý cửa hàng của mình một cách dễ dàng và tiết kiệm được tối da thời gian trong việc diều hành cửa hàng cũng như quản lý nhân viên, quản lý doanh thu,…
Cửa hàng văn phòng phẩm (ảnh minh họa)
1. QUẢN LÝ THÔNG TIN MẶT HÀNG
- Ghi nhận đầy đủ thông tin hàng hóa về tên gọi, mã hiệu, mã vạch, nhà sản xuất
- Cơ chế chi tiết từng đặc tính của mặt hàng sẽ giúp quản lý chỉ cần nhập một mã hàng để quản lý cho những mặt hàng giống nhau về tính chất, thương hiệu, chủng loại nhưng khác nhau về kích cỡ,màu sắc ... hoặc tương tự.
- Số lượng đơn vị tính của hàng hóa, vật liệu không bị giới hạn bởi chương trình mà phụ thuộc vào phát sinh thực tế của. Đơn vị tính còn có thể được tính quy đổi cho những mặt hàng theo nhiều quy cách khác nhau: ví dụ: bút thì có thế có nhiều quy cách như thùng, hộp, chiếc... Vở thì có thể là quyển, tập, thùng...
2. QUẢN LÝ BÁN HÀNG
- Giao diện dễ sử dụng: Thường với các cửa hàng văn phòng phẩm yêu cầu với trình độ nhân viên không quá cao. Nên để thuận tiện hơn trong quá trình bán hàng tránh sự nhầm lẫn thì phần mềm bán hàng phải có giao diện thân thiện, dế dàng sử dụng các phím tắt, thao tác thực hiện khi đăng nhập vào chương trình, thao tác trong quá trình bán hàng, thao tác kết thúc phiên làm việc phải được đơn giản hóa một cách tối đa.
- Tìm kiếm mặt hàng nhanh chóng và chính xác: Với một cửa hàng văn phòng phẩm thì lượt khách ra vào mua khá đông, hơn nữa chủng loại mặt hàng khá nhiều và có kích thước không giống nhau nên việc phân biệt giá bằng mắt thường rất khó. Vì vậy phần mềm cần có cơ chế tìm kiếm mặt hàng đơn giản và nhanh chóng, có thế chi tiết thông tin hàng hóa trong quá trình tìm kiếm về kích cỡ, chủng loại và màu sắc…
- Tự động thiết lập giá bán: Mỗi mặt hàng đều có giá bán khác nhau, không thể nhớ được giá cả mặt hàng đó, hơn thế nữa giá hàng có thể biến động theo thời gian…Do đó, yêu cầu phần mềm cần có tính năng cập nhật giá bán cho các mặt hàng. Người bán hàng có thể nghỉ việc bất cứ lúc nào, do đó không có khái niệm là trông chờ vào bộ nhớ của người bán thì mới bán được hàng. Phần mềm cần cài đặt và mặc định giá bán theo đúng những gì đã thiết lập
- Tự động hóa các chương trình khuyến mại: Hệ thống phần mềm cần cho phép thiết lập tự động các chương trình khuyến mại giảm thiểu công việc của nhân viên bán hàng khi bán hàng và tránh sự nhầm lẫn trong qua trình thanh toán.
3. QUẢN LÝ DOANH THU
Cần các báo cáo liên quan đến quá trình bán hàng và đánh giá hiệu quả bán hàng
Báo cáo bán hàng: Báo cáo tổng hợp toàn bộ số lượng hàng bán, số tiền bán hàng theo từng mặt hàng. Số tiền bán hàng được liệt kê theo các mức có chiết khấu và chưa có chiết khấu.
Ngoài ra, báo cáo cần có thể chi tiết theo nhân viên, theo đặc tính mặt hàng để thực hiện tính số tiền bán hàng cho từng nhân viên, từng mặt hàng cụ thể.
Báo cáo đánh giá lãi gộp: Trong báo cáo cần đưa ra số lượng hàng bán, số tiền bán hàng, giá vốn hàng bán và số tiền lãi gộp nhận được khi bán hàng.
Lãi gộp được tính như khoản chênh lệch giữa số tiền bán hàng và giá vốn hàng hóa,trong báo cáo cũng phải đưa ra hai chỉ tiêu để phân tích hiệu quả và lợi nhuận bán hàng, Báo cáo có thể gom nhóm theo doanh nghiệp, cửa hàng, mục mặt hàng. Có thể tiến hành và phân tích chi tiết hơn lợi nhuận bán hàng theo từng đặc tính hàng hóa, cũng như phân tích báo cáo đến cấp độ chứng từ bán hàng.
4. QUẢN LÝ CÔNG NỢ
Quản lý công nợ là một phần hành trong công tác quản lý của cửa hàng, liên quan đến các khoản phải thu phải trả của cửa hàng. Quản lý cửa hàng cần kiểm soát được các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp và các khoản phải thu của khách hàng để từ đó có các chính sách chiến lược kinh doanh phù hợp.
Các thông tin chi tiết về công nợ của nhà cung cấp và khách hàng cần được theo dõi theo từng biến động tăng giảm theo từng đơn hàng, từng hóa đơn.
5. QUẢN LÝ KHO
Công tác quản lý kho là một trong những khâu quan trọng. Kiểm kê kho thường xuyên để tránh thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Hệ thống phần mềm cần quản lý được tồn kho tại mọi thời điểm khi xem báo cáo, chi tiết từng lần xuất nhập cụ thể theo thời gian.
Hoài Phương
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét