Những tính năng nên biết khi chọn mua phần mềm quản lý cửa hàng vàng, bạc, mĩ kí

1. Phân quyền và tính bảo mật 

Phần mềm có khả năng bảo mật tuyệt đối, mỗi cá nhân muốn đăng nhập chương trình thì phải có account được cấp từ người quản trị mới có thể đăng nhập vào chương trình. Phần mềm phân ra nhiều nhóm quyền khác nhau, mỗi người vào chương trình chỉ được thực hiện các chức năng mà mình được phép. Ví dụ như nhân viên bán hàng chỉ được phép bán hàng, không được chỉnh sửa tồn kho và xem những thông tin khác do người quản lý phân quyền... 

 
2. Tạo danh mục mã hàng và in tem 

 
Chương trình cho phép quản lý số lượng danh mục mặt hàng không giới hạn, chia thành nhiều nhóm khác nhau (vàng 24K, 18K, SJC,...), trong từng nhóm có thể chia thành nhiều loại mặt hàng khác nhau (Bông,nhẫn, lắc, mặt dây, hột xoàn, hàng cao cấp, vỏ xoàn...), đồng thời chia ra thành từng quầy, từng tủ để dễ quản lý. 

 
Tạo mã vạch cho từng mặt hàng, mỗi mặt hàng sẽ được ấn định một mã số khác nhau để quản lý. Cách đặt mã do quản lý cửa hàng tự quy định (Ví dụ: Cà rá ký hiệu là "C", mã hảng sẽ tăng tự động), người dùng chỉ cần nhập tên món hàng, chọn các thông/số liên quan như loại vàng (18K, 24K,Italy...) loại mặt hàng (bông, dây, lắc,...), tổng trọng lượng của món hàng (trọng lượng này sẽ được nhập tay hoặc được lấy trực tiếp từ bàn cân nếu bàn cân được kết nối với máy tính), trọng lượng hột, tiền công vốn và một số thông tin phụ khác (nếu cần). Sau khi có đầy đủ thông tin, chỉ cần một lệnh in là mã vạch của các sản phẩm đã được in ra, lúc đó chúng ta gở tem ra và gắn vào sản phẩm. 

 
3. Quản lý bán hàng 

 
Phần mềm cung cấp giao diện bán hàng rất thuận lợi, dễ sử dụng. Nhân viên không cần nhớ toàn bộ thông tin của mặt hàng, chỉ cần dùng máy quét mã vạch để quét mã hàng vào lúc đó phần mềm sẽ hiển thị toàn bộ thông tin của mặt hàng đó như: trọng lượng, hàng tồn, giá bán, đơn giá bán chương trình tự động lấy giá theo giá mặc định đã được định sẵn theo công thức linh động. 
Phần mềm in hóa đơn bán hàng hoàn toàn tự động, hóa đơn có thể được thiết kế theo đặc thù riêng của cửa hàng đồng thời có hình ảnh kèm theo cho từng sản phẩm. 

 
4. Quản lý tồn kho (kiểm kho thực tế đối chiếu thừa, thiếu) 

 
Phần mềm quản lý tồn kho chi tiết đến từng mặt hàng, có thể in báo cáo tồn kho chi tiết, theo từng loại vàng, nhóm hàng, loại mặt hàng... 
Dùng máy quét mã vạch để kiểm kho thực tế sau đó phần mềm sẽ lấy dữ liệu thực tế này để đối chiếu hàng thừa, thiếu giúp cho cửa hàng quản lý tài sản của mình được tốt hơn.  

 
5. Quản lý hoạt động marketing  

 
Mỗi hoạt động Marketing đều được thiết lập một cách linh động và có thể thiết lập nhiều chính sách  ưu đãi cho khách hàng như chiết khấu phần trăm theo giá trị đơn hàng, chiết khấu theo mặt hàng, chiết khấu theo ngành hàng bất kỳ,... hoặc chiết khấu số tiền tuyệt đối cho khách hàng,... Mỗi chương trình Marketing được thiết lập đầy đủ, linh động về thông tin để phục vụ công tác Marketing như phân đoạn khách hàng, ...  
Chính sách chiết khấu có thể đặt thủ công hoặc tự động tất cả đều được thiết lập một cách đơn giản và chính xác.  

 
Đối với chính sách chiết khấu thủ công: Chính sách chiết khấu thủ công được thiết lập trực tiếp tại thời điểm phát sinh mà tại đó người dùng chỉ cần nhập chiết khấu theo số tiền hoặc theo phần trăm phát sinh.  
Đối với chính sách chiết khấu tự động: Chính sách chiết khấu tự động sẽ được hệ thống tự động tính dựa trên các điều kiện ban đầu được người dùng thiết lập. Các điều kiện thiết lập chính sách chiết khấu tự động như: Theo ngày, theo khoảng thời gian, người nhận chiết khấu, danh sách hàng hóa được chiết khấu, danh sách hàng hóa bị loại trừ không được chiết khấu, số lượng hàng hóa tối thiểu để nhận chiết khấu, thẻ giảm giá, số thứ tự séc, ...

6.  Quản lý thu chi

Phần mềm quản lý thu chi cho tất cả các loại tiền giao dịch tại quầy, phân chi theo từng loại chi phí như chi phí cho nhân viên, chi phí cho cửa hàng ... v.v Cuối tháng phần mềm sẽ dựa vào doanh thu và các khoản chi phí , giá vốn để tính lãi / lỗ cho cửa hàng giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi cắt giảm chi phí không cần thiết giúp tăng hiệu quả kinh doanh . 

7. Hệ thống báo cáo

Báo cáo bán hàng: Báo cáo tổng hợp toàn bộ số lượng hàng bán, số tiền bán hàng theo từng mặt hàng. Số tiền bán hàng được liệt kê theo các mức có chiết khấu và chưa có chiết khấu.  

Đơn giá trung bình được tính dựa trên cơ chế lấy số tiền bán hàng chia cho số lượng hàng được bán.  
Ngoài ra, báo cáo có thể thực hiện tùy chỉnh gom nhóm theo nhân viên, theo đặc tính mặt hàng để thực hiện tính số tiền bán hàng cho từng nhân viên, từng mặt hàng cụ thể.  

 
Báo cáo đánh giá lãi gộp: Trong báo cáo có đưa ra số lượng hàng bán, số tiền bán hàng, giá vốn hàng bán và số tiền lãi gộp nhận được khi bán hàng. Số tiền bán hàng thường được đưa ra có bao gồm thuế GTGT. Giá thành hàng hóa có thể đưa ra có tính thuế hoặc không tính thuế GTGT. Điều này phụ thuộc vào dấu hiệu được đặt trong tùy chỉnh tham số kế toán. Lãi gộp được tính như khoản chênh lệch giữa số tiền bán hàng và giá vốn hàng hóa.  

 
 Trong báo cáo cũng đưa ra hai chỉ tiêu để phân tích hiệu quả và lợi nhuận bán hàng:  

• Hiệu quả bán hàng được tính theo công thức (Lãi gộp / Giá vốn) * 100%   
• Lợi nhuận bán hàng được tính theo công thức (Lãi gộp / Số tiền bán hàng) * 100%  

Báo cáo có thể gom nhóm theo doanh nghiệp, cửa hàng, mục mặt hàng. Có thể tiến hành và phân tích chi tiết hơn lợi nhuận bán hàng theo từng đặc tính hàng hóa, cũng như phân tích báo cáo đến cấp độ chứng từ bán hàng.  

 
Bảng kê hàng hóa trong kho: Báo cáo liệt kê, kiểm soát toàn bộ các mặt hàng, vật liệu được nhập, xuất và tồn trong kho chi tiết theo từng đặc tính của mặt hàng.Ngoài ra hệ thống còn được thiết kế nhiều báo cáo kèm theo để phân tích và đánh giá số lượng hàng tồn và số tiền bán hàng như báo cáo:

• Bảng kê hàng hóa nhập (xuất)  
• Đánh giá hàng hóa trong kho  
• Báo cáo hàng bán bị trả lại  
• Thống kê séc máy tình tiền  
• Và các báo cáo khác

8. Tiện ích 

 
- Nhật ký sự kiện theo dõi thời gian đăng nhập, thời gian đăng xuất, các thao tác thêm, sửa, xóa danh mục, chứng từ trong hệ thống;  

 
- Xử lý danh mục và chứng từ theo nhóm phục vụ cho việc xử lý đại trà các khối dữ liệu trong cơ sở dữ liệu;  

 
- Cập nhật cấu hình thủ công hoặc tự động, trong đó bao gồm cả qua Internet;  

 
- Phân quyền người sử dụng: theo nhiều vai trò khác nhau: người quản lý, thủ kho, đứng quầy, quản trị...  

 
- Thiết lập khuôn mẫu in có mã vạch, nhãn hiệu và mác giá;  

 
- Trợ giúp tùy chỉnh, tích hợp với thiết bị bán hàng;  

 
- Trợ giúp tùy chỉnh trao đổi dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu;  

 
- Công cụ xử lý dữ liệu đã nhập trong phần bảng của chứng từ như thay đổi giá theo tỷ lệ phần trăm, làm tròn số, điền từ các chứng từ khác, thêm mới theo số liệu báo cáo và phân tích;  

 
- Có cơ chế trợ giúp cho việc sao chép dữ liệu từ chứng từ này sang chứng từ khác;

- Hệ thống cho phép bổ sung các biểu mẫu theo yêu cầu người sử dụng;  

 
- Hệ thống có sẵn các công cụ và cơ chế cho phép kết nhập, kết xuất dữ liệu theo định dạng khác nhau: TXT, XML, Excel, RTR, Word;  

 
- In mã vạch trực tiếp từ chương trình; 

 
- Nhập dữ liệu theo nhiều chiều;

 
- Nhập theo dòng;

 
- Sao chép dữ liệu các chứng từ tương tự;

 
- Nhập trên cơ sở một chứng từ tiếp theo trong quy trình;

 
- Tìm kiếm dữ liệu toàn văn (Full-Text Search) theo cơ chế tìm kiếm thông minh các ký tự bất kỳ trong tên sản phẩm, theo mã sản phẩm, theo mã hiệu, theo mã vạch, tìm kiếm mặt hàng có trong tất cả chứng từ có chứa mặt hàng đó;  

 
- Tìm kiếm trong danh sách (lọc và tìm kiếm);

- Gom nhóm, lọc, tìm kiếm dữ liệu và truy xuất ngược trong các báo cáo;

 
- Chỉnh sửa trực tiếp từ chương trình trong chế độ người quản lý;  

 
- Có khả năng phân quyền cho từng vai trò người sử dụng đối với việc chỉnh sửa dữ liệu;  

 
- Đặt ngày cấm thay đổi dữ liệu theo từng người sử dụng, từng doanh nghiệp  và từng cửa hàng;  

 
- Ghi lại lịch sử truy cập dữ liệu trong nhật ký sự kiện, có thể biết người sử dụng nào đã nhập, thay đổi và sửa chữa dữ liệu trong hệ thống;

- Đặt lịch biểu trao đổi dữ liệu định kỳ;

- Tùy chỉnh báo cáo nhanh chóng, thuận tiện theo nhu cầu của người sử dụng.  

Hoài Phương