Quản lý hàng hóa có sê-ri và hàng hóa không có sê-ri

Các đơn vị muốn quản lý chi tiết thông tin về từng cá thể của mặt hàng, đặc biệt là với những công ty đang có các loại hàng như hàng điện máy, điện tử, điện thoại hoặc xe cộ… khái niệm mà họ đưa ra ở đây là seri và imei cho từng mặt hàng, quản lý hàng hóa và theo dõi tồn kho theo từng số seri và imei (hai khái niệm này khác nhau tuy nhiên sau đây gọi chung là seri để cho dễ hiểu). Vậy seri là gì mà nó lại có sức mạnh ghê gớm đến vậy?

Số seri hiểu một cách đơn giản là cấu trúc của một dãy số, những số này là duy nhất và được gán cho từng cá thể của mặt hàng. cấu trúc này có thể làm các thiết bị điện tử có thể đọc và nhận ra thông tin về sản phẩm, mặt hàng đó như là: hãng sản xuất, nước xuất xứ, model, ngày sản xuất...

Những mặt hàng nào nên quản lý theo seri?

Như bên trên có trình bày, những mặt hàng muốn quản lý thông tin chi tiết thường là hàng điện tử, điện thoại, điện máy, xe cộ … và việc quản lý tồn kho của sản phẩm cần chỉ đích danh số seri nào đã hết, số seri nào còn tồn trong kho?

Điều này có nghĩa là mỗi lần nhập hàng chúng ta cần chỉ ra seri cho từng mặt hàng. Việc này tưởng chừng khó khăn và thêm nhiều theo tác cho người sử dụng, nhưng không, hãy thử lấy ví dụ đơn giản: Nhập 100 chiếc điều hòa và mỗi chiếc điều hòa này có 01 số seri nhất định.

- Nếu như các số seri này là liên tục thì chương trình cho phép chúng ta ghi nhận số seri đầu và số seri cuối cùng. Dải số seri từ 01 tới 100 sẽ được tự động sinh ra.

- Trong trường hợp mỗi mặt hàng có seri khác nhau, không liên tục thì phải chỉ định rõ số seri cho từng mặt hàng.

PHẦN MỀM 1C:BÁN LẺ 8 QUẢN LÝ SERI NHƯ THẾ NÀO?

Trở lại với thông tin bên trên, trong khi nhập hàng bạn có thể chỉ ra seri cho hàng hóa đó, có lẽ không cần hỏi tại sao trong trường hợp này nữa.

Khi điều chuyển hàng hóa hoặc xuất bán có phải chỉ ra seri không?

Khi thực hiện điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng với nhau hoặc giữa các kho hoặc khi ghi nhận bán hàng, cần chỉ ra seri để ghi giảm hàng tồn kho. Đối với hệ thống 1C cho phép chỉ ra số seri bằng cách quét đầu đọc mã vạch. Tuy nhiên nếu số seri của hàng hóa bị mờ chẳng lẽ thu ngân lại không bán được hàng cho khách, do đó trong chương trình cho phép tự gõ số seri hàng hóa một cách thủ công để bán hàng.

Nếu đơn vị chỉ cần quản lý seri lúc nhập mua, không cần quản lý khi điều chuyển và khi bán hàng vậy thì làm thế nào? Điều này đã được các chuyên gia của 1C tính tới, do đó chúng ta có thêm khái niệm là “chính sách kế toán số seri” (là quy tắc cần chỉ ra khi áp dụng việc mua và bán hàng có sử dụng số seri).

Căn cứ theo chính sách kế toán seri này, chính những người quản lý cần tích chọn để ứng dụng trong trường hợp nào thì sử dụng tới số seri của hàng hóa một cách hiệu quả nhất.

Bài toán tiếp theo là cần quản lý biến động theo seri?

Việc ghi nhận seri đã hoàn tất, công tác dành cho người quản lý bây giờ là cần phải xem được những báo cáo mang tính quản trị.

Trong chương trình 1C:BÁN LẺ 8 có sẵn Báo cáo "Biến động seri". Báo cáo này giúp cho người quản lý nắm bắt được tình hình nhập và xuất hàng, ghi tăng, ghi giảm theo từng seri. Nếu trong quá trình giao hàng mà có nhập sai số seri chương trình cũng sẽ đưa ra số liệu là “có giao, không có nhập”, điều này thực sự hữu ích cho người quản lý trong việc kiểm tra và kiểm soát.

Một ý nghĩa quan trọng không kém đó là việc theo dõi seri hàng hóa để bảo hành bảo trì, sửa chữa. Đây là một trong những đặc thù của các cửa hàng điện máy. Cần thông tin để quản lý hàng hóa nhập cần sửa chữa cũng như hàng hóa đã xuất dùng cho các trung tâm bảo hành theo seri nào? Hàng đã nhập về chưa? Đã dùng những mặt hàng nào thay thế? Hàng hóa đó đã trả lại cho khách chưa? …

Khi tìm kiếm thông tin trên internet chúng ta có thể bắt gặp nhiều phần mềm có thể quản lý hàng hóa theo seri và imei, mỗi phần mềm có thể có cách quản lý seri khác nhau. ví dụ coi mỗi mã hàng là một seri, lúc này quản lý seri là quản lý mã hàng. Có thể một số đơn vị lựa chọn phương án này, nhưng nếu đơn vị vừa quản lý mã hàng, mã hiệu, tên hàng và seri thì xem chừng phương án này có phần hạn chế.

Cho nên mỗi phần mềm nói là làm được nhưng làm tới mức độ nào thì chỉ có những người đã từng sử dụng mới có cái nhìn tổng quan nhất. Do đó, nếu có ý định mua phần mềm, bạn nên tìm hiểu thật kỹ càng.