Những yêu cầu đối với phần mềm quản lý quán café

Nhìn ở góc độ tổng thể thì phần mềm quản lý quán cafe cũng giống như một phần mềm bán lẻ thông thường vì cùng quản lý mặt hàng một cách đa dạng, có thể quản lý khách hàng thân thiết, có thể không quản lý khách hàng thân thiết ... nhân viên thu ngân đều có thể làm theo ca, toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán cũng đều là những nghiệp vụ bán lẻ,... Tuy nhiên, khi chúng ta phân tích chi tiết hơn thì sẽ thấy sự khác nhau rõ rệt ở một số công đoạn quản lý. Để rõ hơn, bài viết này tôi sẽ phân tích theo quy trình bán hàng thực tế của quán cafe để thấy rõ hơn về vấn đề này. Các bạn có thể xem bài phân tích này theo tiêu đề tiến trình quản lý bán hàng tại quán cafe và những yêu cầu cần phải đáp ứng của một phần mềm quản lý quán cafe. Tiến trình được phân tích chia theo ba giai đoạn trước bán hàng, trong bán hàng và sau bán hàng.

Tiến trình trước bán hàng (1), hay có thể hiểu là tiến trình chuẩn bị bán hàng, đối với những nhà hàng có yêu cầu phần mềm cần phải xử lý tự động nhiều nghiệp vụ thì tiến trình chuẩn bị bán hàng lại hết sức quan trọng vì chỉ cần sai một chút là có thể ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống.

Vai trò hay trách nhiệm thực hiện tiến trình trước bán hàng thường thuộc về những người có vai trò quyết định hoặc những người tuân thủ tuyệt đối quy định được đặt ra, trong các cửa hàng chúng ta có thể thấy đó là những người chủ cửa hàng, người quản lý cửa hàng và các vị trị phụ trợ khác.

Nhiệm vụ thực hiện trong giai đoạn này thường là lập danh mục mặt hàng, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, đặt giá (thiết lập) đơn giá mặt hàng, thiết lập các chương trình giảm giá, chiết khấu, thực hiện mua hàng nhập kho, điều chuyển hàng từ kho trung tâm đến các cửa hàng,....

YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM Ở TIẾN TRÌNH TRƯỚC BÁN HÀNG

Quản lý thông tin hàng hóa, món ăn

Ngoài những yêu cầu chung đối với bất kỳ một hàng hóa nào ví dụ như: tên gọi, mã hàng, mã nhà cung cấp, thuế suất GTGT, đơn vị tính, đơn vị đóng gói, mã vạch,… thông tin về hàng hóa, món ăn trong nhà hàng cần được quản lý theo một số các tiêu chí đặc thù sau:

Quản lý các thông tin đặc thù của món ăn

-       Trình bày danh sách hàng hóa dưới dạng hình cây trong đó có thể gom nhóm theo nhiều tiêu chi khác nhau ví dụ như: đồ uống có ga, món ăn chế biến, món khai vị, món ăn nhanh, món ăn theo dịp lễ, món ăn theo mùa, món ăn cho bà bầu, món ăn cho bé,…

-       Quản lý theo dõi được thời vụ của món ăn như dịp lễ, theo mùa và cho phép thiết lập các chính ách giảm giá, trợ giá khi mùa vụ đến.

-       Quản lý các thông tin chi tiết về hàng hóa, trong trường hợp cần thiết có thể mở thêm các thuộc tính bổ sung cho hàng hóa và lập ra các báo cáo để theo dõi.

-       Trong một số trường hợp mặt hàng cần theo dõi chi tiết theo các thuộc tính bổ sung như ly cafe Trung nguyên số 5, số 6,... số 8,... hoặc  thêm các thuộc tính bổ sung khác để quản lý các mặt hàng nhưng không làm tăng số lượng mã mặt hàng trong danh mục mặt hàng. Khi thiết lập như vậy thì sẽ quản lý số lượng tồn kho của mặt hàng theo các đặc tính như chai bia to, chai bia nhỏ, ... doanh thu của từng loại cốc cafe,...

-       Một số mặt hàng cần được quản lý theo đơn vị quy đổi như khi mua nước uống Cocacola về thường mua theo két nhưng khi bán lại bán lẻ theo từng chai.

-       Cho phép tìm kiếm, lựa chọn hàng hóa nhanh theo nhóm mặt hàng giúp nhân viên thu ngân nhanh chóng tạo ra phiếu bán hàng cho khách.

-       Tích hợp cân điện tử để ghi nhận trong lượng đối với các hàng hóa cần phải bán theo nhu cầu mua theo cân của khách hàng.

-       Món ăn được chế biến tại thời điểm khách hàng đặt hàng như một nồi lẩu theo yêu cầu của khách hàng thì chương trình cần ghi giảm ngay được các nguyên liệu để nấu món lẩu đó theo một định mức được lập từ khâu chuẩn bị bán hàng.

-       Quản lý hạn sử dụng của mặt hàng đồ uống, bánh,…

Quản lý chương trình Marketing (chiết khấu, khuyến mại) và quan hệ khách hàng (CRM):

-       Phát hành thẻ khách hàng thân thiết và có cơ chế nâng hạng thẻ, giảm hạng thẻ.

-       Phát hành phiếu quà tặng (gift voucher, gift certificate) theo số lượng phát ra, số lượng thu về được sử dụng, số lượng tặng,…

-       Ghi nhận các thông tin chi tiết về khách hàng như: họ tên, điện thoại, e-mail, ngày sinh, địa chỉ, sở thích, giới tính,…

-       Có các chức năng như gửi e-mail, sms cho khách hàng khi phát sinh sự kiện như chương trình khuyến mại, ngày sinh nhất, có món mới,…

-       Cho phép thiết lập nhiều chương trình khuyến mại linh hoạt như giảm giá, bán theo giá ưu đãi, tặng quà, chúc mừng sinh nhật, giờ vàng, dịp lễ, … và kết hợp nhiều chương trình khuyến mại đồng thời.

Quản lý đặt giá bán

-       Cho phép thiết lập giá bán linh hoạt, có thể theo dõi được lịch sử thay đổi giá, kết nhập được bảng giá từ excel, tự động tính giá từ giá mua theo công thức đặt sẵn,…

-       Giá bán theo blog như số lượng dưới 5 theo giá bán lẻ thông thường, mua số lượng trên 5 theo đơn giá bán lẻ thông thường trừ đi một số tiền nhất định.

-       Bảng giá bán hàng được thay đổi một cách dễ dàng như hôm nay bán theo bảng giá mới nhưng ngày mai lại bán theo bảng giá đã lập từ trước đây.

-       Thiết lập và áp dùng đồng thời nhiều mức giá cho một mã mặt hàng, món ăn như vẫn là nồi lẩu ếch nhưng đặt mức giá nồi lẩu cho 2 người và nồi lẩu cho 4 người. Hoặc cùng là mã mặt hàng ly café nhưng lại phân biệt ly số 5, 6,7, 8 mỗi số có một mức giá khác nhau.

Sử dụng được ngay trên thiết bị cảm ứng

Màn hình bán hàng cần được thiết lập để nhân viên bán hàng có thể lập order của khách trên thiết bị cảm ứng.

Tiến trình trong bán hàng (2), thường được xây dựng theo quy trình đặc biệt ở các cửa hàng cafe có quy mô lớn, chú trọng chăm sóc khách hàng, đây được coi là giai đoạn triển khai cho quá trình chuẩn bị. Ở giai đoạn này thường hay xảy ra các yêu cầu, khúc mắc của khách hàng mà cần phải giải quyết nhanh để ghi điểm trước khách hàng.

Vai trò hay trách nhiệm thực hiện tiền trình trong bán hàng thường thuộc về các nhân viên chạy bàn, nhân viên thu ngân và người quản lý, giám sát tại cửa hàng. Mỗi vị trí được xác định trước các công việc cụ thể mà trong đó nhân viên chạy bàn sẽ là người tiếp xúc với khách hàng đầu tiên và nhiều nhất.

Nhiệm vụ thực hiện trong giai đoạn này được đánh giá rất quan trọng bởi khâu chuẩn bị rất tốt nhưng giai đoạn này lại không thực hiện tốt thì cũng coi như gặp thất bại.

YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM Ở TIẾN TRÌNH TRONG BÁN HÀNG

Quản lý nghiệp vụ nhà hàng

-       Giao diện bán hàng đơn giản, thuận tiện, hỗ trợ thực hiện bán hàng nhanh chóng.

-       Có nghiệp vụ đầy đủ cho quầy thu ngân (nhập tiền đầu ca, rút tiền cuối ca, bán lẻ hàng hóa, nhận hàng bán bị trả lại, thanh toán bằng nhiều hình thức, hoãn phiếu thanh toán, tiếp tục thanh toán, hủy séc thanh toán, ghi nhận thông tin khách hàng mới, đổi thẻ cho khách hàng,…).

-       Cho phép lựa chọn chiết khấu tự động cho các chương trình hoặc chiết khấu thủ công khi thực hiện bán hàng.

-       Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng:

o   Số lần mua

o   Giá trị mua

o   Những mặt hàng hay mua

-       Cho phép nhận đơn hàng online hoặc qua điện thoại, thực hiện giao hàng tận nhà rồi thu tiền sau, hoặc thanh toán một phần trước và thu tiền sau khi giao hàng, hoặc thu tiền rồi giao hàng sau.

-       Ghi nhận hàng đổi hàng, trả lại hàng của khách hàng trong phiên bán hàng hoặc sau phiên bán hàng chi tiết theo từng phiếu mua hàng của khách hàng.

-       Chi phép lập hóa đơn GTGT theo phiếu tính tiền hoặc gom theo các mặt hàng đã bán trong ngày.

-       Hỗ trợ thực hiện nhanh các nghiệp vụ bàn như chọn bàn, đổi bàn, gộp bàn, tách bán và có thể quản lý các vị trí bàn ảo nhưng trong một bàn có 2 khách hàng nhưng không liên quan tới nhau, khi thực hiện thanh toán cần thanh toán theo 2 phiếu tính tiền riêng biệt.

-       Dễ dàng phân biệt, tính toán được số lượng hàng gọi, số lượng hàng thừa từ đó đưa ra số lượng dùng thực tế để tính tiền cho khách hàng.

-       Quản lý bàn đặt của khách hàng trong ngày như trong một dịp lễ, khách hàng thường đặt bàn trước và có thể theo giờ.

-       Phân biệt mặt hàng mới gọi và mặt hàng gọi thêm như khi khách hàng dùng 2 món A, B nhưng lại có nhu cầu dùng thêm một món C, sau đó lại có nhu cầu dùng thêm món A, khi thực hiện In bếp phần mềm cần phân biệt được các tình huống trên.

Phân biệt món ăn In xuống bếp và mặt hàng In trên bar tức là chỉ in món ăn dưới bếp và chỉ in mặt hàng đồ uống trên quầy bar.

Tiến trình  sau bán hàng (3) được hiểu đó là giai đoạn sau khi đóng ca làm việc của nhân viên thu ngân, sau một kỳ bán hàng theo ngày, tháng, năm hoặc một khoảng thời gian nào đó. Đây là gia đoạn đánh giá, nhận định về kết quả kinh doanh của cửa hàng.

Vai trò hay trách nhiệm thực hiện tiến trình sau bán hàng thường thuộc về các vị trí quản lý cửa hàng, nhân viên kho bãi, nhân viên thu ngân, thủ quỹ cửa hàng và khi đánh giá sẽ tác động đến các vị trí khác nữa như nhân viên chạy bàn, nhân viên marketing cửa hàng,....

Nhiệm vụ thực hiện, tại giai đoạn này, thường xảy ra các công việc thống kê, phân tích số lượng hàng tồn kho, kiểm kê kho bãi, doanh thu bán hàng, hiệu quả của chương trình giảm giá, phân tích sở thích của khách hàng,...

Các báo cáo

Ngoài các báo cáo chung như báo cáo doanh thu bán hàng, lãi gộp, hàng tồn kho, … thì cần có các báo cáo đặc thù dành riêng cho nhà hàng như:

-       Báo cáo hàng tồn kho theo hạn sử dụng, đặc điểm của hàng hóa.

-       Báo cáo hàng bán hàng theo nhân viên bán hàng, thời gian.

-       Báo cáo đánh giá các chương trình giảm giá, khuyến mại.

-       Báo cáo thống kê theo kỳ là giờ, ngày, tuần, tháng hoặc theo một khoảng thời gian bất kỳ nào đó.

-       Báo cáo và quy trình kiểm kê kho bãi tự động.

Hoàng Ánh