Phân nhóm đối tác đại
lý theo cây thư mục, phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 có danh mục đối tác (nhà
cung cấp, khách hàng, đại lý,…) được thiết kế khoa học theo dạng hình cây,
trong đó phân cấp không giới hạn số lượng, đó là lý do để doanh nghiệp có thể
phân nhóm các đại lý theo các tiêu chí khác nhau như nhóm cấp I theo địa lý,
nhóm cấp II theo quy mô,… Giống như “Nhóm đại lý Hà Nội” là cấp I, trong nhóm
lại có nhóm “Đại lý cấp I”, “Đại lý cấp II” rồi đến các phần tử đại lý. Khi
thực hiện phân cấp như vậy, sẽ dễ dàng cho doanh nghiệp khi thực hiện lập báo
cáo, tìm kiếm đại lý,…
Khi nói về đại lý,
chúng ta sẽ hình dung ra các đại lý đó trực thuộc doanh nghiệp hay các đại lý
đó là của đơn vị khác hợp tác kinh doanh. Đối với các đại lý trực thuộc doanh
nghiệp có một cách xử lý rất hay là tại từng đại lý đó doanh nghiệp sử dụng
phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 để thực hiện công việc quản lý bán lẻ và tích hợp
với phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8. Riêng đại lý trực thuộc đơn vị khác, sẽ được
tôi phân tích chi tiết hơn trong bài viết này.
Khi thực hiện phân
tích về hạch toán với các đại lý và để có một cái nhìn đầy đủ hơn, chúng ta sẽ
phân tích doanh nghiệp là đơn vị đem hàng gửi bán tại các đại lý hoặc doanh
nghiệp là đại lý nhận hàng bán từ các doanh nghiệp khác. Khi có một cái nhìn
toàn cảnh như vậy, chúng ta sẽ thấy được điểm mạnh, sự hoàn thiện của phần mềm.
Vấn đề toàn cảnh sẽ được phân tích trong những bài sau, còn trong nội dung
chính của bài này, tôi sẽ thực hiện phân tích doanh nghiệp là người đem hàng
gửi bán tại các đại lý.
Chương trình có đầy đủ
các tính năng để kế toán có thể thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ hạch toán với
đại lý nhận bán hàng ký gửi. Quy trình tuần tự căn bản mà chúng ta có thể xem
theo các nghiệp vụ phát sinh trong thực tế như dưới đây
Trên thực tế, để đi
đến một hợp đồng hợp tác kinh doanh, giữa đại lý và doanh nghiệp luôn thỏa
thuận về chính sách hợp đồng đại lý với khoản tiền đặt ký quỹ và mức phần trăm
được hưởng khi bán hàng. Mức phần trăm mà đại lý được hưởng có thể tính trên
doanh số mà đại lý bán được hoặc tính trên phần chênh giữa giá ký gửi và giá mà
đại lý bán ra hoặc không tính đến. Tất cả các tình huống trên phần mềm đều đáp
ứng khi thực hiện lập hợp đồng với đại lý, trong đó các mục thông tin quan
trọng cần phải lựa chọn chính xác đó là “Dạng hợp đồng” chọn “Với người nhận
bán hộ (đại lý)”, “Tính hoa hồng” chọn “Phần trăm theo số tiên bán hàng”
hoặc “Phần trăm theo chênh lệch giữa số tiền bán và nhập” hoặc “Không tính đến”
và nhập mục “Phần trăm”. Với các trường hợp như trên, bài viết sẽ xoay quanh
trường hợp tính hoa hồng theo “Phần trăm theo số tiền bán hàng”.
Bắt đầu quy trình,
doanh nghiệp nhận tiền đặt ký quỹ của đại lý sẽ thực hiện bút toán Nợ TK 111,
112/Có TK 33862, 344 bằng việc thêm một Phiếu thu với nhóm thu khác.
Doanh nghiệp xuất kho
hàng gửi đại lý bán, lúc này chỉ ghi nhận số lượng hàng gửi bán tăng lên chứ
chưa ghi nhận giá vốn vì thực tế hàng chưa được bán. Giá trị hạch toán bút toán
này là giá xuất kho hàng hóa. Kế toán sử dụng chức năng “Giao hàng và cung cấp
dịch vụ” và lựa chọn hợp đồng có dạng “Với người nhận bán hộ (đại lý)” như đã
mô tả ở trên, khi đó phần mềm sẽ hạch toán Nợ TK 157/Có TK 155, 1563 với giá
trị xuất kho và kế toán điền giá cung cấp cho đại lý làm cơ sở tính hoa hồng về
sau này.
Khi đại lý bán được
hàng, thông báo cho doanh nghiệp trong trường hợp này doanh nghiệp bắt đầu hạch
toán giá vốn và doanh thu, các khoản thuế, công nợ phải thu đại lý phát sinh.
Bút toán ghi nhận giá vốn Nợ TK 632/Có TK 157 đồng thời ghi nhận bút toán doanh
thu bán hàng và số tiền phải thu/đã thu của đại lý Nợ TK 111, 112, 1311 (đại
lý)/Có TK 511, 33311. Ghi nhận hoa hồng phải trả cho đại lý bằng bút toán Nợ TK
641/Có TK 1331, 111, 112, 3311 (đại lý). Đến đây, nghiệp vụ ở một góc độ nào đó
bắt đầu có những phức tạp nhất định, kế toán chỉ cần chọn đúng các mục thông tin
và chứng từ gửi bán “Cung cấp hàng hóa và dịch vụ” và chọn đúng hợp đồng “Với
người nhận bán hộ (đại lý)” khi thực hiện chứng từ “Bảng kê hàng hóa của người
nhận bán hộ”
Chi tiền thanh toán
hoa hồng đại lý, để quyết định chính xác khoản tiền chi cho đại lý hay không,
kế toán cần phải xem xét lại về trường hợp hạch toán trước đó trên chứng từ
“Bảng kê hàng hóa của người nhận bán hộ” xem lúc đó thực hiện thu tiền toàn bộ
về sau đó mới thực hiện chi tiền phần trăm hoa hồng đại lý hay lúc đó thực hiện
bù trừ công nợ giữa khoản phải thu đại lý với khoản phải trả tiền hoa hồng đại
lý.
Trong trường doanh
nghiệp thực hiện thu toàn bộ tiền về sau đó mới thực hiện chi trả tiền hoa hồng
cho đại lý sẽ thực hiện các bút toán “Thu tiền đại lý nộp ghi Nợ TK 111, 112/Có
TK 1311” và “Chi tiền trả hoa hồng cho đại lý ghi Nợ TK 3311/Có TK 111, 112”.
Theo suy luận logic của tôi kế toán sẽ mở “Bảng kê hàng hóa của người nhận bán
hộ”, sau đó sử dụng nút “Lập trên cơ sở” để tạo một “Phiêu thu” toàn bộ tiền
nộp từ đại lý về, khi thực hiện chi trả tiền đại lý vẫn mở nút “Lập trên cơ sở”
đó tạo một “Phiếu chi” chương trình sẽ thực hiện lấy về số tiền hoa hồng cần
trả cho đại lý. Như vậy là xong một thương vụ về hàng bán ký gửi.
Trên chứng từ “Bảng kê
hàng hóa của người nhận bán hộ”, có sẵn nút tích đại lý giữa lại tiền hoa hồng
theo như đã thỏa thuận và chỉ thanh toán khoản tiền công nợ chênh còn lại (đối
trừ công nợ phải thu đại lý và công nợ phải trả đại lý tiền hoa hồng) hoặc
không thực hiện đối trừ phần công nợ đó mà thu về toàn bộ số tiền bán hàng từ
đại lý, sau đó thực hiện thanh toán tiền hoa hồng trả lại lý. Cả hai phương án
trên đều làm được trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8.
Phần mềm kế toán 1C:KẾTOÁN 8 hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các phương án tính hoa hồng theo phần trăm
doanh số bán hàng, theo phần chênh lệch giữa giá giao cho đại lý và giá đại lý
tự bán hoặc không tính phần trăm hoa hồng.
Ở trên chúng ta đang
phân tích về một trường hợp thuận lợi nhất, hàng hóa được gửi bán đều được đại
lý bán hết nhưng thực tế cũng có thể phát sinh trường hợp đại lý trả lại hàng
không bán được, đó là điều hoàn toàn bình thường và kế toán hạch toán Nợ TK
155, 1563/Có TK 157. Trong phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8, kế toán sử dụng chức năng
“Nhận hàng bán bị trả lại” lựa chọn chính xác đối tác đại lý và hợp đồng với
đại lý thì chương trình sẽ nhập hàng về kho theo đúng bút toán được liệt kê ở
trên.
Khi thực hiện phân tích quy trình như trên, chúng ta sẽ thấy
phần mềm đã có đầy đủ các chức năng để kế toán có thể thực hiện các nghiệp vụ hạch
toán hàng gửi bán tại các đại lý một cách rất đơn giản bằng các chức năng tự
động tính toán hoa hồng đại lý, phân biệt rõ ràng hàng bán thông thường và hàng
bán ký gửi, kiểm soát công nợ đại lý một cách chặt chẽ bằng báo cáo công nợ
phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ phải thu, phải trả, hay biên bản đối
chiếu công nợ.
Hoàng Ánh
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét