Thứ Hai, 16 tháng 9, 2013

Yêu cầu cho phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm?


ĐẶC ĐIỂM CỦA CỬA HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM

Có thể dễ dàng nhận ra đặc điểm của của hàng văn phòng phẩm đó là nhiều hàng hóa, nhiều chủng loại, số lượng mặt hàng có thể lên tới vài chục nghìn mặt hàng, thêm vào đó là những mặt hàng có giá trị cũng nhỏ (ví dụ: bút bi, bút chì, tẩy, sách, vòng tay…)

Hàng hóa tại các cửa hàng nhỏ có thể được đặt sát cạnh bên nhau, một số lớn hơn được bày đặt trên các kệ.

Về cách thức bán hàng thì có thể bán theo việc nhớ tên, mã hàng. Ở nơi có quy mô lớn hơn thì dùng máy quét mã vạch để bán hàng. Việc áp dụng mã vạch cho từng sản phẩm rất hữu hiệu, thao tác nhanh và thuận tiện, thể hiện phong cách chuyên nghiệp.

Để việc bán háng đạt hiệu quả cao nhất, các cửa hàng có thể nghĩ tới việc áp dụng công cụ phần mềm bán hàng. Phần mềm bán hàng có thể tối ưu hóa các nghiệp vụ bán hàng và đưa ra  số liệu báo cáo nhanh và chính xác. Sau đây, tôi sẽ trình bày một số yêu cầu cần thiết của cửa hàng văn phòng phẩm dành cho phần mềm bán hàng.

GIAO DIỆN ĐƠN GIẢN, DỄ SỬ DỤNG

Giao diện của chương trình phần mềm cần phải thân thiện, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nút, phím và bạn hay dùng. Ví dụ như hay lựa chọn một số mặt hàng nhất định, lựa chọn nút để thanh toán tiền, lựa chọn nút để in hóa đơn …hoặc những chức năng được bố trí một cách khoa học theo lộ trình, trình tự của hoạt động diễn ra.

Điều này cũng có thể hiểu là chương trình phần mềm có thể gắn hình ảnh mặt hàng, sản phẩm trên màn hình hiển thị, chức năng này giúp người sử dụng lựa chọn nhanh chóng và chính xác mặt hàng cần cung cấp cho khách.

Vậy còn thế nào là đầy đủ? Có nghĩa là các hoạt động phát sinh được cập nhật và ghi nhận trên hệ thống, sau đó muốn mở ra xem lại hoặc lập ra những báo cáo để quản lý thì phải dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.

QUẢN LÝ THÔNG TIN MẶT HÀNG

Được hiểu là những thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế suất, thành phần chi tiết của mặt hàng được thể hiện đầy đủ, giúp cho người bán hàng (thu ngân) và người quản lý có thể nắm bắt được thông tin.

Khi thực hiện tìm kiếm về 1 thông tin nào đó thì phải đưa ra dữ liệu về mặt hàng, chứ không phải thông tin nhập vào chỉ cho có, cho đủ. Lấy ví dụ: đã mất nhiều thời gian để nhập liệu về màu sắc, kích cỡ của mặt hàng ABC, thì khi tìm kiếm theo tiêu chí màu, toàn bộ mặt hàng cần hiển thị cho người sử dụng biết.

Quản lý thông tin còn là quản lý giá bán, giá mua, tôi sẽ trình bày chi tiết trong phần dưới.

TỰ ĐỘNG THIẾT LẬP GIÁ BÁN LẺ

Mỗi mặt hàng đều có giá bán khác nhau, không thể nhớ được giá cả mặt hàng đó, hơn thế nữa giá hàng có thể biến động theo thời gian…Do đó, yêu cầu phần mềm cần có tính năng cập nhật giá bán cho các mặt hàng.

Người bán hàng có thể nghỉ việc bất cứ lúc nào, do đó không có khái niệm là trông chờ vào bộ nhớ của người bán thì mới bán được hàng. Phần mềm cần cài đặt và mặc  định giá bán theo đúng những gì đã thiết lập

TỰ ĐỘNG HÓA CÁC CHƯƠNG TRÌNH MARKETING

Bên cạnh việc bán hàng, tại các cửa hàng này cũng có thể phát sinh các chương trình khuyến mại, giảm giá…để tăng số lượng và doanh số bán hàng. Các chương trình này có thể là:
-     Khuyến mại theo giờ vàng, ngày vàng
-     Khuyến mại theo từng mặt hàng, nhóm hàng
-     Khuyến mại theo nhà cung cấp, theo giá trị của hóa đơn
-     Tích điểm dành cho khách hàng

Phần mềm cần có các tính năng cơ bản này

QUẢN LÝ DOANH THU THEO NGÀY, TUẦN, QUÝ, NĂM

Cần biết là bán được bao nhiêu, có ai nợ không? doanh số trong ngày, trong tuần, tháng, quý, năm…

Phần mềm cũng phải quản lý được doanh số theo nhiều tiêu chí khác nhau: ví dụ quản lý doanh số theo tầng, quản lý doanh số theo nhân viên thu ngân, quản lý doanh số theo mặt hàng, dịch vụ đã cung cấp …

QUẢN LÝ DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN

Việc quản lý bán hàng theo nhân viên có ý nghĩa trong việc tính doanh số của nhân viên đó để biết hiệu quả và từ đó tính lương % doanh số cho chính nhân viên đó. Ví dụ, chị C bán được 10 triệu, chị D bán được 8 triệu…

Việc quản lý theo ca làm việc có ý nghĩa trong việc phân tích thời gian mà khi đó doanh số mang về nhiều nhất. ví dụ, ca 1 (8h đến 2h chiều) doanh số tổng là 10 triệu. Ca 2 (từ 2h chiều đến 10 tối) doanh số bán là 50 triệu…như vậy có thể thấy thời gian buổi chiều và tối khách tới đông hơn, nhu cầu nhiều hơn…từ đó người quản lý điều chỉnh tăng nhân viên thời điểm này, mở rộng quy mô …

QUẢN LÝ TỒN KHO

Trong hệ thống phần mềm cần quản lý được tồn kho tại mọi thời điểm khi xem báo cáo, điều này sẽ giúp cho người quản lý biết được tình trạng tồn kho và kiểm soát được lượng hàng xuất sử dụng. Hàng ngày hoặc hàng tuần, hàng tháng cần có biên bản kiểm kê để xác định số thực tế trong kho từ đó phát hiện thừa thiếu và tìm cho rõ nguyên nhân.

Chức năng quản lý kho có lẽ là cực kỳ quan trọng trong công tác chống gian lận, quản lý hàng hóa xuất nhập.

Ngô Tiến

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét