Cơ chế diễn giải báo cáo 1C: Tiện ích không mới, nhưng được thực thi ở mức độ hoàn thiện cao

Thông thường khi tiếp cân một phần mềm kế toán, các kế toán thường quan tâm tới các tiện ích đầu tiên trước khi quan tâm phần mềm có đầy đủ các chức năng hạch toán hay không. Có rất nhiều câu hỏi được đặt ra xung quanh các tiện ích của phần mềm như phần mềm có chức năng gì nổi bật hoặc hơn hẳn so với các phần mềm khác? Phần mềm có những điểm mạnh gì mà phần mềm khác không có? Lý do để tôi đưa ra quyết định mua phần mềm của anh chị? Đó là những câu hỏi phần lớn xoanh quanh các tiện ích của phần mềm.

Tiện ích của phần mềm được chia theo hai dạng lớn đó là hỗ trợ kế toán làm công việc của mình nhanh hơn, chính xác hơn và trợ giúp kế toán kiểm soát lại số liệu hoặc những người luôn làm kế toán ngược tức những người chỉ kiểm tra số liệu báo cáo là các cán bộ thuế, cán bộ kiểm toán thì tiện ích gì giúp họ kiểm tra một cách logic, nhanh nhất. Tiện ích diễn giải báo cáo 1C được sử dụng cho kế toán kiểm tra, kiểm soát số liệu và dùng cho cán bộ thuế, cán bộ kiểm toán làm công tác kế toán ngược (kế toán kiểm tra từ báo cáo về các chứng từ, danh mục hình thành lên chứng từ và số phát sinh của tài khoản). Trong nội dung bài viết chúng ta sẽ đi sâu vào phân tích tại sao tiện ích diễn giải được gọi là không mới nhưng lại được thực thi ở mức độ hoàn thiện cao.

Tiện ích diễn giải báo cáo không mới bởi hầu hết các nhà cung cấp phần mềm kế toán đều nhận thức được nhu cầu này của kế toán. Các nhà cung cấp đều đã xây dựng tiện ích diễn giải báo cáo và phần mềm nào cung ít nhiều đều có nên không có gì xa lạ nhưng có ở mức độ khác nhau.

Một số phần mềm đúng là đã có tiện ích diễn giải báo cáo nhưng lại chỉ được xây dựng ở mức độ đơn giản cho một số báo cáo quản trị ở mức độ chi tiết, nhấp chuột vào chỉ tiêu báo cáo là về ngay chứng từ và ban đầu một số phần mềm không cho phép sửa chứng từ khi thực hiện diễn giải báo cáo mà chỉ có tác dụng xem lại thông tin. Một số phần mềm diễn giải được về chứng từ hình thành lên chỉ tiêu báo cáo nhưng lại không diễn giải được về danh mục được chọn trong ô mục chứng từ, muốn xem chi tiết thông tin danh mục ngay trên chứng từ không được và thậm chí không thể thêm mới danh mục từ cửa sổ chứng từ để chỉnh sửa thông tin của chứng từ. Một số phần mềm giải quyết được các yêu cầu ở trên nhưng lại không diễn giải được các báo cáo của tài khoản hạch toán như bảng cân đối phát sinh và đặc biệt là báo cáo tài chính, các báo cáo này chỉ liên quan tới tài khoản nên chỉ cần tham chiếu đến các báo cáo, sổ chi tiết của tài khoản hình thành lên chỉ tiêu báo cáo đó. Một số phần mềm giải quyết được toàn bộ các yêu cầu ở trên nhưng lại bắt buộc kế toán chỉ được phép quay lại một mục thông tin được thiết lập sẵn, không cho phép kế toán lựa chọn bảng mục, báo cáo chi tiết theo mong muốn. Như vậy, tiện ích diễn giải báo cáo 1C được hoàn thiện ở mức độ nào?

Tiện ích diễn giải của báo cáo 1C đảm bảo đầy đủ quy trình từ báo cáo tổng hợp, truy xuất tới báo cáo chi tiết, từ báo cáo chi tiết truy xuất đến chứng từ và từ chứng từ truy xuất đến danh mục. Tất cả diễn giải báo cáo 1C đều đảm bảo kế toán hoàn toàn chỉnh sửa được chứng từ, chỉ sửa hoặc thêm mới được danh mục. Sau khi chứng từ được chỉnh sửa và ghi lại, kế toán xem ngay được số liệu thay đổi của báo cáo. Với quy trình tiện ích diễn giải như vậy, không chỉ hỗ trợ truy xuất từ các báo cáo tổng hợp đến các báo cáo chi tiết hoặc các báo cáo liên quan đem lại cho người sử dụng có một cái nhìn toàn cảnh hơn về bộ dữ liệu kế toán phát sinh. Ví dụ, từ báo cáo tổng hợp công nợ, chỉ cần nhấp chuột trái là truy xuất được về báo cáo chi tiết công nợ, từ báo cáo chi tiết công nợ nhấp chuột trái là truy xuất được về chứng từ, từ chứng từ nhấp chuột trái là mở được bảng thông tin danh mục, tài khoản được khai báo cho chứng từ đó và sau đó kế toán có thể thay thế hoặc chỉnh sửa hoặc thêm mới một mục thông tin. Công việc hoàn toàn đơn giản chỉ cần nhấp chuột trái.

Tổng cộng đến 99% các báo cáo quản trị, sổ sách kế toán và các báo cáo làm thêm bên ngoài theo yêu cầu đều được xây dựng sẵn chức năng diễn giải báo cáo.

Khi mà phần lớn các phần mềm không có chức năng diễn giải cho các chỉ tiêu của báo cáo tài chính hoặc một số phần mềm cho phép khai báo công thức nhưng lại không cho phép kiểm soát giá trị của chỉ tiêu trên báo cáo thì khi sử dụng phần mềm kế toán 1C:KẾTOÁN 8, kế toán chỉ cần chọn chỉ tiêu và sau đó nhấp chuột trái vào ô diễn giải là chương trình mở ra bảng thông tin về các tài khoản tương ứng với giá trị hình thành lên chỉ tiêu báo cáo đó. Để xem chi tiết hơn, chỉ cần nhấp đúp chuột trái vào từng tài khoản thì bảng cân đối phát sinh của riêng tài khoản đó sẽ hiện ra, chỉ cần thêm một nhâp đúng chuột trái trên từng dòng là sổ chi tiết tài khoản mở ra, chỉ cần thêm một nhấp đúp chuột trái nữa là có thể mở được ra chứng từ phát sinh, trên chứng từ phát sinh đó thêm một nhấp chuột trái vào các ô được khai báo là có thể xem được thông tin của danh mục đó. Đây là quy trình từ một báo cáo chỉ liên quan tới tài khoản hạch toán trên chứng từ nhưng lại xem được  toàn bộ các thông tin trên chứng từ kế toán.

 
Để xây dựng được tính năng diễn giải báo cáo thì chương trình cần được xây dựng theo một logic chặt chẽ đảm bảo kế toán có thể từ một nhấp đúp chuột trái và có nhiều báo cáo chi tiết hiện ra để có thể lựa chọn, trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8, khi mở báo cáo bảng cân đối tài khoản bạn sẽ thấy điều này. Từ bảng cân đối tài khoản, chỉ cần một nhấp đúp chuột trái vào một dòng tài khoản bạn sẽ có các lựa chọn bảng cân đối theo một tài khoản, thẻ tài khoản, phân tích tài khoản, phát sinh tài khoản theo tháng, phát sinh tài khoản theo ngày. Như vậy kế toán có nhiều lựa chọn để lập theo yêu cầu của mình mà không tốn nhiều công.
Phần phân tích ở trên cho chúng ta thấy tiện ích diễn giải báo cáo 1C được thực hiện ở mức độ cao và rất tiện ích để kế toán kiểm tra, kiểm soát dữ liệu, để cán bộ thuế, cán bộ kiểm toán có thể làm kế toán ngược từ báo cáo về chứng từ, danh mục, tài khoản,…

Hoàng Ánh