Phần mềm bán hàng tạp hóa cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Trước khi trả lời câu hỏi này, chúng ta thử định nghĩa thế nào là cửa hàng tạp hóa? Thông thường khi nói đến cửa hàng tạp hóa chúng ta thường nghĩ đến các cửa hàng bán đồ tiêu dùng đồ sinh hoạt gia đình hàng ngày như: bánh kẹo, thuốc lá, mỳ tôm, đồ điện dân dụng,... và thường là các hộ gia đình cá nhân tự kinh doanh với quy mô nhỏ. Tuy nhiên hiện tại chúng ta thử xem các chuỗi cửa hàng tiện ích như hệ thống T-Mart, Hapro-Mart, Home-Mart... có được gọi là cửa hàng tạp hóa theo dạng chuỗi không? Và rõ ràng xét theo ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh thì chúng ta có thể gọi hệ thống này là chuỗi cửa hàng tạp hóa.  

Vậy cửa hàng tạp hóa có thể chia thành 2 dạng (xét theo khía cạnh quy mô): 

1. Cửa hàng tạp hóa giản đơn.

 2. Chuỗi cửa hàng tạp hóa để trả lời câu hỏi phần mềm bán hàng tạp hóa cần đáp ứng những yêu cầu gì?  

Thứ nhất, đối với cửa hàng tạp hóa giản đơn (ở đây chúng ta định nghĩa cửa hàng tạp hóa giản đơn là các cửa hàng nhỏ do hộ gia đình tự doanh) đối với dạng cửa hàng này thì người chủ sở hữu là hết sức đa dạng, có thể là một cô giáo, một vị công chức về hưu hay là một cô ở nhà tự doanh...nói cách khác thì đây là những đối tượng có thời gian và có điều kiện là mặt bằng gia đình đang ở có một vị trí thuận lợi để tiện buôn bán đồ tap hóa. Với đặc thù như vậy thì việc quản lý cửa hàng như thế nào và cần những yêu cầu nào là điều mà chúng ta phải bàn đến, có thể thấy rằng với cửa hàng này thì hầu hết người bán hàng chỉ quan tâm đến việc hàng ngày bán được bao nhiêu tiền, và mỗi mặt hàng nhẩm tính lãi được bao nhiêu mà hâu như không quan tâm đến việc tồn kho, bảng giá bán hàng,... và hầu hết là không quản lý và nếu có là ghi trên sổ hoặc sử dụng máy tính tiền còn rất ít các cửa hàng sử dụng phần mềm để quản lý. Vậy để một phần mềm phù hợp với yêu cầu quản lý cho đối tượng cửa hàng tạp hóa cần phải đáp ứng được các yêu cầu gì ? theo tôi chỉ cần đáp ứng được các yêu cầu sau:  

- Dễ sử dụng: Như đã nói ở trên người sử dụng phần mềm thông thường có thể là người già, có thể là những người chưa có kinh nghiệm về máy tính... do đó đòi hỏi một hệ thống phần mềm nhất thiết phải dễ dàng sử dụng.  

- Thao tác bán hàng nhanh: Cửa hàng tạp hóa thông thường cần phải đảm bảo tính bán hàng liên tục và nhanh chóng, do số lượng khách hàng nhiều và phải đảm bảo việc phục vụ khách hàng tốt nhất trong việc tính tiền và thanh toán cho khách hàng. 

 

- Chi phí rẻ (mức độ đầu tư cần phải nhỏ hơn máy tính tiền): Những người sử dụng đa số chưa quan tầm nhiều đến việc quản lý bán hàng và nếu có thì chỉ cần một hệ thống đơn giản do vậy mức độ chi phí đầu tư cho một hệ thống phần mềm là tương đối thấp. Mức chi phí cao nhất cũng dừng lại ở mức đầu tư đối với một máy tính tiền.  

- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt: Với những người sử dụng phần mềm như chúng ta phân tích ở trên có thể là những người chưa kinh nghiệm về máy tính do đó nhà cung cấp phần mềm cần đảm bảo một dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng trong quá trình tiếp nhận và vận hành phần mềm.  

Thứ 2, Với một hệ thống chuỗi cửa hàng tạp hóa thì phần mềm đòi hỏi cần có những tính năng nào? Để giải bài toán này chúng ta lại quay trở lại bài toán như trong chủ đề "Phần mềm nào phù hợp áp dụng dạng chuỗi hơn?" và trong topic này chúng ta đã có những bài phân tích và tôi xin nêu lại một số ý kiến chính như sau: 

 

- Cần đảm bảo tự động hóa của từng điểm bán lẻ: Có nghĩa là cần đảm bảo tất cả các yêu cầu và nghiệp vụ của một cửa hàng bán lẻ bao gồm: Quản lý thông tin hàng hóa, quản lý chính sách giá, quản lý mua hàng, quản lý bán lẻ hàng hóa, quản lý bán buôn hàng hóa, quản lý thu tiền tại quầy, quản lý đổi trả hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý các chương trình khuyến mại, quản lý thông tin khách hàng,...

 

- Đảm bảo hoạt động theo chuỗi: với yêu cầu này hệ thống cần đảm bảo khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán hàng với nhau, có thể bằng phương án online hoặc offline  

- Tích hợp với giải pháp phần mềm kế toán tài chính, khi hoạt động theo mô hình chuỗi thông thường là các công ty và được đăng ký pháp nhân hoạt động với tư cách công ty độc lập do đó cần có hệ thống kế toán để theo dõi và hạch toán với cơ quan thuế và lập báo cáo tài chính. Việc tích hợp với hệ thống phần mềm kế toán là để đảm bảo số liệu từ phần mềm bán hàng được chuyển quan phần mềm kế toán thông suốt và giảm thiểu sai sót.  

- Có khả năng mở rộng quy mô, trong một ngày đẹp trời có thể chúng ta mở rộng hệ thống cửa hàng ra nhiều địa điểm, quy mô và phần mềm hiện tại cần thiết phải mở rộng và đáp ứng ngay yêu cầu quản lý mà không phải nâng cấp hay chuyển đổi một hệ thống phần mềm mới.  

Trên đây là một số ý kiến về việc phân tích một số tính năng đáp ứng đối với phần mềm cửa hàng tạp hóa. Ý kiến chỉ mang tính chủ quan và các độc giả nếu ai phản đối xin mời vào "ném đá" để cùng xây dựng và học hỏi thêm.

(Hồ Hòa - Trưởng phòng Kinh doanh, chuyên gia tư vấn, triển khai 1VS)