Đối với bất kỳ một tổ chức nào, khi số lượng văn bản trở nên đồ sộ sẽ vô cùng khó khăn trong công tác quản lý và tìm kiếm văn bản. Đặc biệt, khi văn bản không thể khôi phục hoặc bị mất đi sẽ là nan giải cho bất kỳ ai. Cứu trợ trong những trường hợp này chính là hệ thống lưu trữ điện tử.
Tiến sỹ Trần Thắng – Giám đốc công ty 1VS sẽ giải thích rõ hơn về giải pháp này.
PV: Ông có thể giải thích về thuật ngữ "lưu trữ điện tử" và thực trạng ứng dụng hệ thống này tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay?
TS. Trần Thắng: "Lưu trữ điện tử" là một thuật ngữ quen thuộc ở nước ngoài, nhưng lại khá mới mẻ ở Việt Nam. Trong những năm gần đây, cùng với sự ứng dụng của CNTT, chúng ta thường nghe thấy khái niệm "số hóa", ví dụ như "số văn bản", "số hóa thư viện", và về bản chất đó chính là xây dựng hệ thống "lưu trữ điện tử".
Đây là một khái niệm mới, cũng dễ hiểu, bởi vì để thiết lập "lưu trữ điện tử" thì cần có một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai. Những yếu tố này ở Việt Nam vẫn còn đang thiếu.
Một số giải pháp phần mềm ở Việt Nam đang được phát triển và triển khai có liên quan đến công tác văn bản, ví dụ như các phần mềm quản lý văn bản, công văn hoặc một số giải pháp ứng dụng cho các thư viện. Nhưng dưới góc nhìn của một hệ thống "lưu trữ điện tử" thì giải pháp vẫn còn rất sơ khai.
Các giải pháp công nghệ "lưu trữ điện tử" của nước ngoài vẫn chưa được áp dụng nhiều tại Việt Nam. Theo như chúng tôi được biết thì có một số ngân hàng Việt Nam đã triển khai các phần mềm dạng ECM (Enterprise Content Management – Quản lý nội dung doanh nghiệp) của nước ngoài, mà trong một phần tính năng này là "lưu trữ điện tử". Nhưng các giải pháp này vẫn chưa được Việt hóa, và ngôn ngữ giao diện vẫn là tiếng Anh.
Đảo qua các nguồn trên mạng Internet của nước ngoài và Việt Nam, có thể thấy sự khác biệt rất lớn về lượng thông tin liên quan đến "lưu trữ điện tử", ở đó có thể tìm rất nhiều các công ty cung cấp dịch vụ "số hóa tài liệu" hay xây dựng hệ thống "lưu trữ điện tử", "thư viện điện tử", còn ở Việt Nam thì hầu như không có.
PV: Thưa ông, vậy hệ thống lưu trữ điện tử có những tiện ích cơ bản nào?
TS. Trần Thắng: Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cho phép người dùng nhập và tạo ra các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail, nhập trực tiếp và lưu), xem tài liệu, in tài liệu, tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau. Chẳng hạn, theo như mục phân nhánh và theo các thuộc tính các tài liệu (lập chỉ mục tài liệu), phân quyền truy cập vào các tài liệu điện tử, không có khả năng xóa tài liệu, lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử, theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu và khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có.
PV: Các tài liệu lưu trữ điện tử sẽ được phân loại dưới những dạng nào?
TS. Trần Thắng: Các kho lưu trữ điện tử thường khác nhau về mục đích. Việc phân loại thường chỉ mang tính quy ước và khi tổ chức lưu trữ điện tử thì một hệ thống đồng thời có thể có nhiều mục đích. Dạng hệ thống tự động hóa quản lý hồ sơ lưu trữ thường dùng cho các bộ phận lưu trữ của cơ quan. Nó giúp định hình các hồ sơ lưu trữ, danh mục hồ sơ, theo dõi thời hạn lưu trữ bắt buộc…
Dạng lưu trữ điện tử các chứng từ tài chính dùng để đảm bảo ghi nhận và lưu rữ một cách tập trung các hình ảnh điện tử các chứng từ gốc có ý nghĩa tài chính và kinh tế, các hợp đồng và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức.
Dạng lưu trữ điện tử các tài liệu dự án dùng cho các đơn vị thiết kế để lưu toàn bộ giấy tờ, tài liệu, chẳng hạn như: bản vẽ, dự toán, thuyết minh, và các dạng khác nữa.
Dạng lưu trữ điện tử các văn bản quy phạm bao gồm các tiêu chuẩn của doanh nghiệp đặt mua ngoài và (hoặc) do công ty tự phát triển. Việc xây dựng một kho lưu trữ điện tử các tài liệu như vậy thường liên quan chặt chẽ của các công ty triển khai hệ thống quản lý chất lượng và là một trong các điều kiện để cấp giấy chứng nhận.
Dạng lưu trữ điện tử của các tài liệu kỹ thuật dành cho các công ty có hoạt động liên quan đến việc cung cấp hàng hóa và các cửa hàng liên quan đến tài liệu kỹ thuật (hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật…).
Dạng lưu trữ điện tử của các tài liệu pháp lý như: hợp đồng và các tài liệu liên quan. Dạng lưu trữ điện tử các tài liệu nhân sự được dùng để lưu trữ các tập tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định, mô tả chức danh và các quy định trong công ty.
PV: Ông có những lưu ý gì đến với các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ điện tử?
TS. Trần Thắng: Lưu trữ điện tử có thể được sử dụng không chỉ để lưu trữ tài liệu điện tử (thu được bằng cách nhập dữ liệu hoặc quét tài liệu) mà còn để tạo ra thư viện các loại tập tin khác nhau: tập tiếng, tập video, hình ảnh. Rất nhiều công ty hay cơ quan tiến hành tổ chức kho lưu trữ điện tử theo cách như vậy để có thể làm việc với các dữ liệu đã lưu.
Khi tổ chức lưu trữ điện tử như vậy thì cần có sẵn cơ chế nhập các dữ liệu đó. Ví dụ, cần có sẵn khả năng ghi âm bằng Microphone cho các cuộc gặp, đàm phán, báo cáo hoặc các thông tin khác. Có thể sử dụng các hộp thư thoại (ví dụ: chương trình với khả năng ghi lại tin nhắn thoại).
Việc tổ chức một kho lưu trữ điện tử với các tính năng như vậy sẽ đảm bảo cho việc cung cấp cho một lợi thế lớn trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh, quản lý hành chính nhà nước và lưu trữ thông tin cần thiết dưới dạng có cấu trúc để tìm kiếm nhanh chóng. Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử là một cơ hội để làm sạch các tài liệu và khả năng nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cần thiết.
PV: Là người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, ông có thể chia sẻ về các nguyên tắc khi xây dựng kho lưu trữ điện tử?
TS. Trần Thắng: Để kho lưu trữ điện tử có thể thực hiện thành công tất cả các chức năng phải có thì cần bám sát một số quy tắc và tiêu chuẩn nhất định: nguyên tắc ghi nhận và theo dõi, tức là tổ chức ghi nhận và theo dõi chính xác các thông tin được lưu. Do đó, có thể loại trừ việc mất mát tài liệu, nguyên tắc kiểm soát tức là tài liệu mới cần được nhập hệ thống một cách có hệ thống và được đăng ký.
Mức độ quan trọng và thời hạn lưu cần phải được theo dõi cẩn thận. Nguyên lý thống nhất, là hệ thống lưu trữ cần phải thống nhất cà chặt chẽ. Điều này để đảm bảo theo dõi các liên kết giữa mỗi tài liệu với mỗi hồ sơ cụ thể hay hợp đồng hoặc giao dịch phát sinh. Nguyên tắc dễ tiếp cận, là hệ thống cần phải thuận tiện và thân thiện với người sử dụng, ngay cả đối với người có kỹ năng sử dụng máy tính ở mức độ vừa phải. Nguyên tắc thuận lợi, giúp ngươi sử dụng có thể dễ dàng định hướng trong hệ thống.
Công cụ tìm kiếm chi tiết cho phép người sử dụng tìm các tài liệu với các thông tin tối thiểu, nguyên tắc kịp thời nói đến quá trình xây dựng kho lưu trữ điện tử không được mất nhiều thời gian bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại và tính chuyên nghiệp của các chuyên gia của trung tâm lưu trữ.
Nguyên tắc bí mật, tức là thông tin lưu chiểu không được phép chuyển cho những người không được phép tiếp cận với nó. Nguyên tắc này áp dụng cho cả lưu trữ điện tử trong nội bộ công ty, cũng như ngoài công ty như tại trung tâm lưu trữ. Mức độ truy cập thông tin được xác định riêng cho mỗi người sử dụng hoặc cho nhóm người sử dụng.
Nguyên tắc về độ tin cậy, nghĩa là việc chuyển thông tin vào lưu trữ cần phải được bảo vệ chắc chắn để không bị đánh cắp và làm mất. Nguyên tắc này cũng có nghĩa là tạo ra các bản sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự cố không lường trước.
Việc tuân thủ các nguyên tắc trên cho phép đảm bảo xây dựng một hệ thống lưu trữ điện tử với khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và liên tục.
PV: Xin trân trọng cảm ơn ông!
Thành Nguyễn (thực hiện)
Bài viết được đăng trên Tạp chí Doanh nghiệp và Thương mại, số 7
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét