Công ty quản lý “SOLO” được thành lập là kết quả của sự hợp nhất của các Công ty bất động sản đang hoạt động tại thị trường Saint-Peterburg hơn 10 năm qua. Công ty giàu kinh nghiệm làm việc với những công trình bất động sản phức tạp nhất, đồng thời cung cấp đầy đủ danh mục các dịch vụ cần thiết cho nhà đầu tư đang hoạt động trong lĩnh vực bất động sản.
Trong quá trình thành lập và phát triển, công ty tích lũy khối lượng lớn các quy định và quy tắc dưới dạng văn bản nội bộ. Lúc này, tăng lên hoạt động quản lý văn bản giấy, các văn bản thường xuyên bị thất lạc, việc kiểm soát thời hạn thực hiện và thống nhất văn bản trở nên phức tạp hơn.
Để nâng cao hiệu quả công việc của công ty, ban lãnh đạo quyết định bắt đầu chuyển sang quản lý văn bản điện tử từ 01.01.2010. Dự án tự động hóa bao gồm hai nhiệm vụ ưu tiên: sắp xếp lưu trữ văn bản nội bộ lũy kế, cũng như hệ thống hóa văn bản đến và văn bản đi.
Sau khi lựa chọn trong số các đối tác triển vọng, công ty ủy quyền công việc dự án cho các chuyên gia của Tập đoàn “SoftBalans” (1C:Franchise, thành phố Saint-Peterburg).
Cuối cùng, công ty quản lý “SOLO” đã lựa chọn hệ thống tự động hóa dựa trên giải pháp "1С:Quản lý văn bản 8". Tiêu chí cơ bản để lựa chọn chính là tính năng của giải pháp, niềm tin vào nền tảng "1С:DOANH NGHIỆP 8" và kinh nghiệm thực tế sử dụng các hệ thống khác trên nền tảng này. Khả năng sử dụng giấy phép từ các sản phẩm trên cùng nền tảng “1C:DOANH NGHIỆP 8” đã mua trước đây cho phép tối ưu hóa chi phí mua hệ thống.
Chúng ta hãy cùng xem xét chi tiết hơn về tính của giải pháp “1C:Quản lý văn bản”.
Các tính năng của giải pháp “1C:Quản lý văn bản 8”
Giải pháp ứng dụng “1C:Quản lý văn bản” được tạo dựng trên nền "1С:DOANH NGHIỆP 8.2". Nền tảng công nghệ này đảm bảo tính linh hoạt, tính tùy chỉnh, khả năng mở rộng về mặt quy mô, hiệu suất và tính khoa học của các giải pháp ứng dụng trên cơ sở nền tảng đó. Nền tảng “1C:DOANH NGHIỆP 8.2” hỗ trợ làm việc trong chế độ Client mỏng và Web-client, hỗ trợ người sử dụng làm việc qua mạng Internet, trong đó bao gồm cả kênh truyền kết nối chậm.
Giải pháp “1C:Quản lý văn bản 8” không có những đặc thù chuyên ngành và có thể sử dụng hiệu quả như là trong các doanh nghiệp nhà nước, cũng như trong các tổ chức thương mại. Phần mềm là giải pháp toàn diện và có thể dễ dàng tùy chỉnh và thích ứng phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể.
Trong hệ thống có xem xét khả năng đăng ký văn bản đến và văn bản đi phù hợp với truyền thống quản lý hồ sơ trong nước và những tiêu chuẩn quốc gia hiện hành. Giải pháp ứng dụng hỗ trợ khởi tạo xuyên suốt số đăng ký văn bản theo các quy tắc phức hợp. Ấn định số thứ tự riêng cho mỗi loại văn bản.
Trong hệ thống thiết lập thẻ đăng cho văn bản trong hệ thống. Người sử dụng có khả năng tự tùy chỉnh dạng bên ngoài của thẻ và tập hợp các trường cho mỗi loại văn bản. Có thể thêm hoặc các trường bổ sung. Có thể đưa ra thẻ văn bản để in.
Có xem xét việc lưu trữ các văn bản nội bộ theo cấu trúc thư mục. Điều này cho phép sắp xếp văn bản và thiết lập quyền của nhân viên để thực hiện thao tác này hoặc thao tác khác với văn bản.
Phần mềm cho phép nhiều nhân viên truy cập đến tệp để xem, cũng như để soạn có sử dụng hạn chế quyền truy cập và cơ chế đánh số phiên bản tệp. Chương trình loại trừ xung đột khi soạn đồng thời bằng cơ chế khóa.
Phù hợp với quy định về quản lý văn bản hoặc bản hướng dẫn quản lý hồ sơ của doanh nghiệp, chương trình cho phép tùy chỉnh danh mục hồ sơ hoặc quyển. Sau này, sử dụng danh mục hồ sơ để tạo hồ sơ (quyển) mới, cũng như để xếp vào hồ sơ văn bản đã thực hiện. Mỗi hồ sơ tương tự như một cặp giấy, mà tập trung văn băn vào đó theo cách quản lý hồ sơ truyển thống. Trong chương trình không xem xét việc xếp văn bản vào hồ sơ bị đóng.
Trong giải pháp có ghi nhận chi phí thời gian làm việc của nhân viên dựa trên báo cáo ngày về công việc đã làm. Trình bày dữ liệu báo cáo theo từng dạng công việc. Thông thường, người chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu xác định danh sách dạng công việc.
Để phân tích làm việc với các văn bản, trong chương trình có nhiều báo cáo khác nhau.
“1C:Quản lý văn bản 8” hỗ trợ nhiều người sử dụng làm việc trong mạng cục bộ hoặc thông qua Internet, trong đó có qua trình duyệt web. Ví dụ, điều này cho phép nhân viên tiếp cận công việc, mặc dù họ đang ở ngoài văn phòng. Có thể gửi văn bản hoặc tệp bất kỳ của hệ thống bằng E-mail trực tiếp khi làm việc với hệ thống.
Đối với mỗi người sử dụng, trong phần mềm có thể tùy chỉnh bàn làm việc cá nhân để đảm bảo truy cập nhanh tới tất cả những văn bản, danh sách, báo cáo cần thiết, vv.
Các công việc theo dự án
Thực hiện triển khai giải pháp “1C:Quản lý văn bản 8” trong Công ty quản lý và đưa hệ thống vào vận hành trong khoảng thời gian ngắn – 2 tuần lễ. Thực hiện được điều này là nhờ số lượng lớn tính năng của giải pháp và tính linh hoạt của nó.
Trong giai đoạn đầu của khuôn khổ dự án tự động hóa, đã chính thức hóa tất cả các quy trình có liên quan đến quản lý văn bản của Công ty. Sau đó, trong phạm vi tính năng của giải pháp mẫu “1C:Quản lý văn bản 8” phác thảo hệ thống, cũng như xem xét cấu trúc thông tin danh mục. Giai đoạn tiếp theo thực hiện soạn mẫu quy trình nghiệp vụ “Tham khảo”, “Thống nhất” và “Thực hiện” đối với văn bản nội bộ và văn bản bên ngoài. Trong giai đoạn cuối, thực hiện đào tạo người sử dụng làm việc với hệ thống.
Kết quả tự động hóa
Nhờ triển khai giải pháp “1C:Quản lý văn bản 8”, công ty đã tự động hóa phần lớn nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử.
Hiện nay, công ty đã sắp xếp hợp lý khi làm việc với văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ. Thư ký đăng ký tất cả các văn bản trong một cơ sở thông tin thống nhất. Để ghi nhận văn bản, soạn bảng phân loại dạng văn bản. Gán cho văn bản số văn bản đơn trị phù hợp với bảng phân loại này.
Trong hệ thống, tất cả văn bản đến và văn bản đi đều có liên kết với người gửi hoặc người nhận văn bản. Điều này cho phép nhân viên truy cập nhanh đến tất cả thư với người trao đổi thư đã chọn.
Lưu trữ văn bản nội bộ theo danh mục phân nhánh phản ánh cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, cũng như dạng văn bản nội bộ.Việc sử dụng danh mục này cho phép hệ thống hóa toàn bộ việc lưu trữ văn bản nội bộ.
Hiện nay, thống nhất và thực hiện văn bản, cũng như giúp nhân viên tham khảo văn bản theo mẫu tương ứng. Việc tự động hóa các quy trình nghiệp vụ này tạo điều kiện nâng cao tính kỷ luật thực hiện. Tốc độ luân chuyển văn bản trong nội bộ công ty tăng lên 40% và loại bỏ hoàn toàn các trường hợp mất văn bản.
Việc sẵn có cơ chế tìm kiếm toàn văn trong văn bản cho phép nhân viên tìm kiếm linh hoạt thông tin cần thiết.
Trong giải pháp “1C:Quản lý văn bản 8” có xem xét tùy chỉnh linh hoạt quyền truy cập thông tin. Điều này cho phép hạn chế nhân viên truy cập đến văn bản và nhiệm vụ theo nhiều tham số, ví dụ, theo dạng văn bản, dấu chữ ký, tác giả nhiệm vụ, cũng như tính trực thuộc bộ phận của văn bản.
Kế hoạch của công ty “SOLO” dự tính tăng số lượng người sử dụng hệ thống, cũng như phát triển tiếp quy trình nghiệp vụ. Ngoài ra, công ty dự tính triển khai phân hệ ghi nhận thời gian làm việc để tính chi phí thời gian của nhân viên nhiều bộ phận.
Iu.Guryanova / Thời báo Tài chính / số 42 (1034) / 11.2011
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét