Tại sao nên mua phần mềm quản lý bán hàng thay vì máy tính tiền?

 Bạn đang có một cửa hàng, một quán café, hay một nhà hàng…bạn đang nghĩ nên làm cách nào để quản lý kinh doanh một cách hiệu quả? Điều đó thôi thúc bạn cần phải có công cụ để quản lý. Những thông tin về doanh số bán hàng, tồn kho, thông tin về mặt hàng, đối tác…là điều làm bạn đau đầu và từ những thông tin mà bạn biết hoặc từ những người bạn thân làm bạn băn khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm quảnlý bán hàng hay là máy tính tiền?

Tôi được nghe mọi người thảo luận khá nhiều về chủ đề này, chủ đề này có lẽ nhiều người quan tâm lắm. Thôi thì với kinh nghiệm vài năm trong việc triển khai phần mềm, tôi cũng xin chia sẻ một bài viết về việc lựa chọn này. Bài viết được tôi tổng hợp từ thực tế trong quá trình nghiên cứu và làm việc với đối tác. Trong bài viết có chỗ nào sơ sót mong nhận được góp ý.

Trước tiên, tôi khẳng định cái mà các công ty luôn rêu rao “phần mềm quản lý bán hàng hay máy tính tiền của tôi là tốt nhất”. Xin thưa, không có cái gì là tốt nhất, chỉ có cái phù hợp mà thôi.

Để làm rõ chủ đề này, tôi và bạn sẽ cùng nhau lần lượt điểm mặt một số nội dung sau đây:

THÔNG TIN MẶT HÀNG LÚC NHẬP VÀ XUẤT

Để có thể làm được việc, kiểu gì thì kiểu cả phần mềm quản lý bán hàng và máy tính tiền cũng đều phải khai báo thông tin về mã hàng, mặt hàng, thông tin liên quan khác…

Máy tính tiền: có khi bạn phải khai báo lúc ban đầu, tới khi lúc nhập và bán thì phải nhớ mã hàng đó. Chính điều này gây ra một số bất tiện trong quá trình nhập liệu

Phần mềm quản lý bán hàng: ngoài cơ chế khai báo thủ công còn có sự hỗ trợ về mặt kết nhập từ tệp ngoài (chủ yếu là excel) vào hệ thống. Do đó, khi khai báo hay khi nhập hàng bạn có thể kết nhập từ excel.

TÍNH ỔN ĐỊNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Máy tính tiền: có thể không ổn định về mặt dữ liệu, thường xuyên bị hư vặt (đứa bạn tôi sử dụng máy tính tiền cho quán café thi thoảng thấy nó kêu ca về việc này). Hơn nữa, đây là một trong những thiết bị điện tử nên nó cũng có thể bị hư hỏng, hao mòn và nếu tính bình quân thì nó có tuổi thọ từ 7-12 năm.

Phần mềm quản lý bán hàng: tính ổn định tương đối cao, hãy lựa chọn phần mềm có bản quyền để luôn nhận được sự ổn định, sự tư vấn. về tuổi thọ thì miễn bàn, bạn có thể dùng nó cả đời nếu như không có nhu cầu thay đổi.

NÂNG CẤP VÀ PHÁT TRIỂN THEO YÊU CẦU QUẢN LÝ

Chỉ cái tiêu đề thôi chắc bạn cũng đoán được tôi sẽ viết gì? Máy tính tiền: một khi bạn đã mua nó rồi thì việc sửa chữa, nâng cấp hay như ông chủ muốn thêm cái này, bỏ cái kia, thêm báo cáo này, tính năng kia… thì hầu như rất khó, nếu làm được thì bạn cũng sẽ phải trả chi phí tương đối cao. Trong khi đó phần mềm quản lý bán hàng thì có thể nâng cấp và dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý hơn, tất nhiên là có thể bạn sẽ phải mất phí, nhưng có lẽ sẽ ít hơn nhiều so với máy tính tiền, một số những thay đổi nhỏ có khi nhà cung cấp phần mềm có thể làm miễn phí cho bạn nữa.

TÍNH QUY MÔ

Có thể cửa hàng của bạn sẽ “mọc lên” sau một thời gian, khi đó yếu tố cần thiết là: thứ nhất, phải kết nối được dữ liệu tại các cửa hàng với nhau để quản lý tập trung, hay như bạn có lịch đi công tác, đi du lịch… bạn cũng cần truy cập để biết tình hình kinh doanh, từ đó có quyết định nhanh chóng, kịp thời. Về phía nhân viên thì có thể làm việc tại nhà lúc cần thiết…Thứ hai, vấn đề cần đưa ra nữa là khả năng phân quyền. Quy mô bây giờ lớn rồi, to rồi mỗi người chịu trách nhiệm làm một mảng của mình, cho nên phải phân quyền cho từng người, người thì làm phần này, người thì làm phần kia…Điều này chỉ có phần mềm quản lý bán hàng mới có thể thực thi được cho bạn thôi (nhớ là việc kết nối nhiều điểm và làm việc từ xa phải có Internet nhé, không có là tôi không đảm bảo đâu nha). Còn máy tính tiền quả thực là tôi chưa từng gặp (xin nhắc lại: có thể là có, nhưng tôi chưa từng gặp.

CHI PHÍ BAN ĐẦU VÀ BẢO DƯỠNG

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều loại phần mềm kiểu như thế này, bỏ ra chi phí từ 2 – 4 triệu đồng là có trong tay một phần mềm quản lý bán hàng. Một số máy tính tiền có có thể rẻ hơn từ 1 – 2 triệu đồng, những loại này thường áp dụng cho cửa hàng có quy mô nhỏ, ít mặt hàng, ít giao dịch, còn nếu mua máy tính tiền vừa có “bộ nhớ” lớn, vừa có yếu tố quản lý trong đó thì chi phí khá là cao, tùy theo yêu cầu mà bạn sẽ phải bỏ ra chi phí tương đối lớn.

BÁO CÁO NHANH CHÓNG, KỊP THỜI

Máy tính tiền: liệu có đưa ra được không? chắc là có đấy tuy nhiên số liệu có khi phải xem vào cuối ngày, một số xem ngay thì phải kết xuất hoặc in ra để gửi cho ông chủ

Phần mềm quản lý bánhàng: có thể nói là nhanh chóng, kịp thời và chính xác, mọi báo cáo như doanh số, tồn kho có thể hiển thị ngay trên phần mềm mà không cần phải in ra hay kết xuất, việc mà bạn cần làm là “một cái nhấp chuột”.

DÙNG VÀO VIỆC KHÁC

Bạn nên biết rằng, máy tính tiền chỉ có chức năng của máy tính tiền mà thôi. Trong khi đó, nếu mua phần mềm quản lý bán hàng thì bạn sẽ phải mua: Máy vi tính, phần mềm, có khi để nâng cao hiệu quả và có điều kiện thì bạn mua thêm màn hình cảm ứng, đúng bộ ba hoàn hảo.

Như vậy, ngoài việc bán hàng, có máy vi tính bạn có thể sử dụng thêm nhiều lợi ích mà máy vi tính mang lại.

Với tôi, tùy theo đặc thù cửa hàng tôi sẽ lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng hay máy tính tiền sao cho phù hợp nhất, còn bạn thì sao?

(Ngô Qúy Tiến - Chuyên gia tư vấn, triển khai 1VS)