Hệ thống giải pháp1C:DOANH NGHIỆP có nhiều cơ chế để xử lý và trình bày dữ liệu. Một trong những cơ chế đó là: Dàn dựng dữ liệu.
Cơ chế dàn dựng dữ liệu được dùng để xây dựng nhanh
các báo cáo, trong đó bao gồm cả những dạng phức tạp nhất, và hơn nữa,
có thể không cần phải viết một dòng lệnh nào cả trong mã nguồn.
Một trong những đặc điểm quan trọng của hệ thống
dàn dựng dữ liệu là nó có thể cung cấp rất nhiều khả năng để tùy chỉnh
báo cáo bởi người sử dụng. Việc tùy chỉnh báo cáo được hiểu là thay đổi
cách trình bày báo cáo, thêm bớt các trường dữ liệu, trong đó có thể có
những trường tính toán trung gian, hoặc gom nhóm, thay đổi cách trang
trí báo cáo theo điều kiện, lọc dữ liệu, sắp xếp dữ liệu…
Việc tùy chỉnh báo cáo có thể được tiến hành trong chế độ Bộ thiết kế (dành cho lập trình viên), hoặc trong chế độ 1C:DOANH NGHIỆP (dành cho người sử dụng).
Dựa trên cơ sở các tùy chỉnh chuẩn do lập trình
viên thiết lập ban đầu trong bộ thiết kế, người sử dụng có thể tự mình
tùy báo cáo, trong chế độ 1C:DOANH NGHIỆP theo mong muốn của mình.
Tuy nhiên, lập trình viên cần hiểu rằng, không phải
tất cả người sử dụng đều có thời gian và mong muốn “đào bới” công việc
tùy chỉnh báo cáo này. Người sử dụng có rất nhiều các công việc khác cần
làm hàng ngày, còn việc lập báo cáo thì có thể chỉ 1 lần trong tháng,
và họ muốn sao cho báo cáo cần được lập ra nhanh chóng và đơn giản,
không cần phải “để trong đầu” những cách thức tùy chỉnh báo cáo để nhận
được dữ liệu cần thiết. Bởi vậy, lập trình viên cần giữ một nguyên tắc:
“Làm tất cả để thuận tiện nhất cho người sử dụng”.
Báo cáo mà được lập bằng hệ thống dàn dựng dữ liệu,
cần phải rất đơn giản, cô đọng và thuận tiện trong việc sử dụng. Để
làm điều này, báo cáo cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Báo cáo cần phải có các tùy chỉnh ban đầu, để khi
thực hiện thì có thể thấy rõ những thông tin gì được hiển thị. Các thiết
lập ban đầu cần phải rất đơn giản để có thể lập nhanh ra báo cáo.
- Khi gọi báo cáo ra từ menu, báo cáo cần phải được lập ra theo như thiết lập ban đầu. Nếu không, một số người sử dụng sẽ phải đăm chiêu khi nhìn vào cửa sổ trắng trên màn hình và không biết phải làm gì. Để điều này không xảy ra, cần có riêng biểu mẫu báo cáo (Form) mà khi mở ra thì tự chương trình sẽ khởi tạo lập ra báo cáo mà người sử dụng không cần bấm thêm vào nút lệnh nào cả. Có thể đặt các giá trị tùy chỉnh mặc định, ví dụ, đặt kỳ báo cáo là: Tháng này. Khi đó, ngay cả đối với những người sử dụng mà ít khi làm việc với báo cáo cũng có thể hình dung về nó.
- Tất cả các tùy chỉnh cần thiết để lập báo cáo cần phải đặt trong biểu mẫu hiển thị báo cáo. Người sử dụng cần có khả năng nhập các giá trị tùy chỉnh một cách trực tiếp từ biểu mẫu báo cáo trước khi lập. Để làm điều này, cần tạo riêng biểu mẫu báo cáo mà trên đó có các trường thông tin để nhập các tùy chỉnh có liên quan để đến hệ thống dàn dựng dữ liệu của báo cáo này. Ở đây cần có xuất phát điểm theo nguyên tắc: trên biểu mẫu báo cáo cần sắp xếp chỉ bao gồm các trường tùy chỉnh khả dụng và thuận tiện để sử dụng, thực sự cấp thiết cho người sử dụng. Thông thường, đây là ngày đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo. Để bổ sung các trường tùy chỉnh khác như: sắp xếp thứ tự, lọc…, trước tiên cần thống nhất ý kiến với người sử dụng. Nếu không thì biểu mẫu báo cáo sẽ trở nên rất phức tạp và khó hiểu cho người sử dụng, và như vậy sẽ nảy sinh ra những câu hỏi hoặc than phiền cho lập trình viên.
- Cần hiểu rằng, cửa sổ tùy chỉnh mà được mở ra khi nhấp nút lệnh trên biểu mẫu được dùng cho chính lập trình viên, hoặc dành cho người sử dụng có kinh nghiệm. Đa phần những người sử dụng thường sẽ không làm việc với cửa sổ tùy chỉnh này, bởi vì trên đó có rất nhiều thông tin khó hiểu đối với người chưa được đào tạo kỹ, và điều này sẽ gây nhầm lẫn cho người sử dụng. Thay vì chỉ cần nhìn thấy ngày để đặt kỳ báo cáo, người sử dụng sẽ nhìn thấy rất nhiều các trường tùy chỉnh báo cáo khác. Việc này sẽ tạo ra hiệu ứng ngược lại, và kết quả là người sử dụng sẽ không thể thực hiện được thao tác nào cả, cho dù là đơn giản nhất. Chính vì vậy, tốt nhất là làm một biểu mẫu tùy chỉnh giản lược và được gọi ra bằng cách nhấp nút Tùy chỉnh. Còn những người sử dụng “tiên phong” (có kinh nghiệm) nếu muốn thực hiện tùy chỉnh báo cáo phức tạp thì có thêm cửa sổ tùy chỉnh toàn diện mà có thể được gọi ra từ nút Tùy chỉnh dành cho người có kinh nghiệm.
- Cần có sẵn cơ chế lưu tùy chỉnh một cách đơn giản dành cho người sử dụng.
Như vậy, khi thiết kế một báo cáo có thể sử dụng
nhiều phương án báo cáo, mỗi phương án báo cáo có cách tùy chỉnh riêng,
phụ thuộc vào mức độ phức tạp của báo cáo và kỹ năng của người sử dụng:
- Trường hợp đơn giản nhất, không cần phải tùy chỉnh gì cả. Trường hợp này ít khi gặp. Ví dụ, khi gọi báo cáo dưới dạng danh sách đơn giản. Để không bắt buộc người sử dụng phải bấm nút Lập báo cáo, cần viết mã nguồn để lập ngay báo cáo khi mở biểu mẫu báo cáo.
- Phương án thường gặp hơn cả là khi tất cả các tùy chỉnh báo cáo quan trọng như: kỳ báo cáo đều được nằm ngay trên biểu mẫu báo cáo.
- Đối với các báo cáo mà cần có nhiều tùy chỉnh và cần có kỹ năng sử dụng của người dùng, trên biểu mẫu chỉ đưa ra các tùy chỉnh đơn giản nhất. Còn để soạn tùy chỉnh các phương án khác thì có dùng biểu mẫu giản lược mà có thể được gọi ra bằng nút lệnh Tùy chỉnh.
- Phương án dành cho “người có kinh nghiệm”, khi mà trên biểu mẫu có những nút lệnh với tên gọi rất kêu, như: “Tùy chỉnh cho người có kinh nghiệm”. Khi bấm nút này, có gọi ra biểu mẫu tùy chỉnh chuẩn mà cho phép người sử dụng khai thác các tính năng tùy chỉnh báo cáo một cách toàn diện.
Dưới đây là ví dụ về biểu mẫu báo cáo và biểu mẫu tùy chỉnh trong chương trình 1C:KẾ TOÁN 8.
www.1vs.vn
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét