Chúng ta đã vào những siêu thị hoặc cửa hàng có sử dụng phần mềm bán hàng quét mã vạch, chúng ta thấy công việc của thu ngân là quét, quét và quét mã, chương trình tự động tính số tiền và in ra phiếu tính tiền, đây thông thường là tiền mặt, thu ngay, trong một vài trường hợp có thể thanh toán bằng thẻ hoặc tín dụng ngân hàng. Một câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để quản lý tiền mặt tại quầy thu ngân? Liệu có hiện tượng rút tiền của công ty không?...Chúng ta cùng mổ xẻ chủ đề này theo hướng vai trò công việc của thu ngân và việc ứng dụng công việc bằng phần mềm 1C:BÁN LẺ 8, phần mềm mà rất nhiều các siêu thị, cửa hàng đang áp dụng.
Trước tiên có thể khẳng định rằng, hiện tại thu ngân có nhiệm vụ chủ yếu là bán hàng và giao dịch về tiền với khách mua.
Đầu ca, thu ngân sẽ nhận được khoản tiền lẻ với mệnh giá khác nhau (200K, 100K, 50K, 20K, 10K, 5K…). Chương trình có sử dụng màn hình “Nhập tiền” để ghi nhận khoản tiền đầu ca
Trong quá trình bán hàng, doanh thu được ghi nhận tương ứng với số tiền thu về. Chương trình luôn đảm bảo doanh thu = tiền mặt + thẻ + phiếu quà tặng + tìn dụng ngân hàng.
Có một điểm cực kỳ hay đó là chương trình 1C:BÁN LẺ 8 kiểm soát rất chặt việc thu thiếu tiền. Ví dụ doanh thu bán được là 1.000.000 đồng, thu ngân nhập 999.999 đồng thì chương trình sẽ không cho phép thanh toán. Do đó, người quản lý luôn yên tâm rằng tiền chỉ có đủ và thừa chứ không cho phép thiếu.
Trong quá trình bán hàng có thể phát sinh hàng bán bị trả lại, nếu trả lại từ quầy thu ngân thì chính thu ngân sẽ làm chứng từ nhận hàng bán bị trả lại và lúc này tiền cũng sẽ bị giảm trừ tương ứng.
Cuối ca, có hoạt động đóng quầy, lúc này chương trình tính toán doanh thu bán lẻ trong ngày đồng thời lập ra chứng từ rút tiền để số tiền về 0, bắt đầu cho ca (ngày) tiếp theo.
Công việc của thu ngân là đem số tiền thực tế thu được nộp lại cho siêu thị (người giữ tiền), người giữ tiền có thể là kế toán siêu thị, trưởng thu ngân hoặc chính là kế toán của công ty. Vị trí này do doanh nghiệp phân công. Còn chức năng của phần mềm là đưa ra báo cáo so sánh doanh thu bán lẻ trong ngày và tiền mặt thu về.
Căn cứ theo báo cáo, sẽ thấy sự chênh lệch giữa tiền thực tế thu được và tiền theo phần mềm ghi nhận. Nếu bằng hoặc thừa thì kế toán có thể hạch toán vào doanh thu, thu nhập khác. Nếu thiếu, đây mới là vấn đề, lúc này cần tìm nguyên nhân và xử lý. Nhưng người quản lý yên tâm rằng chương trình có báo cáo thống kê theo từng phiếu tính tiền, nếu đã phát sinh và in ra phiếu tính tiền thì nó sẽ lưu trữ trong hệ thống, không thể nào mất đi được.
Ngô Tiến
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét