Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý siêu thị, nhưng để quản lý một hệ thống chuỗi gồm nhiều siêu thị khác nhau. Một hệ thống phần mềm quản lý siêu thị cần có một mô hình như sau: "Siêu thị trung tâm" và nhiều "Siêu thị thành viên".
Hệ thống kết nối dữ liệu thông qua mang Internet
- Mỗi siêu thị là một hệ thống phần mềm riêng biệt, hoạt động độc lập (Cho dù có mạng Internet hoặc không).
- Bao gồm: Máy chủ trung tâm và nhiều máy tính bán hàng hoạt động liên tục.
- Máy chủ tại mỗi siêu thị (là máy chủ cục bộ), các máy tính cá nhân
Hoạt động trong mỗi siêu thị
- Cách thức hoạt động trong mỗi siêu thị, tương ứng với một hệ thống siêu thị tiêu chuẩn.
- Mỗi tác nghiệp sẽ được tự động đồng bộ về Siêu thị trung tâm (thông qua hệ thống DataTransfer).
- Đảm bảo công việc kinh doanh thông suốt, không phụ thuộc vào tình trạng mạng Internet của nhà cung cấp dịch vụ.
Phần mềm quản lý siêu thị
1. Giới thiệu sơ bộ về siêu thị trong cách nhìn của IT:
- Về hàng hóa: Ngoại trừ các siêu thị chuyên doanh như: Siêu thị điện máy, siêu thị nội thất, ..., hầu hết các siêu thị bán lẻ đều kinh doanh đa ngành sản phẩm: Thực phẩm (Ngũ cốc, Trà, rượu, ...) & Phi thực phẩm (Điện máy, điện tử, thời trang, ...) Với số lượng đầu hàng và diện tích bán hàng lớn. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý siêu thị là cần thiết.
- Về thiết bị: Để hỗ trợ công việc kinh doanh, các thiết bị cần có tại các siêu thị trong lĩnh vực IT bao gồm: Đầu đọc mã vạch (Scan barcode), tem nhãn in (Label), máy in hóa đơn bán lẻ (Bill), Cân điện tử, Một máy chủ và nhiều máy thu ngân, máy tính để bàn, các máy in văn phòng A4, máy chấm công, thẻ từ, chip từ, ...
2. Chức năng của phần mềm quản lý siêu thị
2.1. Quản lý danh mục
- Tất các các sản phẩm được định danh bằng mã, một đầu hàng được theo dõi xuyên suốt bằng một mã quản lý nội bộ (đánh số từ 1 đến hết).Tùy theo cách thức quản lý, mà một mã nội bộ sẽ ghi nhận một mã vạch từ nhà sản xuất hoặc nhiều (Nhiều loại bimbim khác màu sắc, cùng giá => Gộp vào một mã quản lý).
- Hệ thống cung cấp các chức năng: Phân nhóm, kiểu, nơi trưng bày, lưu trữ ... sẽ giúp phân việc quản lý theo từng nhân viên trong Siêu thị.
- Các tính chất (kiểu) hàng hóa được hỗ trợ trong siêu thị: Hàng đơn lẻ, Gói bộ (giỏ quà), Sản phẩm lắp ráp.
2.2. Quản lý mua hàng
- Quản lý quy trình mua hàng: Phiếu yêu cầu nhập hàng (Từ các trưởng quầy, nhân viên quầy) -> Tổng hợp đơn nhập mua (Phân tích từ nhiều phiếu yêu cầu) -> Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp.
- Hỗ trợ 02 phương thức nhập hàng: Nhập kinh doanh (nợ tiền) và nhập ký gửi (nợ hàng).
- Phiếu nhập mua hàng: Từ đơn đặt mua hàng (Hoặc tự lập).
- In tem nhãn sản phẩm nhập kho.
- Thanh toán công nợ theo đơn, hoặc theo lũy kế nợ.
- Theo dõi hàng hóa mua vào, báo cáo mua hàng, công nợ phải trả.
- Theo dõi xuất trả nhà cung cấp
2.3. Quản lý kho hàng
- Quản lý hàng hóa luân chuyển nội bộ: Từ kho -> Siêu thị và ngược lại, từ các kho và siêu thị tại địa điểm này tới các địa điểm khác (Trong cùng hệ thống).
- Xây dựng vị trí đặt hàng, vị trí bày biện hàng hóa để bán, giao cho nhân viên quản lý. Hỗ trợ công tác khóa bán hàng, kiểm kê, thống kê doanh số theo nhân viên đứng vị trí.
- Luân chuyển hàng hóa giữa các siêu thị thành viên, giữa kho, quầy với xe lưu động, giảm ùn tắc hàng.
- Đặt mức dự trữ tồn (Tối thiểu, tối đa).
- Theo dõi số lượng hàng thửa thiếu, sử lý hàng thừa thiếu theo nguyên tắc chuẩn của kinh doanh hàng hóa.
2.4. Quản lý bán hàng
- Hỗ trợ bán lẻ tự động (bán theo giá, chiết khấu, khuyến mại đã được người quản lý xây dựng sẵn, có sử dụng thiết bị quét mã vạch).
- Hỗ trợ bán lẻ tủy chỉnh, chiết khấu, khuyến mại, giá được thay đổi ngay trong khi bán.
- Cho phép tạm dừng đơn hàng để khách hàng vào cửa hàng chọn thêm hàng hóa, thanh toán tiếp cho khách tiếp theo, sau đó quay lại thanh toán cho khách tạm hoãn, đảm bảo tính liên tục của thu ngân.
- Hỗ trợ bán buôn tự động (Theo giá bán buôn), bán buôn tùy chỉnh.
- Thống kê doanh số theo nhiều tiêu chí (Thời gian, nhân viên, vị trí, ...). Tự tính giá vốn hàng bán theo nhiều phương pháp (Bình quân tháng, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, ...). Đưa ra báo cáo kết quản kinh doanh chính xác, nhanh chóng.
- Xuất ký gửi cho đại lý, kiểm kê và thu tiền theo lượng hàng mà đại lý bán được.
2.5. Kế toán bán hàng
- Xây dựng giá bán theo từng Siêu thị, kho quầy, chế độ bán lẻ, bán buôn.
- Theo dõi công nợ phải trả, phải thu từ khách hàng.
- Quản lý tiền lẻ, rút tiền, tất toán với thu ngân (thu tiền bán hàng).
- Quản lý số lượng và giá trị tồn theo từng vị trí.
- Quản lý giá trị hàng hóa và các tài sản khác trong doanh nghiệp.
- Thống kê, báo báo, làm kế toán kho, kế toán bán hàng, kế toán thuế.
2.6. Báo cáo quản trị
- Hỗ trợ tất cả các mẫu báo cáo chuẩn của nhà nước.
- Tùy biến theo nhiều tiêu trí lọc, cho kết quả nhanh chóng theo từng phần hành.
- Kết xuất ra nhiều định dạng: Exell, Word, ...
Với những yêu cầu trên thì phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 và 1C:KẾ TOÁN 8 được tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống ERP bán hàng hoàn chỉnh. Vừa quản lý được công việc quản lý bán hàng và kế toán bán hàng đáp ứng nhu cầu quản trị và hệ thống sổ sách báo cáo pháp quy đối với cơ quan thuế.
Ví dụ như hệ thống chuối siêu thị Star Mark đã áp dụng với 2 siêu thị lớn:
- Star Mark Hà Nam
- Star Mark Yên Bái
- Và một văn phòng trung tâm tại Hà Nội.
Ngô Tiến
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét