Hệ thống kinh doanh thủy hải sản về mặt quy mô không khác so với mô hình siêu thị, cửa hàng, chuỗi cửa hàng... Vị trí các điểm bán hàng nằm ở nhiều địa điểm khác nhau, yêu cầu của quản trị là ở tại một điểm văn phòng trung tâm có thể điều hành được chuỗi cửa hàng, lập được các báo cáo bán hàng, kho bãi, tiền mặt và các báo cáo kinh doanh khác.
Quy cách của hàng hóa thuộc hệ thống kinh doanh thủy hải sản cũng không có gì khác so với hệ thống kinh doanh lương thực, thực phẩm. Hàng hóa được bán theo kg, theo hộp đóng sẵn và tùy vào chất lượng của từng mặt hàng mà đơn giá được thiết lập ở mức khác nhau. Hàng hóa có hạn sử dụng mặc dù được hút chân không để làm giảm mức độ hư hỏng của hải sản.
Toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng tại các điểm bán hàng cũng không có gì quá đặc biệt, các nghiệp vụ bán hàng chủ yếu là bán lẻ và một số nghiệp vụ bán buôn. Chính sách bán hàng cũng sẽ được thiết lập và áp dụng đúng như các ngành nghề kinh doanh khác. Do vậy, đối với hệ thống kinh doanh thủy hải sản, phần mềm quản lý cần phải đáp ứng một số yêu cầu cụ thể sau đây.
Ảnh minh họa
Về quản lý hàng hóa
Cập nhật đầy đủ tên, mã hàng, mã vạch của thùng, nhà sản xuất, hình ảnh đính kèm, phân loại được cá loại 1 và cá loại 2 mà không cần phải thêm bất kỳ một mã hàng mới nào, chỉ cần một mã hàng có thể phân biệt được hai loại cá trên.
Hàng hóa thủy sản có thể quản lý theo kg và từ đơn vị kg có thể quy đổi ra đơn vị thùng hoặc ngược lại. Sự linh động này sẽ giúp người bán hàng không gặp phải khó khăn khi thực hiện mua theo đơn vị thùng nhưng lại bán lẻ theo đơn vị kg. Hàng hóa cũng có thể được đóng gói theo đơn vị nhỏ để bán ngay cho khách hàng.
Về quản lý khách hàng thân thiết
Quản lý tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của khách hàng thân thiết, mỗi khách hàng thân thiết sẽ có một thẻ ưu đãi được phân theo các hạng.
Về các chương trình giảm giá, marketing
Chương trình marketing được thiết lập và tự động tính toán khi phát sinh, trong một chương trình có thể chạy song song nhiều chương trình marketing, giảm giá như chiết khấu cho khách hàng có đơn hàng trên 2 triệu, kết hợp với chiết khấu theo ngày sinh của khách hàng, kết hợp với chiết khấu riêng cho một mã hàng nào đó. Khi thỏa mãn một trong ba điều kiện trên, phần mềm tự động tính chiết khấu hoặc khi thỏa mãn cả ba điều kiện trên có thể tính theo chương trình có mức chiết khấu lớn nhất, cũng có thể tính cộng gộp cả 3 chương trình lại để chiết khấu cho khách hàng.
Công thức lập chiết khấu cần phải đa dạng, linh động để người quản lý có thể lập được hàng nghìn các chương trình marketing, giảm giá khác nhau. Tương ứng là các báo cáo đầu ra có thể đánh giá về hiệu quả của các chương trình giảm giá và tổng hợp kết quả của các chương trình marketing.
Về tích hợp với cân điện tử
Với hàng hóa được bán theo đơn vị kg thì việc tích hợp cân điện tử là cần thiết, rất càn thiết. Cân điện tử được tích hợp theo 2 dạng tích hợp trực tiếp với phần mềm để lấy số lượng của mặt hàng hoặc tích hợp gián tiếp thông qua mã vạch, khi đó cân điện tử sẻ tự động sinh ra một tem mã vạch và sau đó quét vào phần mềm, chương trình tự động nhận diện được mã hàng hóa, số kg, đơn giá của món hàng khách mua.
Về quản lý công nợ
Công nợ của khách hàng, công nợ với nhà cung cấp được quản lý chi tiết theo số phát sinh, giới hạn giá trị công nợ và giới hạn thời gian công nợ. Khi cập nhật giao dịch, phần mềm cần đưa ra được số nợ hiện tại của khách, số nợ mới sau khi giao dịch. Nếu có phát sinh quá hạn công nợ về giá trị hoặc về thời gian cần có tín hiệu báo cho người bán hàng biết để có thể tự ra quyết định có bán hàng tiếp hay không.
Về quản lý thanh toán
Chương trình phân biệt thu tiền công nợ hay thu tiền từ bán hàng, thu tiền ứng trước của khách hàng. Mỗi giao dịch thu tiền cần in ra một mẫu chứng từ khác nhau theo yêu cầu của người làm quản lý.
Khi thực hiện các giao dịch thanh toán, phần mềm cần thông báo đối tác đang còn nợ bao nhiêu tiền và số tiền mà khách hàng muốn giao dịch đợt này là bao nhiêu.
Về quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho được quản lý theo đơn vị tính nhỏ nhất nhưng vẫn có khả năng quy đổi theo nhiều đơn vị khác nhau khi thực hiện các giao dịch mua, bán và điều chuyển, xuất, nhập kho.
Có quy trình kiểm kho rõ ràng, khi hàng hóa nhiều sẵn sàng hỗ trợ quy trình kiểm kho từng phần theo nhóm hàng hoặc theo mặt hàng.
Đối với một số mặt hàng có thể thực hiện các giao dịch chuyển tồn hàng hóa khi cần thiết, ví dụ các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, khi gần hết hạn sử dụng có thể thực hiện chuyển tồn sang loại hàng hóa chất lượng thấp nhằm bán giải phóng kho hàng.
Về đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán hàng
Do là một chuỗi cửa hàng nên việc đồng bộ dữ liệu giữa các cửa hàng là không thể thiếu. Việc đồng bộ có thể thực hiện theo hai cách online bằng việc sử dụng dữ liệu tập trung tại máy chủ trên Văn phòng trung tâm hoặc sử dụng offline nhưng có cơ chế đồng bộ dữ liệu được lưu tại từng điểm bán hàng.
Về phân quyền sử dụng
Từng người sử dụng chương trình luôn có một vài trò nhất định, khi đó phần mềm cần có tính năng phân quyền theo từng vai trò như người quản trị có toàn quyền về chức năng chương trình, người quản lý chỉ xem các báo cáo bán hàng tại điểm mình quản lý và nhân viên thu ngân chỉ thực hiện thao tác bán hàng trên quầy thu ngân, chỉ cần làm sao phục vụ để khách hàng hài lòng.
Về ứng dụng tại các điểm bán hàng có tốc độ Internet chậm
Đối với những điểm bán hàng có Internet hoạt động với tốc độ chậm thì chương trình không những đáp ứng sử dụng trên môi tường Internet chậm mà còn có phương án thay thế chạy offline chờ khi có đường truyền Internet thì có thể đồng bộ dữ liệu về Văn phòng trung tâm.
Về tính cơ động khi bán hàng
Một phần mềm có khả năng tùy chỉnh màn hình bán hàng theo nhu cầu của người sử dụng, người bán hàng có thể tự tùy chỉnh được giao diện phần mềm chạy trên thiết bị cảm ứng máy POS hay máy tính. Giao diện thay đổi chỉ bằng một cách click chuột lựa chọn.
Phần mềm có thể ứng dụng tại một cửa hàng hoặc cũng có thể ứng dụng bình thường khi thực hiện bán hàng di động trên các phương tiện vận tải (ô tô, trên tàu,…). Các nghiệp vụ nhập bán hàng, in ấn chứng từ, tích hợp cân, truyền dữ liệu về Văn phòng trung tâm một cách bình thường trong quá trình bán hàng.
Về tích hợp mã vạch
Khi người bán hàng có nhu cầu sử dụng mã vạch thì phần mềm hỗ trợ tới mức tối ưu nhất, chỉ cần quét đúng mã vạch lập tức mặt hàng xuất hiện trên chứng từ thu tiền.
Phần mềm có khả năng nhận dạng mã vạch của mặt hàng và mã vạch của thẻ thông tin khách hàng, chỉ cần đưa vào thiết bị quét mã vạch và phần mềm sẽ tự động nhân dạng.
Báo cáo quản trị
Chương trình luôn sẵn sàng các tính năng để có thể lập ra các báo cáo bán hàng, báo cáo lãi gộp, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ theo tuổi nợ, báo cáo mua hàng,… và các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của người chủ doanh nghiệp. Các báo cáo đều có khả năng lập theo nhiều tiêu chi khác nhau, mỗi tiêu chí cho người quản trị thấy được một chiều về hoạt động của cửa hàng.
Nội dung phân tích ở trên dựa vào kinh nghiệm phân tích, triển khai cho các chuỗi cửa hàng thủy sản, tôi tin chắc khi phần mềm đáp ứng được các yêu cầu như trên sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi cho người bán hàng, người quản lý và người quản trị doanh nghiệp.
Hoàng Ánh
Tham khảo phần mềm quản lý bán hàng 1C:BÁN LẺ 8
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét