Phần mềm quản lý quán Karaoke cần những yêu cầu gì?

Khi cuộc sống ngày một đầy đủ thì các dịch vụ giải trí ngày một nhiều, ở Việt Nam có thể kể đến các dịch vụ giải trí karaoke, nhà hàng, spa, thẩm mỹ viễn, khách sạn,… rất nhiều các dịch vụ khác. Từ một số dịch vụ trên ta thấy các dịch vụ này, ở góc độ quản lý có gì đó khá chung đó là quản lý (karaoke quản lý phòng hát, nhà hàng quản lý phòng ăn, spa quản lý ghế nằm), hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, có thể là khách hàng thân thiết. Khi công việc quản lý trở lên phức tạp và các công cụ mong muốn sự chính xác, cơ động trong quản lý thì ứng dụng phần mềm là yếu tố cần thiết. Để biết được, phần mềm quản lý phòng hát karaoke cần những yêu cầu gì, chúng ta cùng phân tích.

Ảnh minh họa

Quản lý hàng hóa: Hàng hóa và dịch vụ trong việc kinh doanh dịch vụ karaoke không có gì phức tạp nên chỉ cần một phần mềm quản lý được mã hàng, tên mã hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết: Quản lý khách hàng thân thiết theo thẻ, trên mỗi thẻ khách hàng có thể quản lý chủ thẻ hoặc không. Không quản lý chủ thẻ sẽ cơ động hơn khi khách hàng cho nhau mượn thẻ để tới sử dụng dịch vụ. Nếu quản lý chủ thẻ sẽ dễ dàng thông báo các chương trình giảm giá đến đích danh chủ thẻ, trường hợp không quản lý chủ thẻ có thể phải gửi thông tin tới toàn bộ danh sách khách hàng mà quán hát đã lưu trữ.

Quản lý mua hàng: Mỗi nhà cung cấp được quản lý một danh mục mặt hàng cung cấp, lập riêng một bảng giá, hàng hóa mua có thể phải đặt hàng hàng và nhận giao hàng theo nhiều đợt. Tính toán chênh lệch giữa đặt hàng và nhập hàng vào kho.

Quản lý các chương trình giảm giá: Chương trình giảm giá cần xử lý các tình huống đa dạng như giảm giá theo hạng thẻ, theo chủ thẻ, theo giờ, theo kỳ lễ, hàng tặng hàng (ví dụ vào hát từ 10h sáng tới 12h trưa được giảm giá 50.000/giờ và tặng 2 két bia Heniken).

Lập bảng giá: Bảng giá dịch vụ, hàng hóa của quán karaoke, bảng giá được thiết lập theo kỳ và dễ dàng thay đổi khi cần thiết. Chương trình ghi lại nhật ký giá của hàng hóa để có thể làm căn cứ phân tích giá trong quá trình kinh doanh. Đơn giá dịch vụ hát có thể tính theo mức giờ hát và phân loại theo từng hạng phòng (có thể phân loại phòng VIP, phòng bình dân).

Quản lý thiết bị phòng hát: Toàn bộ thiết bị phòng hát được quản lý ở dạng công cụ dụng cụ hoặc tài sản cố định, có thể lập ra các báo cáo để tính khấu hao cho tài sản.

Quản trị chương trình: Chương trình chạy theo hai dạng online và offline nhằm tiện cho người quản lý có thể kiểm soát được ở bất kỳ đâu có Internet. Các thao tác được phân quyền chi tiết để có thể quản lý được ai là người nhập đơn hàng, giao hàng và nhận lại hàng từ khách, …quản lý ca làm việc của thu ngân và người chịu trách nhiệm quản lý ca đó.

Quản lý phòng hát: chức năng tích hợp với phần mềm karaoke để tính thời gian khách hàng bắt đầu hát cho tới khi tắt máy karaoke. Khi tích hợp như vậy sẽ quản lý được sự chênh lệch giữa giờ thực tế tính tiền với giờ mà khách hàng vào, tránh được gian nận từ những nhân viên không trong sáng. Phân biệt đồ dùng ăn uống mang vào cho khách, khách hàng lại và đồ khách dùng, khách phải đền (có thể hỏng micro, gẫy bàn,…).

Quản lý lịch đặt phòng: Cũng giống như nhà hàng, cần có lịch đặt bàn và khách sạn cần có lịch đặt phòng thì quán karaoke cũng cần một lịch đặt phòng, đặt biệt trong dịp nghỉ lễ, lịch đặt phòng sẽ giúp quán karaoke tối ưu phòng khi đông khách. Khi có lịch đặt phòng cộng với kinh nghiệm kinh doanh, người chủ dễ dàng ra quyết định từ chối đặt phòng hay không.

Quản lý phòng đang bận: Ghi nhận thời gian vào, các hàng hóa khách hàng sử dụng, khi giao hàng hóa có thể phân biệt hàng hóa gọi mới hoặc gọi thêm, nhân viên phục vụ phòng.

Quản lý trả phòng: Tổng hợp thanh toán nhanh chóng, tự động tính toán số lượng hàng khách dùng dựa trên số lượng hàng dư.

Nghiệp vụ phòng: Thông báo tính trạng phòng trống, phòng đang bận và ngày giờ phòng đặt, từ đó nhân viên lễ tân dễ dàng thông báo cho khách hàng còn phòng hay không. Trong phần nghiệp vụ phòng cũng có thể cơ động lập lịch dọn phòng cho khách nếu quán có nhiều phòng hát.

Quản lý nhân viên: Lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền theo từng nhân viên, trong đó có ghi nhận doanh thu giảm giá và các loại hình thanh toán.

Quản lý thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi (thanh toán qua thẻ ngân hàng), thẻ voucher khuyến mại theo nhóm khách hàng.

Giao diện bán hàng: Xây dựng theo dạng sơ đồ phòng, các nút chọn hàng hóa cần phải to để có thể dùng màn hình cảm ứng vì giao dịch phòng karaoke có thể được thực hiện vào buổi tối, tiếng ồn lớn gây nhiễu cho những giao tiếp giữa các nhân viên.

Lập báo cáo: Báo cáo bán hàng theo nhân viên, báo cáo bán hàng theo phòng, báo cáo tiền mặt theo phiên thu ngân, báo cáo bán hàng theo mặt hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo đánh giá cáo chương trình giảm giá,… và rất nhiều các báo cáo quản trị khác.

Hoàng Ánh