Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng giặt, là?

Dịch vụ giặt là được xác định tương ứng với từng đồ giặt là mà khách hàng đem đến. Tại cửa hàng giặt là sẽ phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất tồn đồ giặt là của khách hàng và các phụ gia kết hợp với các thiết bị (tài sản) để tạo ra một dịch vụ giặt là cung cấp cho khách hàng. 

Ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng: Phần mềm cần quản lý chi tiết thông tin của khách hàng như họ và tên, số điện thoại, địa chỉ và mở rộng hơn là số CMT khi nhận giặt là các đồ giặt là đắt giá. 

Ghi nhận nhanh, đầy thông tin hàng hóa đảm bảo ứng biến nhanh khi có sự thay đổi: Dịch vụ có thể để chung là dịch vụ giặt là áo sơ mi nhưng khi nhận đồ giặt cần phân biệt được từng chiếc áo sơ mi nhận của khách hàng nhằm tránh nhầm lẫn khi ghi chung chung. Tương ứng như vậy, dịch vụ giặt là có thể đặt một danh mục sẵn có gồm mã, đơn giá nhưng khi nhận đồ từ khách hàng, có thể cần tạo riêng một mã hàng mới, mã hàng đó khi nhận cần khai báo tương ứng với dịch vụ giặt là nào để khi tạo chứng từ nhận đồ giặt là từ khách hàng, phần mềm sẽ tự sinh ra dịch vụ giặt là kèm theo đơn giá được đặt sẵn. 

Ghi nhận khoản tạm ứng trước: Phần mềm cần có thêm chức năng ghi nhận tổng số tiền giặt là của khách hàng tương ứng với khoản ứng trước là bao nhiêu, số còn phải thanh toán là bao nhiêu tương ứng với từng đơn nhận hàng giặt là. Từ đó, người trả đồ có thể tìm kiếm nhanh chóng đơn nhận đồ của khách và từ đó truy suất nhanh ra số đồ giặt mà khách hàng thuê giặt. 

Ghi nhận lịch trả, yêu cầu đặc thù của khách hàng khi giặt: Sau khi nhận đồ giặt là phần mềm cần có mục lịch trả cho từng đồ giặt là vì có thể có đồ khách hàng cần lấy ngay, có đồ chưa cần lấy ngay tại một thời điểm nào đó. Ở đây phần mềm cũng cần có các tiện ích để làm sao cần ít thao tác để hoàn thiện giao dịch nhất. Trong chứng từ nhận đồ giặt là cũng cần có những chú thích, nội dung phần biệt về các yêu cầu đặc thù của khách hàng như giặt hấp, tẩy chất bẩn, xả nước thơm, ... hay giao đồ giặt vào một giờ nào đó tận nhà hoặc tại địa chỉ nào đó theo yêu cầu. 

Phân biệt dịch vụ giặt là và đồ giặt nhận từ khách hàng: Dịch vụ giặt là là dịch vụ mà cửa hàng cung cấp cho khách hàng có nhu cầu. Dịch vụ giặt là phát sinh dựa trên từng đồ giặt mà khách hàng có nhu cầu giặt là. Khi cập nhật trong phần mềm, hệ thống cần phân biệt dịch vụ giặt là tương ứng với từng đồ giặt mà khách hàng gửi giặt là.

Ví dụ, khách hàng có hai đồ giặt là là một chiếc áo sơ mi và một chiếc quần âu. Như vậy, phần mềm cần tạo nhanh mã mặt hàng áo sơ mi và quần âu. Khi nhân viên giao dịch nhận đồ từ khách hàng, tương ứng với áo sơ mi vừa được chọn phần mềm cũng sẽ tự tạo ra một dịch vụ giặt áo sơ mi được thiết lập sẵn đơn giá, quần âu cũng vậy. Sau đó khi tạo chứng từ bán dịch vụ giặt là thông tin được thừa kế luôn từ chứng từ nhận đồ giặt là của khách và sau đó in được luôn hóa đơn giặt là, kèm theo các loại đồ giặt trả cho khách hàng.

Thiết lập bảng giá cho từng loại đồ giặt: Trong phần mềm quản lý cần được thiết lập và phân loại rõ ràng từng loại đồ giặt kèm theo đơn giá. Khi khách hàng đem đồ đến giặt, nhân viên thu ngân chỉ cần xác định đúng chủng loại đồ giặt và sau đó tương ứng với từng đồ giặt là một dịch vụ giặt là được cung cấp cho khách hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết: Dịch vụ giặt là cũng thường xuyên phát sinh nhu cầu quản lý các khách hàng thân thiết có nhu cầu giặt là nhiều. Khách hàng có nhu cầu giặt là nhiều thường là các nhà hàng, khách sạn, ... và các cửa hàng nhỏ nhận giặt là sau đó mang đến giặt tại một cửa hàng lớn hơn. Các thông tin về khách hàng sẽ hỗ trợ tạo ra các dịch vụ giảm giá, khuyến mại, quà tặng cho khách hàng thân thiết. 

Quản lý chặt chẽ, chính xác đồ giặt nhận của khách hàng nào: Sẽ dễ dàng nhầm lẫn nếu phần mềm không có tiêu chi để phân biệt hai chiếc áo sơ mi của hai khách hàng khác nhau. Để phân biệt được phần mềm cần có chức năng ghi nhận số phiếu nhận hàng, số lô nhận và tương ứng là số mắc treo, ngăn tủ treo sau khi giặt xong. 

Quản lý đồ giặt là cụ thể trong từng tủ treo, tủ chứa đựng: Tủ treo, tủ chứa đựng cũng được hiểu như một kho đựng hàng hóa thông thường. Sau khi nhận đồ giặt xong, đồ đã được ghi nhận số lô (số bao, túi được đóng gói) và được chứa tạm trong một ngăn tủ nào đó để chờ giặt. Như vậy phần mềm cần quản lý được đồ giặt của khách hàng nào đang chứa đựng trong ngăn tủ nào đó. Tương tự như vậy, sau khi giặt xong cũng được treo trong ngăn tủ nào đó, khi khách hàng đến lấy trình phiếu giặt là thì chỉ cần vào phần mềm là biết ngay đồ giặt đó đang treo, chứa đựng trong ngăn tủ nào.

Đảm bảo quy trình liên tục từ khi nhận đồ giặt là, chuyển vào giặt là, trả lại khách hàng: Chương trình cần quản lý chặt chẽ từ khâu nhận đồ giặt, chuyển vào giặt là, trả lại khách hàng. Đặc biệt ở khâu chuyển vào giặt là, chương trình cần tự động chuyển kho nhận đồ sang kho giặt là khi tạo chứng từ đưa vào giặt là hoặc có thể chuyển kho từ cửa hàng này đến cửa hàng khác. Khâu trả đồ cho khách hàng cần xác định nhanh số phiếu giặt/điện thoại/CMT của khách hàng và từ đó xác định khoản còn phải thu từ khách hàng.

Hệ thống báo cáo: Cửa hàng giặt là cũng giống như các đơn vị kinh doanh khác, cần có các báo cáo ghi nhận doanh thu bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn của đồ giặt là nhận từ khách hàng, báo cáo lãi gộp, báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo phân tích giặt là theo mùa,...

Hoàng Ánh