Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty ô tô, xe máy, linh kiện

QUẢN LÝ THÔNG TIN MẶT HÀNG

Được hiểu là những thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế suất, thành phần chi tiết của mặt hàng được thể hiện đầy đủ, giúp cho người bán hàng (thu ngân) và người quản lý có thể nắm bắt được thông tin.

Khi thực hiện tìm kiếm về 1 thông tin nào đó thì phải đưa ra dữ liệu về mặt hàng, chứ không phải thông tin nhập vào chỉ cho có, cho đủ. Lấy ví dụ: đã mất nhiều thời gian để nhập liệu về màu sắc, kích cỡ của mặt hàng ABC, thì khi tìm kiếm theo tiêu chí màu, toàn bộ mặt hàng cần hiển thị cho người sử dụng biết.

Quản lý thông tin còn là quản lý giá bán, giá mua, tôi sẽ trình bày chi tiết trong phần dưới.

QUẢN LÝ SERI HÀNG HÓA   

Số seri hiểu một cách đơn giản là cấu trúc của một dãy số, những số này là duy nhất và được gán cho từng cá thể của mặt hàng. cấu trúc này có thể làm các thiết bị điện tử có thể đọc và nhận ra thông tin về sản phẩm, mặt hàng đó như là: hãng sản xuất, nước xuất xứ, model, ngày sản xuất …

Điều này có nghĩa là mỗi lần nhập hàng chúng ta cần chỉ ra seri cho từng mặt hàng. Việc này tưởng chừng khó khăn và thêm nhiều theo tác cho người sử dụng, nhưng không, hãy thử lấy ví dụ đơn giản: nhập 100 chiếc điều hòa và mỗi chiếc điều hòa này có 01 số seri nhất định.

- Nếu như các số seri này là liên tục thì chương trình cho phép chúng ta ghi nhận số seri đầu và số seri cuối cùng. Dải số seri từ 01 tới 100 sẽ được tự động sinh ra

- Trong trường hợp mỗi mặt hàng có seri khác nhau, không liên tục thì phải chỉ định rõ số seri cho từng mặt hàng.

QUẢN LÝ THỜI HẠN BẢO HÀNH

Nếu mỗi sản phẩm có khai báo thời hạn bảo hành thì cần thiết lập để khai báo thông tin này. Thời hạn bảo hành cũng như số seri, sẽ được khai báo theo từng lần bán hàng, điều này đảm bảo quản lý thời hạn sẽ bảo hành sau khi bán.

QUẢN LÝ TỒN KHO

Trong hệ thống phần mềm cần quản lý được tồn kho tại mọi thời điểm khi xem báo cáo, điều này sẽ giúp cho người quản lý biết được tình trạng tồn kho và kiểm soát được lượng hàng xuất sử dụng.

Hàng ngày hoặc hàng tuần, hàng tháng cần có biên bản kiểm kê để xác định số thực tế trong kho từ đó phát hiện thừa thiếu và tìm cho rõ nguyên nhân.

Chức năng quản lý kho có lẽ là cực kỳ quan trọng trong công tác chống gian lận, quản lý hàng hóa xuất nhập.

Hàng hóa được thiết lập theo các nhóm hàng, đây cũng là một trong những tiện ích khi quản lý hàng hóa theo phân loại nhóm, từ đó khi xem tồn kho cũng xem theo nhóm hàng để quản lý

TỰ ĐỘNG IN TEM NHÃN, MÃ VẠCH

Bạn muốn dán tem nhãn cho từng mặt hàng thì bạn phải chuẩn bị một số thủ tục sau đây:

-     Giấy in tem nhãn: cái này bạn tự chọn loại giấy cho phù hợp

-     Máy in tem nhãn: dùng để in tem nhãn

-     Khuôn in tem nhãn: cái này chính là cái mà tôi muốn đề cập. bạn tự thiết kế kiểu dáng hoặc dựa trên mẫu có sẵn để tạo ra mẫu tem nhãn cho cửa hàng của bạn. Ví dụ bạn có thể chèn logo, tên công ty, tên mặt hàng, giá bán, thông tin đặc thù…

Riêng đối với phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 bạn có thể tự mình thiết kế mẫu tem nhãn. Chỉ với việc lựa chọn hàng hóa cùng với khuôn in và các thiết bị để in là có thể in mã vạch cũng như tem nhãn để dán cho từng sản phẩm.

QUẢN LÝ GIÁ

Giá bán, giá mua có ý nghĩa quan trọng hơn, bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu. Thế nhưng hãy nhớ rằng trong cửa hàng có hàng nghìn, chục nghìn mặt hàng. Làm sao để nhớ được hết giá của nó, những người làm lâu năm cũng có lúc không thể nhớ được giá của tất cả mặt hàng.

Không cần phải nhớ, trong phần mềm 1C:BÁN LẺ 8, có tính năng quản lý giá theo một số tiêu chí (tôi thấy cần thiết) như sau:

-     Theo dõi lịch sử giá hàng hóa:

-     Biến động giá mới với giá cũ

-     Quy tắc thiết lập giá

-     Tự động điền giá khi bán mua, bán hàng

QUẢN LÝ DOANH THU

Các chứng từ bán hàng được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống, chương trình có thể lập báo cáo bán hàng theo từng ca, từng người bán hàng, từng ngày, từng tuần, tháng, quý…

Có thể đối chiếu tiền mặt thu về so với doanh số bán hàng có khớp nhau không.

QUẢN LÝ DOANH THU THEO NHÂN VIÊN KINH DOANH

Việc quản lý bán hàng theo nhân viên có ý nghĩa trong việc tính doanh số của nhân viên đó để biết hiệu quả và từ đó tính lương % doanh số cho chính nhân viên đó. Ví dụ, chị C bán được 10 triệu, chị D bán được 8 triệu…

QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP

Nhà cung cấp và khách hàng cũng được thiết kế giống như danh mục hàng hóa, theo đó chúng ta có thể mở thành các nhóm lớn như phân theo khu vực, phân nhóm theo đối tượng mua hàng (giả sử Nhóm khách mua thường xuyên, Nhóm khách mua trung bình…)

Toàn bộ thông tin về nhà cung cấp cũng như khách hàng được ghi nhận vào hệ thống phần mềm: tên gọi, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế, chứng minh thư (cá nhân), người liên hệ…

QUẢN LÝ CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP

Phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 ngoài đảm nhiệm chức năng là phần mềm bán hàng hiệu quả, quản lý và theo dõi doanh số, tồn kho, đối chiếu tiền mặt và phiếu tính tiền, thực hiện các chương trình marketing đa dạng…nó còn đảm nhiệm chức năng theo dõi công nợ.

Chương trình sử dụng cơ chế chứng từ để ghi nhận nợ, nghĩa là hoạt động mua hàng là thời điểm phát sinh công nợ phải trả. Và tới khi nào làm chứng từ thanh toán (ví dụ Phiếu chi, Trả lại hàng cho người bán…) thì lúc đó là thời điểm giảm nợ

Bản thân trong chứng từ có ghỉ rõ tên của người bán cho nên chúng ta có thể lập ra báo cáo quản lý công nợ theo một số chỉ tiêu như:

- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

- Báo cáo công nợ theo chứng từ phát sinh

Có thể lọc chi tiết theo từng nhà cung cấp và cũng có thể lọc theo từng chứng từ. Quản lý luôn cả số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ

Bên dưới đây là báo cáo công nợ, thể hiện đơn giản nhưng đầy đủ thông tin

TÍCH HỢP VỚI CÁC THIẾT BỊ NGOẠI VI

Hệ thống cho phép tích hợp với các thiết bị phục cụ cho công tác bán hàng như: máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, két đựng tiền, máy in mã vạch, in tem nhãn, tích hợp với thiết bị kiểm kê tự động…

TÌM KIẾM THÔNG TIN

Tất nhiên rồi, khả năng tìm kiếm thông tin rất nhanh chóng và chính xác. Ví dụ như muốn tìm thông tin về loại linh kiện cho ô tô thì có thể tìm kiếm theo mã, tên gọi, màu sắc, kích cỡ, loại…

Nhưng, tôi phải dùng từ nhưng ở đây là vì bạn phải tuân  thủ theo nguyên tắc nhất định đó là: thông tin phải được cập nhật và khai báo trong hệ thống thì mới tìm kiếm được

AN TOÀN VÀ BẢO MẬT

Một câu hỏi mà nhiều khách hàng băn khoăn khi dùng phần mềm đó là tính ổn định của hệ thống, liệu rằng khi tôi làm vài nghìn hoạt động phát sinh thì hệ thống phần mềm có đảm bảo tính chính xác và ổn định không?

Phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 đã được áp dụng cho hàng nghìn khách hàng và có thể khẳng định tính ổn định rất tốt ở đây.

Trong chương trình có cơ chế phân quyền, có thể phân quyền theo từng phần hành, phân quyền theo vai trò của từng người đảm nhiệm vị trí, công việc. Bên cạnh đó cơ chế đặt mật khẩu cũng là một giải pháp ngăn chặn sự xâm nhập của những đối tượng không có liên quan tới hệ thống.

Khả năng khóa dữ liệu theo thời gian do người quản lý quyết định giúp cho những hoạt động đã phát sinh sẽ không đươc phép sửa đổi khi chưa có lệnh được phép sửa đổi.

Tính năng lưu trữ dấu vết khi truy cập của người sử dụng có thể đưa ra thông tin chi tiết việc ai là người đã đăng nhập, đăng nhập từ máy tính nào? Đăng nhập vào khi nào? Đã vào những mục gì?...

ĐỒNG BỘ HÓA DỮ LIỆU

Hãy nghĩ tới việc đơn vị bạn có nhiều cửa hàng, chúng được đặt ở những địa điểm khác nhau. Yêu cầu đặt ra là toàn bộ dữ liệu được đồng nhất về máy vi tính tại văn phòng trung tâm hoặc máy tính cá nhân của bạn. Lúc này bạn có thể tham gia vào các hoạt động khác mà không cần thiết 24/24 có mặt tại văn phòng. Cơ chế phân tán dữ liệu giúp bạn có được thông tin đầy đủ và chi tiết (chỉ cần kết nối Internet là đủ).

Hoàng Ánh