Doanh nghiệp có thể tốn nhiều tiền để tuyển kế toán chuyên nghiệp hoặc sẽ tốn ít chi phí và thời gian hơn khi sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Chủ doanh nghiệp không nên tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế toán vì họ cần nhiều thời gian hơn để quan tâm đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Và đối với đơn vị chuyên thiết kế web, sản xuất và bán phần mềm, host, domain cũng không ngoại lệ. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem một đơn vị như vậy có những nghiệp vụ kế toán quan trọng nào và cần gì ở một phần mềm kế toán.
Ở các đơn vị sản xuất phần mềm, thiết kế web... ngoài việc ghi nhận phát sinh thu, chi hàng ngày, thì công tác tính giá thành là rất quan trọng. Căn cứ vào hợp đồng dịch vụ thuê thiết kế website, thiết kế phần mềm (phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý văn bản...) của các chủ đầu tư: công ty, cửa hàng, xí nghiệp... với công ty thiết kế: xác định được giá trị hợp đồng ký kết, trên cơ sở hợp đồng ký kết, ghi nhận đợn hàng. Sau khi giao sản phẩm cho khách thì ghi nhận doanh thu thu về và xác định giá trị xuất hóa đơn theo thỏa thuận và ký kết với khách hàng.
Do đặc điểm ngành nghề nên yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm là hoạt động thiết kế website, phần mềm; vì vậy yếu tố tập hợp chi phí để tính giá thành có thể là sản phẩm như phần mềm kế toán, bán hàng...). Trong kỳ, kế toán phải tập hợp lương nhân viên thiết kế , chi phí phục vụ cho công tác thiết kế... để cấu thành nên giá thành thiết kế do đó yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm là nhân công và chi phí sản xuất chung.
Từ cơ sở tập hợp chi phí và tính giá thành như trên, chúng ta có thể thiết lập được quy trình sản xuất, thiết kế web, phần mềm, host... trên phần mềm kế toán 1C như sau:
Ban đầu, trong quá trình tập hợp chi phí sẽ phát sinh rất nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao, chi phí in ấn, chi phí công tác... Để ghi nhận các loại chi phí này, phần mềm kế toán 1C có một khái niệm là dạng chi phí, kế toán sẽ ghi nhận toàn bộ các dạng chi phí phát sinh chi tiết theo yêu cầu quản lý. Ví dụ, các chi phí văn phòng như in ấn, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh... cần theo dõi riêng từng loại thì có thể đặt mỗi loại là một dạng chi phí, hoặc có nhiều đơn vị chỉ cần theo dõi chung thì chỉ cần đặt một dạng chi phí là chi phí văn phòng...
Sau đó, kế toán cần xác định đối tượng tập hợp chi phí là gì, có thể là theo từng đơn hàng ví dụ như phần mềm tùy chỉnh riêng cho mỗi đơn vị, hoặc theo từng loại sản phẩm như bộ trọn gói thiết kế chung cho nhiều khách hàng. Tùy vào cách tập hợp chi phí mà giá thành được tính theo các cách khác nhau.
Trong phần mềm 1C, khái niệm Nhóm sản phẩm có thể hiểu như đối tượng tập hợp chi phí để tính giá thành. Từ đó, đối với công ty có nhiều mảng hoạt động như thiết kế web, sản xuất và bán phần mềm... có thể chia danh mục Nhóm sản phẩm thành các nhóm lớn với mỗi nhóm là một mảng hoạt động. Ví dụ như, có thể chia thành bốn nhóm lớn: Thiết kế web, Phần mềm, Host, Domain. Trong các nhóm lớn này, có thể bao gồm các nhóm nhỏ hơn như nhóm Phần mềm có thể chia thành nhóm Phần mềm tùy chỉnh và Phần mềm trọn gói...
Sau khi đã xây dựng xong danh mục, ta đi vào ghi nhận chứng từ phát sinh trong kỳ. Đối với đơn vị sản xuất phần mềm, chi phí nhân công và chi phí chung là hai chi phí chính tạo nên giá thành sản phẩm.
Nhân công: lương cho nhân viên thiết kế. Hàng ngày, sau khi theo dõi chấm công nếu chi tiết được cho từng hợp đồng dịch vụ thuê thiết kế thiết kế website, thiết kế phần mềm (phần mềm kế toán, bán hàng,...) thì ghi nhận chi phí đó là chi phí nhân công trực tiếp. Nếu không theo dõi được chi tiết thì có thể tập hợp lương chung theo từng phòng, bộ phận, sau đó phân bổ theo một tiêu thức nhất định.
Trong phần mềm kế toán 1C, Chi phí lương cũng được ghi nhận tương đối đầy đủ. Trường hợp kế toán có thể theo dõi chi tiết lương cho từng nhóm sản phẩm (có thể là đơn hàng...), khi đó kế toán ghi nhận chi phí lương phải chỉ ra lương của nhóm sản phẩm nào và dạng chi phí là tiền lương. Ngược lại, nếu chi phí lương ghi nhận chung cho phòng bởi rất có thể nhân sự trong tháng làm rất nhiều sản phẩm khác nhau và không phân tách được chi phí lương là của sản phẩm nào, khi đó, kế toán ghi nhận tiền lương vào chi phí chung và cũng chỉ rõ ra bộ phận cũng như dạng chi phí đi kèm.
Ngoài chi phí tiền lương, tiền công, để phục vụ công tác thiết kế công ty phải trang bị cho nhân viên vật dụng và đồ dùng phục vụ việc thiết kế : phần mềm chuyên dụng nếu có, máy vi tính, bút, thước kẻ, bàn ghế, giấy và các vật dụng khác phục vụ công việc... những khoản này được đưa vào chi phí trả trước (nếu giá trị lớn) hoặc đưa thẳng vào chi phí chung (nếu giá trị nhỏ). Nếu đưa vào chi phí trả trước, cần thiết lập ngay từ đầu trong phần mềm 1C về tiêu thức phân bổ chi phí như thời gian phân bổ, chi phí phân bổ, số tiền phân bổ... Kế toán có thể sử dụng chứng từ Đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng (nếu là công cụ dụng cụ) hoặc Tiếp nhận dịch vụ (nếu là chi phí trả trước).
Kết thúc quá trình chuyển giao phần mềm. kế toán tiến hành xuất hóa đơn và làm biên bản nghiệm thu và cho khách hàng. Trên phần mềm 1C, tùy vào chính sách khai báo với cơ quan thuế, đơn vị có thể theo dõi và in hóa đơn đầu ra trực tiếp từ phần mềm.
Một trong những điều tuyệt nhất khi sử dụng phần mềm kế toán là khả năng tạo các bản báo cáo bất kỳ theo ý muốn của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất.
Cuối kỳ, một yêu cầu rất quan trọng với đơn vị thiết kế web , sản xuất phần mềm đó là lên được báo cáo tính giá thành sản phẩm (đơn hàng). Với phần mềm kế toán 1C, một số báo cáo tính giá thành có thể xem như Tính giá thành, Giá thành sản phẩm, Sổ chi phí sản xuất kinh doanh...
Ngoài ra, một báo cáo mà nhà quản trị rất quan tâm đó là sản phẩm bán ra với giá bao nhiêu và chi phí bỏ ra cũng như lợi nhuận như thế nào. Đối với phần mềm 1C, điều này hoàn toàn thực hiện dễ dàng, bạn có thể xem báo cáo bán hàng và có thể tùy chọn muốn xem giá vốn mặt hàng hay không.
Như vậy, chỉ cần với một sự hiểu biết căn bản về kế toán giá thành, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán 1C, bạn hoàn toàn có thể đảm nhiệm tốt vai trò của một kế toán giá thành trong đơn vị thiết kế web, sản xuất và bán phần mềm, host, domain.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét