Các phương pháp tối ưu hóa hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại?

Tối ưu hóa hàng tồn kho nghĩa là tối ưu hóa chi phí hàng tồn kho chứ không phải tối ưu theo kiểu hàng hóa luôn tồn trong kho để có thể sẵn sàng xuất cho khách hàng. Ở một thời điểm kinh doanh nào đó, việc không có hàng bán cho khách hàng không hẳn là làm lỡ mất một cơ hội vì lúc đó người quản lý đánh giá rằng, kinh doanh mặt hàng khác đem lại lợi nhuận tốt hơn. Do vậy, để quản lý tối ưu hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, người quản lý cần lập ra các mục quan trọng cần phải quản lý và tính toán - công việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian, đôi khi có những sự cố xảy ra gây nhầm lẫn. Để giảm thiểu những sai sót trong quá trình quản lý, nhiều doanh nghiệp thương mại đã lựa chọn giải pháp phần mềm 1C:Quản lý thương mại để tự động hóa công tác quản lý trong doanh nghiệp.

Dưới đây là một số phương pháp tối ưu hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại trên phần mềm 1C:Quản lý thương mại:

Xác lập mức tồn kho tối đa, tối thiểu

Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng kinh doanh có thời vụ.

Lập báo cáo so sánh số lượng tồn thực trong kho với số lượng tồn kho tối đa và tồn kho tối thiểu của từng mặt hàng trong đó có tính tới số lượng tồn dự phòng theo đơn đặt hàng của khách.

Lập dự phòng hàng hóa cho những đơn đặt hàng của khách

Đối với mỗi đơn đặt hàng của khách, cần thỏa thuận ngày giao hàng, trong một đơn hàng có thể có nhiều mặt hàng và mỗi mặt hàng được xác định cụ thể ngày giao hàng, có thể một mặt hàng được tính tới phương án giao hàng làm nhiều lần, mỗi lần một số lượng khác nhau. Khi đã lập dự phòng số lượng cho đơn hàng của khách, cần có một sự nhắc nhở hoặc không cho phép xuất kho nhằm tránh bị thiếu hàng trong ngày giao hàng cho khách.

(Ảnh minh họa)

Tính toán nhu cầu hàng hóa

Tính toán nhu cầu hàng hóa sẽ giúp quản trị kho bãi, người lập kế hoạch biết rằng với số lượng đặt hàng của khách đã được lập đơn hàng, thì số lượng hàng trong kho có đáp ứng được không và để đáp ứng cần làm việc gì. Khi tính toán nhu cầu hàng hóa, phần mềm 1C:Quản lý thương mại tính tới ngày nhận hàng trên đơn đặt hàng nhà cung cấp, ngày giao hàng cho khách hàng trong đơn đặt hàng của khách, số lượng tồn thực trong kho. Mỗi đợt giao hàng sẽ là một mốc để xác định nhu cầu số lượng hàng cần giao.

Từ kết quả tính toán nhu cầu hàng hóa, giúp người quản trị biết được mình cần phải lập tức lập đơn đặt hàng nhà cung cấp hay có thể điều chuyển hàng hóa từ kho khác về (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho bãi).

Phân tích nhu cầu hàng hóa theo kỳ kinh doanh trước đó

Quản trị kho luôn phải tính toán nhu cầu dựa trên cùng kỳ bán hàng của năm trước, quý trước, tháng trước để thực hiện tính toán nhu cầu hàng hóa cần cho kỳ kinh doanh này. Đây sẽ là cách khá hay để quản lý biết được mình cần phải xả kho mặt hàng nào và đặt mua thêm mặt hàng nào nhằm tránh bị thiếu hàng và tránh phải lưu kho hàng hóa làm tốn chi phí kinh doanh.

Xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh khó tránh khỏi sự mất mát, nhầm lẫn về hàng hóa làm cho số lượng hàng tồn thực tế và tồn trên sổ sách có sự chênh lệch với nhau. Để luôn nắm rõ được thực tế hàng đang tồn kho, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ hàng hóa, công việc kiểm kê không bắt buộc phải kiểm kê toàn bộ mà có thể kiểm kê định kỳ từng nhóm mặt hàng, từng ô chứa mặt hàng.

Quản lý hàng hóa theo vị trí trong kho

Mỗi loại hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.

Phân nhóm hàng hóa

Hàng hóa được phân thành từng nhóm một cách riêng biệt và khoa học, cách chia nhóm sẽ giúp người quản trị dễ dàng tìm kiếm và lập báo cáo, khi thực hiện kiểm kê cũng dễ dàng hơn.

Chi phí hàng tồn kho, ảnh hưởng rất nhiều tới quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó dễ làm cho doanh nghiệp bị giam vốn trong kho một cách vô lý, kéo dài và bị mất cơ hội kinh doanh mặt hàng khác nếu vốn lưu động bị ảnh hưởng từ hàng tồn kho. Việc quản trị tối ưu hàng tồn kho là quan trọng và việc ứng dụng giải pháp phần mềm 1C:Quản lý thương mại sẽ giúp cho nhà quản lý giải quyết được việc đó một cách đơn giản mà không tốn nhiều thời gian, tránh nhầm lẫn một cách tối đa.