Phiếu quà tặng là thường được sử dụng như một món quà đa năng và áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như bán lẻ trang sức, mỹ phẩm, điện tử.
Phiếu quà tặng được phát hành dưới dạng thẻ có số bằng mã từ, mã vạch hoặc đơn giản là ký hiệu, cũng như dưới dạng phiếu giấy có số được in bằng máy in thông thường. Trên phiếu thường có:
- Thương hiệu hàng hóa của công ty hoặc nhóm công ty mà có sử dụng phiếu.
- Mệnh giá phiếu. Mệnh giá phiếu không bao giờ thay đổi.
- Số sê-ri của phiếu.
- Điều kiện sử dụng phiếu và thời hạn hiệu lực:
- đến một ngày xác định;
- theo một số kỳ kể từ ngày bán;
- không hạn chế (thường ít áp dụng).
Nhập phiếu quà tặng vào hệ thống thông tin
Người quản lý nhập thông tin về việc tạo các phiếu quà tặng. Lúc này, cần nhập dạng mặt hàng với kiểu “Phiếu quà tặng” và trong danh mục “Mặt hàng” bổ sung thêm phần tử mới với dạng này.
Người quản lý điền mệnh giá, thời hạn hiệu lực của phiếu, đặt dấu hiệu “Tiến hành kế toán theo số sê-ri”, nhập kiểu số sê-ri: mã vạch, mã từ hoặc hỗn hợp. Cũng trên thẻ này trong phần bảng có nhập số sê-ri: bằng thủ công hoặc bằng bộ xử lý tự động điền theo dải số được chọn.
Bộ xử lý nhập số sê-ri cho phép kiểm tra xem dải số để điền mã số và mã từ đã được sử dụng hay chưa. Nếu như trong dải số được chỉ ra bởi người sử dụng đã có mã được gán cho hàng hóa, thẻ ưu đãi hoặc thẻ thông tin thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các mã này.
Trên hình vẽ là mặt hàng Bộ quà tặng. Nhấp đúp chuột vào dòng danh sách, có thể chuyển đến mặt hàng này và sửa đổi thông tin trong đó. Nhấp nút “Lập phiếu”, người sử dụng có thể tạo số sê-ri của dải này, ngoại trừ các mã đã bị chiếm bởi các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu.
Để sao cho các biến động của phiếu quà tặng được hiển thị đúng trong các báo cáo, cần tạo chứng từ “Ghi tăng hàng hóa”.
Lưu ý! Giá bán lẻ phiếu quà tặng cần bằng mệnh giá.
Phiếu quà tặng có thể được ghi tăng, điều chuyển từ kho sang kho và ghi giảm khi hết thời hạn sử dụng.
Bán phiếu quà tặng
Người thu ngân bán phiếu quà tặng như một hàng hóa bình thường, chỉ khác là phiếu quà tặng được nhận diện bằng nhiều cách khác nhau: đọc bằng mã vạch hoặc mã từ hay nhập (chọn) mã ký tự. Sau khi chọn phiếu quà tặng, có xuất hiện cửa sổ chọn số sê-ri với khả năng nhập thủ công.
Đặc điểm bán Phiếu quà tặng như sau: hệ thống tự xác định đơn giá bán theo mệnh giá và không thể thay đổi trong chứng từ.
Đối với phiếu quà tặng, không thể áp dụng chiết khấu thủ công cũng như tự động. Phiếu quà tặng không thể có mặt trong thành phần bộ sản phẩm để tính chiết khấu và không thể xuất như quà tặng.
Hệ thống tự đánh dấu Phiếu quà tặng với số sê-ri xác định và không thể bán lần thứ hai.
Sử dụng phiếu quà tặng (thanh toán bằng phiếu quà tặng)
Người mua đưa cho người thu ngân phiếu quà tặng để thanh toán cho hàng hóa đã chọn. Hệ thống sẽ kiểm tra xem, phiếu quà tặng này đã được bán hay chưa và có còn thời hạn hiệu lực hay không.
Nếu như phiếu quà tặng có giá trị nhỏ hơn số tiền phải trả thì người mua cần trả thêm số chênh lệch bằng các cách thông thường (tiền mặt hoặc thẻ thanh toán). Đối với một lần mua có thể sử dụng nhiều phiếu quà tặng.
Và như vậy, số tiền bán phiếu quà tặng có thể hiểu như là số tiền trả trước của người mua cho doanh nghiệp thương mại, còn trong trường hợp mệnh giá của phiếu quà tặng lớn hơn số tiền mua hàng thì số tiền dư ra không được hoàn trả cho người mua. Điều kiện này cần phải được mô tả chi tiết trong quy tắc sử dụng phiếu quà tặng và cho người mua biết rõ khi mua. Lúc này, hệ thống sẽ thông báo về số tiền chênh lệch thừa ra giữa mệnh giá phiếu quà tặng và số tiền mua hàng.
Sau khi kết thúc ca làm việc, người thu ngân đính tất cả các phiếu quà tặng nhận được kèm theo báo cáo để lý giải về doanh thu tiền mặt bị thiếu.
Phiếu quà tặng không thể dùng lại lần thứ hai và được lưu cùng với các chứng từ tiền mặt khác.
Báo cáo
Người sử dụng có thể phân tích các biến động về phiếu quà tặng bằng báo cáo: Báo cáo – Phiếu quà tặng.
Bảng kê biến động phiếu quà tặng
Báo cáo đưa ra các thông tin về điều chuyển phiếu quà tặng theo chuỗi cửa hàng trong kỳ theo từng Kho, Phiếu quà tặng, Số sê-ri.
Chỉ tiêu của báo cáo:
- Tồn đầu kỳ (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng còn tồn tại kho vào đầu kỳ báo cáo.
- Số dư đầu kỳ theo mệnh giá – Tồn đầu kỳ (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.
- Nhập (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng nhập vào kho trong kỳ.
- Số tiền nhập theo mệnh giá – Nhập (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.
- Xuất (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng đã xuất khỏi kho trong kỳ.
- Số tiền xuất theo mệnh giá – Xuất (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.
- Tồn cuối (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng còn tồn trong kho tại cuối kỳ.
- Số dư cuối kỳ - Tồn cuối (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.
Người sử dụng có thể đưa ra báo cáo các trường bổ sung sau:
- Mệnh giá
- Ngày bán
- Ngày sử dụng
- Ngày ghi giảm
- Ngày hết hiệu lực
Báo cáo cho người phát hành về phiếu quà tặng
Doanh nghiệp phát hành phiếu quà tặng có thể chuyển giao cho doanh nghiệp khác để bán như một mặt hàng bán lẻ. Báo cáo cung cấp cho người sử dụng thông tin về các phiếu quà tặng đã bán theo từng doanh nghiệp, từ nghiệp vụ kinh tế, cửa hàng, phiếu quà tặng, số sê-ri.
Chỉ tiêu của báo cáo:
- Số lượng – Số lượng phiếu quà tặng đã bán.
- Mệnh giá phiếu quà tặng.
- Số tiền – Mệnh giá x Số lượng
Phân tích việc sử dụng phiếu quà tặng
Báo cáo cung cấp cho người sử dụng thông tin về các séc bán hàng được thanh toán bằng phiếu quà tặng với mệnh giá lớn hơn của séc. Lúc này, số dư mệnh giá được ghi nhận như là lợi nhuận ngoài kinh doanh. Báo cáo được lập theo từng doanh nghiệp, cửa hàng, séc máy tính tiền. Có thể đưa ra báo cáo theo trường bổ sung là ngày séc máy tính tiền.
Chỉ tiêu báo cáo:
- Số tiền séc tính tiền – số tiền của séc tính tiền được thanh toán bằng phiếu quà tặng
- Số tiền phiếu quà tặng – nếu như có nhiều phiếu quà tặng thì là tổng của tất cả các phiếu.
- Lợi nhuận ngoài kinh doanh – (Số tiền phiếu quà tặng – Số tiền séc tính tiền).
Báo cáo biến động phiếu quà tặng với số sê-ri
Báo cáo chỉ ra lịch sử biến động phiếu quà tặng. Được lập ra theo từng phiếu quà tặng, số sê-ri. Theo mỗi chứng từ, các biến động của phiếu quà tặng có đưa ra thông tin:
- Ngày giao dịch
- Mệnh giá phiếu quà tặng
- Giao dịch kinh tế
- Người gửi
- Người nhận
Xem thêm 1 số bài viết liên quan: http://www.1vs.vn/DienDan/forum11/topic1506/
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét