Hiện nay, với tốc độ phát triển về kinh tế đặc biệt là nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng khiến việc lưu trữ hàng hóa gặp khó khăn. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp, cá nhân gặp khá nhiều thách thức. Vậy làm sao để có một nơi có thể chứa hàng hóa với không gian rộng và an toàn đó là nỗi băn khoăn của không ít các doanh nghiệp, cá nhân đang kinh doanh hiện nay. Chính từ nguyên nhân đó, dịch vụ cho thuê kho bãi ra đời và ngày càng phát triển lớn mạnh. Khi các doanh nghiệp cho thuê kho bãi phát triển lớn mạnh và quy mô hơn, đòi hỏi cần có một phần mềm kế toán theo dõi chi tiết cụ thể hoạt động thuê kho từ doanh thu, chi phí đến lãi lỗ.
Vậy làm thế nào để quản lý tốt hoạt động cho thuê kho bãi cũng như làm sao để công tác kế toán trở nên đơn giản và dễ dàng nhất?
Để quản lý tốt doanh thu, chi phí cho mảng hoạt động này, trước tiên cần hiểu rõ một vài lý thuyết hạch toán cơ bản: doanh thu cho thuê kho bãi phải được ghi nhận theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời hạn cho thuê mà không phụ thuộc vào phương thức thanh toán, trừ khi áp dụng phương pháp tính khác hợp lý hơn. Thêm nữa, chi phí cho thuê kho trong kỳ bao gồm khoản khấu hao tài sản cho thuê, trong trường hợp này là khi bãi cho thuê và số chi phí trực tiếp ban đầu được ghi nhận ngay hoặc phân bổ dần cho suốt thời hạn cho thuê phù hợp với việc ghi nhận doanh thu.
Đối với việc quản lý chi phí cho thuê kho
Ban đầu, cần xác định rõ là tài sản cho thuê có nguồn gốc như thế nào? Là tài sản của đơn vị hay đây là hoạt động thuê kho của một đơn vị sau cho một đơn vị khác thuê lại.
Nếu tài sản đó là tài sản cố định của công ty, trường hợp này, cần xác định ngay đây là hoạt động cho thuê hoạt động. Khi đó, chi phí đầu vào của hoạt động có thế là các loại chi phí sau: chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến mảng cho thuê kho, kế toán có thể tập hợp luôn vào tài khoản chi phí, hoặc đưa vào tài khoản chi phí trả trước và phân bổ dần vào các kỳ tiếp theo. Trên phần mềm kế toán 1C, để hạch toán nghiệp vụ này, kế toán có thể sử dụng chứng từ "Tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ" với dạng giao dịch mua, ký gửi. Để phân loại rõ các loại chi phí đầu vào, kế toán có thể sử dụng khái niệm "Dạng chi phí" trên phần mềm. Tại đây, kế toán ghi nhận rõ từng loại chi phí phát sinh như: chi phí khấu hao, chi phí in ấn tài liệu, chi phí tiếp khách, chi phí ngoại giao... Đối với trường hợp ghi nhận chi phí là chi phí trả trước, kế toán cần khai báo rõ tiêu thức phân bổ: phân bổ vào tài khoản chi phí nào, phân bổ trong bao lâu...
Với danh mục dạng chi phí như trên, kế toán có thể không cần tạo nhiều tiểu khoản mà vẫn theo dõi được chi tiết từng loại chi phí phát sinh.
Ngoài ra, còn một khoản chi phí đầu vào khác rất quan trọng đó là chi phí khấu hao tài sản (kho bãi). Trên phần mềm 1C, việc ghi nhận chi phí khấu hao phân bổ sẽ được ghi nhận hoàn toàn trong chứng từ “Đóng sổ cuối kỳ”. Cuối kỳ, kế toán có thể căn cứ vào bảng tính khấu hao để kiểm tra xem, phần mềm đã trích khấu hao chuẩn chưa, đã ghi nhận vào sổ sách chưa...
Một trường hợp khác đơn giản hơn, đó là kho bãi đó là do đơn vị đi thuê sau đó cho bên khác thuê lại. Như vậy, chi phí đầu vào của mảng này sẽ được ghi nhận căn cứ vào hóa đơn bên cho thuê kho xuất cho bên đơn vị mình. Để ghi nhận khoản chi phí đó, kế toán có thể đưa thẳng vào giá vốn hàng bán, hoặc lại đưa vào tài khoản chi phí trả trước và phân bổ cho các kỳ sau. Việc ghi nhận này được thực hiện trong chứng từ "Tiếp nhận hàng hóa dịch vụ" ở tab “Dịch vụ”.
Đối với việc quản lý doanh thu thuê kho
Trường hợp đơn vị thu tiền cho thuê kho vào định kỳ, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn đầu ra trong tháng. Để thao tác nghiệp vụ này trên phần mềm kế toán 1C, kế toán sử dụng chứng từ Giao hàng và cung cấp dịch vụ hoặc Biên bản cung cấp dịch vụ. Sau khi ghi nhận doanh thu trên chứng từ xong, thông tin hóa đơn đầu ra cũng được ghi nhận nhanh chóng. Ngoài ra, với phần mềm 1C, kế toán hoàn toàn có thể tự in hóa đơn trên phần mềm, rất thuận tiện cho các đơn vị hiện nay.
Mẫu Hóa đơn GTGT trên phần mềm 1C, ngoài ra, người sử dụng có thể tự thiết kế mẫu cho đơn vị mình.
Trường hợp đơn vị thu tiền cho thuê kho trước cho nhiều kỳ, kế toán cần ghi nhận khoản thu trước này là một khoản doanh thu chưa thực hiện. Trên phần mềm 1C, bạn có thể ghi nhận nghiệp vụ này trong chứng từ “Giao dịch thủ công”. Tại đây, bạn cần hạch toán khoản tiền thu về, khoản thuế đầu ra phải nộp cũng như khoản doanh thu nhận trước. Cuối kỳ, bạn cần kết chuyển doanh thu chưa thực hiện sang thành doanh thu trong kỳ. Giao dịch này cũng có thể thực hiện trong chứng từ Giao dịch thủ công.
Đối với khoản doanh thu chưa thực hiện, trên phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 đang theo dõi chi tiết cho từng đối tác và từng hợp đồng. Nhờ đó, kế toán có thể biết chi tiết khoản doanh thu phân bổ cho từng hợp đồng có chuẩn hay không? Để kiểm tra điều này, kế toán có thể sử dụng báo cáo "Bảng cân đối theo một tài khoản" và chỉ ra tài khoản 3387. Như vậy, để theo dõi chuẩn được khoản doanh thu chưa thực hiện này, kế toán cần chuẩn hóa danh mục khách hàng và hợp đồng, tránh bị trùng lặp nhằm đảm bảo giá trị chi tiết khoản doanh thu chưa thực hiện cho từng đối tượng và từng hợp đồng là chính xác.
Đối với hoạt động cho thuê kho bãi, kế toán có thể tập hợp chi phí, tính giá thành cũng như ghi nhận doanh thu chi tiết cho từng đơn hàng, khách hàng, hoặc cũng có thể tập hợp vào thành một mảng hoạt động là hoạt động thuê kho. Việc lựa chọn hướng đi nào là tùy thuộc vào yêu cầu quản trị về giá thành, về doanh thu của từng đơn vị. Đối với phần mềm 1C, làm theo hướng nào cũng hoàn toàn đơn giản và thuận tiện.
Đối tượng tập hợp chi phí ở đây có thể hiểu là "Nhóm sản phẩm" trên phần mềm kế toán 1C. Kế toán có thể đặt một nhóm sản phẩm là "Hoạt động cho thuê kho bãi" để theo dõi doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ, và cuối kỳ lên được một báo cáo lãi lỗ của hoạt động thuê kho. Hoặc một hướng đi khác, chi tiết hơn, kế toán có thể đặt mỗi đơn hàng phát sinh là một nhóm sản phẩm ví dụ như: Trong kỳ, có phát sinh hoạt động cho thuê kho đối với 3 công ty A, B, C; kế toán có thể đặt 3 nhóm sản phẩm: "Cho thuê kho công ty A"; "Cho thuê kho công ty B" ; "Cho thuê kho công ty C", từ đó, theo dõi chi tiết doanh thu và chi phí cho từng đơn hàng.
Danh mục Nhóm sản phẩm trên phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 có thể được hiểu như một đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành
Việc ghi nhận doanh thu, chi phí hoạt động cho thuê kho bãi đã tương đối đầy đủ, mục tiêu cuối cùng là lên được một báo cáo thu nhập, chi phí cũng như lãi lỗ. Trên phần mềm 1C, kế toán có thể sử dụng báo cáo "Thu nhập và chi phí" hoặc “Báo cáo bán hàng” để theo dõi được tình hình kinh doanh của đơn vị.
Với báo cáo bán hàng sẵn có trong phần mềm, kế toán có thể theo dõi doanh thu bán hàng theo nhiều cách khác nhau tùy vào mục đích lấy thông tin của người dùng
Chỉ với việc xây dựng quy trình đơn giản như trên, bạn hoàn toàn có thể quản lý tốt hoạt động cho thuê kho bãi trên phần mềm 1C.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét