Phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm cần có những yêu cầu gì?

Một số yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm: 

Quản lý danh mục

• Quản lý và khai báo cáo danh mục dùng chung cho toàn hệ thống.
• Danh mục đối tác: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên.
• Danh mục kho hàng
• Danh mục tài khoản ngân hàng
• Danh mục đơn vị tiền tệ
• Hình thức thu, chi
• Kỳ hạn thanh toán
• Đơn vị tiền tệ 

Quản lý khách hàng

• Lưu trữ thông tin khách hàng để dễ dàng chăm sóc, các thôg tin gồm họ tên, điện thoại, email, website, ...
• Cho phép thiết lập mức giá ưu đãi riêng cho từng nhóm khách hàng, từng khách hàng. 

Quản lý hàng hóa

• Chương trình thiết kế linh động cho phép người dùng tự định nghĩa, phân loại hàng hóa theo từng nhóm hàng hoặc theo từng chủng loại sách.
• Quản lý thông tin chi tiết sách như tác giả, nhà xuất bán, năm xuất bản, nhà cung cấp. Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa theo các thuộc tính trên.
• Hỗ trợ in mã vạch đển dán lên sản phẩm. Có thể sử dụng nhiều chuẩn mã vạch như: EAN-13, EAN-8, ...
• Hỗ trợ chức năng cập nhật giá bán nhanh cho hàng hóa. 

Quản lý bán hàng

Quản lý báo giá

• Hỗ trợ tạo nhanh báo giá cho khách hàng. In ấn báo giá để gửi cho khách hàng.
• Có thể chuyển nhanh từ báo giá thành đơn đặt hàng hoặc phiếu xuất hàng bán. 

Quản lý đơn đặt hàng

• Hỗ trợ tao nhanh đơn đặt hàng & in ấn đơn đặt hàng cho khách hàng.
• Phân quyền nhân viên duyệt đơn đặt hàng trước khi xuất.
• Có thể chuyển nhanh đơn đặt hàng thành phiếu xuất hàng bán hoặc sao chép thành đơn hàng tương tự. 

Quản lý bán hàng

• Màn hình bán hàng trực quan, dễ sử dụng, kết hợp phím tắt giúp nhân viên bán hàng thao tác tạo phiếu và in Bill nhanh chóng.
• Hỗ trợ bán hàng bằng mã vạch (Barcode).
• Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa ngay trên màn hình bán hàng.
• Xem nhanh hàng tồn kho
• Tự động tính chiết khấu - khuyến mãi cho khách hàng
• Nhận diện khách hàng và tự động áp dụng mức giá ưu đãi cho từng khách hàng.
• Cho phép thanh toán bằng nhiều đơn vị tiền tệ.
• Cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức thanh toán: Visa, Master, Voucher, thẻ khách hàng, ...
• Cho phép lưu tạm phiếu để tạo phiếu bán hàng cho khách hàng khác. 

Quản lý trả hàng

• Cho phép nhập hàng khách trả lại.
• Quản lý tiền trả lại cho khách. 

Quản lý hàng ký gửi

• Cho phép ghi nhận hàng ký gửi tại các đại lý, nhà sách khác.
• Cho phép ghi nhận hàng ký gửi đã bán cho đại lý, nhà sách, thống kê số lượng sách còn đang ký gửi.
• Ghi nhận số lượng sách ký gửi đã thu hồi lại. 

Thiết lập chương trình khuyến mãi

• Hỗ trợ thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi một cách dễ dàng, linh động.
• Cho phép thiết lập khuyến mãi theo mặt hàng như: mua sách tặng sách, mua sách được giảm giá, mua sách được tặng kèm mặt hàng khác, …
• Cho phép thiết lập khuyến mãi theo từng đơn hàng như: mua phiếu đạt trị giá thì được giảm giá hoặc được tặng hàng kèm theo.
• Sau khi thiết lập, hệ thống tự động kiểm tra hàng khách mua, nếu đạt các tiêu chí trên thì tự động được áp dụng các hình thức giảm giá, khuyến mãi tặng hàng tương ứng. 

Quản lý công nợ khách hàng

• Cho phép bán hàng bằng các hình thức thanh toán như tiền mặt hoặc công nợ hoặc thanh toán trước một phần.
• Theo dõi kỳ hạn thanh toán trên từng phiếu xuất, báo cáo các khoản nợ vượt quá kỳ hạn thanh toán.
• Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, báo cáo chi tiết công nợ theo khách hàng. Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu.
• Theo dõi tiền đặt cọc của khách hàng, quản lý việc cấn trừ tiền đặt cọc & trả lại tiền đặt cọc cho khách. 

Quản ly kho

• Quản lý nhiều kho hàng
• Thống kê số lượng sách tồn theo kho.
• Cảnh báo tồn kho nhỏ nhất, tồn kho lớn nhất
• Quản lý các loại nhập, xuất khác (nhập hàng luân chuyển, xuất hủy hàng, xuất hàng tặng, ...)
• Quản lý chuyển kho (chuyển hàng từ kho đến kho)
• Quản lý kiểm kho
• Kết nối với thiết bị kiểm kho. Cho phép kiểm kho bằng mã vạch
• Cho phép nhập kết quả kiểm kho từ file Excel
• Điều chỉnh kho 

Quản lý mua hàng

• Quản lý đặt hàng mua từ nhà cung cấp
• Quản lý nhập mua hàng từ nhà cung cấp
• Quản lý chi trả tiền mua hàng
• Quản lý trả hàng nhà cung cấp
• Quản lý tiền cọc, công nợ nhà cung cấp 

Quản lý thu - chi - quỹ tiền

• Quản lý thu, chi công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp.
• Quản lý các khoản thu chi khác như: chi tiền lương nhân viên, chi tiền tạm ứng, chi văn phòng phẩm,...
• Quản lý các tài khoản ngân hàng, luân chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, giữa tài khoản ngân hàng và tiền mặt.
• Báo cáo quỹ tiền trong ngày
• Báo cáo chi tiết các khoản thu
• Báo cáo chi tiết các khoản chi
• Báo cáo chi tiết các tài khoản ngân hàng 

Hệ thống báo cáo

• Báo cáo bán hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình bán hàng như báo cáo doanh thu bán hàng trong ngày, báo cáo chi tiết tiền bán hàng, báo cáo tổng hợp tiền bán hàng, báo cáo chi tiết hàng bán, báo cáo tổng hợp hàng bán,…
• Báo cáo kho hàng: gồm các báo cáo liên quan đến kho hàng như báo cáo hàng tồn, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hàng nhập trả, báo cáo hàng xuất trả,…
• Báo cáo mua hàng: gồm các báo cáo liên quan đến tình hình mua hàng như chi tiết tiền mua hàng, chi tiết công nợ phải trả, tổng hợp công nợ phải trả, đối chiếu công nợ nhà cung cấp,…
• Báo cáo thu chi - quỹ tiền: gồm các báo cáo liên quan đến quỹ tiền mặt như báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo các khoản thu, chi,…
• Báo cáo nhân viên kinh doanh: gồm các báo cáo về kết quả kinh doanh theo từng nhân viên như nhật ký bán hàng, chi tiết bán hàng theo nhân viên, thống kê tiền bán hàng theo nhân viên,… 

Nguyễn Học