Phần 3: Những sai lầm thường gặp khi mua phần mềm quản lý bán hàng

Trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm bán hàng, vậy làm thế nào để có lựa chọn đúng đắn nhất, tránh được các sai lầm nghiêm trọng dẫn đến thiệt hại lớn về kinh tế cho mình là một điều không hề đơn giản đối với các khách hàng cần mua phần mềm bán hàng. Giữa vô số các phần mềm bán hàng được rao bán, rất có thể người dùng sẽ mất phương hướng, không biết lựa chọn loại nào cho phù hợp nhất với yêu cầu sử dụng của mình và đồng thời kinh phí cho phần mềm cũng phải chăng nhất. Trong bài viết này sẽ đề cập tới một số sai lầm cần tránh khi chọn mua phần mềm quản lý bán hàng.

1. Mua phần mềm bán lẻ chỉ dựa vào giá cả

Đôi hi có thể do điều kiên tài chính hoặc một tư tưởng lạc hậu không đáng có bạn đã nghĩ rằng sẽ tìm một phần mềm bán hàng giá rẻ có thể phục vụ việc bán hàng của bạn. Nhưng là một nhà bán lẻ, bạn hoàn toàn hiểu rõ bạn sẽ được gì khi bạn bỏ tiền ra. Nguyên tắc tương tự cũng đúng cho việc bạn bỏ tiền mua phần mềm bánhàng cho cửa hàng của bạn. Trong khi phần mềm rẻ nhất có thể là lựa chọn tốt về mặt tài chính, nhưng bạn lại không tính đến những hạn chế của phần mềm như: các tính năng bổ sung, hổ trợ kỹ thuật, dịch vụ bổ sung, cài đặt, và khắc phục sự thiếu hiệu quả hiện tại của hệ thống, Nếu trong tương lai hệ thống cửa hàng của bạn có thể phát triển thì chi phí cho các tính năng bổ sung sẽ tăng lên đáng kế.Vì vậy, mặc dù không nên loại trừ giá cả trong quá trình lựa chọn của bạn, thì nó cũng không nên là yếu tố quan trọng nhất.

2. Chỉ tin tưởng vào lời khuyên của tư vấn tin học của công ty bạn

 Phần lớn các nhà bán lẻ thường tham khảo phương án phần mềm bán hàng từ các nhà cung cấp máy tính. Mặc dù các chuyên gia tư vấn máy tính am hiểu về các thiết bị phần cứng và hệ thống mạng, tuy nhiên không nắm được các đặc thù của ngành bán lẻ và tính năng của các phần mềm bán hàng, dẫn tới việc có những tư vấn không chính xác. Đây không phải là hạ thấp khả năng của tư vấn viên tin học. Khi bạn có những câu hỏi về kỹ thuật, họ là những người bạn cần tìm. Nhưng khi cần tìm hiểu những nhu cầu riêng biệt của lĩnh vực bạn làm, nó có thể nằm ngoài lĩnh vực các tư vấn viên tin học am hiểu. Mỗi loại hình bán lẻ có những đặc thù và nhu cầu riêng, do đó nếu lựa chọn sai phần mềm bán hàng, bạn sẽ lãng phí một khoản đầu tư vô ích và ảnh hưởng tới hoạt động của cửa hàng trong tương lai dài. Vì vậy bạn nên tham khảo ý kiến của những chủ doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực kinh doanh của bạn để tìm ra phần mềm tốt nhất dành cho cửa hàng của bạn.

3. Không phân tích yêu cầu trước khi tìm kiếm phần mềm

Bạn và quản lý của bạn cần cùng nhau quyết định những chức năng nào cửa hàng bạn cần và dựa vào đó để tìm phần mềm phù hợp. Hiện có hàng trăm phần mềm bán hàng, nên nguyên cứu cái nào đáp ứng nhu cầu và ngân sách của bạn có thể giúp bạn thu hẹp sự lựa chọn của bạn một cách đáng kể.

4. Lầm tưởng đặt niềm tin hoàn toàn vào người demo mà không test qua sản phẩm 

Trong thời buổi kinh tế khó khăn,  để bán được sản phẩm phần mềm, việc tìm kiếm khách hàng đã khó, mà để khách hàng sử dụng phần mềm bên mình lại càng khó khăn hơn vì vậy một số nhân viên đi demo đã quá phô trương về sản phẩm phần mềm của mình vượt quá ngoài khả năng cho phép, khi đó sẽ khiến cho khách hàng hài lòng và đồng ý sử dụng sản phẩm bên họ.  

Mỗi một khách hàng khi tìm kiếm một sản phẩm phần mềm bán hàng nhằm mục đích hỗ trợ cho công tác bán hàng và quản lý cửa hàng đều mong muốn tìm một phần mềm có thể đáp ứng được nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp. Khi nắm bắt được tâm lý đó của khách hàng, nhân viên demo chỉ cần nhấn mạnh vào điểm đó bất kể là có thể thực hiện được ngay hay không và còn phải tùy chỉnh nhiều hay không, cũng như việc có phải mua thêm dịch vụ hay là không, nếu như không kiểm tra lại tính năng đó của phần mềm mà chỉ tin vào những gì nhân viên demo nói thì người thiệt thòi nhất chính là khách hàng. Người ta nói khách hàng là thượng đế, được quyền đòi hỏi, tuy nhiên khi đòi hỏi đó được đáp ứng phải được chứng thực bằng thực tế chứ không phải chỉ qua lời hứa của nhân viên demo. 

Vì thế trước khi chứng thực được các tính năng mà nhân viên demo giới thiệu bạn không nên vội vàng quyết định lựa chọn phần mềm.

5. Cho rằng phần mềm bán hàng được sử dụng phổ biến thì sẽ phù hợp với đơn vị của mình

Một trong những tư tưởng của chủ cửa hàng khi lực chọn phần mềm bán hàng là phần mềm được nhiều cửa hàng áp dụng thì sẽ là phần mềm tốt nhất bởi qua nhiều người sử dụng phần mềm đó đã được kiểm chứng và chắc chắn sẽ phù hợp với cửa hàng của mình…Tuy nhiên, một phần mềm tốt không hẳn là đã phù hợp với  doanh nghiệp của mình, mà DN cần phải xem xét đến phần mềm đó có đáp ứng được các yêu cầu, các tính năng mà doanh nghiệp của mình đang cần hay không? Nếu một phần mềm được nhiều người sử dụng, nhưng lại không đáp ứng được các  tính năng của doanh nghiệp mình thì đó sẽ là một lựa chọn sai lầm.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm bán hàng, điều quan trọng là đơn vị kinh doanh phải biết những gì mình cần. Phần mềm tốt nhất cho bạn không phải là phần mềm đắt nhất, hay được dùng phổ biến nhất, có nhiều tính năng sử dụng…mà phần mềm đó có giúp bạn dễ sử dụng và thấy thuận tiện nhất! Phần mềm tốt là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp ( về quy mô, tính năng, chi phí, giá trị của phần mềm đó mạng lại).