Có nên chọn phần mềm ERP xây dựng theo yêu cầu?

Với một câu hỏi có nên chọn phần mềm ERP xây dựng theo yêu cầu? Các bạn sẽ hiểu như thế nào? Theo yêu cầu ở đây được hiểu là theo yêu cầu một phần nào đó? Hay theo toàn bộ 100% các yêu cầu của doanh nghiệp? Trong cả hai trường hợp trên, doanh nghiệp nên chọn những doanh nghiệp như thế nào? Doanh nghiệp triển khai giải pháp nước ngoài liệu có phù hợp không? Doanh nghiệp triển khai giải pháp trong nước có phù hợp không? Doanh nghiệp triển khai giải pháp của nước ngoài liệu có thể tùy chỉnh để đáp ứng được hết yêu cầu của doanh nghiệp? Doanh nghiệp trong nước liệu có làm nổi không? Hay khi xây dựng 100% theo yêu cầu thì ai sẽ là người chờ được để đưa hệ thống vận hành vào thực tiễn? Để trả lời cho những câu hỏi trên chúng ta sẽ xem trích dẫn nội dung từ bài “Lựa chọn ERP cho hiệu quả” được đăng trên Thế giới vi tính ngày 26/6/2008 như sau:

Việc lựa chọn giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện vẫn là câu hỏi với nhiều doanh nghiệp (DN), khi mà các thông tin về ERP chưa thực rõ ràng và có hệ thống. Bài viết sẽ chia sẻ cách thức lựa chọn giải pháp ERP một cách hiệu quả. 

Khi nào cần đầu tư ERP? 

Bản chất hệ thống ERP không phải là cái gì quá khổng lồ và phức tạp. Ngay trong những hệ thống hàng ngày của các DN, nếu luồng thông tin và quy trình tác nghiệp được thưc hiện xuyên suốt trên hệ thống máy tính thì đã có thể coi là một loại ERP rồi. Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo DN bắt đầu lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm (PM) ERP. Tuy nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các DN vừa và lớn mới nghĩ đến việc trang bị một hệ thống ERP. Do đó, để trả lời câu hỏi đã cần đầu tư ERP chưa, DN cần đánh giá mình đã ở trong 5 tình trạng sau hay chưa: 

- Doanh nghiệp bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất ... các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn.

- Doanh nghiệp cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của lãnh đạo doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác.

- Doanh nghiệp xuất khẩu hoặc muốn mở rộng thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi doanh nghiệp có mô hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới.

- Doanh nghiệp đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.

Nếu doanh nghiệp thuộc các tình trạng trên thì việc đầu tư ERP có thể sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp  thoát khỏi các trạng thái khó khăn hiện tại để đạt được mục tiêu chiến lược của mình. 

Chọn "chiếc áo" ERP vừa vặn 

Quay trở lại câu chuyện về chi phí. Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều biến động hiện nay, ngân sách dành cho tin học thường bị cắt giảm và nhường chỗ cho các mục tiêu kinh doanh quan trọng khác. Chính vì vậy, việc lựa chọn ERP trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Ngay cả trong trường hợp DN có tiền, việc mua ERP cũng không bao giờ là câu hỏi dễ. Vấn đề chỉ là cách nhìn việc mua ERP là mua sắm đơn thuần hay là đầu tư lâu dài. 

Việc đầu tư hiện nay của DN thường dừng lại theo mô hình hiện tại của DN nhiều hơn các định hướng lâu dài. Việc đầu tư ERP không thể một sớm một chiều nên không thể nói đầu tư ERP sẽ kết thúc khi DN bắt đầu tự vận hành hệ thống. Ví dụ một DN về sản xuất và kinh doanh hàng tiêu dùng, trong 3-4 năm đầu họ cần tăng trưởng nên mục tiêu chính sẽ giải quyết các khâu liên quan tới bán hàng và tài chính với phương châm "có hàng đúng hạn và bán giành thị phần". Như vậy, các phân hệ về quản lý tài chính, quản lý kho và quản lý bán hàng sẽ được áp dụng. Sau 4 năm, họ sẽ tiếp tục quan tâm tới "phân tích và giảm thiểu tổn thất, chi phí, giảm giá thành …" nên các phân hệ quản lý sản xuất, phân tích tài chính, nhân sự, lương sẽ được đưa vào. Đồng thời, khi yếu tố công nghệ đã được xác lập là một yếu tố cạnh tranh thì việc kết nối hệ ERP với các dây chuyền sẽ được đặt ra như việc kết nối với ngân hàng, với dây chuyền các nhà cung ứng, các đại lý bán hàng... 

Như vậy, để "chiếc áo" ERP không "quá chật" hay "quá rộng", vấn đề quan trọng là DN cần xác định được chiến lược phát triển của mình trong 5 năm, 10 năm nữa là thế nào, chứ không phải căn cứ trên mô hình hiện tại. 

Nên đầu tư bao nhiêu cho ERP? 

Khi có ý định trang bị hệ thống ERP, DN cần phải chuẩn bị nguồn ngân sách cho mình. Các DN đừng ngần ngại về giải pháp ERP ngoại hay ERP nội mà nên quan tâm đến chi phí tổng sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO), chủ yếu bao gồm các khoản mục:

- Chi phí bản quyền.

- Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống.

- Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống.

- Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông.

- Chi phí nội bộ doanh nghiệp (các khoản chi phí do thay đổi cầu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ, ...).

- Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai.

Số liệu thống kê các dự án các DN Việt Nam đã triển khai ERP cho thấy chi phí từ 50.000 USD trở lên đến vài trăm nghìn hoặc hàng triệu USD cho các giai đoạn đầu tư ban đầu. 

Có một cách nhìn khác là việc đầu tư trên doanh thu. Với các DN khỏe mạnh và đang muốn mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc hợp tác quốc tế thì tỷ lệ đầu tư trong năm đầu cho hệ thống CNTT thường chiếm khoảng 3% tổng doanh thu, trong đó 1,5-2% cho ERP. Từ năm 2 trở đi, chi phí vận hành chiếm khoảng 1% và khoảng 0,5% cho phát triển thêm. 

Với những lập luận của bài viết ở trên và cá nhân tôi đánh giá về việc một doanh nghiệp lựa chọn xây dựng giải pháp ERP 100% theo yêu cầu là hoàn toàn không hợp lý. Bởi khi xây dựng, doanh nghiệp còn phải lựa chọn nhà cung cấp, giải pháp được xây dựng và triển khai trong nhiều năm như vậy sẽ rất tốn tài nguyên của doanh nghiệp. Phương án làm việc ở đây là lựa chọn năng lực nhà cung cấp và xem rằng giải pháp của họ đáp ứng bao nhiêu phần trăm theo yêu cầu, thường các giải pháp mẫu đặc biệt được thiết kế theo chuyên ngành thường đáp ứng ít nhất 70% quy trình chung của doanh nghiệp trong ngành. Như vậy, tội gì một con đường lẽ ra đi tắt được, doanh nghiệp lại không đi tắt mà tự mở cho mình con đường mới tốn nhiều tài nguyên hơn.

Dựa trên năng lực tư vấn, giải pháp mẫu hiện có và tham khảo về khả năng tùy chỉnh giải pháp của nhà cung cấp, giải pháp đó đã được triển khai cho bao nhiêu doanh nghiệp ở các quy mô khác nhau như thế nào, vận hành có thành công không, có phép tính nào đánh giá về hiệu suất đem lại khi vận hành phần mềm đó không? Giải pháp đó có thể mở rộng tới mức nào, từ đó đưa ra lộ trình đầu tư. 

Như vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp có đủ năng lực dài hạn và giải pháp mở có thể được tùy chỉnh không chỉ bởi nhà cung cấp trước để thực hiện tùy chỉnh giải pháp theo yêu cầu của doanh nghiệp mình.

Hoàng Ánh