Phần 1: Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm bán hàng gồm các nhà cung cấp giải pháp lớn của nước ngoài, các nhà cung cấp giải pháp ở tầm trung do mình tự viết ra, hay một số nhà cung cấp giải pháp ở dạng nhỏ lẻ. Tất cả đều có một giá trị nhất định với mỗi khách hàng, việc của khách hàng là tìm ra những phần mềm, nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu thực tại và đáp ứng yếu tố trong tương lai theo kế hoạch của mình. Về bản chất, khi tìm một giải pháp phần mềm chúng ta nên tìm hiểu kỹ về chức năng của phần mềm và các thông tin về nhà cung cấp phần mềm đó. Việc tìm hiểu này sẽ giúp chúng ta hiểu được phần mềm đó đáp ứng những yêu cầu gì ở hiện tại và kế hoạch tương lai nhà cung cấp đó có đáp ứng được cho ta hay không. Sự phát triển, lớn mạnh của doanh nghiệp là điều mong muốn của tất cả các lãnh đạo doanh nghiệp cùng với đó là sự cần thiết trong việc áp dụng các giải pháp phần mềm vào quản lý trong đó có phần mềm bán hàng. Chính vì sự cần thiết như vậy, tôi viết bài này để các lãnh đạo dự định mua phần mềm có thể tham khảo, tránh những sai sót không đáng có khi thực hiện trạng bị một phần mềm vào quản lý bán hàng.

Thiếu cái nhìn dài hạn: Lãnh đạo doanh nghiệp hoặc những người được giao nhiệm vụ tìm hiểu phần mềm nhiều khi không quan tâm tới kế hoạch, nhiệm vụ phát triển trong tương lai mà chỉ nhìn vào những vấn đề hiện tại để lựa chọn phần mềm. Ví dụ như hiện tại có một cửa hàng nhưng trong thời gian tới có thêm một hoặc mười cửa hàng nữa thì vấn đề tổng hợp dữ liệu của chuỗi, phần mềm hiện tại có đáp ứng được không? Hoặc doanh nghiệp hiện có một siêu thị mini nhưng thời gian tới lại mở thêm một nhà hàng vậy phần mềm hiện tại có đáp ứng được chức năng nhà hàng sắp tới để thực hiện đồng bộ dữ liệu theo chuỗi không? Khi thiếu cái nhìn dài hạn, lãnh đạo doanh nghiệp thường may một bộ quần áo phù hợp với một lứa tuổi, khi ở lứa tuổi khác lớn hơn chiếc áo cũ đã chật lại phải bỏ tiền, thời gian đi tìm và may chiếc áo mới.

  

Phần mềm bán hàng, phần mềm siêu thị - mô hình hoạt động trong mạng lưới bán lẻ 

Cái tôi quá lớn: Một số lãnh đạo hay người quản lý được giao nhiệm vụ luôn tỏ ra mình là người hiểu biết nên đi tìm một phần mềm có quy trình theo ý tưởng của mình, điều này giống như tự làm khó cho mình. Vì trên thực tế, một vấn đề có thể giải quyết theo nhiều cách khác nhau, có thể quy trình hơi khác so với quy trình mong muốn của vị lãnh đạo nhưng lại đem đến kết quả giống nhau. Do cái tôi quá lớn nên vị lãnh đạo đó không chấp nhận. Khi cái tôi quá lớn thì vị lãnh đạo, người quản lý đó rất khó để nhìn vào những điểm làm được rất tốt của phần mềm mà chỉ nhìn vào một số điểm không làm được sau đó loại trừ phần mềm đó.

Gặp những vị lãnh đạo kiểu này, bên cung cấp cần có một nhà tư vấn có kiến thức, kinh nghiệm đủ lớn để thuyết phục vị lãnh đạo trên rằng ở đây không phải chúng tôi sẽ cố tìm mọi cách để đi theo cách giải quyết của anh và chúng tôi cũng không bắt anh phải giải quyết vấn đề theo cách của chúng tôi mà cả hai bên cần ngồi lại để phân tích được/mất khi áp dụng hai quy trình trên để đưa ra cách giải quyết của chung ta chứ không phải của tôi hay của anh.

Chọn một phần mềm có cái gì đó giống phần mềm cũ mà quên mất rằng tại sao bạn lại từ bỏ phần mềm cũ: Tất cả chúng ta nhiều khi luôn có những mong muốn rất trái ngược hay những mong muốn đó triệt tiêu nhau vì dụ như một vị lãnh đạo khi mua một phần mềm để quản lý một cửa hàng thì chạy rất tốt, được nhân viên đánh giá là dễ dùng nhưng khi mở thêm một của hàng mới hoặc có nhiều các chương trình giảm giá, chăm sóc khách hàng thì phần mềm đó không đáp ứng được. Không ai muốn làm việc này nhưng vị lãnh đạo kia bắt buộc phải đi tìm một phần mềm khác để đáp ứng yêu cầu phát sinh mới. Khi tìm được một phần mềm đáp ứng các yêu cầu phát sinh mới là đồng bộ dữ liệu cho nhiều cửa hàng, có các chương trình marketing rất đa dạng, ... nhưng vị lãnh đạo lại muốn phần mềm có giao diện giống như phần mềm cũ để mình không lạ lẫm khi xem báo cáo, để nhân viên có thể sử dụng được ngay mà không phải đào tạo nhiều nếu không đáp ứng được các yếu tố trên thì không mua. Ở đây là sự trái ngược trong mong muốn của vị lãnh đạo và nó dẫn tới việc đi tìm các phần mềm khác khó khăn hơn.

Không tham khảo các mô hình tương tự: Khi triển khai cho một mộ hình có nhiều yếu tố đặc thù như cửa hàng thuốc, nhà hàng, lãnh đạo hoặc những người chuyên trách nhiệm vụ trang bị phần mềm nên đi tham khảo về các mô hình tương tự là tốt nhất. Việc tham khảo có thể do đơn vị tư vấn giới thiệu hoặc do chính bên cung cấp phần mềm giới thiệu. Khi tham khảo, ít nhất lãnh đạo doanh nghiệp sẽ tìm được các yêu cầu cần đáp ứng hoặc biết được về dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Việc tham khảo thường dùng cho những doanh nghiệp có nhu cầu trang bị giải pháp lớn hoặc có tính đặc thù. Để đánh giá nhà cung cấp có thể tham khảo, thu thập danh sách khách hàng của họ.

Mua phần cứng trước khi mua phần mềm: Lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng phần cứng hay các thiết bị thường quan trọng hơn phần mềm hoặc đằng nào chả mua thì mua phần cứng sau đó mua phần mềm về cài đặt vào giống như mua máy tính trước sau đó cài gì vào cũng được hoặc phần cứng (thiết bị) thì tốn nhiều tiền chứ phần mềm đáng bao nhiêu. Đó là những quan niệm sai lầm dẫn tới việc lựa chọn phần mềm gặp khó khăn.

Trên thực tế, không phải phần mềm nào cũng tích hợp được tất cả các thiết bị hỗ trợ bán hàng hay nói cách khác không phải thiết bị bán hàng nào cũng phù hợp với các phần mềm được cung ứng trên thị trường. Tất cả vì không có chuẩn chung nào cho tất cả các nhà cung cấp thiết bị và tất cả các nhà cung cấp phần mềm phải tuân theo. Họ thường đi theo hướng họ cho rằng là phổ biến và tiện lợi cho khách hàng, khi đó sẽ tạo ra những yếu tố không phù hợp giữa phần cứng (thiết bị) và phần mềm.

Khi vận hành một cửa hàng, chuỗi siêu thị thì phần mềm mới là yếu tố quyết định về quy trình vận hành, quy trình điều hành chứ không phải thiết bị. Thiết bị chỉ đóng vai trò phụ trợ ở một khâu nào đó giúp cho người bán hàng thực hiện hanh thao tác, giúp cho người quản lý lập nhanh được các báo cáo. Do đó, trong quy trình điều hành cửa hàng, hệ thống siêu thị thì phần mềm giống như bộ não trung tâm rất quan trọng và thiết bị cũng quan trọng nhưng chỉ ở một khâu nào đó.

Do vậy, khi có kế hoạch mua sắm phần mềm, lãnh đạo doanh nghiệp nên xem trước quy trình nghiệp vụ của phần mềm, thấy đáp ứng yêu cầu rồi mới tính đến các thiết bị phù hợp. Các thiết bị phù hợp sẽ có bên nhà cung cấp phần mềm tư vấn thêm.

Hệ thống thiết bị hỗ trợ vận hành phần mềm bán hàng 

Không xác định rõ mục tiêu triển khai: Nhiều khi lãnh đạo doanh nghiệp chỉ biết là phải ứng dụng phần mềm vào đễ hỗ trợ cho nhân viên làm việc tốt hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn và tránh sự mệt mỏi khi phải giải quyết quá nhiều vấn đề nhưng lại không đưa ra được một mục tiêu cụ thể.

Mục tiêu cụ thể cần được xây dựng bởi những người am hiểu về nghiệp vụ, về kế hoạch của doanh nghiệp, về các tính năng sẵn có và những mở rộng trong tương lai của phần mềm.

Mục tiêu cụ thể được chia ra thành giai đoạn và phải có lộ trình, khó để đáp ứng cùng một lúc một đống các yêu cầu của doanh nghiệp. Tất cả cần được ghi nhận theo từng mốc trong lược đồ thời gian, đợt một làm gì cần đạt cái gì, đợt hai cần thừa kế cái gì của đợt một và cần phải đáp ứng cái gì, tương tự như vậy và các đợt sẽ được diễn ra theo lộ trình.

Khi lãnh đạo doanh nghiệp không xây dựng được mục tiêu cụ thể thường hay mắc phải các sai lầm thiếu cái nhìn dài hạn hoặc kỳ vọng ban đầu quá lớn, ... từ những mục tiêu, những người chịu trách nhiệm cần xây dựng bộ tài liệu đánh giá về những yếu tố phù hợp.

Kỳ vọng ban đầu quá lớn: Lãnh đạo doanh nghiệp hay người chủ cửa hàng thường hay đặt ra một kỳ vọng quá lớn, mong muốn mọi thứ đều được xử lý hoặc tự động hóa trong phần mềm. Ví dụ như cần phải hạch toán kế toán, cần phải tính lương tự động,... để đáp ứng các yêu cầu trên thì cần sử dụng một giải pháp khác không phải phần mềm quản lý bán hàng thông thường hoặc cần phải tích hợp với các giải pháp chuyên dụng để đáp ứng yêu cầu trên.

Công việc của các nhà tư vấn phần mềm là cần đặt ra những câu hỏi, cần phải tư vấn ngược lại cho khách hàng xem, có thực sự cần phải như vậy không?

Quá tin tưởng vào chính sách “hứa hẹn của nhà cung cấp”: Khi giới thiệu phần mềm, tư vấn của nhà cung cấp thường hứa rất nhiều thứ, rằng cái này chưa có nhưng khi triển khai chính thức bên em sẽ tùy chỉnh miễn phí cho anh chị hay một phần mềm giá rất rẻ nhưng cam kết bảo hành miễn phí với thời hạn rất dài, thậm chí là trọn đời hoặc giá chuẩn của bên em là như vậy nhưng em có thể giảm giá xuống còn 40%. Tại sao tư vấn của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp lại làm như vậy? Vì đây có thể là những nhà cung cấp chộp giật, có sự phát triển không mang tính dài hạn chỉ hứa và đưa ra chính sách như vậy nhằm có được hợp đồng sau đó sẽ tính tiếp. Cách làm này làm tốn tài nguyên thời gian, tiền bạc của người mua một cách vô ích. Các bạn thử đặt ra một câu hỏi nếu một phần mềm giá rẻ và được bảo hành trọn đời, nhà cung cấp đó có tới chừng một nghìn khách hàng thôi thì điều gì sẽ xảy ra? Và tại sao các hãng sản xuất lớn trên thế giới cũng chỉ bảo hành sản phẩm theo thời hạn nhất định?

Ban lãnh đạo không quyết liệt: Ở giai đoạn tìm hiểu phần mềm ai cũng thấy phần mềm đầy đủ chức năng và rất phù hợp với việc quản lý bán hàng nhưng khi triển khai lại gặp khó khăn làm cho dự án không thể đưa vào vận hành chính thức được do không có sự quyết liệt của ban lãnh đạo hay thông điệp rõ ràng hay là áp lực từ trên xuống nên nhân viên không dành nhiều thời gian tiếp thu hoặc khi tiếp thu lại nói là không phù hợp và không đưa ra ý kiến xây dựng và cuối cùng nhà cung cấp không thể triển khai được. Đây là một nguyên nhân mà doanh nghiệp tưởng rằng trang bị được một phần mềm phù hợp nhưng lại không vận hành được.

Chọn nhà cung cấp không tương xứng với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp: Nhiều khi người mua bị cuốn vào giá rẻ và quên mất cái tầm của nhà cung cấp. Tại sao giá lại rẻ? Có thể do nhà cung cấp đó nhỏ chưa đủ tầm và cũng chưa nhìn thấy hết khó khăn khi triển khai phần mềm. Vấn đề này thường phát sinh khi bên mua cử người không hiểu nhiều về nghiệp vụ hoặc không biết về công nghệ thông tin nên không đưa ra được yêu cầu, ... cũng không kiểm chứng được mức độ theo đuổi các giải pháp phần mềm của nhà cung cấp. Nhiều nhà cung cấp không có nhân sự chủ chốt dài hạn hoặc chỉ một thời gian ngắn sau lại chuyển sang kinh doanh lĩnh vực khác, mảng khác. Như vậy, về lâu dài việc vận hành phần mềm của người mua sẽ gặp nhiều khó khăn. Phía người mua cần phải chủ động đưa ra các yêu cầu và biết mình mong muốn gì là điều tốt nhất, đổi lại nhà cung cấp cũng cần tư vấn cho người mua để bỏ bớt đi những yếu tố không cần thiết như một cửa hàng bình thường thì không cần phải có quy trình thu tiền trước giao hàng sau như một siêu thị lớn.

Hoàng Ánh