Trên thị trường có nhất nhiều hệ thống phần mềm kế toán, các
phần mềm cũng đáp ứng phần lớn các nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và
các quy định về thuế. Phần lớn các phần mềm chỉ tập trung vào việc đáp ứng về
nhu cầu nghiệp vụ, nhu cầu báo cáo tài chính (cũng chưa hết được toàn bộ các
báo cáo) và các sổ sách kế toán mà quên mất hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống
báo cáo quản trị rất cần cho lãnh đạo, nhà đầu tư. Một trong những phần mềm khá
hiếm có hệ thống báo cáo như một công cụ đa năng để phân tích dữ liệu kế toán.
Chúng ta sẽ tìm hiểu công cụ đa năng này ở các góc độ:
- Các
tiện ích xoay chuyển báo cáo
- Các
hình thức hiển thị báo cáo
- Các
dạng báo cáo
- Khả
năng đối chiếu dữ liệu kế toán đa dạng
Sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chi tiết để hiểu rằng
phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 cung cấp cho chúng một công cụ đa năng, để phân tích dữ
liệu theo sổ kế toán với nhiều chiều khác nhau hữu ích đến mức như thế nào:
- Các
tiện ích xoay chuyển báo cáo
- Diễn giải: Khả năng
diễn giải sẽ giúp kế toán kiểm soát được dữ liệu phát sinh trên chỉ tiêu của
báo cáo chỉ cần bằng click chuột vào chỉ tiêu báo cáo đó. Tiện ích này sẽ giúp
kế toán trở về tận gốc các chứng từ phát sinh số liệu hình thành nên chỉ tiêu
báo cáo đó hoặc các tài khoản chi tiết hình thành nên chỉ tiêu báo cáo tài
chính đó.
- Nút tùy chỉnh: Nút
tùy chỉnh sẽ giúp kế toán xoay chuyển cách trình bày của báo cáo. Ở mỗi báo cáo
luôn có nút tùy chỉnh để có thể thay đổi các trình bày, lọc các dữ liệu đích
danh cần lập báo cáo. Các dữ liệu lọc lại được kết hợp với nhau để tạo thành
một báo cáo có nhiều chỉ tiêu kết hợp.
Ví dụ điển hình là báo cáo biến động hàng tồn kho, nút tùy chỉnh
của báo cáo sẽ giúp cho kế toán kho xoay chuyển báo cáo dựa trên các trường
thông tin:
- Mặt hàng
- Kho bãi
- Tài khoản kho
- Nhóm hàng hóa
Các chỉ tiêu trên sẽ lần lượt được phân cấp để lập ra một kiểu báo cáo khác nhau. Các chỉ tiêu trên có thể kết hợp với nhau hoặc được lập độc lập tùy vào nhu cầu thực tế phát sinh.
Nếu kế toán muốn kiểm tra xem mặt hàng đó còn tồn trong các kho
là bao nhiêu sẽ chọn mặt hàng là cấp 1, kho bãi là cấp 2. Chương trình sẽ thống
kê nhập xuất tồn theo từng dòng kho, sau đó cộng dồn lên thành dòng tổng mặt
hàng.
Nếu kế toán muốn kiểm
soát trong kho này nhập xuất tồn bao nhiêu mặt hàng, mỗi mặt hàng còn tồn trong
từng kho bao nhiêu thì sẽ chọn kho bãi là cấp 1, mặt hàng là cấp 2. Chương
trình sẽ thống kê theo kho bãi, trong mỗi kho bãi có bao nhiêu mặt hàng, mỗi
mặt hàng còn tồn bao nhiêu.
Đó là cách để chúng ta
tận dụng nút tùy chỉnh để làm sao tiện lợi cho chúng ta nhất khi muốn lập một
báo cáo. Nút tùy chỉnh này, theo trải nghiệm của tôi và theo đánh giá của khách
hàng thì nó là độc nhất vô nhị, chưa thấy phần mềm nào có khả năng làm được như
vậy.
- Lưu trữ số liệu của
báo cáo: Đây là tiện ích tuyệt vời cho người quản lý trong trường hợp muốn lưu
lại dữ liệu phát sinh trong một khoảng thời gian nào đó, mặc cho chứng từ trong
khoảng thời gian đó phát sinh dữ liệu vẫn được lưu để nhằm mục đích kiểm soát.
Ví dụ, kế toán trưởng muốn chốt báo cáo công nợ trong một khoảng thời nào nào
đó, tại một thời điểm nào đó thì cho dù các kế toán khác có nhập liệu các chứng
từ công nợ trong khoảng thời gian đó thì số liệu vẫn được lưu giữ nguyên mà
không bị thay đổi.
- Khả năng xuất báo cáo ra các định dạng khác nhau: Chương trình
sẽ hỗ trợ kế toán xuất báo cáo sang nhiều định dạng excel, word, pdf, …
để gửi đi cho đối tác, quản lý ở xa mà không sử dụng phần mềm. Đặc biệt khả
năng xuất báo cáo ra excel được giữ nguyên định dạng mà không bị vỡ cột, đây là
khả năng mà hiếm có phần mềm nào đáp ứng được.
- Các
hình thức hiển thị báo cáo, chúng ta xem xét ở các dạng hiển thị:
- Dạng biểu đồ: Khi
báo cáo được lập theo dạng biểu đồ, sẽ rất tốt cho các nhà lãnh đạo để xem
nhanh chỉ tiêu, có ngay kết quả so sánh. Đặc biệt, hệ thống có tiện ích truy
vấn ngược đến các sổ chi tiết hơn, đến từng chứng từ hình thành lên chỉ tiêu
báo cáo đó. Công cụ này giúp lãnh đạo có thể đi từ một chỉ tiêu lớn đến các chỉ
tiêu nhỏ hơn, đến các chứng từ hình thành lên chỉ tiêu đó.
- Dạng bảng: Dạng bảng có tính chất thống kê trợ giúp lãnh đạo
có cái nhìn về một chỉ tiêu của doanh nghiệp (chỉ tiêu tổng hợp công nợ), từ
chỉ tiêu tổng thể đó hoàn toàn tham chiếu được sang các chỉ tiêu chi tiết hơn
(chỉ cần một click chuột vào một dòng là có thể xem được báo cáo công nợ chi
tiết).
- Các
dạng báo cáo
- Báo cáo quản trị: Hệ
thống báo cáo quản trị được đánh giá là đa chiều, linh động. Các kế toán đôi
khi mong muốn một phần mềm đơn giản, nhập ít thông tin nhưng lại mong muốn có
một báo cáo quản trị được lập theo nhiều tiêu chí. Nhờ hệ thống thông tin đầu
vào đa dạng, đầy đủ mà chương trình đưa ra được những báo cáo quản trị đa
chiều, tùy chỉnh linh động, có khả năng thống kê theo nhiều dạng.
Ví dụ, nếu kế toán chỉ
mong muốn hạch toán theo các tài khoản kế toán mà không có khoản mục chi phí
gắn kèm với từng tài khoản chi phí thì rất khó để phân tích từng mục chi phí
phát sinh cho từng bộ phận. Hệ thống tài khoản với các khoản mục được lập sẽ
giúp kế toán có nhiều lựa chọn hơn khi thực hiện lập báo cáo quản trị. Các báo
cáo quản trị đó có thể tính lãi gộp theo hợp đồng, dự án, phân bổ chi phí khấu
hao của một tài sản cho nhiều bộ phận khác nhau, …
- Báo cáo tài chính:
Được lên đầy đủ theo các biểu mẫu quy định của Bộ tài chính. Trên từng báo cáo
cũng có các tiện ích và ở đó được người sử dụng đánh giá nó không chỉ là báo
cáo tài chính đơn thuần. Trên báo cáo có rất nhiều các tiện ích, toàn bộ các
tiện ích này nhằm trợ giúp kế toán kiểm soát chặt chẽ dữ liệu kế toán.
- Sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán đầy đủ theo nhiều hình thức
ghi sổ, có đầy đủ các tiện ích trợ giúp kế toán thực hiện đối chiếu dữ liệu
giữa các sổ sách kế toán với nhau hoặc với báo cáo tài chính và với báo cáo
quản trị.
- Trợ
giúp kế toán đối chiếu dữ liệu kế toán:
- Đối chiếu công nợ
phải thu: Để đối chiếu các khoản công nợ phải thu kế toán có thể lập báo cáo
tổng hợp công nợ, từ báo cáo tổng hợp công nợ lập báo cáo chi tiết công nợ, lập
báo cáo bán hàng lựa chọn tùy chỉnh khách hàng – mặt hàng, lập báo cáo sổ chi
tiết bán hàng, lập báo cáo phân tích khoản mục đối tác, sổ chi tiết tài khoản,
bảng cân đối theo một tài khoản lọc khoản mục đối tác, lập bảng cân đối kế toán
dùng tiện ích diễn giải chỉ tiêu phải thu, …
- Đối chiếu tồn kho
hàng hóa: Kế toán lập các báo cáo, báo cáo biến động hàng tồn kho, thẻ tài
khoản hàng tồn kho, thẻ khoản mục mặt hàng, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hóa, bảng cân đối theo một tài khoản, …
- Đối chiếu các chỉ
tiêu của bảng cân đối kế toán: Để đối chiếu các chỉ tiêu của bảng cân đối kế
toán, có thể lập sổ chi tiết các tài khoản, bảng cân đối phát sinh, bảng cân
đối phát sinh một tài khoản, … tùy từng chỉ tiêu có thể lập các báo cáo riêng
lẻ khác có chứa tài khoản được lập lên chỉ tiêu báo cáo như báo cáo chi tiết
công nợ, báo cáo nhập xuất tồn lọc theo tài khoản kho, …
- Đối chiếu tiền quỹ:
Kế toán có thể lập sổ quỹ theo từng ngày, lập sổ quỹ sử dụng khả năng thùy
chỉnh lọc theo chứng từ phát sinh phiếu thu, phiếu chi hoặc theo bút toán phát
sinh, sổ chi tiết tài khoản, …
- Đối chiếu chi phí,
doanh thu: Kế toán lập báo cáo bán hàng tùy theo thực tế mà sử dụng nút tùy
chỉnh, sổ chi tiết tài khoản doanh thu, bảng cân đối phát sinh một tài khoản,
thẻ tài khoản, báo cáo phân tích khoản mục chi phí, sổ chi phí sản xuất kinh
doanh, báo cáo tính lãi gộp bán hàng, …
Toàn bộ các chỉ tiêu trên,
tại mỗi báo cáo được lập sẽ có một cách nhìn khác nhau về dữ liệu kế toán phát
sinh. Trên thực tế, có thể kế toán sẽ bị ngụp thông tin vì nó quá nhiều nhưng
với sự trợ giúp của công cụ báo cáo thì kế toán nhàn tênh hơn rất nhiều. Chúng
ta đừng vội phát xét một phần mềm phức tạp vì phải nhập nhiều thông tin quá mà
hãy từ tốn nhìn vào nhiều điều mà phần mềm đem lại, cái công mà chúng ta bỏ ra
ban đầu được gặt hái một hệ thống báo cáo lớn, rõ ràng, đầy đủ như vậy thì
chúng ta có cần phải nghĩ tiếp tục hay dừng lại nữa không? Thực tế chứng minh
rằng, chúng ta nên tiếp tục với phần mềm!
Hoàng Ánh
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét