Phần 2: Phần mềm đóng gói và một số sai lầm nên tránh khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Khi quyết định sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng, các doanh nghiệp thường đứng trước nhiều sự lựa chọn. Bên cạnh những sự lựa chọn như sẽ sử dụng phần mềm của nhà cung cấp giải pháp nào? Mức giá phần mềm nào thì phù hợp?... Còn có một sự lựa chọn rất đáng quan tâm đó là nên mua một phần mềm đóng gói hay là đặt hàng giải pháp theo yêu cầu của mình và gửi đến một công ty nào đó. Phần mềm đóng gói cũng có những cái hay, cái không hay mà phần mềm đặt hàng theo yêu cầu cũng thế. Vì sự lựa chọn này sẽ có những tác động rất lớn trong quá trình khai thác và sử dụng về sau nên doanh nghiệp cần thiết phải có những nguồn thông tin tham khảo. Tuy nhiên, hiểu rõ được những vấn đề trên nhưng không hoàn toàn tránh được những sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý.

Thế nào là phần mềm đóng gói?

Phần mềm đóng gói là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ những lần khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những thông tin khảo sát thu thập các dữ liệu đồng thời kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể, thống nhất khả dĩ thích ứng với các doanh nghiệp ở một mức độ nào đó.

Phần mềm đóng gói có thể được phân ra thành hai nhóm chính: Nhóm phần mềm thích ứng, sử dụng được ở tất cả các ngành nghề và nhóm phần mềm chuyên dụng cho những ngành nghề riêng. Đối với nhóm thứ nhất, các phần mềm đóng gói thường chỉ đáp ứng một phần nhỏ trong toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp ví dụ: các phần mềm đóng gói như phần mềm bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý công nợ... Đối với nhóm thứ hai, các phần mềm có phạm vi ứng dụng lớn hơn trong một doanh nghiệp hoạt động trong nhóm ngành nghề đó. Ví dụ: các phần mềm đóng gói phục vụ quản lý cho ngành thời trang, ngành sách báo... Phần mềm đóng gói cũng giống như các sản phẩm tiêu dùng khác, nghĩa là khi doanh nghiệp mua về sẽ mang vào sử dụng mà ít được quyền yêu cầu chỉnh sửa những gì đã có và chỉ sử dụng những tiện ích đang có mà thôi.

Một số đặc điểm của phần mềm đóng gói:

- Hướng đến những nghiệp vụ chức năng mang tính tổng quát, chung của các doanh nghiệp

- Giải quyết những vấn đề mang tính chung đó, khó đi sâu và bao quát hết tất cả những đặc điểm của đa số doanh nghiệp.

 - Có thể áp dụng được nhiều nơi, rộng khắp cho nhiều ngành, nhiều Công ty.

 - Thời gian triển khai ít, dễ cài đặt, sử dụng, với một hệ thống công cụ giúp đỡ và không phức tạp lắm về mặt chức năng.

Phần mềm đặt hàng theo yêu cầu

Số lượng doanh nghiệp đặt hàng phần mềm theo những yêu cầu riêng, xuất phát từ thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh rất lớn. Có một thực tế là đa số phần mềm đóng gói chỉ giải quyết được một phần nào đó trong hàng loạt yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc đặt hàng phần mềm cho một nhà cung cấp giải pháp, doanh nghiệp sẽ nhận được những hỗ trợ khá chu đáo trong quá trình triển khai ứng dụng và công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm...

Phần mềm đặt hàng theo yêu cầu sẽ được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ tiếp cận với các tiện ích của phần mềm. Quy trình sản xuất, kinh doanh không bị xáo trộn nhiều. Vì những lợi ích mang tính thiết thực và gần gũi như thế nên các nhà cung cấp giải pháp thường tính giá khá cao, thêm vào đó là các chi phí về triển khai, nâng cấp ứng dụng trong tương lai và thường thì, doanh nghiệp có thế phải đặt mối liên hệ lâu dài với nhà cung cấp phần mềm... 

Phần mềm đặt hàng cũng có nhiều hình thức. Có loại chỉ đáp ứng và chuyên sâu cho một lĩnh vực hoạt động nào đó, có loại thì bao quát và hỗ trợ tổng thể toàn bộ qui trình quản lý và các công đoạn sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.

Một số đặc điểm của phần mềm theo đơn đặt hàng:

- Đa phần chỉ hướng đến và đáp ứng những nhu cầu đang có của khách hàng.

 - Giải quyết triệt để những yêu cầu đó.

 - Thường chỉ đáp ứng riêng cho đơn vị đặt hàng, còn rất khó đáp ứng cho  các doanh nghiệp khác.

Nên chọn loại nào?

Chọn phần mềm đóng gói hay sẽ đặt hàng giải pháp cho một nhà sản xuất phần mềm nào đó? Đây là một trong những vướng mắc thường xuất hiện khi doanh nghiệp đặt ra nhu cầu tin học hóa hay ứng đụng phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành. Cả hai đều có những điểm mạnh, điểm yếu riêng vì thế sẽ có những tác động khác nhau đối với doanh nghiệp. 

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong một lĩnh vực nhỏ, hẹp với qui mô không lớn với các nghiệp vụ, chức năng hoạt động ổn định, theo chuẩn mực: như bán hàng, nhập hàng, xuất nhập kho thông thường... vì mức đầu tư cho các phần mềm quản lý có thể không nhiều, nên hướng đến các giải pháp đóng gói. Điều đó sẽ giúp cân đối giữa vấn đề chi phí và hiệu quả khai thác phần mềm. Đối với các doanh nghiệp có quá nhiều điểm riêng biệt trong hoạt động và có thể thay đổi quy trình bất cứ lúc nào thì nên hướng đến việc sử dụng phần mền đặt hàng theo yêu cầu quản lý cho một nhà cung cấp giải pháp nào đó đồng thời thiết lập một kênh quan hệ với nhà cung cấp giải pháp này.

Vậy, đâu là sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng?

Thứ nhất, do những khó khăn về tài chính mà quá quan tâm đến giá cả. Khi lựa chọn thường thiên về các phần mềm có giá cả rẻ hơn mà không quan tâm nhiều đến những rủi ro có thể gặp phải.

Thứ hai, chỉ nhìn thấy những tiện ích phù hợp của phần mềm trước mắt, ví dụ: dễ sử dụng, đơn giản, áp 

dụng nhanh…mà không tính đến những thay đổi trong tương lai về quy mô sử dụng, thay đổi trong quy trình quản lý về sau, liệu phần mềm rất phù hợp với hiện tại nhưng có còn phù hợp khi có những thay đổi trong tương lai.

Thứ ba, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quá quan tâm đến thị phần của nhà cung cấp đó và uy tín của họ trên thị trường, dựa vào đó để yên tâm về mức độ tin cậy, tính phù hợp của giải pháp. Ví dụ, một nhà cung cấp A có thị phần đến 60% về cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đóng gói, chuyên áp dụng cho các cửa hàng, siêu thị đơn lẻ…một nhà cung cấp B chỉ có thị phần khoảng 5% nhưng họ chuyên cung cấp giải pháp quản lý cửa hàng theo chuỗi, chuỗi siêu thị…Nếu bạn có một các cửa hàng khắp cả nước bạn sẽ chọn nhà cung cấp nào?

Những sai lầm trên có thể được khắc phục nếu doanh nghiệp sử dụng giải pháp 1C:BÁN LẺ 8 của công ty cổ phần Hệ thống 1-V, với khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu, khả năng phù hợp với mọi thay đổi về quy mô và cách quản lý, phù hợp với hầu hết tất cả các ngành hàng: thời trang, mỹ phẩm, hàng tạp hóa, điện máy…Ngoài ra, phần mềm 1C:BÁN LẺ8 rất phù hợp với việc áp dụng cho chuỗi cửa hàng, chuỗi siêu thị, đại siêu thị…và đã áp dụng thành công hàng ngàn doanh nghiệp ở Việt Nam.