Phần mềm kế toán ứng dụng cho cửa hàng thương mại, bách hóa cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Phầnmềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" là phần mềm đa năng dùng để ứng dụng đại trà cho công tác tự động hóa kế toán doanh nghiệp và kế toán thuế, đồng thời tạo ra các biểu mẫu báo cáo pháp quy. Phần mềm được tạo dựng trên nền tảng công nghệ «1C:DOANH NGHIỆP 8», trong đó có các tính năng cho phép tạo dựng và thay đổi các ứng dụng đa dạng. Trong bộ đóng gói của phần mềm gồm có cấu hình "1C:KẾ TOÁN 8". Đây là giải pháp có thể sử dụng ngay để tiến hành kế toán trong các doanh nghiệp với bất kỳ dạng hoạt động nào: sản xuất, bán buôn và bán lẻ, cung cấp dịch vụ… 

Cửa hàng thương mại, bách hóa hoạt động trong mô hình công ty thương mại với quy mô nhỏ, bao gồm các yêu cầu quản lý sau:

- Quản lý mua hàng, công nợ với nhà cung cấp ;
- Quản lý hàng tồn kho; 
- Quản lý bán buôn, bán lẻ hàng hóa; 
- Hạch toán chiết khấu hàng hóa,...;
- Hạch toán các chi phí: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý,...;
- Tài sản cố định; 
- Công cụ, dụng cụ ;
- Các thao tác kết chuyển tài khoản cuối kỳ;
- Lập báo cáo thuế GTGT;
- Lập báo cáo tài chính. 

1. Có đầy đủ các tính năng đối với hoạt động của một đơn vị thương mại

Kế toán hàng hóa và nguyên vật liệu theo lô  

Công việc kế toán hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu và thành phẩm được tiến hành theo chuẩn mực kế toán số 2, có hỗ trợ các phương pháp định giá khi sử dụng hàng tồn kho như sau:

• Bình quân gia quyền; 

• Nhập trước xuất trước (FIFO); 

• Nhập sau xuất trước (LIFO) 

Khi áp dụng cách tính giá vốn hàng bán theo phương pháp FIFO và LIFO, trên các tài khoản hàng tồn kho có tiến hành kế toán theo lô. Các phương pháp định giá có thể sử dụng một cách độc lập riêng cho từng doanh nghiệp.

Kế toán theo kho bãi 

Ở các kho cất giữ hàng hóa có thể tiến hành kế toán theo "Số lượng" hoặc "Số lượng – Giá trị". Trong trường hợp đầu tiên, việc đánh giá giá trị hàng hóa và nguyên vật liệu dùng cho kế toán doanh nghiệp mà không phụ thuộc vào việc hàng hóa được nhận từ kho nào. Tính năng kế toán theo nơi cất giữ hàng hóa có thể được ngắt bỏ nếu như không cần thiết.

Trong phần mềmkế toán "1C:KẾ TOÁN 8", các số liệu khi kiểm kê được ghi nhận lại và tự động so sánh với các số liệu kế toán. Trên cơ sở kiểm kê, sẽ tự động phát hiện ra số lượng hoặc thiếu hàng tồn kho.

Kế toán các hoạt động thương mại  

Tự động hóa việc nhập và tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ. Khi bán hàng thì lập ra hóa đơn thanh toán, hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT. Tất cả các giao dịch bán buôn (sỉ) được tính đến trong hợp đồng với người bán và người mua. Đối với hàng hóa nhập khẩu, có tính đến nước xuất khẩu và mã số tờ khai hải quan.

Đối với bán lẻ, có các tính năng dùng để phản ánh việc tiêu thụ hàng hóa trong bán lẻ hoặc phản ánh việc bán hàng trên cơ sở kết quả kiểm kê. Hàng hóa trong bán lẻ có thể được tính đến theo giá mua và giá bán.

Tự động hóa các giao dịch nhận hàng hóa trả lại từ người mua và trả lại hàng cho người bán.

Trong phần mềmkế toán "1C:KẾ TOÁN 8" có hỗ trợ nhiều dạng giá, ví dụ: "giá bán buôn", "bán buôn nhỏ", "bán lẻ" "giá mua"… Điều này giúp đơn giản hóa việc phản ánh các giao dịch nhập và xuất hàng. 

Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng  

Tiến hành kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: nhập dữ liệu trên cơ sở các phiếu chi, phiếu thu và chứng từ ngân hàng. Tự động hóa các thao tác hạch toán với người bán, người mua, người nhận tạm ứng, ghi nhận các khoản tiền mặt vào hóa đơn thanh toán và nhận tiền mặt bằng séc, bán và mua hàng hóa bằng ngoại tệ. Việc ghi chép các giao dịch thu chi tiền mặt được tự động phân chia thành các dạng: tạm ứng và thanh toán. Trên cơ sở phiếu thu chi tiền mặt, sẽ hình thành sổ quỹ tiền mặt. Có sử dụng công cụ trao đổi thông tin với các phần mềm khác.

Kế toán chi phí bán hàng  

Cuối tháng, hệ thống sẽ tự động tiến hành hạch toán các chi phí cho tiêu thụ hàng hóa trong kỳ, có tính đến các đặc điểm của chi phí vận chuyển mà có quan hệ tỷ lệ với giá trị của hàng hóa đã bán.

Kế toán công nợ phải thu, phải trả

Hạch toán với người bán và người mua có thể tiến hành theo tiền Đồng Việt Nam, ngoại tệ hoặc theo đơn vị quy ước. Chênh lệnh tỷ giá sẽ được tự động tính cho mỗi giao dịch. Hạch toán với đối tác có thể theo hợp đồng chung hoặc theo chứng từ hạch toán. Phương pháp hạch toán với đối tác được quy định sẵn trong hợp đồng. Khi lập các chứng từ thanh toán có thể sử dụng các dạng giá khác nhau đối với từng đối tác hoặc giá chung cho tất cả các đối tác.

Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình và vô hình

Hạch toán TSCĐ hữu hình và vô hình được tiến hành theo trình tự quy định của Chuẩn mực kế toán số 3 và 4. Tự động hóa các thao tác chính: tiếp nhận, đưa vào hạch toán, trích khấu hao, sửa chữa lớn, chuyển giao quyền sử dụng, thanh lý. Có thể phân bổ chi phí khấu hao theo tháng giữa các tài khoản hay theo đối tượng trích khấu hao. Đối với TSCĐ sử dụng theo mùa, có thể sử dụng lịch biểu khấu hao.

Kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Trong phần mềm có cơ chế để tiến hành kế toán thuế GTGT: ghi nhận hóa đơn GTGT, lập bảng kê hóa đơn GTGT. Tự động hóa công tác kế toán thuế GTGT khi mua hàng và bán hàng với thuế suất GTGT 0%.

Các thao tác cuối kỳ (đóng sổ cuối tháng)

Tự động hóa các thao tác cuối kỳ, trong đó bao gồm: đóng các tài khoản trung gian, đánh giá lại ngoại tệ, ghi giảm chi phí trả trước, khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí gián tiếp, xác định kết quả kinh doanh.

Các báo cáo kế toán chuẩn

Phần mềm kế toán"1C:KẾ TOÁN 8" cho phép người sử dụng lựa chọn các báo cáo chuẩn để phân tích các dữ liệu về số dư, số phát sinh theo các tài khoản và theo bút toán trong các trường hợp khác nhau.

Các báo cáo quản trị  

Trong phần mềm có một loạt các báo cáo quản trị dành cho người quản lý doanh nghiệp, dùng để theo dõi và phân tích các số liệu đã được ghi nhận trong hệ thống kế toán dưới dạng dễ hiểu và trực quan.  

Các báo cáo pháp quy

Trong phần mềm kế toán "1C:KẾ TOÁN 8" có các báo cáo theo quy định (chuẩn mực) của pháp luật Việt Nam cũng như có các báo cáo dành cho người quản lý, điều hành và người chủ doanh nghiệp.

2. Cho phép tích hợp hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng thương mại, bách hóa

"1C:KẾ TOÁN 8 " có sẵn công cụ để tích hợp với các phần mềm bán hàng khác và tích hợp trực tiếp với hệ thống bán lẻ 1C:BÁN LẺ 8 trên nền tảng công nghệ 1C. Điều này cho phép hệ thống hoạt động liên tục và đảm bảo tính trọn vẹn của dữ liệu, tránh tình trạng mất mát dữ liệu. 

3. Sử dụng đơn giản  

“1C:KẾ TOÁN 8” được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Song song với các phần hành, menu để tiến hành việc thực hiện các nghiệp vụ, chương trình còn trực tiếp đóng vai trò của người hướng dẫn sử dụng thông qua sơ đồ hướng dẫn đi kèm bảng chức năng. Với sơ đồ hướng dẫn này người sử dụng không chỉ dễ dàng nhận biết cần điền những thông tin gì, những biểu mẫu nào, theo trình tự như thế nào mà đặc biệt người sử dụng có thể nhấp trực tiếp vào sơ đồ để mở ra biểu mẫu điền thông tin của chương trình. Ngoài ra chương trình còn có hệ thống báo lỗi giúp chỉ ra ngay lập tức các lỗi của người dùng trong quá trình sử dụng giúp người sử dụng kiểm soát được sai sót ngay từ khi mới phát sinh.

Có thể nói với “1C:KẾTOÁN 8”, thì dù với trình độ, kiến thức về kế toán như thế nào bạn cũng có thể bắt đầu làm việc với “1C:KẾ TOÁN 8”.

4. Tính mở của hệ thống 

Người sử dụng có thể dùng nhiều tùy chọn (customize) khác nhau phụ thuộc yêu cầu sử dụng. Tự xây dựng danh mục riêng cho các tiểu khoản, tùy chọn kiểu số dư với tài khoản lưỡng tính, phương thức phân bổ, thay đổi cấu trúc (cột) của bảng tính bằng các nhấp chuột.

Hồ Hòa