Lợi ích của việc quản lý thay đổi dữ liệu

Việc quản lý thay đổi dữ liệu rất quan trọng trong việc tránh tình trạng sai sót về số liệu không quy trách nhiệm cho người nào được. Để hạn chế việc này có thể sử dụng hạn chế quyền truy cập bằng cách phân quyền không cho thay đổi dữ liệu, nhưng việc này cũng rất bất tiện vì mỗi khi cần thay đổi gì đó lại cần liên hệ với người quản trị để yêu cầu thay đổi. 

Để đơn giản hóa việc thay đổi dữ liệu trong một số phần mềm có đưa ra cơ chế theo dõi lại nhật ký sự kiện khi thao tác nhập liệu chứng từ. Nhật ký sự kiện ở đây bao gồm các thông tin: 

Tiêu đề sự kiện

Tiêu đề sự kiện có chứa những thông tin sau về sự kiện:

• Ngày (ngày xảy ra sự kiện)
• Giờ (thời gian xảy ra sự kiện)
• Người dùng (tên người dùng của người dùng đã đăng nhập khi sự kiện xảy ra).
• Máy tính (tên của máy tính nơi xảy ra sự kiện).
• ID Sự kiện (số sự kiện xác định loại sự kiện. ID Sự kiện có thể được các đại diện hỗ trợ sản phẩm sử dụng để giúp bạn hiểu chuyện gì đã xảy ra trong hệ thống).
• Nguồn (nguồn sự kiện. Có thể là tên một chương trình, một cấu phần hệ thống, hoặc một cấu phần riêng lẻ của một chương trình lớn).
• Loại (loại sự kiện. Có thể là một trong năm loại sau đây: Lỗi, Cảnh báo, Thông tin, Kiểm định Thành công, hoặc Kiểm định Thất bại).
• Thể loại (phân loại sự kiện theo nguồn sự kiện. Phân loại chủ yếu được sử dụng trong nhật ký bảo mật).

Loại sự kiện 

Mô tả mỗi sự kiện được ghi lại tùy theo loại sự kiện. Mỗi sự kiện trong một nhật ký có thể được phân loại theo một trong các loại sau đây:

• Thông tin 
  Một sự kiện mô tả thao tác thành công của một tác vụ, chẳng hạn như một ứng dụng, trình điều khiển hoặc dịch vụ. Ví dụ: sự kiện thông tin được ghi lại khi một trình điều khiển mạng nạp thành công.
• Cảnh báo 
  Tuy nhiên, một sự kiện không quan trọng có thể chỉ báo khả năng xuất hiện của một lỗi trong tương lai. Ví dụ: một thông báo cảnh báo sẽ được ghi lại khi dung lượng đĩa bắt đầ̀u xuố́ng thấp.
• Lỗi 
  Một sự kiện mô tả một sự cố quan trọng, chẳng hạn như tác vụ chính thất bại. Các sự kiện lỗi có thể bao gồm việc mất dữ liệu hoặc mất chức năng. Ví dụ: một sự kiện lỗi sẽ được ghi lại nếu một dịch vụ không thể nạp được trong quá trình khởi động.
• Kiểm định Thành công (nhật ký bảo mật) 
  Một sự kiện mô tả việc hoàn tất thành công một sự kiện bảo mật được kiểm định. Ví dụ: Một sự kiện Kiểm định thành công sẽ được ghi lại khi một người dùng đăng nhập vào máy tính.
• Kiểm định Thất bại (nhật ký bảo mật) 
  Một sự kiện mô tả một sự kiện bảo mật được kiểm định không hoàn tất thành công. Ví dụ: một Kiểm định Thất bại có thể được ghi lại khi người dùng không thể truy nhập ổ đĩa mạng. 

Trên phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 thể hiện việc thay đổi dữ liệu dựa trên nhật ký sự kiện rất chi tiết từ việc nhập liệu thông tin chứng từ ban đầu (người lập, thông tin về danh mục, số liệu...), đến các lần thay đổi tiếp theo của người lập đó hoặc một người khác. Việc thay đổi đó được thể hiện trên báo cáo rất dễ nhìn, quan sát có thể thấy rõ ngay bằng việc bố trí và trình bày hợp lý có các trạng thái màu sắc để phân biệt, chia ra các bảng cột để đối chiếu so sánh. Đặc biệt báo cáo có thể đối chiếu so sánh giữa nhiều lần thay đổi, so sánh lần đầu với các lần tiếp theo hoặc tất cả các lần thay đổi dữ liệu. 

Bên cạnh việc đưa ra nhật ký sự kiện thay đổi dữ liệu thì có thể kết hợp với việc phân quyền hạn chế quyền truy cập kiểm soát chặt chẽ hơn. Tính năng phân quyền phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 cũng rất là linh động và chi tiết, cho phép phân quyền người sử dụng tới từng chứng từ, danh mục.

Nguyễn Học