Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Khi lựa chọn một phần mềm quản lý cần đảm bảo những yêu cầu sau:

Quản lý mua hàng

Cung cấp các thông tin cần thiết cho những người quản lý doanh nghiệp thương mại để kịp thời đưa ra những quyết định về việc bổ sung hàng hóa dự trữ, giảm chi phí mua hàng và tổ chức phối hợp với nhà cung cấp một cách rõ ràng.

Các chức năng chính của phân hệ quản lý mua hàng:

• Lập kế hoạch mua hàng linh hoạt;
• Lập đơn hàng đặt nhà cung cấp và kiểm tra việc thực hiện các đơn hàng đó;

Có hỗ trợ nhiều sơ đồ tiếp nhận hàng hóa khác nhau từ nhà cung cấp, tiếp nhận hàng hóa vào kho tương ứng, nhận hàng ký gửi. Hệ thống có khả năng lập chứng từ "nhận hàng chưa có hóa đơn" là những mặt hàng mà theo các nguyên nhân nào đó cần nhập vào kho và đưa ra bán trước khi có chứng từ đi kèm cần thiết. Sau này, khi nhập các chứng từ đi kèm nhận được từ người bán thì các chứng từ này được hệ thống tự động "liên kết" với hàng hóa đã bán thực tế.

Quản lý bán lẻ hàng tại cửa hàng

Giao diện riêng rành cho quầy thu ngân với các chức năng thuận tiện và giản lược chỉ dùng để bán hàng, đảm bảo các thao tác nhanh chóng và chính xác.

Quét mã vạch thuận tiện chung cho các đối tượng: hàng hóa, thẻ khách hàng thân thiết, phiếu quà tặng.

Các chương trình chiết khấu đa dạng và phong phú, cho phép tự động tính chiết khấu và quà tặng theo các chương trình Marketing đã đặt trước theo một số điều kiện, hoặc không có điều kiện và có thể đặt chiết khấu thủ công phụ thuộc vào quyền của người sử dụng.

Tìm kiếm hàng hóa và lựa chọn bán hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Có nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, tiền gửi, phiếu quà tặng, tín dụng (trả sau).

Có đầy đủ nghiệp vụ cần thiết cho quầy thu ngân (nhập tiền đầu ca, rút tiền cuối ca, bán lẻ hàng, nhận hàng bán trả lại, thanh toán bằng nhiều hình thức, hoãn phiếu thanh toán, tiếp tục thanh toán, hủy phiếu thanh toán, ghi nhận thông tin khách hàng mới, đổi thẻ khách hàng...)

Có cảnh báo khi phiên làm việc đã quá 24 tiếng mà chưa đóng phiên thu ngân (chưa lập bảng kê bán lẻ và hóa đơn GTGT).

Cho phép nhập nhân viên bán hàng vào phiếu tính tiền để ghi nhận doanh thu cho nhân viên bán hàng này. Ngoài ra, có thể nhập nhân viên bán hàng cho từng dòng (từng mặt hàng) trong phiếu tính tiền.

Ghi nhận thẻ khách hàng thân thiết trong phiếu tính tiền

Có nghiệp vụ đổi thẻ khách hàng. Việc đổi thẻ vẫn bảo lưu toàn bộ thông tin mua hàng trước đây của khách hàng để áp dụng các chương trình giảm giá ưu đãi.

Có thể nhận trọng lượng từ cân điện tử kết nối trực tiếp với chương trình.

Cho phép xác định các mức phí ngân hàng khác nhau theo từng loại thẻ (Master, Visa, Fastconnect, E-connect…).

Cho phép lập ra yêu cầu giao hàng để giao hàng đến tận nơi cho người sử dụng.

Có đầy đủ hệ thống báo cáo theo dõi: Bảng kê phiếu tính tiền, bán hàng, báo cáo theo dõi khách hàng thân thiết, báo cáo theo dõi phiếu quà tặng, báo cáo phân tích hàng bán bị trả lại…

Cho phép lập hóa đơn GTGT theo nhiều phương án: lập ra các hóa đơn GTGT theo từng phiếu tính tiền để dành cho các khách hàng cần viết hóa đơn ngay sau khi mua hàng. Các phiếu tính tiền khác mà chưa lập hóa đơn trong ngày thì đến cuối ngày sẽ được gom vào 1 bảng kê bán lẻ để lập hóa đơn GTGT

Quản lý chính sách giá và kiểm sát giá

Phần mềm phải linh hoạt trong việc quản lý giá bán ra của hàng hóa, xây dựng các biểu đồ hình thành giá và giảm giá khác nhau, cho phép kiểm tra nhân viên của doanh nghiệp về việc tuân thủ chính sách giá cả đã được ấn định.

Chức năng của cơ chế định giá cho phép:

• Nhập và so sánh giá cả được đưa ra bởi người bán khác nhau và chọn nhà cung cấp có điều kiện tốt nhất để cắt giảm chi phí bổ sung hàng hóa dự trữ;
• Theo dõi một cách tự động các thay đổi về giá của nhà cung cấp khi nhập việc cung cấp hàng hóa tiếp theo và khi cần thiết có thể tính lại giá bán ra dựa trên cơ sở giá mới của nhà cung cấp và phụ thu đã quy định;
• Phân tích tình hình thị trường, theo dõi quá trình thay đổi về giá, so sánh giá của công ty với giá của các đối thủ cạnh tranh.

Điều này cho phép phản ứng một cách linh hoạt với các thay đổi của tình hình thị trường và thiết lập chính sách giá mới để đảm bảo khả năng cạnh tranh và lợi nhuận kinh doanh.

Thùy Phương