Ứng dụng phần mềm kế toán cho cửa hàng sửa chữa xe máy

 Ứng dụng CNTT vào việc quản lý sẽ giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng lập được các báo cáo pháp quy và đặc biệt là các báo cáo quản trị mang tính đặc thù. Tuy nhiên, một câu hỏi được đặt ra là một cửa hàng có cần phải áp dụng phần mềm kế toán? Hay phần mềm kế toán có phù hợp khi đưa vào áp dụng tại cửa hàng? Và những mô hình tổ chức nào có cửa hàng thì nên áp dụng phần mềm kế toán?

Đầu tiên, chúng ta đi vào tìm hiểu về các đặc thù của cửa hàng sửa chữa xe máy. Tại cửa hàng sửa chữa xe máy thông thường các chủ cửa hàng sẽ thực hiện quản lý các thông tin căn bản sau:

-     Hàng hóa: phân biệt được theo hãng sản xuất, của loại xe máy nào, đời máy nào,... có bảo hành không? Bảo hành bao nhiêu lâu? Bảo hành theo tiêu chí thời gian hay km hay theo tiêu chí nào khác?

-     Khách hàng: quản lý họ tên, số điện thoại, sở hữu những loại xe nào, đã sửa chữa những gì tại cửa hàng? Đối với cửa hàng có chính sách chăm sóc khách hàng thường có các đợt khuyến mại ví dụ như bảo dưỡng miễn phí một chi tiết nào đó hoặc kiểm tra dầu, ...

-     Các nghiệp vụ: bán lẻ các thiết bị thay thế cho khách hàng, cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng thu tiền ngay hoặc có thể phát sinh công nợ đối với khách hàng thân thiết.

-     Yêu cầu quản lý: quản lý phân biệt chi tiết được các mã hàng hóa thay thế, cung cấp cho khách hàng; lập được chính sách khuyến mại cho khách hàng; gửi e-mail hoặc tin nhắn nhắc nhở khách hàng về việc kiểm tra số km trong đó gửi thông tin số km dầu bắt đầu thay và khoảng đến km bao nhiêu thì nên thay; thời hạn bảo hành của ắc quy thay chuẩn bị hết, khách hàng có thể tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí; lập báo cáo nhập xuất tồn, lập báo cáo bán hàng, lập báo cáo về các chương trình chăm sóc khách hàng,...

Với nội dung quản lý căn bản ở trên cùng với một số cơ sở được đưa ra thêm ở dưới đây, chúng ta sẽ thấy chỉ ứng dụng phần mềm kế toán cho cửa hàng sửa chữa xe máy là đã tốt nhất chưa?

-     Cửa hàng có cần lập báo cáo tài chính? Tại một cửa hàng riêng biệt, việc lập báo cáo tài chính cũng tốt nhưng đòi hỏi người làm phải biết về kế toán. Như vậy, đối với tiêu chí này, phần mềm kế toán sẽ phù hợp nếu người chủ cửa hàng/nhân viên bán hàng biết làm kế toán hoặc cửa hàng trực thuộc một công ty nào đó có kế toán đảm nhiệm công việc lập báo cáo tài chính.

-     Nhân viên bán hàng có phải ai cũng biết về hạch toán nghiệp vụ kế toán? Thực tế cho thấy, có không ít nhân viên bán hàng không biết một chút gì về nghiệp vụ kế toán. Như vậy, việc áp dụng phần mềm sẽ được áp dụng như thế nào? Để áp dụng được, phần mềm cần phải hỗ trợ hạch toán tự động nghiệp vụ bán hàng bao gồm nghiệp vụ bán buôn ghi nhận công nợ (như chứng từ cung cấp hàng hóa và dịch vụ và chứng từ biên bản cung cấp dịch vụ) sau đó khi khách hàng thanh toán tiền cần hạch toán triệt tiêu phần công nợ được thanh toán (như phiếu thu và giấy báo có của phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 và nghiệp vụ bán lẻ thu tiền ngay (như chứng từ bảng kê bán lẻ trong 1C:KẾ TOÁN 8. Để tránh nhầm lẫn khi hạch toán, tốt nhất nên phân quyền cho nhân viên bán hàng sử dụng các chứng từ cần thiết có hạch toán tự động gồm: phiếu thu; phiếu chi; báo nợ; báo có; cung cấp hàng hóa và dịch vụ; biên bản cung cấp dịch vụ; bảng kê bán lẻ. Đó là những chứng từ cần thiết để nhân viên bán hàng có thể hoàn thành trách nhiệm của một người bán hàng. Các nghiệp vụ còn lại sẽ dành cho người khác biết kế toán bổ sung. Khi sử dụng phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8, giả dụ người dùng không biết gì về kế toán thì ít nhất cũng lập được báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo tiền gửi ngân hàng, báo cáo công nợ phải thu, ... và một số báo cáo khác.

-     Bán lẻ thường hay phát sinh các nghiệp vụ quản lý quan hệ khách hàng: ngoài việc quản lý đầy đủ thông tin khách hàng gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, ngày lập/ngày sinh, số điện thoại (thông tin này phần mềm kế toán đáp ứng được) một số cửa hàng còn quản lý các chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết. Phần này áp dụng trên kế toán là không dễ, cần phải tự động mới đảm bảo đem lại nhiều giá trị. Như vậy, trong trường hợp này phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 sẽ làm một phân hệ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ được chuyển từ phân hệ 1C:BÁNLẺ 8 sang.

-     Quản lý hàng hóa theo serial và thời hạn bảo hành theo ngày hoặc số km: nghiệp vụ này khó để xử lý trên phần mềm kế toán vì đó là một nghiệp vụ quản trị chuyên dụng nằm ngoài tầm xử lý của kế toán. Để đáp ứng được nghiệp vụ này, cần áp dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng có chức năng quản lý bảo hành theo ngày và số km.

 

Ví dụ, nhông xích thường được bảo hành theo số km, ắc quy bảo hành theo thời gian.

Như vậy, phần mềm kếtoán 1C:KẾ TOÁN 8 được áp dụng phù hợp nhất đối với cửa hàng sửa chữa xe máy có các đặc điểm sau:

-     Có nghiệp vụ bán buôn cần quản lý công nợ.

-     Có nghiệp vụ bán lẻ nhưng phát sinh không quá nhiều, không quá liên tục hoặc phát sinh liên tục tới mức không nhập kịp vào phần mềm thì có thể ghi chép ra sổ sách sau đó sử dụng chứng từ bảng kê bán lẻ, cung cấp hàng hóa và dịch vụ, biên bản cung cấp dịch vụ, phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có, tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ để cập nhật nghiệp vụ phát sinh tại cửa hàng.

 -     Nhân viên bán hàng được phân quyền để cập nhật các nghiệp vụ bán hàng thôi.

-     Không cần quản lý hàng hóa theo serial và bảo hành theo  bất kỳ tiêu chí nào.

-     Không cần quản lý các nghiệp vụ khách hàng thân thiết, các chương trình giảm giá tự động. 

Nhân viên bán hàng biết kế toán hoặc cửa hàng trực thuộc một công ty có kế toán. Khi có các đặc điểm ở trên, thêm tiêu chí này nữa là rất lý tưởng để áp dụng phần mềm kế toán. Vì khi đó người chủ có thể xem được toàn bộ các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị (báo cáo bán hàng, báo cáo lãi gộp, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo công nợ,...) được xây dựng rất nhiều trong hệ thống phần mềm.

Hoàng Ánh