Tại sao nên mua phần mềm quản lý bán hàng thay vì máy tính tiền?

Phần mềm bán hàng là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Vậy lợi ích của phần mềm bánhàng là gì?
 

Phần mềm quản lý bánhàng có rất nhiều ưu điểm, tiện dụng để khách hàng quyết định lựa chọn thay thế cho việc quản lý thủ công bằng excel như sau:

Tiết kiệm thời gian 

Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm bán hàng là bạn sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian giống như bán hàng thủ công. Quá trình bán hàng liên quan đến các quy định, các phép tính toán phức tạp khác. Phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý chung của khách hàng. Hơn nữa, nó giúp bạn giải quyết tất cả các phép tính phức tạp. Điều bạn cần làm là nhập liệu và in ra kết quả. 

Dễ sử dụng 

Dễ sử dụng và dễ hiểu nhờ có thiết kế thân thiện, đơn giản, giao diện bằng tiếng Việt giúp khách hàng sử dụng dễ dàng hơn với các quy trình sẵn có. 

Chính xác 

Vì bạn không cần phải bỏ thời gian ra tính toán các số liệu rắc rối nên sự sai sót do con người được giảm thiểu. Các quy trình thưc hiện trên phần mềm bán hàng có độ chính xác rất cao và hiếm khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu. Bạn chỉ cần nắm rõ quy trình nghiệp vụ là được. 

Quản lý các thông tin cần thiết 

 
Phần mềm bán hàng cho phép quản lý công việc kinh doanh theo những quy trình chuẩn hóa từ khâu mua hàng tới bán hàng, các hoạt động quản lý kho cũng như việc theo dõi công nợ… từ tổng hợp tới chi tiết một cách chính xác và nhanh chóng. 

Các con số về hoạt động kinh doanh như hàng tồn, doanh thu, chi phí, lãi lỗ, hay công nợ,… đều có liên kết với nhau chặt chẽ theo đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Không những thế, người dùng có thể thao tác nhanh chóng với các tính năng thuận tiện của phần mềm như tích hợp hoàn toàn với các thiết bị mã vạch như đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy in tem mã vạch, thiết bị kiểm kê…; các thao tác nhanh như copy chứng từ, lật ngược từ con số tổng hợp tới nguồn gốc phát sinh ra con số đó, hoặc theo dõi lịch sử hoạt động của các đối tượng kinh doanh như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hay hàng hóa... 

Để đáp ứng nhu cầu thay đổi linh hoạt các chiến lược bán hàng nhằm tăng hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ, phần mềm cho phép ban hành các chương trình chính sách giá bán, chính sách khuyến mại, hay chính sách khách hàng thân thiết một cách đa dạng cùng với hàng loạt các công cụ hỗ trợ quản lý bán lẻ khác. 

Báo cáo 

        
Một trong những điều tuyệt nhất khi sử dụng phầnmềm quản lý bán hàng là khả năng tạo các bản báo cáo bất kỳ theo ý muốn của chủ cửa hàng, siêu thị trong thời gian nhanh nhất. Bạn có thể tạo ra báo cáo chỉ trong vòng vài giây giúp người quản lý theo dõi tức thời ở bất cứ nơi đâu về công việc kinh doanh cửa hàng, chuỗi cửa hàng hay siêu thị của mình. 

Bảo mật 

Nhà quản lý thực sự yên tâm về các tính năng bảo mật với việc quản lý phân quyền người sử dụng theo từng vai trò của hệ thống. Kiểm soát chặt chẽ từng thao tác, sự sửa đổi thông tin trên phần mềm của người dùng trong từng phiên làm việc. 

Bên cạnh đó, người quản lý có thể theo dõi các hoạt động kinh doanh của mình theo nhiều chiều khác nhau như theo từng cửa hàng, theo từng nhân viên hay phòng ban, theo nhóm khách hàng hay từng khách hàng cụ thể hoặc theo từng nhóm hàng hóa.

Hoài Phương

Lợi ích từ việc quản lý thẻ khách hàng thân thiết?

Chăm sóc khách hàng thân thiết bằng những ưu đãi qua thẻ khách hàng, thẻ tích điểm… sẽ giúp chủ cửa hàng tăng doanh số bán hàng và củng cố mối quan hệ với khách hàng

  
1. Lợi ích từ các chương trình ưu đãi, tri ân và tích điểm cho khách hàng

Tăng cường giữ chân, duy trì khách hàng 

Các cửa hàng trân trọng chất lượng phục vụ khách hàng, dịch vụ sau bán hàng thường được khách hàng đánh giá cao. Thông qua các chương trình ưu đãi, tích điểm, cửa hàng thể hiện được tri ân của mình với khách hàng và giúp củng cố mối quan hệ bền lâu với khách hàng. Các mối quan hệ ngày càng bền chặt nếu các chương trình ưu đãi và tri ân, tích điểm này được xây dựng có hệ thống, thực tế và có tầm nhìn dài lâu.

Tăng doanh thu từ nhóm khách hàng có sẵn 

Ngoài yếu tố nâng cao nhận diện thương hiệu, hệ thống các chương trình ưu đãi, tích điểm của cửa hàng có thể tác động nhanh đến thói quen tiêu dùng của khách, khách hàng càng mua hàng hoá nhiều thì càng được tích thêm nhiều điểm và có thêm cơ hội nhận được những giảm giá lớn, ưu đãi đặc biệt. Nhờ đó, hệ thống chương trình ưu đãi tích điểm lại ngày càng nâng cao giá trị của nhóm khách hàng và gia tăng lợi nhuận đến mức tối đa. 

2. Hiện thực hoá các chương trình ưu đãi, tích điểm bằng giải pháp thẻ khách hàng  

Hiện tại, các chương trình khuyến mại, chương trình khách hàng thân thiết của các cửa hàng hầu hết sử dụng thẻ. Khách hàng được cấp một thẻ và tùy thuộc vào tần suất mua hàng, thẻ sẽ được áp dụng cho việc tích lũy điểm và quy định các mức thẻ đồng, thẻ bạc, thẻ vàng, thẻ kim cương.

Đối với chương trình thẻ khách hàng, cửa hàng có thể  sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, thẻ sử dụng mang thông tin nhận diện về chủ thẻ. Khi Khách hàng mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra thông tin thẻ để cập nhật vào phần mềm quản lý. Tất cả các thông tin về thẻ khách hàng, quản lý thông tin khách hàng  đều được cập nhật trên phần mềm. Tạo thẻ khách hàng, quản lý thông tin khách hàng có thẻ trên phần mềm bán hàng là giải pháp hoàn hảo giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi đồng thời các giao dịch tại cửa hàng và nhóm khách hàng có thẻ 

3. Giải pháp thẻ khách tích hợp ngay trên phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 

Phần mềm bán hàng 1C:BÁN LẺ 8 quản lý cửa hàng thuận tiện nhanh chóng, với nhiều điểm mạnh nổi trội cho phép chủ cửa hàng quản lý thông tin khách hàng và các chương trình thẻ khách hàng dễ dàng.

Phát hành thẻ ngay trên phần mềm 

Bộ giải pháp đồng bộ của phần mềm bán hàng cho phép chủ cửa hàng quản lý khách hàng và thẻ khách hàng cùng trên phần mềm. Khi phát thẻ cho khách, chủ cửa hàng chỉ cần chọn khách hàng trong nhóm khách hàng và bấm in thẻ là sẽ có ngay thẻ khách hàng với ảnh đại diện, mã khách hàng, thông tin ưu đãi cho khách. 

Tích hợp thẻ tự động

Thẻ khách hàng được tích hợp tự động cơ chế cộng điểm, thưởng điểm, trừ diểm cho khách hàng trên phần mềm. Khi khách hàng mua hàng, nhân viên bán hàng dựa vào mức thanh toán có thể dễ dàng dễ dàng cộng điểm, dồn điểm và phân loại khách hàng theo mức đồng, bạc, vàng, kim cương khi khách hàng tiến hành giao dịch.

Quản lý thẻ theo từng nhóm khách hàng

Phần mềm giúp chủ cửa hàng phân loại khách hàng theo nhóm khách hàng thân thiết, khách hàng đồng, bạc, vàng, kim cương và có mẫu thẻ tương ứng với mỗi nhóm khách hàng. Chủ cửa hàng có thể theo dõi những giao dịch mua hàng từ khách trong mỗi nhóm, từ đó dễ dàng nâng cấp, chuyển khách hàng sang nhóm khách hàng theo chương trình phù hợp.

Thay đổi thông tin thẻ dễ dàng

Tùy thuộc vào chính sách khách hàng thân thiết của mỗi cửa hàng mà thông tin lưu trữ trên thẻ là khác nhau. Khi nâng cấp thẻ khách hàng lên các mức bạc, vàng, kim cương, chủ cửa hàng sẽ cần phải làm lại thẻ và phát cho khách hàng. Với giải pháp quản lý thẻ trên phần mềm, chủ cửa hàng chỉ cần thay đổi trên phần mềm và in trên phần là có thể cung cấp thẻ khách hàng ngay tức thì.

Báo cáo giao dịch theo thẻ khách hàng

Báo cáo theo nhóm thẻ khách hàng được tự động xử lý dựa trên giao dịch của khách hàng phát sinh. Chủ cửa hàng sẽ nắm được lịch sử khách hàng tích lũy điểm thưởng, nhóm khách hàng thân thiết có mức độ nâng cấp thẻ thường xuyên, nhóm khách hàng hạ cấp thẻ. Từ đó, bổ sung chương trình khách hàng thân thiết kích thích thêm nhu cầu khách hàng.

 

Có tiêu chuẩn riêng dành cho phần mềm quản lý cửa hàng thuốc hay không?

 Với hàng nghìn loại thuốc khác nhau, các nhà thuốc khó khăn khi nắm bắt được chi tiết từng loại thuốc. Vì vậy, việc ra đời của các phần mềm quản lý thuốc sẽ phần nào giúp các nhà thuốc, cơ sở y tế quản lý việc mua bán thuốc một cách an toàn, thuận lợi, chính xác và hiệu quả.

Thực tế cho thấy là tại các nhà thuốc, các dược sĩ không thể biết được chính xác hiện tại trong kho mình còn bao nhiêu thuốc, những loại thuốc đó thuộc những lô nào, thời hạn sử dụng của chúng ra sao… điều này dẫn đến việc quản lý thuốc gặp nhiều trở ngại. Vì vậy, nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết các vấn đề khó khăn thì phần mềm bán hàng dành cho cửa hàng thuốc đã ra đời, trong đó 1C: BÁN LẺ 8 có nguồn gốc từ bên Nga đã được công ty 1VS việt hóa và tùy chỉnh hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý của ngành thuốc tại Việt Nam.

Các chức năng cơ bản của phần mềm 1C: BÁN LẺ 8

1. Quản lý danh mục thuốc

• Ghi nhận đầy đủ thông tin của thuốc về tên gọi, mã hiệu, mã vạch, nhà sản xuất..;
• Quản lý thuốc theo nhiều đơn vị tính khác nhau và cho phép quy định giá bán lẻ hoặc bán sĩ ứng với từng đơn vị (viên/ vĩ/ hộp,…);
• Theo dõi được xuất xứ, lô, hạn sử dụng của thuốc; 
• Các thông tin về thuốc như chống chỉ định, thành phần, hướng dẫn sử dụng, …; 
• Thuốc cấm bán, độc dược, …;        

 2. Quản lý kho: nhập – xuất kho, kiểm kê

• Dễ dàng tạo phiếu xuất kho, nhập kho;
• Dễ dàng thống kê số lượng, chủng loại hàng hóa cần gắn thêm mã vạch trên bao bì;
• Quản lý chặt chẽ hàng xuất nhập tồn kho, chuyển kho nội bộ,...

3. Quản lý bán hàng

• Thao tác bán hàng nhanh chóng, thuận tiện, và chính xác;
• Dễ dàng xử lý các vấn đề hàng trả lại, bán hàng hóa chưa kịp nhập kho;
• Tra cứu giao dịch bán hàng, hoặc tổng hợp bán hàng vào cuối ca bán hàn;
• Tính năng bán hàng offline cho phép cửa hàng hoạt động bình thường ngay cả khi Internet ngừng kết nối.

4. Báo cáo thống kê

• Hệ thống cung cấp các báo cáo thống kê phục vụ nhu cầu quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng, quản lý tài chính và quản lý con người;
• Nắm bắt doanh thu lợi nhuận thông qua báo cáo chi tiết, biểu đồ minh họa, từ đó có những quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp, kịp thời.

5. Các chức năng khác

• Nhật ký sự kiện theo dõi thời gian đăng nhập, thời gian đăng xuất, các thao tác thêm, sửa, xóa danh mục, chứng từ trong hệ thống; Ghi lại lịch sử truy cập dữ liệu trong nhật ký sự kiện, có thể biết người sử dụng nào đã nhập, thay đổi và sửa chữa dữ liệu trong hệ thống;
• Xử lý danh mục và chứng từ theo nhóm phục vụ cho việc xử lý đại trà các khối dữ liệu trong cơ sở dữ liệu; 
• Phân quyền người sử dụng: theo nhiều vai trò khác nhau: người quản lý, thủ kho, đứng quầy,  quản trị...;
• Thiết lập khuôn mẫu in có mã vạch, nhãn hiệu và mác giá và In mã vạch trực tiếp từ chương trình;  
• Trợ giúp tùy chỉnh, tích hợp với thiết bị bán hàng;  
• Có cơ chế trợ giúp cho việc sao chép dữ liệu từ chứng từ này sang chứng từ khác; 
• Hệ thống cho phép bổ sung các biểu mẫu theo yêu cầu người sử dụng; 
• Hệ thống có sẵn các công cụ và cơ chế cho phép kết nhập, kết xuất dữ liệu theo định dạng khác nhau: TXT, XML, Excel, RTR, Word; 
• Tìm kiếm dữ liệu toàn văn (Full-Text Search) theo cơ chế tìm kiếm thông minh các ký tự bất kỳ trong tên sản phẩm, theo mã sản phẩm, theo mã hiệu, theo mã vạch, tìm kiếm mặt hàng có trong tất cả chứng từ có chứa mặt hàng đó;Tìm kiếm trong danh sách (lọc và tìm kiếm);
• Chỉnh sửa trực tiếp từ chương trình trong chế độ người quản lý; 
• Đặt ngày cấm thay đổi dữ liệu theo từng người sử dụng, từng doanh nghiệp và từng cửa hàng;
• Tùy chỉnh báo cáo nhanh chóng, thuận tiện theo nhu cầu của người sử dụng.

Những yêu cầu đối với phần mềm quản lý bệnh viện?

 Để đảm bảo việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác có độ tin cậy cao đáp ứng nhu cầu về hiện đại hoá trong công tác quản lý hiện nay của bệnh viện, phù hợp với quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành trong việc theo dõi tình hình quản lý khám chữa bệnh, thực hiện các nghiệp vụ cần thiết phải có một chương trình phần mềm quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý của bệnh viện.

Các yêu cầu của phần mềm quản lý bệnh viện:

1. Yêu cầu chung

• Giao diện màn hình dễ nhập dữ liệu, khai thác dữ liệu một cách đơn giản, tiện lợi cho người sử dụng, cho phép nhập các thông tin theo biểu mẫu xác lập;
• Giao diện có các thực đơn, màn hình được Việt hoá, dễ sử dụng, dễ hiểu, dễ nhớ và có hệ thống trợ giúp;
• Các biểu mẫu báo cáo phải đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của Bệnh viện;
• Cho phép cập nhật, lưu trữ các thông tin theo các yêu cầu về quản lý bệnh nhân và tình hình khám chữa bệnh cho bệnh nhân;
• Cho phép cập nhật, truy vấn hồ sơ bệnh án;
•  Cho phép tìm kiếm bất cứ thông tin nào có trong dữ liệu. Sau khi tìm kiếm xong có thể in ra danh sách chuyển dữ liệu sang EXCEL;
• Dữ liệu được bảo mật để tránh sự truy cập trái phép và không đúng thẩm quyền (những người không có tên trong danh sách hoặc có tên nhưng và không được phép sử dụng các phần khác);

Cần quản lý các phân hệ sau:

QUẢN LÝ TIẾP ĐÓN

Là đầu vào của hệ thống thông tin bệnh viện, đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động thông suôt từ lúc tiếp nhận người bệnh vào viện cho đến khi bệnh nhân ra viện.

•  Tìm kiếm thông tin người bệnh đơn giản, nhanh chóng và hiểu quả nhất.
• Các thao tác nhập liệu tại khâu tiếp đón được xử lý khoa học nhất nhằm giảm tối đa thời gian nhập liệu, rút ngắn nhất thời gian chờ đợi.
• Tiếp nhận người bệnh theo các đối tượng: BHYT, thu phí, cấp cứu…
• Quản lý người bệnh bằng mã số theo nhiều cách: Đóng dấu, tự đông, mã vạch, thẻ từ,..
• Thông tin hành chính được chuẩn hóa theo danh mục chuẩn của nhà nước
• Cập nhật yêu cầu khám bệnh và dịch vụ tiện lợi và nhanh chóng
• Danh sách chờ khám được phân bổ tự động và có kiểm soát
• Tích hợp với bảng điện tử hiện thị thông tin chờ khám

QUẢN LÝ KHÁM BỆNH 

• Phân hệ khám bệnh cho phép thực hiện và quản lý thông tin về hoạt động khám bệnh.
• Bác sĩ PK thực hiện trên một màn hình khép kín các nghiệp vụ: Khám, chỉ định, xử trí và ra kết luận.
• Chẩn đoán bệnh theo ICD-10: Chẩn đoán tuyến trước, chẩn đoán bệnh chính, chẩn đoán các bệnh kèm theo. 
• Xem lịch sử khám, điều trị (Tiền sử bệnh tật) và di ứng thuốc. 
• Gọi người bệnh vào khám từ danh sách hàng đợi. 
• Cấp đơn thuốc và tự động chuyển sang bộ phận Dược  
• Chuyển đơn thuốc đến nhà thuốc 
• Chỉ định cận lâm sàng và làm các dịch vụ 
• Xem kết quả cận lâm sàng trực tiếp 
• Quản lý tủ thuốc, vật tư tiêu hao tại các phòng khám 
• Quản lý hẹn bệnh nhân tái khám 
• Quản lý bệnh nhân nằm lưu 
• Quản lý bệnh án ngoại trú

QUẢN LÝ ĐIỀU TRỊ NỘI TRÚ

• Phân hệ nội trú là phân hệ rất quan trọng trong hệ thống thông tin bệnh viện.
• Phân hệ nội trú quản lý tất cả các thông tin liên quan tới toàn bộ quá trình điều trị của bệnh nhân nội trú từ lúc nhập viện đến lúc xuất viện. 
• Phân hệ nội trú liên kết chặt chẽ với tất cả các phân hệ khác. 
• Quản lý bệnh án nội trú  
• Quản lý nhập, xuất, chuyển khoa 
• Quản lý buồng giường 
• Dự trù thuốc, vật tư y tế cho bệnh nhân 
• Quản lý phẫu thuật thủ thuật 
• Quản lý thông tin viện phí 
• Quản lý tủ thuốc, vật tư tiêu hao tại tủ trực 
• Chỉ định / xem kết quả cận lâm sàng 
• Giao ban trực tuyến 

QUẢN LÝ CẬN LÂM SÀNG

• Phân hệ cận lâm sàng được ứng dụng theo từng giai đoạn khác nhau tùy theo khả năng và hạ tầng cơ sở thông tin của từng bệnh viện. Từ quản lý các chỉ định cận lâm sàng (thống kê và tính viện phí), quản lý kết quả cận lâm sàng (phục vụ chuyên môn và bệnh án điện tử), kết nối với máy xét nghiệm để kết xuất kết quả trực tiếp.
• Đây cũng là một phân hệ phức tạp, đòi hỏi sự kết nối với nhiều phân hệ khác cũng như tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau.
• Quản lý xét nghiệm (Hóa sinh, vi sinh, huyêt học, nhóm máu, miễn dịch học, ký sinh trùng)
• Quản lý chẩn đoán hình ảnh (Siêu âm, X-Quang, CT Scaner, DSA, MRI)
• Quản lý thăm dò chức năng (Điện tâm đồ, nội soi, điện não đồ)
• Quản lý thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao CLS
• Chỉ định / xem kết quả cận lâm sàng trực tiếp
• Sử dụng danh mục chuẩn của Bộ Y tế

QUẢN LÝ DƯỢC

• Phân hệ Dược quản lý tất cả thông tin thuốc, hóa chất và vật tư y tế của bệnh viện. Giúp bệnh viện dễ dàng và kịp thời quản lý hoạt động về công tác Dược của bệnh viện từ lúc đặt hàng, nhập kho cho đến khâu phân phối, cấp phát sử dụng.
• Giải quyết thỏa đáng các vấn đề phức tạp về nghiệp vụ và qui trình xử lý Dược.
•  Quản lý thông tin thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao
• Quản lý các thông tin xuất/nhập/luân chuyển/hoàn trả và cấp phát dược
• Quản lý cấp phát thuốc cho bệnh nhân
• Dự trù thuốc/Cảnh báo thuốc gần hết hạn
• Xây dựng từ điển tra cứu thuốc
• Đáp ứng các qui định về quản lý Dược của Bộ Y tế

TÍNH VÀ QUẢN LÝ VIỆN PHÍ

• Phân hệ viện phí quản lý thông tin toàn bộ chi phí khám chữa bệnh và bảo hiểm y tế của người bệnh.
• Phân hệ viện phí có tính quyết định về hiệu quả của phần mềm quản lý bệnh viện. Phân hệ này kết nối với tất cả các phân hệ chuyên môn: Khám bệnh, cận lâm sàng, dược, dịch vụ khác…, được cài đặt tại phòng tài vụ và các điểm thu viện phí trong bệnh viện.
• Quản lý viện phí ngoại trú
• Quản lý viện phí nội trú
• Công khai tài chính người bệnh
• Thanh toán bảo hiểm y tế
• In hóa đơn, bảng kê viện phí
• Đáp ứng các qui định về quản lý chi phí KCB của Bộ Y tế

PHÂN HỆ QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ

• Phân hệ quản lý trang thiết bị y tế có chức năng cập nhật, quản lý việc khai thác trang thiết bị y tế tại khoa phòng, bộ phận được giao. Tính khấu hao và thanh lý trang thiết bị.
•  Phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thống thông tin bệnh viện. 
• Quản lý nhập TTBYT từ nhà cung cấp 
• Quản lý việc cấp phát/điều chuyển/ sử dụng TTBYT tại các khoa phòng 
• Quản lý việc sửa chữa/ bảo dưỡng/ thanh lý TTBYT 
• Quản lý/ tính khấu hao TTBYT 
• Quản lý kết quả kiểm kê TTBYT 
• Tra cứu, tìm kiếm TTBYT 
• Báo cáo thống kê TTBYT đáp ứng theo qui định

.PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

• Phân hệ quản lý nhân sự quản lý thông tin lý lịch, quá trình công tác, đào tạo của nhân sự trong bệnh viện, đồng thời hỗ trợ tính lương và BHXH.
• Phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thống thông tin bệnh viện. 
• Quản lý hồ sơ, lý lịch CBNV 
• Quản lý tiền lương và BHXH 
• Quản lý tuyển dụng  
• Quản lý đào tạo 
• Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ 
• Báo cáo thống kê NSTL đáp ứng theo qui định

QUẢN LÝ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

• Hoạt động theo Luật Kế toán Việt Nam
• Tuân thủ đầy đủ các quy định và hướng dẫn thi hành của BTC và BYT 
• Quản lý khoản mục kho bạc (với bệnh viện công) 
• Quản lý thu/ chi.BH 
• Quản lý công nợ. Kế toán tổng hợp, kế toán dược, kho, kế toán  
• Kết xuất số liệu từ phân hệ viện phí, dược, nhân sự lương và quản lý trang thiết bị vào hệ thống kế toán. Đáp ứng các yêu cầu về báo cáo thống kê theo chuẩn mực của kế toán Việt Nam, phù hợp với hoạt động của ngành Y tế.
• Phân hệ này đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể của hệ thống thông tin bệnh viện.

PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁO CÁO

• Phân hệ báo cáo cho phép tổng hợp dữ liệu của toàn bộ hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện và kết xuất thông tin ra  các nhóm báo cáo: Bệnh viện, bảo hiểm y tế và phục vụ cho quản lý ngành.
• Ứng dụng công nghệ Flexcel cho phép dễ dàng thay đổi, chỉnh sửa các mẫu báo cáo theo đúng yêu cầu qui định.
• Kết xuất báo cáo hoạt động khám chữa bệnh
• Kết xuất báo cáo lãnh đạo điều hành bệnh viện
• Kết xuất báo cáo thanh toán bảo hiểm y tế
• Kết xuất báo cáo quản lý ngành và Bộ Y tế
• Xem báo cáo qua web và di động
• Tự chỉnh sửa các mẫu biểu theo qui định
• Kết xuất ra nhiều định dạng: doc, PDF, biểu đồ…

2. Tính toàn vẹn, an toàn dữ liệu

• Cơ chế sao lưu, khôi phục dữ liệu hợp lý, thuận tiện: có thể sao lưu ra file, lưu trữ trên ổ đĩa sao lưu (băng từ, đĩa cứng, đĩa CD,...);
• Cho phép đặt lịch sao lưu định kỳ tự động (theo ngày/tuần/tháng).

3. Tính bảo mật của hệ thống

• Hệ thống chương trình sẽ bảo mật cho từng nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý. Mỗi nguời sử dụng có một tên và mật khẩu riêng và được sử dụng, khai thác các chức năng của chương trình phần mềm theo quyết định của người quản lý (phân chia công việc cho từng người sử dụng).

4. Khả năng mở rộng chương trình

• Chương trình phần mềm áp dụng cho nhiều mô hình quản lý  (tập trung tại một vị trí hoặc các chi nhánh ở các vị trí địa lý cách biệt);
• Dữ liệu đầu vào có thể từ nhiều bộ phận khác nhau. Kết quả tính toán xử lý, tìm kiếm kết xuất thông tin (sổ sách, báo cáo) lấy được từ bất cứ trạm nào trên mạng máy tính của Bệnh viện khi được người quản trị cấp quyền;
•  Có khả năng tích hợp với các phần hành quản trị nghiệp vụ khác như Quản lý Tài chính - Kế toán, Quản lý Nhân sự, Tác vụ văn phòng,...

5. Yêu cầu về kỹ thuật

• Chương trình chạy trên hệ điều hành WINDOWS (các phiên bản), đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, giao diện thân thiện, dễ sử dụng;
•  Các máy tính nối mạng (Client/Server);
• Máy chủ cài đặt WINDOWS NT SERVER hoặc WINDOWS 2000 SERVER hoặc WINDOWS 2003. Dung lượng đĩa trồng >= 300MB;
• Máy trạm: PIII 500Mhz trở lên, RAM >= 128MB, HDD trống >= 100M, Hệ điều hành Windows 98/2K, XP, ... 

Thân Thao

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng vàng, bạc, mĩ kí

Yêu cầu về quản lý thông tin hàng hóa

 Ngoài những yêu cầu chung đối với bất kỳ một mặt hàng nào ví dụ như: tên gọi, mã hàng, mã nhà cung cấp, thuế suất GTGT, đơn vị tính, đơn vị đóng gói, mã vạch…, thông tin về hàng hóa ngành sách cần phải được quản lý theo một số đặc thù sau:

- Tuổi;

- Mặt gắn;

- Kích cỡ;

- Nhà sản xuất;

- Trọng lượng thành phẩm theo gam;

- Mô tả hình dáng.

Quản lý các chương trinh Marketing (chiết khấu, khuyến mại) và quan hệ khách hàng (CRM)

- Ghi nhận thông tin khách hàng, phát hành phiếu quà tặng và thẻ khách hàng thân thiết. Thiết lập các chương trình khuyến mại theo mùa (giảm giá khi mua trang sức cưới, giảm giá ngày lễ, tết...).

Quản lý thiết lập giá bán

- Cho phép thiết lập giá bán linh hoạt, có thể theo dõi được lịch sử thay đổi giá, kết nhập được bảng giá từ Excel, tính giá tự động giá bán từ giá mua theo công thức đặt sẵn;

- Một mặt hàng có thể thiết lập giá một cách tập trung từ văn phòng trung tâm cho toàn bộ hệ thống cửa hàng hoặc các cửa hàng tự thiết lập giá bán riêng phù hợp với cơ chế quản lý trong doanh nghiệp;

- Măt hàng vàng bạc có sự thay đổi giá liên tục, đòi hỏi cập nhật bảng giá kịp thời cho toàn bộ hệ thống. Đảm bảo giá bán cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý các nghiệp vụ phát sinh khi mua hàng / đặt hàng nội bộ trong hệ thống

- Cho phép mua lẻ từ khách hàng;

- Cho phép nhập khẩu hàng từ nước ngoài;

- Tự động hóa việc xử lý quy trình Cửa hàng lập đơn nội bộ yêu cầu cung ứng chuyển về Trung tâm -> Trung tâm tổng hợp yêu cầu các cửa hàng -> Trung tâm xử lý yêu cầu bằng cách điều chuyển/mua hàng/đưa đi sản xuất -> Phân phối hàng về cửa hàng -> Cửa hàng tiếp nhận nhập kho;

- Tự động hóa việc xử lý quy trình khách đặt hàng theo yêu cầu riêng -> Cửa hàng lập đơn hàng khách báo về Trung tâm -> Trung tâm tổng hợp đơn khách các cửa hàng -> Xưởng chế tác lập kế hoạch & sản xuất hoặc gởi gia công -> Phân hàng về đúng cửa hàng -> Cửa hàng tiếp nhận để giao hàng cho khách.

Quản lý chế tác

- Cho phép thiết kế và chế tác sản phẩm;

- Theo dõi chi tiết thành phần của thành phẩm, định mức cho từng sản phẩm;

Quản lý các nghiệp vụ phát sinh khi bán hàng

- Giao diện bán hàng đơn giản và thuận tiện hỗ trợ thực hiện bán nhanh hàng hóa;

- Có đầy đủ nghiệp vụ cần thiết cho quầy thu ngân (nhập tiền đầu ca, rút tiền cuối ca, bán lẻ hàng, nhận hàng bán trả lại, thanh toán bằng nhiều hình thức, hoãn séc thanh toán, tiếp tục thanh toán, hủy séc thanh toán, ghi nhận thông tin khách hàng mới, đổi thẻ khách hàng...);

- Cần theo dõi và kiểm tra tổng số lượng xuất bán khi thực hiện trên hóa đơn bán hàng;

- Cho phép lựa chọn chiết khấu tự động cho các chương trình hoặc chiết khấu thủ công khi thực hiện bán hàng;

- Cho phép nhận đơn hàng online hoặc qua điện thoại, thực hiện giao hàng tận nhà rồi thu tiền sau, hoặc thanh toán một phần trước và thu tiền sau khi giao hàng, hoặc thu tiền rồi giao hàng sau;

- Ghi nhận hàng đổi hàng, trả lại hàng của khách hàng: trong phiên bán hàng hoặc ngoài phiên bán hàng chi tiết theo từng phiếu mua hàng của khách hàng.

Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống

- Cho phép nhập dữ liệu online và thoe dõi hoạt động tức thời cho toàn bộ hệ thống cửa hàng hoạt động;

- Cho phép đồng bộ dữ liệu định kỳ trong trường hợp mất mạng, hay xảy ra sự cố tại văn phòng trung tâm mà các cửa hàng không truy cập để thực hiện giao dịch được.

  
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V

Kinh nghiệm triển khai giải pháp quản lý bán hàng

Kinh doanh phần mềm cũng như kinh doanh các mặt hàng khác luôn tồn tại ba giai đoạn bán hàng rất rõ ràng đó là trước bán hàng, trong bán hàng, sau bán hàng. Đối với phần mềm thì cả giai đoạn trên luôn tồn tại khi khách hàng vẫn còn sử dụng phần mềm và công việc rất quan trọng của bên tư vấn bán hàng, tư vấn triển khai, tư vấn hỗ trợ là lắng nghe yêu cầu và tư vấn. Chỉ có lắng nghe và tư vấn thì mới đem lại kết quả tốt nhất cho khách hàng sử dụng. 

Kinh nghiệm triển khai giải pháp quản lý bán hàng mà theo tôi được thể hiện ở dưới các góc độ như sau: 

Thứ nhất, khảo sát các yêu cầu của khách hàng. Các yêu cầu ở đây được khảo sát từ tổng thể đến chi tiết. Quy trình tổng thể được khảo sát từ trên mục quản trị trở xuống giao với khảo sát yêu cầu lập báo cáo ngược trở về các tham số, danh mục thiết lập ban đầu. Ví dụ như khách hàng muốn lập báo cáo nhập xuất tồn theo tiêu chí nhóm hàng hóa như thế nào, nhóm hàng hóa là các hàng hóa cùng ngành, cũng chủng loại hay cùng nhà cung cấp và ai sẽ là người được xem báo cáo đó. Như vậy người tư vấn triển khai sẽ biết phân quyền như thế nào và cho ai, lập nhóm hàng hóa theo tiêu chí như thế nào thì đáp ứng mong muốn của khách hàng. 

Thứ hai, liệt kê toàn bộ các công việc cần chuẩn bị để khách hàng được biết và tốt nhất là lập một kế hoạch làm việc có thời gian cụ thể. Các công việc cần chuẩn bị gồm tổng hợp danh mục mặt hàng, các mẫu in hóa đơn, báo cáo, mẫu in tem-nhãn hàng hóa, người chịu trách nhiệm, các thiết bị máy quét mã vạch, máy tin bill, máy in mã vạch, khay đựng tiền ... 

Thứ ba, tư vấn phản biện khi khách hàng đưa ra một yêu cầu nào đó, người tư vấn dựa trên hiểu biết, kinh nghiệm của mình mà thấy rằng yêu cầu đưa ra của khách hàng “chỉ là suy nghĩ hiện thời” thì cần có những câu hỏi phản biện để chắc chắn yêu cầu đó là cần thiết và không có tính nhất thời. Ví dụ như khách hàng muốn chiết khấu, tặng quà theo cảm tính cho khách hàng là người thân nhưng lại muốn tất cả phải tự động tính toán trong khi khách hàng là người thân đó lần đầu tiên mua hàng. 

Thứ tư, tư vấn mở rộng chương trình cho khách hàng khi khách hàng mở rộng quy mô kinh doanh. Việc tư vấn mở rộng cũng cần phải đáp ứng được từ phần mềm. Ví dụ như khi khách hàng mở thêm một cửa hàng thì cần xử lý như thế nào trên phần mềm, tất cả các cửa hàng cùng lập danh mục hàng hóa hay chỉ cần một nơi nhập sau đó danh mục sẽ tự động được chuyển đến các cửa hàng giống như 1C:BÁN LẺ 8 đã làm được. 

Thư năm, viết tài liệu quy trình theo quy trình đã hướng dẫn và đang làm việc của khách hàng để lưu lại. Một điều không một ai muốn là có sự thay đổi về nhân sự sẽ có tài liệu để người tiếp nhận mới dễ dàng tiếp cận mà không cần nhiều tới sự tư vấn của nhà cung cấp. 

Thứ sáu, hỗ trợ kịp thời cả ở giai đoạn trước, trong và sau bán hàng. Đặc biệt là ở giai đoạn sau bán hàng vì nếu hỗ trợ không kịp sẽ dẫn tới tình huống khách hàng bị tồn đơn hàng ở ngoài không nhập được vào phần mềm và gây ra cảm giác ức chế đối với khách hàng, lúc này khách hàng suy nghĩ kiểu như “mang tiền đi mua về cục nợ nên rất ức chế”. 

Thứ bẩy, nhà cung cấp cần nhìn thấy được các vấn đề mà phần mềm chưa đáp ứng hoặc còn bị lỗi từ đó đưa ra kế hoạch khắc phục lỗi đó. Việc khắc phục có thể là chỉnh sửa hoặc nâng cấp phần mềm. Đây sẽ là một phần rất quan trọng để khách hàng có thể sử dụng phần mềm lâu dài mà không cần phải thay thế phần mềm từ nhà cung cấp khác. 

Thứ tám, cần phải có sự cam kết từ người quản lý cấp cao của khách hàng  tới các nhân viên nhận triển khai trược tiếp. Một mình nhà cung cấp quyết tâm là chưa đủ vì đặc thù của triển khai phần mềm là nhà cung cấp sẽ tương tác với nhiều người nhận triển khai, mỗi người nhận triển khai có một cảm xúc, cách làm việc, quan điểm khác nhau. Các vấn đề phát sinh khi triển khai là khó tránh khỏi nên việc giải quyết được hay không và giải quyết như thế nào là phụ thuộc rất lớn vào các nhân viên nhận triển khai trực tiếp và cán bộ tư vấn của nhà cung cấp. Tất cả các phát sinh đều có hướng giải quyết, chỉ cần hai bên ngồi lại để đàm phán đưa ra phương án tốt nhất có thể. 

Thứ chín, bên tư vấn cần đưa ra những cảnh báo cần thiết khi bên khách hàng đưa ra một yêu cầu nào đó. Khi có cảnh báo từ ban đầu thì cả hai bên sẽ làm việc rất thoải mái từ ban đầu cho tới khi có thể xảy ra những cảnh báo từ trước đó. Ví dụ, khách hàng sử dụng một ói sản phẩm nhỏ vì giá rẻ nhưng gói sản phẩm này lại không đáp ứng việc tích hợp với phần mềm khác. Ví dụ như gói phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 căn bản không có khả năng tích hợp tự động với phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 nhưng khi khách hàng mua từ ban đầu mà nhà cung cấp không cảnh báo vấn đề trên, khi khách hàng có nhu cầu thì lại đưa ra một câu trả lời không tích hợp tự động được, câu trả lời trong hoàn cảnh đó sẽ làm ảnh hưởng rất lớn tới kế hoạch làm việc của hai bên. 

Thứ mười, nhà cung cấp cần đảm bảo tiến độ và những gì mình hứa từ ban đầu. Nếu có vấn đề phát sinh mà nằm ngoài tầm kiểm soát thì cần phải có thỏa thuận với khách hàng. 

Trên đây là những kinh nghiệm mà tôi cho rằng rất cần thiết khi triển khai hệ thống phần mềm quản lý không chỉ là phần mềm quản lý bán hàng. Những kinh nghiệm trên được chắt lọc từ những gì tối thầy rõ ràng và tôi đã trải qua. Hy vọng nó giúp ích được cho cả khách hàng và những nhà cung cấp phần mềm.

Hoàng Ánh

Những yêu cầu đối với phần mềm quản lý bệnh viện

Hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện chia thành các nhóm lớn:

1.  Quản lý bệnh nhân

2. Quản lý dịch vụ bệnh viện

3.  Quản lý dược phẩm

4.  Quản lý cơ cấu tổ chức bệnh viện

5.   Quản lý tài sản bệnh viện

6. Tích hợp các thiết bị chuyên dụng

7.  Các tiện ích

8. Hệ thống báo cáo bệnh viện 

Các tính năng chi tiết: 

1. Quản lý bệnh nhân

- Thông tin định danh của bệnh nhân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, cơ quan (áp dụng đối với bệnh nhân khám bảo hiểm), địa chỉ, số điện thoại, số CMT, e-mail, mã số sức khỏe toàn quốc, số liên lạc của người thân (áp dụng khi cấp cứu, phẫu thuật);

- Sổ y bạ: gồm các thông tin định danh và ghi chép các thông tin tình trạng bệnh nhân, ngày khám gần nhất, số lần khám,...;

- Phân nhóm bệnh nhân theo đối tượng: thường, dịch vụ, ngoài giờ, bảo hiểm, trẻ em dưới 6 tuổi, quân nhân (dùng cho bệnh viện quân đội và công an), khám tập thể;

- Thẻ bảo hiểm: số thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn;

- Cập nhật và phân biệt danh sách cá nhân do cơ quan BHYT cấp;

- Tài khoản của bệnh nhân: dùng để ghi nhận các khoản tiền tạm ứng, các tình huống đặc biệt như cấp cứu hoặc khám bảo hiểm,... ghi nợ các khoản chưa thanh toán và tổng kết tính toán về các khoản phải thu, phải trả của bệnh nhân. 

2. Quản lý dịch vụ bệnh viện

- Gói khám sức khỏe: gói khám sức khỏe định kỳ cơ quan, gói khám sức khỏe nghề nghiệp;

- Chính sách giá: được xây dựng cho từng nhóm đối tượng như bệnh nhân khám BHYT, khám dịch vụ, khám sức khỏe trọn gói, khám nội trú, khám ngoại trú,...;

- Đăng ký khám chữa bệnh: đăng ký trực tiếp tại bệnh viện hoặc thông qua website, e-mail, điện thoại;

- Thu tiền tạm ứng: ghi nhận các khoản tạm ứng của bệnh nhân khi nhập viện, các khoản tạm ứng có thể được bố sung nhiều lần, nếu tài khoản giảm tới giới hạn cho phép thì cần có tính năng cảnh báo để thông báo cho người nhà bệnh nhân. Trong trường hợp đặc biệt tài khoản có thể bị âm khi bệnh nhân bị cấp cứu;

- Điều chuyển bệnh nhân vào các phòng khám: sau khi tiếp nhận, có thể tùy vào tình hình bệnh nhân đông hay vắng mà theo quy trình điểu chuyển vào các phòng khám. Trong đó, các trường hợp cấp cứu, già yếu, ... theo quy định có thể được phát số ưu tiên khám trước;

- Thu phí, bán phiếu dịch vụ khám trực tiếp: cung cấp các dịch vụ khám theo nhu cầu của bệnh nhân.

- Chẩn đoán: ghi nhận các chẩn đoán của bác sĩ về tình trạng của bệnh nhân các liều thuốc cần dùng trong quá trình điều trị;

- Thu tiền các khoản dịch vụ thuê bệnh viện khác: bệnh viện có thể phải thuê ngoài các dịch vụ chụp chiếu cấp độ cao, xét nghiệm,... Khoản tiền này có thể được xác nhận là khoản tiền thu hộ không tính vào doanh thu của bệnh viện;

- Hoán chuyển đối tượng tính phí: trong trường hợp bệnh nhân chưa trình được thẻ BHYT có thể tạm ghi theo phí dịch vụ nhưng khi bệnh nhân trình được thẻ BHYT thì chuyển về chế độ tính phí BHYT. Chuyển từ dịch vụ BHYT sang dịch vụ thường trong trường hợp yêu cầu khám ngoài giờ;

- Thu phí dịch vụ khám sức khỏe tập thể cho một tổ chức/cơ quan: trong đó đối tượng trả tiền là tổ chức/cơ quan và đối tượng được khám các công nhân viên.

3. Dịch vụ của các đơn thuốc đặc biệt

- Đơn thuốc đông y: ghi danh mục dược liệu, các vị thuốc, mẫu thang thuốc, công thức pha chế thuốc, có thể thêm các loại thuốc đông tây y kết hợp khác.

- Đơn thuốc Răng-Hàm-Mặt: ngoài các thông tin của đơn thuốc thông thường, cần ghi nhận thêm hình ảnh sơ đồ răng, in phiếu Labo phục hình, bệnh án răng-hàm-mặt.

- Đơn thuốc bệnh án tai nạn-thương tích: nhận diện bệnh nhân tai nạn-thương tích bằng mã ICD-10, thống kê tai nạn-thương tích.

- Đơn thuốc phẫu thuật: ghi nhận các loại hình phẫu thuật, lịch mổ, e-kíp mổ, chụp và lưu hình ảnh trong quá trình thực hiện, ghi nhận toàn bộ bệnh án tiền phẫu, bản tường trình phẫu thuật-thủ thuật,... 

4. Quản lý dược phẩm

- Phân nhóm danh mục theo nhiều cấp, nhiều cách khác nhau;

- Danh mục tên thuốc theo chuẩn quốc tế;

- Quản lý hạn sử dụng;

- Quản lý nhập thuốc: từ nhà cung cấp nào, bệnh nhân nào trả thuốc, nhập từ kho thuốc nào,...;

- Quản lý xuất thuốc: theo đơn, bán theo nhu cầu của bệnh nhân,...;

- Sử dụng phương pháp: FiFo hoặc FeFo;

- Quản lý theo kho tổng và kho lẻ: kho tổng được dùng để nhập về và sau đó được điều chuyển đến kho lẻ bán cho bệnh nhân. 

5. Quản lý cơ cấu tổ chức bệnh viện

- Danh mục phòng ban;

- Danh mục cán bộ, bác sĩ;

- Quản lý điều chuyển phòng ban;

- Kỷ luật, khen thưởng.

6. Quản lý tài sản bệnh viện

- Danh mục tài sản;

- Quản lý sử dụng tài sản;

- Tiếp nhận tài sản mua về;

- Bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý tài sản.

7. Tích hợp các thiết bị chuyên dụng

- Tích hợp máy quét mã vạch: để tìm kiếm nhanh thẻ bệnh thân, sổ y bạ;

- Tích hợp máy lấy số thứ tự theo từng phòng khám;

- Tích hợp máy đọc dấu vân tay;

- Tích hợp với máy xét nghiệm;

- Tích hợp các thiết bị chẩn đoán hình ảnh: Siêu âm, X-quang, CI, MRI, PET,... 

8. Các tiện ích

- Tìm kiếm bệnh nhân theo: số sổ bảo hiểm, mã bệnh nhân, số CMND;

- Phân biệt bệnh nhân cũ và bệnh nhân mới;

- Từ điển chuyên dụng: từ điển thuốc, từ điểm xét nghiệm, từ điển Y khoa-xét nghiệm, từ điển mã bệnh quốc tế, từ điển triệu chứng nội khoa,...;

- Xem nhanh số lượng thuốc còn tồn;

- Xem nhanh giá thuốc cần kê;

- Xem nhanh loại thuốc thay thế: loại thuốc thay thế có thể tìm theo hoạt chất;

- Cảnh báo chống chỉ định: phụ nữ có thai, cho con bú, trẻ em, bệnh nhân suy gan, suy thận,...;

- Xem toàn bộ hồ sơ bệnh nhân mà không phải mở nhiều cửa sổ.

9. Hệ thống báo cáo bệnh viện

- Báo cáo thống kê bệnh nhân khám ngoại trú, nội trú, cận lâm sàng: báo cáo có thể thống kê theo số lượng, số lượt bệnh nhân đến khám, số lượng bệnh nhân đang nằm viện;

- Báo cáo thông kê bệnh nhân cũ, mới;

- Báo cáo thống kê theo khu vực;

- Báo cáo thống kê theo ngành nghề;

- Báo cáo tai nạn-thương tích;

- Các báo cáo theo mẫu của Bộ y tế, Sở y tế, BHYT;

- Các cáo thống kê tài sản.

Hoàng Ánh