Tư vấn chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp

Bạn đang kinh doanh cửa hàng, siêu thị / hoặc đại siêu thị bán lẻ? 

Hay bạn đang có kế hoạch mở một cửa hàng - siêu thị? 

Nếu câu trả lời là “đúng ” thì có phải bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý phù hợp?

Sau đây, tôi xin gợi ý cho bạn 1 giải pháp phần mềm quản lý siêu thị có thể tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu quản lý của bạn.

Ảnh minh họa

Một số yêu cầu quản lý thực tế đã áp dụng:

- Quản lý giá bán buôn giá bán lẻ đối với từng mặt hàng, nhóm hàng cho từng loại khách hàng khác nhau (khách buôn, khách lẻ, khách quen...). 

- Quản lý nhật ký thay đổi giá bán. 

- Quản lý cấp thẻ VIP, thẻ khuyến mãi, thẻ giảm giá. 

-  Quản lý bán thẻ giảm giá, thẻ khuyến mãi cho khách hàng (máy quẹt thẻ tích hợp tự động với phần mềm). 

Quản lý các chương trình chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi 

- Quản lý các hình thức khuyến mãi, chiết khấu cho đại lý cấp 1,2 (tỉ lệ khuyến mãi, hình thức khuyến mãi theo tiền hoặc sản phẩm), thời gian khuyến mãi, ngân sách khuyến mãi, hàng trưng bày …). 

- Quản lý khuyến mãi cho khách buôn, khách lẻ, khách quen. 

- Khuyến mại quản lý theo đợt. 

- Khuyến mại hàng lấy hàng. 

- Khuyến mại giảm giá. 

- Khuyến mại theo ngày. 

- Khuyến mại theo từng ngày trong tuần. 

- Khuyến mại theo giờ. 

1. Các nghiệp vụ bán hàng 

- Cập nhật đơn đặt hàng, báo giá của khách hàng (số đơn hàng, báo giá, ngày lập, khách hàng, ngày vận chuyển, ngày bốc dỡ, điều khoản, hàng hóa, số lượng, % VAT, %chiết khấu...). 

- Cập nhật hóa đơn bán hàng bằng mã vạch hoặc nhập trả lại bằng đầu đọc mã vạch hoặc tự gõ mã hàng hóa. 

- Cập nhật: Hóa đơn bán hàng bằng mã hàng (ngày bán, nhà khách hàng, số hóa đơn, số đơn hàng,  nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng, thủ kho,  mã hàng, đvt, mã lô, số lượng, đơn giá, %ck, % VAT…). 

- Tự động điều chỉnh giá bán với từng loại khách, từng nhóm khách khác nhau (khách buôn, khách lẻ, khách quen…). 

- Cảnh báo tồn kho với những hàng hóa sắp hết trong kho. 

- Có thể chọn loại hàng bán theo từng lô khác nhau. 

- Cập nhật: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phiếu đổi trả hàng, bù tiền. 

- Báo cáo doanh thu bán hàng theo hóa đơn. 

- Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào. 

- Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm hàng, kho hàng. 

- Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng (khách buôn, khách lẻ, khách quen…). 

- Báo cáo công nợ bán hàng nếu khách hàng mua chịu hoặc trả chậm. 

2. Quản lý mua hàng 

- Cập nhật đơn đặt hàng với nhà cung cấp trước khi mua hàng (số đơn hàng, ngày lập, nhà cung cấp, ngày vận chuyển, ngày bốc dỡ, điều khoản, hàng hóa, số lượng, % VAT, % chiết khấu... ). 

- Cập nhật phiếu nhập mua hoặc trả lại bằng đầu đọc mã vạch hoặc tự gõ mã hàng hóa. 

- Phiếu nhập mua hàng (ngày nhập, nhà cung cấp, số phiếu nhập,  số đơn hàng, mã hàng, đơn vị tính, mã lô, số lượng, đơn giá, % chiết khấu, % VAT…). 

- Phiếu nhập trả lại nhà cung cấp. 

- Báo cáo công nợ nhà cung cấp nếu mua nợ. 

- Báo cáo số tiền đã trả nhà cung cấp. 

- Báo cáo hàng nhập mua (theo ngày, nhà cung cấp, vật tư, kho…). 

- Báo cáo số lượng được khuyễn mãi, chiết khấu khi mua. 

- Báo cáo phân tích mua hàng theo mặt hàng, nhà cung cấp, thời gian. 

- Báo cáo công nợ nhà cung cấp. 

- Báo cáo tiến độ thực hiện đơn hàng. 

3. Quản lý kho hàng 

Quản lý danh mục kho 

- Quản lý danh mục các kho ( kho chính, kho đại lý 1, 2… ). 

- Quản lý danh mục các khu vực trong kho ( khu vực 1, khu vực 2…). 

Quản lý hàng hóa, vật tư 

- Quản lý phân nhóm, phân loại hàng hóa (nhóm đèn, nhóm ăc quy, nhóm màn hình...). 

- Quản lý thông tin chi tiết mặt hàng (mã sản phẩm, mã lô, mã vạch, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán buôn, giá bản lẻ, xuất sứ, hạn sử dụng, cảnh báo tồn tối thiểu, tồn tối đa, hạn bảo hành, hình ảnh…). 

- Quản lý giá bán buôn giá bán lẻ đối với từng mặt hàng, nhóm hàng cho từng loại khách hàng khác nhau (khách buôn, khách lẻ, khách quen...). 

Quản lý tạo mã vạch và in tem mã vạch 

- Tạo mã vạch theo nhiều chuẩn khác nhau EAN13, code128, EAN8… 

- Lựa chọn tem cần in trong danh mục hàng hóa vật tư, có thể in 1 hoặc nhiều tem khác nhau, số lượng không giới hạn. 

- Tem được in theo nhiều quy chuẩn khác nhau của barcode (code 128, EAN 128, ITF, code39, code 93, EAN 13, EAN 13+2, EAN 13+5, EAN 8... 

- Tem có thể in được trên giấy cuộn hoặc giấy Tomy. 

- Quản lý nhập xuất kho nội bộ. 

- Quản lý xuất điều chuyển hàng giữa các kho. 

- Thẻ kho. 

- Thẻ chi tiết vật tư. 

- Báo cáo hàng tồn kho. 

- Báo cáo tổng hợp hàng nhập. 

- Báo cáo chi tiết hàng nhập. 

- Báo cáo tổng hợp hàng xuất. 

- Báo cáo chi tiết hàng xuất.

- Báo cáo kiểm kê kho hàng. 

- Báo cáo danh sách mặt hàng. 

- Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa (theo kho, vật tư, lô…). 

  

4. Quản lý thu, chi, quỹ và công nợ. 

- Quản lý các Phương thức thanh toán : tiền mặt, sec, thẻ tín dụng, chuyển khoản…

- Cho phép định nghĩa các danh mục thu chi. 

- Các danh mục thu chi sẽ được phân chia theo nhóm. 

Ví dụ: Chi tiếp khách, chi chi phí văn phòng, chi mua hàng … 

- Quản lý tình hình thu chi theo ngày, tháng năm… 

- Quản lý quỹ và tồn quỹ. 

- Báo cáo doanh số tiền thu khi bán hàng. 

- Báo cáo tiền khi chi trả nhà cung cấp. 

- Quản lý tình hình thu chi công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. 

- Quản lý tình hình thu chi và quỹ tại ngân hàng. 

5. Quản lý khách hàng, nhà cung cấp và chăm sóc khách hàng 

Khách hàng 

- Quản lý phân nhóm khách hàng (khách buôn, khách lẻ, khu vực…). 

- Quản lý thông tin chi tiết khách hàng (mã khách, số thẻ, tên khách, điện thoại, địa chỉ, email, số mobile, website…). 

- Đối với khách hàng là cty thì có thêm danh sách người liên hệ. 

- Một khách hàng có thể vừa là khách hàng và nhà cung cấp. 

- Quản lý thẻ khách hàng, thẻ tích điểm, thẻ giảm giá, thẻ khuyến mãi. 

- Báo cáo thẻ khách hàng. 

- Tích hợp tự động với máy quẹt thẻ khi thanh toán, khách hàng quẹt thẻ hệ thống sẽ tích điểm và hiển thị các chương trình và thông tin liên quan. 

 Nhà cung cấp 

- Quản lý phân nhóm nhà cung cấp (cung cấp sữa, mì, bia…). 

- Quản lý thông tin chi tiết nhà cung cấp (mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, email, số mobile, website, tài khoản ngân hàng, mã số thuế…). 

Chăm sóc khách hàng 

- Báo cáo danh sách khách hàng đến hạn bảo dưỡng, bảo hành sản phẩm.

- Báo cáo các sản phẩm hết hạn bảo hành.

- Báo cáo khách hàng tiềm năng (khách hàng sử dụng dịch vụ nhiều lần).

- Báo cáo nhật ký sử dụng dịch vụ của khách hàng. 

- Thông báo sinh nhật khách hàng, ngày kỷ niệm, thành lập. 

6. Quản lý nhân viên 

Quản lý thông tin chung 

- Quản lý các bộ phận trong công ty (kinh doanh, bán hàng, kỹ thuật, vận chuyển…). 

- Quản lý thông tin chi tiết thông tin nhân viên (Mã nhân viên, bộ phận, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, giới tính, điện thoại, số cmt, hộ khẩu...). 

Quản lý chức năng nhân viên 

- Quản lý phân ca và ca làm việc của nhân viên. 

- Quản lý phân quyền các chức năng sử dụng cho từng nhân viên (ví dụ nhân viên thu ngân thì vào được phần bán hàng, quỹ : nhân viên kho thì vào được phần nhập mua, kho hàng…).

  

7. Báo cáo phân tích tổng hợp và thống kê 

Bán hàng 

- Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng theo mặt hàng (dạng tổng hợp và chi tiết). 

- Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng theo khách hàng (dạng tổng hợp và chi tiết). 

- Báo cáo tổng hợp doanh thu theo các chương trình khuyến mãi. 

- Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng theo nhân viên bán hàng. 

- Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng theo các quầy hàng, ca làm việc. 

- Báo cáo so sánh bán hàng giữa các kỳ. 

- Báo cáo tình hình lãi lỗ bán hàng theo mặt hàng, nhóm hàng. 

- Báo cáo doanh số thực thu khi bán hàng, tiền hàng khách nợ. 

- Báo cáo tổng hợp công nợ của khách hàng theo mặt hàng, nhóm hàng. 

Mua hàng 

- Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua theo nhà cung cấp. 

- Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua theo từng mặt hàng, nhóm hàng. 

- Báo cáo hàng tồn trong kho. 

- Báo cáo cảnh báo hàng tồn kho khi hàng sắp hết hoặc thừa nhiều. 

Quản trị 

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bán hàng. 

- Báo cáo phân tích bán hàng (theo dõi mặt hàng bán nhanh, chậm). 

- Báo cáo so sánh bán hàng từng mặt hàng trong các khoảng thời gian khác nhau. 

- Báo cáo theo dõi doanh thu doanh số của từng nhân viên. 

  

8. Quản lý bảo mật, phân quyền và tiện ích 

Bảo mật 

- Tự động backup và phục hồi số liệu theo ngày hoặc backup theo ý muốn. 

- Dữ liệu luôn luôn được tự động backup dự phòng thường xuyên. 

- Chỉ Admin mới có quyền can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng. 

Phân quyền 

- Phân quyền chức năng sử dụng theo nhóm người sử dụng hoặc từng người sử dụng. 

- Có thể phân quyền xem sửa xóa đến từng thành viên sử dụng phần mềm. 

Tiện ích 

- Phần mềm có thể sử dụng online, offline, nhiều chi nhánh. 

- Phần mềm có thể xuất trực tiếp ra excel, word, pdf, mail. 

- Phần mềm có thể import các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm. 

- Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên khi đăng nhập và sử dụng phần mềm. 

- In ấn liền nhiều phiếu thu, chi hoặc hóa đơn chỉ bằng một lệnh in. 

- Xuất ra các báo giá cho một hoặc nhiều khách hàng. 

- Lọc dữ liệu, báo cáo tự động và nhanh chóng theo nhiều tiêu chí. 

- Từ các báo cáo tổng hợp có thể xem ngược lại các hóa đơn hay phiếu thu, chi giúp cho việc kiểm tra số liệu dễ dàng nhanh chóng. 

- Phần mềm được tích hợp với các thiết bị máy in, máy chip mã vạch, máy quẹt thẻ khách hàng, máy chấm công, USB 3G. 

Tăng Phượng