Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp ERP nguyên khối hay giải pháp tích hợp từng mảng hoạt động?

Tổng quan về giải pháp 

ERP (Enterprise Resource Planning) là gì?

Thuật ngữ “ERP” đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp nhưng vẫn còn rất nhiều người hiểu mơ hồ về nó. Từ thực tiễn của một người làm tư vấn về CNTT, tác giả đã ghi và giải đáp một số điểm băn khoăn mà khách hàng thường đặt ra.

ERP là gì?

Doanh nghiệp có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP trong và ngoài nước, nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được công ty Phần Mềm sử dụng để giới thiệu về những “thế mạnh” của giải pháp mà họ sẽ cung cấp. Doanh nghiệp thậm chí còn chưa hiểu được đúng “thế nào là ERP” nên phần lớn không hiểu được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì? Tại sao ERP lại có ý nghĩa đối với doanh nghiệp tới mức doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua ERP?

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về ERP.

ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP.

Tóm lại, bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

Trích theo PCWorld

Ứng dụng giải pháp phần mềm ERP "1C:Quản lý tổng thể (ARM)" 
tại nhà máy tôn mạ màu Fujiton

Phân tích sự khác biệt giữa giải pháp ERP nguyên khối và giải pháp tích hợp 

1.  Sự khác biệt về giải pháp

Giải pháp ERP nguyên khối:

Giải pháp nguyên khối  gồm nhiều mô-đun được thiết kế thành một hệ thống hoạt động thống nhất, mỗi mô-đun đảm nhận một vai trò, một mảng hoạt động của doanh nghiệp. Các mô-đun này giống như các bộ phận trên cơ thể, hoạt động theo khả năng chuyên biệt của mình đồng thời tương tác với các mô-đun khác hoạt động theo một thể thống nhất.

Tùy thuộc vào cách thiết kế và tư duy của từng đơn vị thiết kế mà giải pháp erp nguyên khối, ngay cả các mô-đun được thiết kế quy trình tưởng chừng giống nhau nhưng phạm vi nội dung quản lý cũng có thể vẫn khác nhau như mô-đun bán hàng có thể chỉ bao gồm phần bán buôn mà không có phần bán lẻ dành cho cửa hàng, siêu thị hay trong bán hàng bao gồm luôn quản lý công nợ hoặc tách rời ở mô-đun công nợ phải thu, về mặt tổng thể chúng ta thấy giải pháp gồm các mô-đun:

-     quản trị;

-     kế toán;

-     tiền mặt;

-     tiền gửi;

-     mua hàng;

-     bán hàng;

-     kho bãi;

-     sản xuất;

-     tài sản;

-     quan hệ khách hàng;

-     chuỗi cung ứng;

-     dự án;

-     nhân sự tiền lương;

-     email;

-     báo cáo quản trị;

-     báo cáo thuế;

-     quản lý văn bản.

Giải pháp tích hợp:

Mỗi mảng hoạt động của doanh nghiệp được thiết kế và quản lý trong một phần mềm riêng biệt. Sự khác biệt của các phần mềm này với các phần mềm rời rạc khác đó là sự sẵn sàng khả năng tích hợp tự động. Khi tích hợp tự động, các phần mềm này lại đóng vai trò là một mô-đun để tích hợp với các phần mềm quản lý mảng hoạt động khác.

Thông thường, để tích hợp tự động với nhau, các phần mềm được thiết kế bởi một nhà cung cấp và trên một nền tảng công nghệ nào đó, ví dụ ở Việt Nam có các phần mềm 1C được thiết kế trên nền tảng 1C: DOANH NGHIỆP 8 đảm bảo tính sẵn sàng tích hợp tự động với các giải pháp khác.

Các giải pháp riêng lẻ thường có một vùng giao thoa về nghiệp vụ ví dụ phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) khi chạy độc lập cần phải có bán hàng, mua hàng, kho bãi trùng với phần mềm quản lý bán hàng.

Các phần mềm được thiết kế thường phải có một quy luật trao đổi nhất định, nó giống như hệ thống đường giao thông, nếu không sẽ tạo ra sự nhiễu loạn và khi có một sự sai sót nào đó, người quản trị sẽ rất khó để tìm ra manh mối của lỗi đang gặp phải.

Khi thiết kế riêng lẻ, các phần mềm lại có các mô-đun nhỏ hoạt động độc lập, một trong các mô-đun mà phần mềm nào cũng cần phải có là mô-đun quản trị và mô-đun danh mục.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, chúng ta có thể gặp các phần mềm riêng lẻ sau:

-     phần mềm kế toán;

-     phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM);

-     phần mềm bán hàng (bán lẻ);

-     phần mềm quản lý kho;

-     phần mềm quản lý cổ đông;

-     phần mềm quản lý sản xuất;

-     phần mềm quản lý văn bản;

-     phần mềm quản lý bán buôn;

-     phần mềm quản lý tài sản;

-     phần mềm quản lý chuôi cung ứng;

-     phần mềm quản lý dự án.

Một trong những lý do khá nguy hiểm là nhiều khi phần mềm được chia thành nhiều phần mềm quá nhỏ sẽ gây khó khăn cho người sử dụng vì có quá nhiều phần mềm cần phải xử lý, điều nguy hiểm hơn nữa là các phần mềm được xây dựng theo dạng tư duy khác nhau gây khó khăn cho người dùng khi tiếp cận quá nhiều giao diện, quá nhiều cách xử lý,…

2.  Vai trò người sử dụng

Giải pháp ERP nguyên khối:

Một người, chỉ có một user trong hệ thống và được phân quyền theo vai trò sử dung.

Giải pháp tích hợp:

Một người có thể có user ở trên nhiều phần mềm khác nhau. Ví dụ một người có quyền tạo danh mục trên một phần mềm nhưng lại chịu trách nhiệm chính về nghiệp vụ ở phần mềm khác.

3.  Chi phí triển khai

Giải pháp ERP nguyên khối:

Chi phí để sở hữu bản quyền phần mềm và dịch vụ tư vấn của nhà cung cấp bao giờ cũng ở mức cao. Cho dù, giải pháp được bán theo user của từng phân hệ thì doanh nghiệp vẫn cần phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn. Do các mô-đun hoạt động tương tác chặt chẽ với nhau nên giải dụ mua user mô-đun bán hàng thì cũng vẫn bắt buộc phải mua thêm user mô-đun kho bãi mặc dù doanh nghiệp chỉ quản lý tồn kho ở mức đơn giản.

Chi phí áp dụng cho mô hình này thường rất cao, do nhà cung cấp cần xây dựng một hệ thống lớn để quản lý chi tiết cho từng người sử dụng và sau đó là mối quan hệ đan xen giữa các công việc, các vai trò sử dụng,… tiếp theo thời gian triển khai thường kéo dài.

Giải pháp tích hợp:

Chi phí được đầu tư theo lộ trình và nhu cầu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động và mức độ người sử dụng mà doanh nghiệp mua từng phần mềm theo tiến độ được lập ra.

Khi doanh nghiệp có nhu cầu mua phần mềm bán hàng, thì bản thân trong phần mềm bán hàng cũng có mô-đun kho bãi (quản lý ở mức đơn giản) mà không cần phải bỏ tiền mua phần mềm kho.

Kế hoạch và thời gian triển khai được chia nhỏ theo từng phần mềm, cách này được đánh giá là tiết kiệm được chi phí và nguồn lực của doanh nghiệp.

4.  Hạ tầng CNTT

Giải pháp ERP nguyên khối:

Doanh nghiệp mua bất kỳ một mô-đun nào của giải pháp erp khối thì cũng cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng ở mức độ hiện đại để giải pháp có thể hoạt động được ở mức tối thiểu.

Nếu doanh nghiệp có 3 địa điểm, vì phần mềm là một khối nên bắt buộc phải sử dụng tới Internet hoặc mạng riêng ảo để cập nhật dữ liệu. Rõ ràng cần phải có một máy chủ đủ mạnh và một hệ thống Internet hoặc mạng riêng ảo đủ mạnh.

Giải pháp tích hợp:

Do các phần mềm hoạt động riêng lẻ nên đầu tư hạ tầng có thể được chia nhỏ theo nhiều giai đoạn, tại nhiều nơi.

Ví dụ, doanh nghiệp có 3 địa điểm hoạt động, mỗi địa điểm áp dụng một phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm kho bãi thì có thể chia tại mỗi điểm ứng dụng một máy tính ở mức độ bình thường, có thể không cần phải là máy chủ. Sau đó, dữ liệu tại từng địa điểm sẽ được lưu tại đó và thực hiện đồng bộ tự động với nhau tạo thành một hệ thống dữ liệu.

5.  Độ trễ của dữ liệu

Giải pháp ERP nguyên khối:

Giải pháp nguyên khối gần như không có độ trễ của dữ liệu khi một người dùng mô-đun này nhập liệu lập tức hệ thống ghi nhận và xác định ngay yếu tố liên quan tới các mô-đun khác. Ví dụ, khi bán hàng thì lập tức trừ ngay tồn kho.

Giải pháp tích hợp:

Giải pháp tích hợp thường có độ trễ về việc cập nhật dữ liệu, do các phần mềm không phải khi nào cũng có thể tích hợp dữ liệu ngay được với nhau mà cần phải chờ một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, khi bán hàng, phần mềm bán hàng vẫn trừ kho nhưng do dữ liệu chưa chuyển sang phần mềm quản lý kho nên người quản lý kho chưa biết ngay được hàng trong kho vừa bị giảm.

6.  Cơ cấu tổ chức

Giải pháp ERP nguyên khối:

Giải pháp nguyên khối được thiết kế đảm bảo các user hoạt động có sự đan xen lẫn nhau. Các user tương tác trực tiếp ngay trong một hệ thống phần mềm.

Giải pháp tích hợp:

Giải pháp tích hợp thường được xây dựng cho từng phòng ban. Công việc của các phòng ban vẫn đảm bảo sự thống nhất. Có thể một người làm việc sẽ có nhiều user trên nhiều phần mềm khác nhau để có thể xem và kiểm soát.

Kết luận

Mỗi phương án giải pháp erp nguyên khối và các giải pháp tích hợp ở mức độ nhất định đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng. Công việc của người lãnh đạo là xác định nhu cầu thiết thực sau đó xây dựng một bài toán đầu tư. Doanh nghiệp không nhất thiết phải mua một hệ thống erp nguyên khối tốn nhiều tiền, nguồn lực và gây ra một áp lực lớn cho nhân viên sử dụng do hệ thống quá lớn. Đối với giải pháp tích hợp, dễ dàng cho doanh nghiệp trong việc xây dựng lộ trình đầu tư, lộ trình đưa phần mềm vào sử dụng từng mảng hoạt động, tránh được sự quá tải về chi phí, về công việc tiếp nhận của nhân viên. Tuy nhiên, nhà tư vấn cần xây dựng hệ thống trên một nguyên tắc trao đổi chặt chẽ, dễ kiểm soát tránh xé nhỏ giải pháp thành quá nhiều phần mềm riêng lẻ.

Hoàng Ánh