Tiến hành kế toán sản xuất theo công trình, dự án

Đặc điểm của sản xuất công trình, dự án  là có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị lớn. Sản phẩm xây dựng công trình rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập, mỗi một công trình được xây dựng theo một thiết kế, kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một địa điểm nhất định. Chính vì vậy sản xuất công trình là một ngành tương đối đặc thù trong công việc quản lý & hạch toán kế toán.  

 Hình minh họa

Trong chương trình 1C:KẾ TOÁN 8 có các cơ chế để tiến hành kế toán dự án. Các cơ chế này bao gồm:

• Mỗi một dự án có thể được coi là một phần tử trong danh mục “Nhóm sản phẩm”. Trong mỗi dự án còn có thể chia nhỏ thành các hạng mục công việc, có thể thiết lập theo cấu trúc hình cây.
• Danh mục "Dự án", "Nhóm sản phẩm" có thể được gắn với các tài khoản kế toán:
• TK 1541 – để ghi nhận các chi phí trực tiếp cho từng hạng mục công việc, từng dự án;
• TK 632 – để ghi nhận giá trị dự án đã hoàn thành
• TK 511, 512 – để ghi nhận doanh thu khi chuyển giao dự án cho đơn vị thụ hưởng;
• Việc tập hợp chi phí cho từng hạng mục công việc và dự án được thực hiện như sau:
• Các chi phí trực tiếp cho từng công trình, dự án được tập hợp vào tài khoản 1541 theo từng hạng mục theo "Nhóm sản phẩm".
•  Các chi phí chung được tập hợp vào các tài khoản 627 và 642 và được phân bổ tiếp theo vào tài khoản 1541. Việc phân bổ chi phí có thể được thực hiện một cách tự động theo các tiêu thức định trước, hoặc bằng phương pháp thủ công.
• Sau khi nghiệm thu dự án, sẽ xác định doanh thu và được ghi nhận vào TK 511, 512. Đồng thời, sẽ tiến hành kết chuyển chi phí từ TK 1541 (Có) sang TK 632 (Nợ) để ghi nhận giá vốn cho dự án này.

• Việc ghi nhận các chi phí và xác định doanh thu được thực hiện bằng các chứng từ có sẵn trong chương trình như: “Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”, “Phiếu yêu cầu vật tư”, “Tính lương cho người lao động”, “Biên bản cung cấp dịch vụ”, “Giao hàng và cung cấp dịch vụ”…
• Chương trình có các báo cáo để hiển thị các dữ liệu theo các dự án, có thể lấy ra các số liệu theo các dạng sau:
•  Báo cáo về chi phí được tập hợp theo từng công trình (hạng mục), theo từng dạng chi phí và đối tượng chi phí;
•  Báo cáo về phân bổ chi phí chung cho từng dự án
• Báo cáo về doanh thu và giá vốn của từng công trình, dự án;

Việc tiến hành kế toán dự toán được thực thi trong 1C:KẾ TOÁN 8 theo cơ chế như sau:

• Thiết lập một tài khoản ngoài bảng cân đối, trong đó có gắn với Nhóm sản phẩm và dạng chi phí.
• Ghi nhận các thông tin về dự toán cho dự án bằng cách sử dụng tài khoản ngoại bảng vừa tạo cùng với các đối tượng chi tiết về dự án, dạng chi phí. Ngoài các thông tin về giá trị, có thể ghi nhận thêm các thông tin khác về số lượng, ngoại tệ và các đối tượng chi tiết khác. Vì dữ liệu được ghi nhận theo các tài khoản ngoại bảng cho nên số liệu được nhập không làm ảnh hưởng đến bảng cân đối tài khoản.
• Số liệu được nhập có thể được trình bày trong các báo cáo tương tự như kế toán dự án (chỉ khác là chọn tài khoản dự toán chứ không phải là tài khoản chi phí dự án).
• Ngoài ra, còn có thể lập ra báo cáo để so sánh số liệu giữa dự  toán và thực tế (được ghi nhận theo phần hành kế toán dự án).

Những đặc điểm khác trong 1C đáp ứng các yêu cầu:

• Để theo dõi dự án, chương trình sử dụng một danh mục riêng (có tên trong hệ thống là “Nhóm sản phẩm”). Mỗi phần tử trong danh mục này đều được đánh mã (ID) tự động, tuy nhiên, người sử dụng có thể (hoặc không thể) sửa mã theo chính sách phân quyền ban đầu. Mỗi mã (ID) của mỗi dự án theo danh mục là đơn trị.
• Việc ghi nhận các nguồn quỹ trong hệ thống được ghi nhận bởi tài khoản tương ứng cùng với việc sử dụng các đối tượng chi tiết về nguồn quỹ. Từ đó có thể lập ra các báo cáo về nguồn quỹ.
• Chương trình cho phép ghi nhận các khoản phải trả cho nhà cung cấp và tập hợp vào thành chi phí dự án tương ứng.
• Các chứng từ trong các mô-đun (phần hành) dùng để nhập dữ liệu, trên đó có dùng các tài khoản từ hệ thống tài khoản của sổ cái.
• Chương trình có sẵn các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản (trong các phân hệ Tiền mặt và Tiền gửi)
• Các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ thanh toán (tiền mặt, tiền gửi) có hỗ trợ xác định các loại nghiệp vụ thanh toán khác nhau (ứng trước, thanh toán, vay nợ...)
• Chương trình cho phép ghi nhận để tập hợp các chi phí (giá thành) theo từng loại, từng nghiệp vụ cho từng dự án. Trên cơ sở này, có thể lập ra các báo cáo giá thành cho từng dự án, theo từng bộ phận và theo từng loại chi phí.
• Chương trình ghi nhận các nghiệp vụ của từng dự án theo từng bộ phận. Các báo cáo lập ra cho phép diễn giải và tổng hợp các dự án theo từng bộ phận, từng loại chi phí.
• Đối với các chi phí dùng chung và cần chia sẻ cho nhiều dự án, chương trình áp dụng các quy tắc kế toán để tiến hành như sau:
• Đầu tiên, các chi phí chung được tập trung vào một tài khoản riêng biệt (ví dụ như 627, theo từng dạng chi phí). Sau đó, chi phí được tập hợp sẽ được phân bổ vào các công trình (dự án) theo các quy tắc định trước hoặc thủ công. Việc phân bổ này sẽ được ghi nhận bằng một chứng từ riêng (hoặc Phiếu kế toán) và có thể xem trong một nhật ký riêng. Các khoản chi phí chưa được phân bổ sẽ vẫn còn dư lại trên tài khoản chi phí chung, và người sử dụng có thể thực hiện việc phân bổ tiếp theo cho đến khi không còn số dư, hoặc chuyển sang tài khoản sản xuất kinh doanh dở dang (154).
• Chương trình cho phép xác định thuế GTGT trên chứng từ thanh toán.
• Chương trình có thể ghi nhận thêm các thông tin bổ sung của dự án.

Thông tin về hợp đồng/ dự án

• Chương trình cho phép lưu lại các thông tin bổ sung theo hợp đồng.
• Chương trình cho phép tạo ra nhiều hợp đồng với 1 đối tác, trong đó có thể có nhiều loại hợp đồng khác nhau do người sử dụng tự tạo ra.
• Người sử dụng có thể tự tạo ra các trường thông tin bổ sung cho các dự án, với các kiểu dữ liệu khác nhau: mã dự án, nguồn tài chính, các giai đoạn, nơi thực hiện, loại công việc, ngày hoàn thành…
• Trên cơ sở các dữ liệu đã nhập, có thể xây dựng các báo cáo theo các thông tin chi tiết theo hợp đồng (dự án).
• Người sử dụng có thể tự tạo ra các trường bổ sung thông tin cho dự án: giá trị hợp đồng dự án, giá trị các phần phụ trong dự án, điều kiện thanh toán... Bộ phận này nên bao gồm tỉ lệ tài chính trong trường hợp dự án được đầu tư bởi các quỹ kết hợp.

Các yêu cầu về báo cáo

• Có thể lập ra báo cáo so sánh số liệu thực tế với dự toán.
• Trong chương trình cho phép ghi nhận các sản phẩm dở dang cuối kỳ và lập ra các báo cáo tương ứng.
• Đối với mỗi giai đoạn của dự án, có thể tập hợp các chi phí và ghi nhận vào hệ thống. Đồng thời, có thể lập ra các biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn để xác định doanh thu và giá vốn của giai đoạn đó.
• Trong chương trình có báo cáo phân tích để đưa ra số liệu về việc phân bổ chi phí cho từng giai đoạn theo từng dự án.
• Trong chương trình có cơ chế xây dựng báo cáo, người sử dụng hoàn toàn có thể tự mình tạo mới các báo cáo mà trong chương trình không có, hoặc có thể tùy chỉnh các báo cáo sẵn có trong chương trình.
• Có thể lập ra báo cáo về: Dự án, tình trạng hóa đơn (đã nhận và chưa nhận), báo cáo theo trung tâm chi phí, báo cáo theo loại chi tiêu theo từng dự án, theo từng hợp phần của dự án, theo loại hợp đồng, theo địa điểm dự án và theo các nhà cung cấp cho 1 dự án.