Tổ chức công việc liên quan đến hợp đồng là một trong những nhiệm vụ
quan trọng của công ty. Quá trình này không chỉ bao gồm việc phê duyệt
và ký kết hợp đồng, mà còn là sửa đổi, kiểm soát việc tuân thủ các điều
kiện và theo dõi của tất cả các văn bản liên quan. Có thể làm các quá
trình này nhanh hơn và minh bạch hơn bằng cách áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử (DMS – Document Management System).
Việc tạo, thống nhất và thực hiện hợp đồng trong một công ty lớn
là một quá trình mất nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi cần có sự kết
hợp các hoạt động của nhiều nhân viên từ các phòng ban khác nhau. Để đơn
giản hóa và tối ưu hóa các quá trình này, có thể, ví dụ, bằng sự trợ
giúp của hệ thống quản lý văn bản điện tử hiện đại. Khi thiết lập đúng,
hệ thống sẽ giúp cho quá trình thống nhất hợp đồng trở nên đơn giản và
rõ ràng ngay cả đối với người sử dụng bình thường nhờ có các công cụ kỹ
thuật để thuận tiện làm việc với văn bản.
Xây dựng dự thảo hợp đồng
Ở giai đoạn này, người quản lý (người khởi tạo) hợp đồng tiến hành
điền thông tin vào thẻ hợp đồng (hoặc phụ lục bổ sung cho hợp đồng),
gắn kèm các tập tin dự thảo hợp đồng của mình và khởi tạo quy trình
thống nhất. Nhiệm vụ của hệ thống DMS
là cung cấp giao diện làm việc thuận tiện cùng với các trường dữ liệu
cần và đủ để xác định lộ trình thống nhất hợp đồng và tìm kiếm sau này.
Nếu có thể, các trường dữ liệu này nên được chọn ra từ các danh mục
tương ứng. Thông tin trong các danh mục này có thể nhập trực tiếp vào
DMS hoặc kết nhập vào từ hệ thống thông tin khác.
Đối với các dạng văn bản thường dùng, hệ thống có thể lưu một bộ
mẫu để sao cho có thể sử dụng ngay khi tạo hợp đồng mới và chỉ sửa một
phần nhất định trên văn bản. Tiếp theo, các mẫu chuẩn này sẽ giúp tiết
kiệm thời gian trong lộ trình thống nhất hợp đồng bằng cách bỏ qua các
bước hoặc bộ phận không cần thiết. Trong một số trường hợp, có thể tùy
chỉnh các thẻ hợp đồng như là một công cụ xây dựng nội dung văn bản.
Người khởi tạo lựa chọn kiểu hợp đồng và các tham số điều kiện cần
thiết, sau đó, hệ thống sẽ tự động tạo ra nội dung hợp đồng theo đúng
khuôn mẫu và các giá trị đã chọn.
Ở giai đoạn này, cần chú trọng đến danh mục đối tác của công ty.
Thường thì DMS là hệ thống đầu tiên trong công ty nhập các thông tin đối
tác, bởi vậy hệ thống cần có danh mục đối tác và lưu trữ các thông tin
giấy tờ hiện thời của họ để có thể xác thực mức độ tin cậy về các thông
tin này.
Trong nhiều trường hợp, khi tạo ra một thỏa thuận bổ sung cho hợp
đồng hiện có, hệ thống DMS cần có các chức năng như lưu tham chiếu đến
hợp đồng chính, cách đánh số thứ tự của thỏa thuận bổ sung, thay đổi các
tham số nhất định mà liên quan đến thỏa thuận đã ký (thời hạn, số
tiền), giảm hạn mức số tiền của hợp đồng…
Thống nhất văn bản
Một chức năng quan trọng của hệ thống DMS
ở giai đoạn này là tự động tính toán lộ trình thống nhất văn bản. Người
sử dụng không cần phải liên tục theo dõi những thay đổi trong quy trình
thống nhất hợp đồng. Hệ thống sẽ tự động chọn ra đúng thành phần và thứ
tự phù hợp giữa các bộ phận hoặc giữa các nhân viên theo như quy định
hiện hành trong công ty. Hệ thống DMS thực hiện điều này bằng cách tùy
chỉnh "ma trận xác thực ý kiến thống nhất". Đây là một danh mục đặc biệt
được dùng để lộ trình hóa việc thống nhất hợp đồng dựa trên các dấu
hiệu hợp đồng (loại hợp đồng, giá trị hợp đồng, kiểu đối tác).
Khi thống nhất văn bản giấy hoặc thống nhất "thủ công" theo
E-mail, thông thường, thủ tục xem xét hợp đồng và thu thập thông tin
được thực hiện theo trình tự nối tiếp. Khi thống nhất hợp đồng như vậy,
thời hạn xem xét văn bản được tính bẳng tổng thời hạn xem xét của tất cả
những người tham gia thống nhất. Hệ thống DMS có thể trợ giúp để giảm
bớt thời hạn bằng cách tổ chức quy trình thống nhất song song, hoặc kết
hợp giữa song song và nối tiếp. Sau khi tạo văn bản tại bộ phận khởi
xướng, văn bản có thể được gửi đi đồng thời cho các bộ phận để thống
nhất. Khoảng trách nhiệm của các bộ phận khác nhau thường không giao
thoa với nhau và tất cả những người tham gia thống nhất đều xem xét hợp
đồng một cách đồng thời. Như vậy, tổng thời hạn thu thập ý kiến được
giảm xuống bằng thời gian thống nhất tại nút có thời lượng dài nhất.
Hơn nữa, trong sơ đồ song song, mỗi người tham gia thống nhất chỉ
nhìn thấy phiên bản tài liệu Microsoft (hoặc Open Office) của mình. Anh
ta có thể sửa đổi mà không làm ảnh hưởng đến những thành viên khác trong
quá trình này. Sau khi hoàn thành việc thống nhất song song, nếu tài
liệu đã có các ý kiến thì hệ thống DMS cho phép xem tất cả các phiên bản
riêng biệt và phiên bản hợp nhất, nghĩa là bao gồm các thông tin của
tất cả các sửa đổi trong một tài liệu chung. Lúc này, những thay đổi của
người tham gia thống nhất sẽ được đánh dấu bằng các màu sắc khác nhau.
Một phương án làm việc chung khác với văn bản trong hệ thống DMS
là cho phép sửa đổi trực tiếp trong văn bản chung. Người sử dụng sẽ nhìn
thấy ngay những thay đổi trong hợp đồng của các đồng nghiệp. Tuy nhiên,
trong cách làm này, tại một thời điểm thì chỉ có thể có một thành viên
có thể sửa đổi văn bản.
Trong tất cả các phương án sửa đổi này đều cho phép tạo ra các ghi
chú nằm ngoài văn bản: bằng cách ghi thêm các khối nội dung vào một nơi
riêng, hoặc trong một tệp kèm theo văn bản. Hệ thống DMS có thể xác
định khuôn dạng các ý kiến, ví dụ, liên quan đến từng điều kiện trong
hợp đồng.
Để sao cho thành viên có thể thấy rõ là những ý kiến cá nhân được
ghi nhận trong phiên bản cuối cùng của văn bản, trong hệ thống có tính
năng so sánh các phiên bản của văn bản. Như vậy, có thể thấy rõ các khác
biệt giữa phiên bản được đề xuất bởi thành viên này trong quá trình
thống nhất ý kiến với phiên bản cuối cùng.
Chúng ta cũng nên đề cập đến các thủ tục thống nhất hợp đồng trong
nội bộ phòng ban. Có thể xem xét ba phương án chính. Đầu tiên – văn bản
được gửi cho người điều phối (phụ trách bộ phận), và người này chuyển
công việc cho nhân viên chuyên trách về vấn đề này hoặc cho nhân viên
đang còn rảnh rỗi thời gian. Phương án thứ hai – chuyển văn bản cho tất
cả các nhân viên trong bộ phận. Nhân viên đầu tiên mà rảnh thời gian sẽ
nhận lấy văn bản để xem, và những thành viên còn lại sẽ được tự động xóa
bỏ khỏi danh sách. Phương án thứ ba – hệ thống DMS, dựa trên các quy
tắc đã thiết lập sẵn, sẽ tự động xác định xem ai là người nhận tài liệu
để giải quyết (theo nguyên tắc cân bằng công việc trong nội bộ phòng,
hoặc theo dấu hiệu khu vực hoặc bất kỳ quy định khác).
Nếu trước đây tất cả các hợp đồng đã được gửi đi thống nhất cho
một nhân viên cụ thể thì trong hệ thống DMS có thể có tính năng gửi tất
cả các văn bản tương tự cho nhân viên này để xem xét và thống nhất.
Trong trường hợp không có người chịu trách nhiệm tại chỗ làm việc (nghỉ
phép, công tác, ốm đau) thì hệ thống DMS có cơ chế gửi cho người thay
thế tạm thời.
Trong quá trình thống nhất, các thành viên có thể có khả năng đặt
câu hỏi cho người khởi tạo văn bản hoặc các cho các thành viên khác,
cũng như có thể đề nghị những nhân viên khác trong công ty cho thêm ý
kiến về các tài liệu.
Nếu trong quá trình thống nhất mà có thêm các ý kiến nhận xét thì
văn bản sẽ được hoàn trả lại để sửa đổi. Thông thường, việc này sẽ do
người khởi tạo văn bản thực hiện. Trong một số trường hợp, chức năng này
có thể được giao cho nhân viên thuộc bộ phận pháp chế. Ở giai đoạn này,
hệ thống DMS có thể trợ giúp người sử dụng bằng cách in ra bảng ý kiến
thống nhất, trong đó có tất cả các ý kiến nhận xét của các thành viên.
Trong quá trình hoàn thiện tài liệu, hệ thống cũng cần có tính năng đặt
câu hỏi trực tiếp giữa người khởi tạo và người nhận xét. Điều này giúp
cho làm rõ ý kiến nhận xét bổ sung mà không cần thông qua vòng lặp thống
nhất một lần nữa.
Sau khi hoàn thiện hợp đồng theo như các ý kiến nhận xét, đồng
thời đã thống nhất với đối tác (việc này thường diễn ra bên ngoài hệ
thống DMS), phiên bản mới của văn bản được gửi đi cho các thành viên
trong hệ thống để thống nhất theo vòng lặp tiếp theo.
Có những tình huống, khi mà hợp đồng chạy nhiều vòng để lấy ý kiến
thống nhất, nhưng vì lý do nào đó mà không thể lấy được ý kiến đồng
thuận của tất cả các tất cả các thành viên trong đó. Trong trường hợp
này, sau vòng lặp không thành công, hệ thống DMS có sẵn tính năng gửi
hợp đồng đi phê duyệt và có kèm theo các ghi chú nhận xét, để sao cho
lãnh đạo có thể đưa ra quyết định hợp lý.
Phê duyệt và ký kết hợp đồng
Khi dự thảo hợp đồng được thống nhất (hoặc được gửi đi phê duyệt
vào có kèm theo danh sách các ý kiến nhận xét), văn bản được xem xét và
phê duyệt bởi một hoặc nhiều lãnh đạo. Thông thường, thủ tục này được
thực hiện tuần tự. Ở giai đoạn này, vai trò quan trọng của hệ thống DMS
là lập ra danh sách các ý kiến thống nhất trước đó. Và thường thì người
quản lý không để ý đến toàn bộ lịch sử các ý kiến, mà thường chỉ xem
các thông tin ở vòng thống nhất cuối cùng, khi mà trong đó có đầy đủ
chứng thực của những người phụ trách các bộ phận (phòng ban).
Sau khi có được phê duyệt của lãnh đạo, cần có thủ tục ký và đóng
dấu của công ty. Trong phương án truyền thống của hệ thống DMS, nhiệm vụ
lấy chữ ký được giao cho bộ phận hành chính, văn thư hoặc trợ lý. Văn
thư cần in bản cuối của hợp đồng, chuyển đi lấy chữ ký của lãnh đạo,
đồng thời đánh dấu trong hệ thống DMS là đã ký (hoặc không ký) hợp đồng.
Trước khi ký, hệ thống DMS gán số cho hợp đồng.
Ngay trước khi ký văn bản, dựa trên cơ sở phiên bản đã chính thức
phê duyệt, hệ thống DMS có thể tạo ra tệp theo định dạng mà không cho
phép sửa đổi (ví dụ, theo định dạng PDF), có thể chèn thêm các biểu
tượng trên mặt chữ hoặc ở đầu trang hoặc cuối trang (ví dụ biểu tượng
của công ty). Phương pháp này giúp giảm nguy cơ giả mạo hoặc sửa đổi tài
liệu trái phép, cũng như để cho người ký có thể cảm thấy an tâm, rằng
đã ký phiên bản cuối cùng của tài liệu.
Ở giai đoạn ký kết hợp đồng, trong hệ thống DMS cũng nên có chức
năng kiểm tra thẩm quyền của người ký (kiểm tra giấy ủy quyền còn hiệu
lực của người ký). Có vẻ như ở giai đoạn thống nhất hợp đồng này, hệ
thống DMS nội bộ khó có thể làm được. Tuy nhiên, ở đây cũng có một số
tính năng hữu ích nên có trong trong hệ thống DMS.
Thứ nhất, hệ thống DMS nhắc cho người có trách nhiệm (thông thường
là người khởi tạo hợp đồng) về việc cần thiết phải nhận được bản hợp
đồng đã ký từ phía đối tác. Khi làm việc với một số lượng lớn các hợp
đồng do mình khởi tạo, điều này có thể trở thành một vấn đề thực sự.
Thứ hai, thường xuyên xuất hiện nhu cầu như sau: cần đảm bảo rằng
đối tác đã ký đúng các tài liệu đã gửi, chứ không bị tráo đổi các trang
hoặc có thêm các thay đổi trong đó. Để so sánh như vậy, có thể thiết lập
hệ thống DMS tích hợp với chương trình nhận dạng hình ảnh. Thủ tục này
sẽ yêu cầu nhân viên tiến hành quét tài liệu và đảm bảo tính xác thực
của hợp đồng đã ký. Hệ thống tự động nhận dạng ảnh quét và so sánh với
văn bản gốc (không so sánh định dạng) và chỉ ra các khác biệt.
Và cuối cùng, có thể nhắc đến về các hệ thống khai báo thuế, khai
báo hải quan trực tuyến và hóa đơn điện tử. Đây là các hệ thống mới được
phát triển trong thời gian gần đây ở Việt Nam và đang dần được phổ biển
trong hoạt động của các doanh nghiệp. Việc tích hợp với hệ thống này
cho phép trao đổi văn bản điện tử với các cơ quan chức năng và các đối
tác khác mà không cần có phiên bản giấy. Trong trường hợp này, các văn
bản có thể được ký và gửi đi cho các đối tác bằng một nút bấm. Tiếp
theo, hệ thống DMS sẽ tự động theo dõi các phản hồi từ phía đối tác.
Hợp đồng sau ký được ký bởi các bên sẽ được chuyển đi đăng ký. Đây
là bước kiểm tra cuối cùng về tất cả các thuộc tính trên thẻ hợp đồng
và ghi nhận trạng thái "Đã đăng ký". Ở giai đoạn này, cũng có thể bao
gồm việc quét các tài liệu và sắp xếp vào hệ thống DMS (nếu như trước
đây chưa thực hiện việc quét ảnh và kiểm tra tính gốc của văn bản).
Khi sắp xếp hợp đồng để bảo quản, trong hệ thống DMS có lưu lại
thống tin về nơi cất giữ. Khi trong công ty có một khối lượng lớn các
tài liệu thì trong giai đoạn này nên gán mã vạch (Barcode) cho tài liệu
để sau này hệ thống có thể tức thời nhận dạng bản giấy và chọn đúng văn
bản cần tìm.
Các ưu việt khác của hệ thống DMS
Bằng các cơ chế tích hợp, hệ thống DMS
có thể tạo ra hợp đồng trong chương trình kế toán, điền các thuộc tính
cần thiết và lưu tham chiếu đến thẻ hợp đồng trong hệ thống DMS, và như
vậy có thể xem bản quét ảnh của hợp đồng ngay từ chương trình kế toán.
Trong hệ thống DMS cũng có thể tiến hành việc kiểm soát thanh toán theo
hợp đồng bằng cách tải các dữ liệu về từ chương trình kế toán và lưu tất
cả các chứng từ kế toán gốc liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
Khi tự động hóa quy trình thống nhất hợp đồng, bên cạnh những tiện
ích rõ rệt như làm việc chung với văn bản, hệ thống DMS còn làm cho quy
trình trở nên rõ ràng và minh bạch hơn cho nhân viên và người quản lý.
Từ hệ thống DMS, luôn có thể xác định xem văn bản thường hay "mắc kẹt" ở
giai đoạn nào, ai là người thường xuyên vi phạm thời hạn thống nhất văn
bản, và từ đó có thể đưa ra các biện pháp thích hợp.
Cơ chế nhắc việc trong hệ thống DMS luôn thường xuyên gửi đi các
thông báo cho các thành viên trong quy trình về các nhiệm vụ của họ, về
việc vi phạm thời hạn và các sự kiện quan trọng khác bằng E-mail hoặc
tin nhắn SMS. Bằng các chức năng hệ thống tìm kiếm, người dùng có thể
tìm được để xem các tài liệu theo bất kỳ thuộc tính hoặc bộ thuộc tính
của văn bản, cũng như theo nội dung của văn bản. Ngoài ra, hệ thống DMS
còn có sẵn khả năng làm việc với nhiều dạng thiết bị di động: bằng giao
diện Thin-client, Web-client, hộp thư E-mail, hoặc bằng các ứng dụng
chuyên dụng trên các hệ điều hành dành cho các thiết bị di động khác
nhau.
Với các công cụ báo cáo, hệ thống DMS cho phép theo đánh giá mức
độ bận rộn và năng suất làm việc của nhân viên trong các bộ phận. Trên
cơ sở các chỉ tiêu đó, có thể xây dựng kế hoạch thúc đẩy động lực làm
tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Các thông tin thống kê trong hệ
thống DMS cho phép xác định và loại bỏ những điểm nghẽn trong việc tổ
chức quy trình thống nhất hợp đồng.
Như vậy, để xây dựng một giải pháp tự động hóa hoạt động hợp đồng,
hệ thống DMS cần phải có khả năng linh động trong việc: tùy chỉnh giao
diện, lô-gic nghiệp vụ của từng máy trạm cá nhân, các thẻ hợp đồng và
danh mục, hoặc cung cấp các khả năng phát triển và sửa đổi chương trình
hoặc các cấu phần chuyên dụng. Ngoài ra, cũng cần phải có khả năng thiết
lập mô hình theo vai trò để kiểm soát truy cập đến từng phần dữ liệu
như thẻ văn bản, các thuộc tính văn bản, các thư mục hoặc các tệp tin.
Bên cạnh đó, cần phải có phân hệ quản lý và tùy chỉnh quy trình nghiệp
vụ đủ mạnh và mềm dẻo để thiết lập lộ trình các văn bản, cũng như cần có
hệ thống tìm kiếm: theo thuộc tính văn bản và theo nội dung văn bản
trong các tệp đính kèm.
Ngoài ra, hệ thống DMS cần có: cơ chế xây dựng báo cáo kiểm tra
đơn giản, cũng như các báo cáo thống kê phức tạp; tính năng sẵn có (hoặc
một tập hợp các thư viện) để làm việc với các văn bản theo định dạng MS
Word, Open Office: so sánh, hợp nhất, bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả;
nhiều tính năng khác để kết nối với hệ thống ngoài và giao diện lập
trình mở (API). Cũng nên có khả năng tùy chỉnh truy cập đến một văn bản
trong hệ thống theo đường dẫn liên kết từ bên ngoài (nếu có quyền truy
cập tương ứng) và khả năng làm việc với các các thiết bị di động, và tốt
nhất là ở chế độ ngoại tuyến (Offline).
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét