Phần mềm quản lý cửa hàng thời trang cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Đối với mỗi chủ cửa hàng do quy mô, mong muốn khác nhau nên yêu cầu về chức năng của phần mềm cũng khác nhau. Dưới đây, tôi có liệt kê khá nhiều các chức năng của phần mềm, các chức năng này có thể thừa, cũng có thể thiếu ở một góc độ nào đó nhưng đây là những tính năng cần thiết đối với 1 phần mềm quản lý cửa hàng thời trang.

Theo như quan sát của tôi trên thị trường có rất nhiều phần mềm bán hàng, các phần mềm đều nói rằng phù hợp với quản lý cửa hàng thời trang nhưng gần như rất ít phần mềm được mô tả phù hợp với cửa hàng thời trang như thế nào. Các nhà cung cấp thường mô tả một cách chung chung theo chức năng của phần mềm bán hàng mình cung cấp. Quản lý cửa hàng thời trang cũng giống như cách quản lý tại các cửa hàng khác nhưng khi đi vào chi tiết thì chúng ta thấy ngành hàng này có một số yêu cầu khác biệt mà các nhà cung cấp phần mềm cần chú ý:

- Số lượng mặt hàng tương tự nhau rất nhiều như một seri cùng cỡ thường có nhiều màu khác nhau hoặc cùng màu nhưng lại có nhiều cỡ khác nhau. Toàn bộ các thông tin này là một tổ hợp, người chủ chỉ cần tạo ra một mã hàng và sau đó cần có các yếu tốt khác để phân biệt về size, màu sắc, … Một cách xử lý dễ nhất là mỗi màu sắc tương ứng với kích cỡ tạo riêng một mã hàng và như vậy sẽ tạo ra vô số các mã hàng gây rắc rối cho người bán hàng, quản lý. Cá nhân tôi đánh giá đây không phải là cách giải quyết khoa học. Trong phần mềm chỉ cần tạo ra một mã hàng và sau đó có các yếu tố mô tả chi tiết khác theo kích cỡ, mầu sắc để thuận tiện cho người bán không phải nhớ quá nhiều mã hàng.

- Sở thích, thành viên, số đo, … của khách hàng.

Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa

- Quản lý mã vạch
- Khả năng phân nhóm hàng hóa theo nhiều cấp
- Quản lý hàng hóa theo size, mầu sắc, hãng sản xuất

Quản lý thông tin khách hàng

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, e-mail, đây là những thông tin quan trọng để cửa hàng xác lập danh sách khách hàng thân thiết và có thể gửi các chương trình khuyến mại, hàng mới về, chúc mừng hoặc một tin gì đó về thời trang cho khahcs hàng thân thiết.

- Sở thích, sở thích của khách hàng sẽ là thông tin quan trọng để cửa hàng có chính sách tặng quà vào dịp lễ cho khách hàng thân thiết, hoặc thông tin này sẽ được sử dụng cho các đợt khuyến mại nào đó,…

- Độ tuổi, số đo các vòng, thông tin này sẽ cho người chủ biết đối tượng khách hàng của mình thường ở độ tuổi bao nhiêu, những người có các số đo bao nhiêu thích sử dụng các mặt hàng của cửa hàng,…

- Thành phần gia đình, cơ quan, đây là thông tin quan trọng để cửa hàng có thể có chính sách khuyến mại hàng kèm hàng cho khách. Ví dụ, một khách hàng có 1 con gái và 2 con trai, cửa hàng sẽ thực hiện khuyến mại 1 đôi giầy cho cháu gái dưới 4 tuổi, 2 bộ quần áo phông cho cháu trai dưới 6 tuổi khi khách hàng mua một bộ váy công sở hạng sang giá 2 triệu đồng.

Quản lý khách hàng thân thiết

- Thẻ khách hàng thân thiết
- Gửi tin nhắn, e-mail cho khách hàng
- Xây dựng các chính sách chiết khấu cho khách hàng
- Ghi nhận và tra cứu nhanh nhật ký giao dịch của khách hàng tại thời điểm mua hàng.

Quản lý chương trình marketing

- Thiết lập chiết khấu, giảm giá theo nhiều đối tượng, nhiều cách: chiết khấu theo số lượng, chiết khấu theo % đơn hàng, chiết khấu theo số tiền tuyệt đối, khuyến mại hàng tặng hàng, khuyến mại giờ vàng, …
- Chương trình chiết khấu cho khách hàng thân thiết theo hạng, theo mức độ thân thiết, theo mức độ trả trước, …
- Chiết khấu thủ công, được sử dụng khi chủ cửa hàng chỉ đạo chiết khấu theo “tình cảm” cho khách hàng, … hay các chương trình chiết khấu khác không theo logic nào cả.
- Phân tích hiệu quả của các chương trình marketing, giảm giá theo từng đợt, mùa vụ.

Quản lý chính sách giá

- Chính sách giá bán buôn
- Chính sách giá bán lẻ

Quản lý thanh toán

- Thanh toán tiền mặt, tiền gửi, voucher
- Thanh toán theo thẻ ứng trước, thông tin này được hiểu khách hàng bỏ tiền ra mua một loại thẻ trả trước (giống như thẻ điện thoại) có mệnh giá và giá trị thanh toán, khi đó từng đợt khách hàng thực hiện thanh toán trừ dần giá trị thanh toán của thẻ trả trước.
- Thanh toán theo thẻ tích điểm, thẻ tích điểm ở đây được phân biệt thành 2 loại, một loại điểm được dùng để xác lập hạng của khách hàng thân thiết và một loại điểm có thể quy đổi ra để thanh toán. Một vài trường hợp nào đó, thể tích điểm có thể trùng với thẻ ứng trước như đã mô tả ở trên.

Quản lý bán hàng

- Quản lý bán lẻ tại cửa hàng
- Quản lý dịch vụ đi kèm như dịch vụ sửa chữa, dịch vụ đặt may theo yêu cầu, …
- Kiểm tra nhanh giao dịch trước đó của khách hàng theo nhiều cách như khách hàng thường hay mua loại nào, tần suất mua hàng có lớn không, … Đây là thông tin để nhân viên bán hàng có thể thực hiện giao tiếp với khách hàng một cách chu đáo hơn.
- Hàng bán đơn lẻ hoặc bán theo bộ, bộ có thể đóng trước hoặc không đóng bộ tại thời điểm bán hàng.
- Nhận hàng bán bị trả lại sau ca, trong ca làm việc.

Quản lý kho

- Chức năng kiểm kê nhanh hàng hóa, đây là một yêu cầu quan trọng vì chủ cửa hàng sẽ rất dễ để hàng hóa bị thất thoát do nhiều nguyên nhân nên chương trình cần kiểm soát chặt chẽ vấn đề này.
- Quản lý tuổi hàng tồn kho, đây là một thông số sẽ giúp chủ cửa hàng biết hàng này đã bị ế bao lâu rồi và có chính sách giảm giá xả hàng.

Hệ thống báo cáo

Mức độ và chỉ tiêu báo cáo sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của từng chủ cửa hàng nhưng hệ thống cần đáp ứng tối thiểu các báo cáo sau:
- Nhập xuất tồn theo size, mầu sắc
- Báo cáo bán hàng theo ca làm việc của nhân viên
- Báo cáo thống kê các giao dịch mua hàng của khách
- Báo cáo xuất nhập quỹ theo từng giai đoạn trước bán hàng, trong bán hàng, sau bán hàng.

Khả năng mở rộng khi mở rộng thành chuỗi cửa hàng

- Phần mềm cần đáp ứng ngay quản lý chuỗi cửa hàng mà không cần phải chỉnh sửa, như tổng hợp dữ liệu, chính sách giá chung hoặc theo cửa hàng, chính sách giảm giá chung hoặc theo cửa hàng, thống nhất danh mục hàng hóa chỉ phải nhập 1 lần, …
Nhà cung cấp có kiến thức về xây dựng chuỗi cửa hàng để làm nền tảng tư vấn cho khách hàng.

(Hoàng Văn Ánh - Chuyên gia tư vấn, triển khai 1VS)