1C:KẾ TOÁN 8 - Báo cáo pháp quy không chỉ là báo cáo đơn thuần

Đối với một phần mềm kế toán, các nghiệp vụ được hạch toán tự động đến hơn 80%, công việc của người sử dụng là chọn đúng mục nghiệp vụ phát sinh và cập nhật. Sau đó là một hệ thống báo cáo quản trị đa dạng, trợ giúp kế toán kiểm soát số liệu rất chặt chẽ, các báo cáo này được thiết lập sẵn các tiện ích để kế toán có thể dễ dàng đối chiếu số liệu chỉ cần bằng thao tác click chuột. Ngoài các báo cáo quản trị, chương trình còn có đầy đủ các báo cáo tài chính đáp ứng đầy đủ theo quy định về kế toán, thuế của Bộ Tài chính. Trong hệ thống báo cáo, chúng ta sẽ phân tích hệ thống báo cáo tài chính xem ngoài chức năng báo cáo tài chính đáp ứng theo quy định, còn có những đặc điểm gì để chúng ta có thể nói rằng trong phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8, báo cáo pháp quy không chỉ là báo cáo đơn thuần? Cụm từ không chỉ là báo cáo đơn thuần ở đây được thể hiện thông qua các tiện ích, các tiện ích này là sẵn có mà rất ít các phần mềm có thể xử lý được, các tiện ích này không hẳn cái gì cũng nổi trội nhưng chúng ta cần phần tích xem thực hư thế nào thông qua sự hiểu biết của chính mình, các tiện ích gồm:

-     Tiện ích điền: Sau khi kế toán chọn kỳ, chọn đơn vị tiền tệ cho báo cáo thì thực hiện click chuột vào nút điền để hiển thị số liệu của báo cáo. Đây được coi là một tiện ích nhưng thực sự nổi trội thì tôi chưa thấy, chỉ có một điều là nó hỗ trợ cho kế toán hiển thị lại số liệu khi thực hiện click chuột vào nút xóa bên cạnh nó. 

-     Tiện ích xóa: Nếu kế toán click chuột vào nút này thì số liệu của một số các chỉ tiêu trong báo cáo bị xóa, việc xóa này chưa thấy trợ giúp gì nhiều cho kế toán nhưng có lẽ là nút xóa này xuất hiện để cho nút điền có thêm một giá trị sử dụng, là nhỡ nhấn nút xóa rồi thì nhấn lại nút điền thế là dữ liệu lại được điền đầy đủ. Nói vậy thôi, khi chúng ta không thực hiện nhấn chuột vào nút xóa mà click đúp chuột vào một chỉ tiêu nào đó rồi nhấn phím "Delete" thì chỉ xóa riêng cho chỉ tiêu đó thôi. Việc xóa và điền dữ liệu ngay trên báo cáo của chương trình sẽ giúp kế toán lập được một báo cáo tạm thời và có thể in được luôn mà không cần phải nhập liệu. Đây cũng là một tiện ích mà cá nhân tôi thấy nó chưa thực sự nổi trội vì chưa thấy được giá trị sử dụng của nó, có chăng là lập một bảng cân đối kế toán tạm thời cho chủ đầu tư xem trước mà không cần nhập liệu. 

-     Tiện ích kết xuất: Sau khi thực hiện chọn kỳ, đơn vị tiền tệ, nhấp chuột vào nút điền và sau đó kế toán thực hiện xuất dữ liệu sang các định dạng khác là excel chẳng hạn thì chương trình sẵn sàng cho việc này. Trước khi xuất dữ liệu, kế toán có thể thực hiện kiểm tra lại bằng cách click chuột vào nút kiểm tra điểm kiểm tra lại sự sai sót của dữ liệu khi xuất ra. Có thể đây là một tiện tích bình thường nếu như khi xuất báo cáo tài chính sang dạng excel mà cột lại bị vỡ tung tóe như các phần mềm khác, điều đặc biệt ở đây là cột không vị vỡ tung tóe và kế toán cứ việc in ra, không phải chỉnh sửa một thao tác nào. Đây là một tiện ích nổi trội. 

-     Tiện ích tùy chỉnh: Quả thực tiện ích này, tôi chưa chạy thử và test được sâu lắm vì nhìn vào đầu mục chức năng có thể tiện ích này được sử dụng tự động lưu lại sau bao nhiêu phút được thiết lập nhưng tôi cũng chưa hiểu tự động là khi nào? Lưu như thế nào? Vì báo cáo được lập là do kế toán chọn kỳ, đơn vị tiền tệ và nhấp chuột vào nút điền là xong. Thực sự thì tiện ích này, tôi cần phải tìm hiểu sâu hơn về sau này. 

-     Tiện ích diễn giải: Tiện ích sẽ giúp kế toán biết được công thức của từng chỉ tiêu trên báo cáo bảng cân đối kế toán, khi đặt chuột vào một chỉ tiêu và sau đó click chuột vào nút diễn giải, kế toán sẽ biết được chỉ tiêu đó được lấy từ số dư cuối kỳ của tài khoản nào, chỉ tiêu cộng tự động sẽ được cộng từ các chỉ tiêu nào. Với việc lấy số liệu cuối kỳ của từng tài khoản kế toán nào sẽ giúp kế toán kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn khi thực hiện lập bảng cân đối phát sinh, sổ chi tiết tài khoản,… và thực hiện đối chiếu với dữ liệu trên bảng cân đối kế toán. Đây là một tiện ích nổi trội mà không phải phần mềm nào cũng làm được.  Để xem trực tiếp dữ liệu của một chỉ tiêu nào đó, kế toán chỉ cần click chuột vào ô đó, phần mềm sẽ đưa bảng cân đối một tài khoản đó gồm số liệu phát sinh để kế toán nắm rõ, đây là một điểm mạnh. 

-     Tiện ích tìm kiếm: Khi mà chúng ta trở nên lúng túng không biết làm thế nào để tìm kiếm dữ liệu cho nhanh thì phần mềm có sẵn chức năng tìm kiếm giống như đang tìm kiếm trền file excel. Công việc tìm kiếm có thể  theo giá trị, hoặc theo nội dung ở dạng text. Kết quả tìm kiếm được chương trình gom thành một bảng giúp kế toán tìm thấy ngay dữ liệu. Tìm kiếm có thể là đích danh hoặc tìm kiếm theo ký tự  bao gồm trong một từ nào đó. Công việc tìm kiếm này chắc được sử dụng khi mà kế toán của chúng ta mỏi mắt lắm rồi, nhớ một cái gì đó muốn tìm một cái cho nhanh thấy. Thực sự tôi thấy đây là một tiện ích không được gọi là nổi trội. 

-     Tiện ích làm mới: Đây là một tiện ích hoàn toàn bình thường vì nó chỉ đảm nhận việc ẩn hoặc hiện một thanh tiêu đề ngắn gọn ở phía trên. 

-     Đơn vị tính: Tiện ích này sẽ giúp kế toán có thể lập báo cáo bảng cân đối kế toán theo nhiều mức độ của đơn vị tiền việt nam ở mức đơn vị đồng, nghìn, triệu. Đây cũng là một tiện ích nổi trội, đối với các doanh nghiệp phát sinh với giá trị lớn, khi giá trị lớn thì việc thay đổi mức độ của đơn vị tiền tệ sẽ giúp kế toán lập một báo cáo với các con số gọn gàng hơn, không bị tràn trang khi in. 

-     Thập phân: Tiện ích này sẽ trợ giúp đắc lực khi kế toán chọn đơn vị tiền tệ ở mức nghìn hoặc triệu đồng. kế hợp với mức độ của đơn vị tính thì đây cũng là một tiện ích nổi trội. 

-     Ngày ký: Tiện ích này hoàn toàn bình thường, nó trợ giúp kế toán có thể lập báo cáo ở bất kỳ một khoảng thời gian nào và có thể thay đổi được ngay ngày ký. Tiện ích này được sử dụng khi kế toán lập báo cáo của kỳ trong quá khứ. 

-     Bản chính hoặc bản điều chỉnh: Tiện ích này có thể hiểu  bản chính là bản mà doanh nghiệp đã in và nộp, sau đó phát hiện sai một số chỉ tiêu nào đó và cần lập báo cáo điều chỉnh, chương trình sẵn sàng trợ giúp kế toán trong tình huống này. Đây thực sự chưa hiểu được nó có phải là nổi trội không, tôi cần tìm hiểu thêm trong thời gian tới. Ai đó biết rõ, có thể làm một bài để tôi hiểu thì tốt quá! 

-     Trạng thái đang lập, đã lập hoặc đã nộp: Tiện ích này mô tả trạng thái của báo cáo là đang lập tức là mới lên để in và xem ở dạng nháp, chưa ký, khi đã chốt ký rồi thì sẽ chuyển sang dạng đã lập hoặc đã nộp thì sẽ chuyển sang dạng đã nộp. Tiện ích này giống như một ghi nhớ về mặt công việc để kế toán kiểm soát công việc của mình. Với giá trị đem lại như vậy thì đây chưa được coi là tiện ích nổi trội. 

-     Lưu bản sao: Kế toán sau khi lập báo cáo, có thể lưu lại một bản mà nhiều tháng sau này mở ra, chương trình vẫn dữ nguyên số liệu như vậy, cho dù trong kỳ đó, kế toán có thêm chứng từ thì việc mở bnr lưu này cũng không bị ảnh hưởng. Đây là tiện ích nổi trội, nó giúp kế toán kiểm soát dữ liệu vì trong chương trình còn một chức năng so sánh dữ liệu nữa. Tiện ích này, có rất ít phần mềm có thể làm được.

-     In  với tùy chỉnh hiện tại: Việc tùy chỉnh hiện tại cần có một bản in thì kế toán hoàn toàn có thể làm được với chức năng in với tùy chỉnh hiện tại. Đây cũng được coi là một tiện ích không nổi trội cho lắm. 

Ở trên, tôi đã thực hiện phân tích báo cáo pháp quy không chỉ là báo cáo đơn thuần dựa tên các tiện ích đã được thiết lập sẵn trong phần mềm. Tuy nhiên, do phần mềm còn có nhiều chức năng biến hóa nữa nên việc tìm hiểu nghiên cứu và phát biểu của tôi đang tạm thời là như vậy. Tôi sẽ thực hiện nghiên cứu sâu và lâu hơn nữa để có thêm kiến thức truyền tải với các bạn.

(Hoàng Ánh - Chuyên gia tư vấn, triển khai 1VS)

Để xem thêm các bài tư vấn khác >>> http://www.1vs.vn/DienDan/